Peranan Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi ibarat oksigen bagi kehidupan insan di dalam sebuah organisasi. Melalui komunikasi akan timbul partipasi individu anggota-anggota organisasi yang pada gilirannya partisipasi individu ini akan melahirkan kerja sama, dan ini ialah hal yang sungguh menunjang dalam mewujudkan tujuan organisasi.
Beberapa tujua komunikasi organisasi di antaranya yakni : memberikan informasi, sebagai umpan balik, pengendalian, menciptakan efek, membantu pemecahan problem, membantu pengambilan keputusan, memudahkan perubahan, pembentukan golongan, dan penjaga pintu atau penyaring gosip.
Arus Informasi dalam Organisasi
Arus Informasi di dalam organisasi tercipta sebab adanya berbagai level di dalam suatu organisasi. Proses komunikasi yang terjadi contohnya pada level manajer berlainan dengan aktivitas komunikasi pada level karyawan. Namun perbedaan di sini lebih ditekankan pada bahan atau isi pesan komunikasi tersebut.
Pada dasarnya arus atau arah komunikasi di dalam sebuah organisasi dapat kita kategorikan menjadi dua kelompok besar, yakni komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal yang dimaksud di sini yaitu komunikasi yang berlangsung di antara orang-orang yang berada di dalam sebuah organisasi.
Orang-orang yang terlibat di dalam komunikasi internal ini antara lain adalah pihak administrasi, karyawan, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi eksternal adalah komunikasi antara orang-orang yang berada di dalam organisasi dengan khalayak atau publik di luar organisasi, antara lain yakni khalayak atau penduduk pada umumnya, pihak pers, pemerintah, pemegang saham dan sebagainya.
Di dalam komunikasi internal bisa kita bagi kembali ke dalam tiga klasifikasi besar, adalah
1. komunikasi vertikal,
2. komunikasi horizontal dan
3. komunikasi cross-channel atau komunikasi silang.
Yang dimaksud dengan komunikasi vertikal ialah arus komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah atau disebut juga dengan downward communication dan arus komunikasi dari bawah ke atas atau disebut dengan upward communication.
Itu mempunyai arti di dalam komunikasi vertikal ini sendiri telah terdapat dua arah atau dua arus komunikasi, yakni dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.
Perbedaan fundamental dari dua arus di dalam komunikasi vertikal ini, downward communication berlangsung dari level atasan kepada level bawahan, atau mampu pula kita katakan sebagai komunikasi yang berasal dari tatanan manajemen kepada karyawan.
Terdapat lima fungsi dari pelaksanaan downward communication:
Fungsi pertama yakni derma atau penyampaian kode kerja atau job instruction. Contohnya antara lain perintah, kode, penerangan, manual kerja, uraian kerja, dan sebagainya.
Fungsi berikutnya adalah penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu peran perlu dilakukan. Fungsi ini bermaksud biar pekerja atau karyawan mengetahui bagaimana peran-tugas mereka berhubungan dengan peran dan posisi unit atau individu lain yang ada di dalam organisasi, juga mengapa mereka menjalankan peran tersebut.
Fungsi ketiga ialah penyampaian isu mengenai peraturan-peraturan yang berlaku, seperti bagaimana waktu kerja, cara pengaturan honor, program pensiun, asuransi kesehatan, cuti, penghargaan, sampai eksekusi.
Fungsi ke empat yakni penyampaian info tentang bagaimana performa kerja. Penampilan kerja yang dimaksud di sini bukan cuma dalam artian performa fisik tapi juga tergolong kesanggupan melakukan pekerjaan dan mengamati daya tahan dalam kesuksesan kerja. Manfaat penyampaian gosip perihal penampilan kerja ini ialah dengan penyampaian info tentang performa kerja ini diperlukan dapat memberi motivasi kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan lebih baik lagi.
Fungsi ke lima ialah sumbangan berita tentang bagaimana membuatkan misi perusahaan.
Di dalam upward communication, arus isu terjadi dari bawahan terhadap atasan. Di dalam organisasi dengan sistem terbuka, arus info tidak cuma berlangsung secara updown, namun juga harus ada arus secara bottom-up. Dalam upward communication juga mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:
Fungsi pertama ialah penyampaian info perihal pekerjaan ataupun peran yang sudah dikerjakan.
Fungsi kedua adalah penyampaian info perihal problem-duduk perkara pekerjaan ataupun peran yang tidak dapat diselesaikankan oleh seorang bawahan. Tentu saja ini bertujuan supaya dapat segera dicari jalan keluar untuk setiap problem yang dihadapi oleh bawahan, sehingga setiap hal yang sudah direncanakan mampu terus berlangsung.
Fungsi ketiga ialah penyampaian rekomendasi-rekomendasi perbaikan dari bawahan.
Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi secara mendatar atau sejajar diantara karyawan yang berada pada satu level. Hal ini dapat berupa pertukaran berita diantara orang-orang yang memiliki relasi erat dalam unit kerja yang sama, tentu dengan tujuan untuk mengkoordinir pembuatan peran, bertukar informasi dalam rencana dan aktivitas, menangani duduk perkara, mendapatkan pengertian bersama, memusyawarahkan, negosiasi, dan menengahi perbedaan serta membangun pinjaman interpersonal.
Ada beberapa cara yang mampu digunakan untuk pelaksanaan komunikasi horizontal, yakni antara lain dengan mengadakan rapat komite yang umumnya mengkoordinasikan sesuatu, membuatkan berbagai berita, musyawarah dan pemecahan duduk perkara, kemudian mampu pula dijalankan dengan percakapan telepon, memo dan catatan yang biasa dilaksanakan di antara pekerja, melalui berbagai kegiatan sosial seperti olahraga bareng atau pun lewat interaksi informal pada waktu istirahat di kantin di mana umumnya kita akan bertemu dengan rekan-rekan dari unit lain.
Sedangkan komunikasi cross-channel atau komunikasi silang yaitu komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi di antara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berlainan dalam kedudukan dan bab. Contohnya, komunikasi yang berjalan antara kepala bab personalia dengan seorang mandor, di mana secara stuktural mandor berada di bawah koordinasi kepala bagian buatan, bukan kepala bagian personalia.
Budaya Organisasi Menuju Keberhasilan Organisasi
1) penyebaran nilai-nilai budaya, dan
2) tingkat janji anggota organisasi terhadap inti dari nilai-nilai yang ada.
Ada tujuh langkah untuk memilih budaya organisasi adalah :
1) mencari pandangan-pandangan yang ada dalam organisasi;
2) mencari persepsi secara umum dikuasai;
3) membuat key-words;
4) menentukan seni manajemen sosialisasi;
5) imbas penyusunan rencana taktik organisasi terhadap seni manajemen implementasi budaya organisasi;
6) hasil key-words dituangkan ke dalam bentuk slogan;
7) proses sosialisasi budaya organisasi.
Budaya organisasi selain memberikan faedah bagi individu di dalamnya juga menawarkan manfaat bagi organisasinya itu sendiri. Ada empat budaya yang mampu dikembangkan pada sebuah organisasi, adalah;
1) budaya adaptasi;
2) budaya partisipatif;
3) budaya misi; dan
4) budaya konsisten.
Budaya organisasi bisa saja berubah kalau terjadi sesuatu yang memungkinkan hal tersebut. Namun demikian, memelihara budaya organisasi tetap perlu dikerjakan melalui 5 langkah, ialah:
1) motivasi dari pimpinan;
2) keteladanan dari pimpinan;
3) organisasi harus adaptif terhadap subbudaya dan memperkayanya;
4) panduan dari pimpinan; dan
5) penjelasan dari pimpinan untuk saling melakukan pekerjaan sama di antara subbudaya yang ada.
Budaya Kerja Unggul selaku Upaya Efektivitas Organisasi
Teori organisasi membicarakan dilema apa yang membuat suatu organisasi efektif, yaitu struktur organisasi yang tepat sehingga memiliki budaya kerja yang unggul. Budaya kerja yang unggul harus diaplikasikan dalam sebuah organisasi untuk mencapai kesuksesan atau efektivitas.
Budaya kerja pada suatu organisasi lazimnya dikaitkan dengan sistem nilai, norma, sikap, dan akhlak kerja yang dipegang oleh setiap karyawan. Empat bagian ini menjadi asas untuk menemani setiap perilaku karyawan, cara mereka berpikir, berafiliasi antara satu sama lain dan berinteraksi dengan lingkungannya. Nilai berperan selaku alat ukur atau penentu dalam menciptakan sebuah tindakan. Adapun norma merupakan peraturan-peraturan dan sikap yang diterima dalam penduduk . Sikap yaitu kesediaan seseorang dari segi mental dan fisik untuk bertindak terhdap sesuatu. Etika yakni prinsip-prinsip kerja sama terbentuk dari adonan komponen nilai, norma dan sikap yang disepakati bareng oleh kelompok.
Unggul selalu dikaitkan dengan peningkatan mutu dan produktivitas. Untuk menerima budaya kerja unggul atau cemerlang mempunyai beberapa prasyarat, yaitu komitmen seluruh anggota, kesadaran akan pentingnya mutu organisasi dan kesadaran akan sulitnya pencapaian keberhasilan serta hakikat kesuksesan yang tidak pernah berhenti pada sebuah terminal (sustain)
Budaya Organisasi
Terrence E. Deal dan Allan A. Kennedy mengatakan bahwa Budaya Organisasi yaitu nilai-nilai secara umum dikuasai yang diterapkan oleh sebuah organisasi. AB Susanto berpendapat bahwa Budaya Organisasi yaitu nilai-nilai yang menjadi ajaran sumber daya insan untuk menghadapi persoalan eksternal dan usaha penyesuaian integrasi ke dalam organisasi, sehingga masing-masing anggota organisasi tahu bagaimana mesti bertindak dan berprilaku.
Pada lazimnya budaya organisasi terdiri atas dua lapisan, lapisan pertama yakni lapisan yang kebanyakan gampang dilihat dan sering dianggap mewakili budaya organisasi secara menyeluruh. Lapisan pertama ini sering disebut dengan ungkapan visible artifacts atau segala sesuatu yang dapat dilihat oleh mata manusia.
Contoh positif dari visible artifacts yaitu lambang sebuah perusahaan, pakaian seragam, bentuk bangunan, warna bangunan, acara-aktivitas sosial, cerita-dongeng tentang sebuah perusahaan, hingga cara orang berprilaku dan mengatakan juga dapat ialah cerminan dari budaya organisasi orang yang bersangkutan. Intinya yaitu visible artifacts merupakan segala sesuatu yang dapat dilihat oleh mata dan akan mencerminkan apa dan bagaimana perusahaan tersebut.
Lapisan kedua dari budaya organisasi bantu-membantu masih sangat akrab kaitannya dengan budaya lapisan pertama, alasannya lapisan pertama yang disebut visible artifacts tadi tentu tidak muncul dengan sendirinya. Lapisan kedua hadir mewakili nilai-nilai yang lebih dalam dari para anggota organisasi. Lapisan kedualah yang melandasi kedatangan visible artifacts.
Lapisan kedua Budaya Organisasi terdiri atas nilai-nilai pokok, filosofi, asumsi, iktikad dan proses berpikir sebuah organisasi.
Karena lapisan kedua ini melandasi kehadiran visible artifacts, maka lapisan kedualah yang bergotong-royong disebut budaya, sedangkan visible artifacts’ merupakan wujud faktual dari budaya organisasi yang berupa nilai-nilai dasar, iman, perkiraan dan sebagainya yang tidak dapat dilihat langsung lewat indera mata kita.
Proses pembentukan sebuah budaya organisasi memang tidak simple. Ada beberapa tahap yang umumnya dilalui dalam pembentukan budaya organisasi.
1. Tahap pertama adalah mencari pandangan-persepsi yang ada dalam perusahaan. Dalam mencari persepsi-persepsi yang ada di dalam perusahaan, diawali dengan mencari core values atau inti dari nilai-nilai yang ada dengan tujuan untuk menyeimbangkan antara persepsi tujuan dan misi organisasi dengan pola kerja anggota. Untuk mendapatkan pandangan yang muncul pada anggota organisasi mampu dikerjakan antara lain melalui wawancara, penyebaran kuesioner, melakukan survei dan penelitian.
2. Dari hasil observasi dan pengkajian acuan kerja organisasi yang lalu dikenali persepsi-persepsi yang ada di dalam perusahaan, maka langkah selanjutnya atau langkah kedua ialah mencari secara umum dikuasai persepsi. Caranya dengan mengelompokkan ke dalam dua kelompok besar, ialah aktual dan negatif, yang dapat disajikan dalam bentuk tabulasi dan daftar yang merupakan rangkuman dari keadaan bahu-membahu. Dari daftar inilah mampu dilihat mengenai secara umum dikuasai persepsi anggota organisasi.
3. Langkah ke tiga adalah membuat key-words atau kata kunci. Dari daftar yang memperlihatkan secara umum dikuasai persepsi dibuatlah rangkaian kata yang menjadi inti dari pembentukan budaya organisasi yang mau disebarkan ke seluruh anggota dan lingkungan organisasi terkait. Setelah key-words itu terbentuk, pasti perlu disosialisasikan terhadap seluruh pihak yang berkepentingan di dalam organisasi bersangkutan kan Bu. Untuk mensosialisasikan key-words yang sudah terbentuk itu apakah ada taktik-strategi tertentu
4. langkah keempat pembentukan budaya organisasi ialah menentukan taktik yang akan digunakan dalam mensosialisasikan budaya organisasi. Strategi ini terbagi dua, adalah seni manajemen bagi publik intern organisasi yang umumnya disebut dengan perumpamaan inhouse campaign atau kampanye di dalam organisasi dan taktik bagi publik luar organisasi disebut dengan outside campaign atau kampanye di luar organisasi. Untuk publik intern yang berisikan seluruh karyawan ini inhouse campaign-nya umumnya dilakukan oleh manajer puncak, antara lain dengan menggunakan poster, juga gimmick product, contohnya emblem, gantungan kunci, kalender, t-shirt dan sebagainya. Sedangkan untuk publik ekstern, outside campaign mampu dikerjakan dengan cara penawaran spesial, publisitas langsung, dengan memakai media dan lain sebagainya.
5. Langkah berikutnya atau langkah ke lima adalah menuangkan hasil key-words ke dalam bentuk slogan. Slogan ini mampu berbentuk satu ataupun beberapa kata yang ialah kependekan dari beberapa key-words yang telah disusun. Agar sebuah slogan menarik dan gampang dikenang, seharusnya dibuat ringkas, padat dan sarat makna.
6. Langkah selanjutnya yang ialah langkah ke enam atau langkah terakhir yakni proses sosialisasi budaya organisasi yang sudah terbentuk. Tadi kan telah saya jelaskan bahwa kita sebelumnya telah mesti memilih terlebih dahulu strategi apa yang akan kita pakai untuk sosialisasi budaya organisasi, nah sekaranglah waktunya untuk melaksanakan seni manajemen yang telah diputuskan sebelumnya itu.
Bagaimana mempelajari suatu budaya organisasi lapisan kedua yang terdiri dari nilai-nilai dasar, akidah, perilaku, perasaan dan sebagainya?
Untuk mempelajari suatu budaya organisasi bekerjsama tidak terlalu sukar. Ini sering dijumpai dalam kehidupan kita sehari-hari. Ada empat cara yang mampu dikerjakan dalam mempelajari budaya sebuah organisasi:
1. Dengan kisah. Biasanya anggota baru sebuah organisasi akan mendapatkan klarifikasi perihal sejarah berdirinya organisasi, ruang lingkup perjuangan, siapa pun yang menduduki posisi penting dan sebagainya. Dari sinilah budaya organisasi itu disosialisasikan.
2. Kemudian budaya organisasi suatu organisasi juga mampu dipelajari lewat program ritual. Misalnya acara bantuan penghargaan bagi anggota organisasi yang berprestasi. Melalui acara tersebut tentu saja diperlukan hadir seluruh anggota organisasi. Biasanya melalui event atau program seperti ini para anggota organisasi diinformasikan tentang kriteria berprestasi yang ialah salah satu permintaan profesionalisme kerja, dan pastinya merupakan bagian dari budaya organisasi. Acara yang lain seperti darmawisata tahunan yang diprakarsai organisasi dan dibarengi oleh seluruh anggotanya juga ialah salah satu cara untuk lebih mendekatkan anggota suatu organisasi dengan budaya yang ada.
3. Materi atau barang-barang tertentu bisa menjadi simbol yang menunjukkan budaya suatu organisasi, seperti busana seragam, disain eksterior maupun interior suatu bangunan atau kantor, dan sebagainya bisa ialah simbol dari budaya organisasi selaku ciri khas suatu organisasi.
4. Kemudian cara terakhir dalam memperkenalkan budaya suatu organisasi adalah lewat bahasa. Saat ini tentu banyak sekali kan aneka macam organisasi yang mempunyai logo atau motto yang merefleksikan budaya organisasinya.
Sumber tumpuan : Jenny Ratna Suminar, Soleh Soemirat, Elvinaro Ardianto (2015). Komunikasi Organisasi (SKOM4329). Tangerang Selatan: Universitas Terbuka