Penyusunan budget ialah proses akuntansi dan juga proses administrasi. Dari sisi akuntansi, penyusunan budget ialah studi kepada prosedur, prosedur untuk merakit data dan format budget. Dan dari segi manajemen, penyusunan anggaran merupakan proses memutuskan peran tiap manajer dalam melakukan program atau bagian acara.
Penyusunan anggaran dilaksanakan lewat penaksiran-penaksiran yang akurat, dibutuhkan aneka macam data, isu dan pengalaman, yang merupakan factor-aspek yang mesti dipertimbangkan dalam menyusun anggaran. Adapun faktor-faktor tersebut menurut Munandar (2003 : 11) secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua kalangan, adalah :
- Faktor-faktor intern, adalah data, informasi dan pengalaman yang terdapat di dalam perusahaan sendiri. Factor-aspek tersebut yakni :
- Penjualan tahun-tahun yang kemudian
- Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan persoalan dengan harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual, penyeleksian akses distribusi dan sebaginya.
- Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.
- Tenaga kerja yang dimiliki perusahaan, baik jumlahnya (kuantitatif) maupun keterampilan dan keahliannya (kualitatif).
- Modal kerja yang dimiliki perusahaan.
- Fasilitas-fasilitas lain yang dimiliki perusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perusahaan.
- Faktor-faktor ekstern, yaitu data, gosip dan pengalaman yang terdapat di luar perusahaan. Factor-aspek tersebut antara lain :
- Keadaan kompetisi
- Tingkat perkembangan penduduk
- Tingkat penghasilan penduduk
- Tingkat kemandirian penduduk
- Tingkat penyebaran penduduk
- Agama, adab istiadat dan kebiasaan-kebiasaan masyarakat
- Berbagai kebijaksanaan pemerintah, baik di bidang politik, ekonomi, social, budaya maupun keamanan.
- Keadaan perekonomian nasional maupun internasional, pertumbuhan teknologi dan sebaginya.
Menurut Harahap (2003: 83) : “Ditinjau dari pembuatannya, maka penyusunan anggaran dapat dilaksanakan dengan cara Otoriter atau top dan down, Demokrasi atau bottom up, Campuran atau top down dan bottom up”.
Baca Juga Sambungan dari Makalah ini
- BAB I, MAKALAH UNTUK ADMINISTRASI PERKANTORAN
- BAB II(1), MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN
- BAB II(2), Makalah Administrasi Perkantoran
Dalam metode absolut atau top down, anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh pimpinan dan mesti dijalankan bawahan tanpa keterlibatan bawahan dalam penyusunannya. Sedangkan dalam tata cara demokrasi atau bottom up, anggaran disusun menurut hasil keputusan karyawan. Anggaran disusun mulai bawahan sampai keatasan. Bawahan sepenuhnya menyusun budget yang hendak dicapainya dimasa yang akan datang.
Dalam tata cara adonan atau top down dan bottom up anggaran disusun dengan dimulai dari atas dan kemudian untuk berikutnya oleh karyawan bawahan. Jadi ada fatwa dari atasan atau pimpinan dan dijabarkan oleh bawahan sesuai dengan instruksi atasan.
Dalam mempersiapkan dan menyusun anggaran sungguh tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing perusahaan, akan namun pada garis besarnya peran mempersiapkan dan menyusun budget dapt didelegasikan kepada :
- Bagian administrasi, bagi perusahaan kecil. Hal ini disebabkan karena kegiatan-aktivitas perusahaan tidak terlampau kompleks, sederhana dengan ruang lingkup terbatas, sehingga peran penyusunan anggaran mampu diserahkan terhadap salah satu bab saja dari perusahaan yang bersangkutan. Dibagian manajemen inilah terkumpul semua data-data dan info yang mencakup seluruh acara perusahaan, baik kegiatan di bidang penjualan, acara di bidang produksi, aktivitas di bidang pembelanjaan, maupun kegiatan di bidang personalia. Dengan bekal data dan informasi tersebut ditambah dengan data dan info dari luar perusahaan (ekstern), bagian manajemen dibutuhkan lebih mampu menyusun anggaran daripada bab-bab lain dalam perusahaan.
- Panitia anggaran, bagi perusahaan yang besar. Hal ini disebabkan alasannya adalah kegiatan perusahaan yang cukup kompleks, bervariasi, dengan ruang lingkup yang cukup luas, sehingga bab administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi menyusun budget sendiri tanpa partisipasi secara aktif bab-bagian lain dalam perusahaan. Oleh sebab itu tugas menyusun budget perlu melibatkan semua bagian yang mewakili semua bagian yang ada dalam perusahaan, yang duduk dalam panitia anggaran . Tim penyusun budget ini umumnya diketuai oleh salah seorang pimpinan perusahaan dengan anggota-anggota yang mewakili bagian penjualan, bab bikinan, bab perbelanjaan serta bagian personalia.
Sebelum disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, masih dimungkinkan pula untuk diadakannya pembahasan-pembahasan antara pimpinan tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut.
Setelah disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka desain budget tersebut telah menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai aliran kerja, selaku alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan. Bilamana peran penyusunan desain budget serta anggaran yang defenitif telah simpulan, maka panitia budget tidak bubar, melainkan secara terjadwal masih perlu mengadakan konferensi-konferensi konsultatif guna membahas pelaksanaan anggaran tersebut dari waktu ke waktu, untuk memajukan kolaborasi dan kerjasama, serta mengadakan revisi-revisi kepada budget yang sudah disusun bilamana memang dirasa perlu.
Menurut Mulyadi (2003: 502) dalam organisasi penyusunan budget terdapat tiga pihak utama yang terkait dalam penyusunan anggaran :
a. Komite budget, Terdiri dari :
- Direktur utama, selaku ketua merangkap anggota komite
- Direktur penjualan, selaku anggota
- Direktur produksi, selaku anggota
- Direktur keuangan dan administrasi, selaku anggota
- Manajer departemen keuangan, selaku sekretaris komite
b. Departemen budget, Adapun proses penyusunan anggaran berdasarkan Mulyadi (2003 : 506) yaitu sebagai berikut :
- Komite budget penyusunan fatwa budget (budget guideline) yang berisi kebijakan pokok perusahaan dalam bidang penjualan, produksi, sumber daya manusia, keuangan dan lazim. Kebijakan pokok ini dikemunikasikan terhadap manajer departemen sebagai dasar untuk mengajukan rangcangan anggaran biaya sentra pertanggung jawaban.
- Penyusunan desain budget penjualan oleh departemen pemasaran berdasarkan kebijakan pokok perusahaan dan perkiraan penjualan jangka pendek.
- Penyusunan desain aggaran ongkos sentra pertanggung jawaban menurut kebijakan pokok perusahaan dan desain budget penjualan oleh para manajer sentra pertanggung jawaban.
- Penyusuna desain aggaran persediaan produk jadi oleh departemen buatan.
- Penyusunan rancangan anggaran harga pokok penjuyalan oleh departemen budget berdasarkan ongkos bikinan, desain budget persediaan buatan jadi dan rancangan anggaran penjualan.
- Penyusunan budget laporan rugi keuntungan yang diproyeksikan berdasarkan desain budget penjualan, rancangan budget harga pokok pemasaran dan rancangan budget ongkos pemasaran, desain budget ongkos administrasi dan lazim.
- Penyusunan desain budget modal berdasarkan asumsi pemasaran jangka panjang.
- Penyusunan desain anggaran khas menurut rancangan anggaran pemasaran, desain anggaran biaya pusat pertanggung tanggapan dan rancangan anggaran modal.
- Penyusunan rancangan neraca yang diproyeksikan berdasarkan desain budget kas dan aneka macam asumsi lainnya.
- Penyusunan desain budget modal kerja.
- Penelaahan desain budget ongkos pusat pertanggung jawaban oleh komite budget.
- Negoisasi rancangan budget biaya pusat pertanggung tanggapan dengan komite budget.
- Persetujuan desain budget ongkos sentra pertanggung jawaban oleh komite budget.
- Penyesuaian rancangan budget induk oleh departemen anggaran selaku akhir dari hasil proses negoisasi antara para manajer sentra pertanggung jawaban dengan komite anggaran
- Pengajuan rancangan anggaran induk oleh komite budget kepada dewan komisaris dan RUPS.
- Penelaahan desain budget induk oleh dewan komisaris dan RUPS.
- Pengesahan desain budget induk menjadi anggaran induk perusahaan oleh RUPS.
2.5. Pengertian dan Elemen Biaya Operasional, Klik Disini