2.7. Analisis Penyimpangan
Dalam mekanisme penerapan anggaran maupun dalam rancangan Manajemet By Objektive (MBO) maka salah satu teknis yang selalu dipraktekkan yaitu analisis variance atau analisis penyimpangan. Analisis ini dikerjakan dengan cara memperbandingkan antara budget dan realiasi. Perbedaan antara angka budget dengan realisasi ini disebut penyimpangan atau variance.
Baca Juga Sambungan dari Makalah ini
- BAB I, MAKALAH UNTUK ADMINISTRASI PERKANTORAN
- BAB II(1), MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN
- BAB II(2), Makalah Administrasi Perkantoran
- BAB II(3), Makalah Administrasi Perkantoran
- BAB II(4), Makalah Administrasi Perkantoran
- BAB II(5), Makalah Administrasi Perkantoran
Menurut Munandar (2003 : 20) menyatakan bahwa :
Laporan budget (Anggaran Report), ialah laporan perihal realisasi pelaksanaan anggaran, yang dilengkapi dengan aneka macam evaluasi perbandingan antara anggaran dengan realisasinya itu, sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik penyimpangan yang bersifat negatif (merugikan). Dapat diketahui alasannya-alasannya terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sehingga mampu ditarik beberapa kesimpulan dan beberapa tindakan lanjut (follow up) yang secepatnya perlu dikerjakan.
Sebelum membahas penyimpangan biaya, perlu dimengerti bterlebih dulu tentang biaya persyaratan. Mulyadi (2003 : 415) menyatakan :
“Biaya tolok ukur ialah biaya yang diputuskan di wajah, yang ialah jumlah biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk menciptakan satu satuan produk atau untuk membiayai aktivitas tertentu, di bawah asumsi keadaan ekonomi, efisiensi, dan faktor-faktor lain tertentu”.
Mulyadi (2003 : 424) mengemukakan :
Penyimpangan biaya sebenarnya dari ongkos kriteria disebut dengan selisih (variance). Selisih biaya sebetulnya dengan biaya standar dianalisis, dan dari analisis ini diselidiki penyebab terjadinya, untuk lalu dicari jalan untuk menanggulangi terjadinya selisih yang merugikan.
Namun sebagaimana yang namanya taksiran, maka tidak senantiasa budget itu benar, dan tidak juga selalu sama dengan realisasi. Sehingga penyimpangan ini jangan terus dianggap sebagai suatru kesalahan. Menurut Harahap (2003 : 223), penyimpangan mampu juga disebabkan oleh :
a. Kesalahan anggaran
b. Kesalahan akuntansi
c. Klasifikasi atau pencatatan
d. Kesalahan operasi
Penyimpangan ini harus dianalisis penyebabnya. Biasanya perusahaan harus menetapkan ukuran mana yang harus dilaksanakan pemeriksaan dan mana yang tidak perlu dijalankan pemeriksaan. Standar penentuan ini lazimnya menyaksikan benefit costnya. Jika biaya pemeriksaan atau penyimpangan ini lebih besar dari pada taksiran yang diminimalkan maka biasanya tidak perlu dilakukan pemeriksaan, sebaliknya jika yang diminimalkan jauh lebih besar dari ongkos pemeriksaan maka harus dikerjakan pemeriksaan penyebab penyimpangan.
Kecuali dalam hal tertentu yang sifatnya material atau berpeluang rawan besar maka kendatipun ukurannya kecil namun harus menjadi bahan investigasi. Kegunaannya bukan untuk menyaksikan penyimpangan itu tapi melihat kemungkinan pelajaran yanga mampu diambil untuk menjadi bahan dalam operasi mendatang.
Menurut Harahap (2003 : 224) penyimpangan budget biaya terdiri atas:
- Penyimpangan dalam hal ongkos langsung, dibagi :
- Penyimpangan harga beli
- Penyimpangan Kuantitas pembelian
- Penyimpangan dalam hal ongkos upah langsung, dibagi :
- Penyimpangan tingkat upah
- Penyimpangan tidak efisiensi upah
- Penyimpangan dalam hal biaya overhead, dibagi :
- Penyimpangan pemakaian
- Penyimpangan kapasitas
- Penyimpangan efisiensi
| No | Keterangan | Anggaran | Realisasi | Variance | Keterangan |
Sumber : Harahap (2003: 225)
Dalam format ini tercantum pos-pos yang menjadi materi analisis, jumlah anggaran , dan realisasi yang datanya diperoleh dari metode akuntansi. Perbedaan antara budget dan realisasi (nyata/realita) disebut variance atau penyimpangan. Dalam hal biaya, atau cost kalau realisasi lebih besar dari pada budget maka dianggap tidak menguntungkan (unfavorable). Sebaliknya kalau realisasi lebih rendah dari budget maka dianggap menguntungkan (favorable).
Contoh analisis penyimpangan :
Dibawah ini analisis penyimpangan biaya pada PT. Melly Fadhiah tahun 1995. data perkiraan budget, realisasi, variance, favorable dan unfavorableadalah sebagai berikut :
| No. Perkiraan | Anggaran | Realisasi | Variance | Keterangan |
| Bahan Mentah Dipakai | 500 | 475 | 25 | Favorable |
| Upah Langsung | 900 | 935 | -35 | Unfavorable |
| Biaya Overhead : | 75 | 70 | 5 | Favorable |
| Bahan tidak pribadi | 60 | 62.5 | -2.5 | Unfavorable |
| Upah tidak pribadi | 40 | 35 | 5 | Favorable |
| Suku cadang | 10 | 8 | 2 | Favorable |
| Biaya asuransi | 25 | 27.5 | -2.5 | Unfavorable |
| Air, telepon, listrik | 60 | 64 | -4 | Unfavorable |
| Biaya penyusutan | 30 | 28 | 2 | Favorable |
| Pajak pabrik | 40 | 39 | 1 | Favorable |
| Biaya kantor | 25 | 36 | -11 | Unfavorable |
| Biaya pengangkutan | 20 | 25 | -5 | Unfavorable |
| Biaya biasa | 65 | 70 | -5 | Unfavorable |
| Biaya lain-lain | ||||
| Total ongkos overhead | 450 | 465 | -15 | Unfavorable |
| Total biaya overhead | 1.850.000 | 1.875.000 | -25 | Unfavorable |
Sumber : Harahap (2003 : 226)
Dari analisisi ini dapat kita lihat dari sisi total biaya bikinan maupun dari golongan atau satu jenis asumsi saja. Dari sisi total ongkos produksi PT ini mengalami kondisi yang tidak menguntungkan sebesar Rp. 25.000, alasannya adalah realisasi ongkos lebih besar daripada yang dianggaran kan yang itu budget Rp. 1.850.000,- sedangkan realisasi Rp. 1.875.000,-. Penyimpangan sebesar Rp. 25.000,- dapat dimengerti sumbernya dengan melihat rincian perkiraan yang tergolong dalam pos ongkos bikinan itu. Dari tabel analisis itu dapat kita lihat bahwa yang menimbulkan penyimpangan yang tidak menguntungkan ialah :
Upah Langsung Rp. 35.000
Biaya Overhead Rp. 15.000
Total Unfavorable Rp. 50.000
Yang favorable :
Bahan mentah Rp. 25.000
Sisa unfavorable Rp. 25.000
Untuk mengetahui masing-masing penyebab penyimpangan ini mampu dianalisis ke masing-masing pos atau perkiraaan sekaligus dapat diketahui siapa penanggungjawabnya.
Misalnya kalau kita lihat biaya overhead maka kita mampu menjumlah bahwa penyimpangan adalah Rp. 15.000, yang berasal dari aneka macam pos sebagai berikut :
Dari yang menguntungkan (favorable) adalah :
Bahan tidak pribadi Rp. 5.000
Suku cadang 5.000
Biaya asuransi 2.000
Pajak pabrik 2.000
Biaya kantor 1.000
Total favorable Rp. 15.000
Sedangkan bagian yang tidak menguntungkan adalah :
Budgeting Peranggaran Perencanaan
Upah tidak eksklusif Rp. 2.500
Air, telepon, listrik 2.500
Biaya penyusutan 4.000
Biaya pengangkutan 11.000
Biaya biasa 5.000
Biaya lain-lain Rp. 30.000
Dari perbandingan antara favorable dan unfavorable pada biaya overhead diketahui bahwa lebih besar unfavorable sebesar Rp. 30.000 dikurangi favorable Rp. 15.000 menjadi Rp. 5.000 (unfavorable).
Dalam penerapan budget yang efektif maka kedua jenis penyimpangan ini akan dianalisis. Yang favorable dianalisis untuk dicontoh sedangkan unfavorable dianalisis untuk menghindarinya dimasa yang mau datang dan sekaligus dimanfaatkan untuk menilai siapa yang akan diberikan reward atau yang tidak diberikan atau ditindak.
Untuk mengenali lebih niscaya maka setiap pos biaya ataupun penghasilan dapat ditelusuri sampai ke akarnya. Dan kalau dipraktekkan responsibility accounting system maka dengan mudah hal ini mampu diketahui dengan mudah dan cepat. Sebagai acuan kita analisis khusus biaya upah eksklusif sebagaiman mampu dilihat dalam table di atas. Total budget ongkos upah langsung adalah Rp. 900.000,- sedangkan realisasi yakni Rp. 935.000,- mempunyai arti ada penyimpangan yang tidak menguntungkan (unfavorable variance) sebesar Rp. 35.000,- alasannya realisasi biaya lebih besar dari budget nya.
Setelah melihat pos maupun departemen yang mengeluarkan biaya upah eksklusif ini yaitu persiapan, processing, dan finishing. Ternyata jikalau dianggap semua dalam keadaan wajar maka departemen yang bisa memberikan penyimpangan yang menguntungkan hanya departemen processing yakni sebesar Rp. 25.000,- Departemen yang lain mengakibatkan variance yang tidak menguntungkan sebesar Rp. 60.000,- sehingga net unfavorable ialah Rp. 35.000,-. Tanpa menyaksikan faktor lain yang mungkin mensugesti penyimpangan ini misalnya sesuatu yang dianggap uncontrollable atau externalities oleh cost centernya (departemen) maka layaklah departemen processing menerima reward.
Dari acuan berikutnya kita lihat berdasarkan jenis ongkos bukan dari departemen. Misalnya kita ambil contoh ongkos kantor. Biaya kantor ternyata favorable sebesar Rp. 1.000,-. Penyimpangan ini berasal dari penyimpangan yang menuntungkan :
Konsumsi Rp. 500
Alat kantor Rp. 2.500
Total favorable Rp. 3.000
Penyimpangan yang tidak menguntungkan yaitu :
Perbandingan antara yang favorable dan unfavorable menjadi net penyimpangan favorable sebesar Rp. 1.000,-.
Dari informasi ini dapat kita simpulkan bahwa ongkos kertas dan fotokopi perlu menerima tambahan perhatian supaya penyimpangan ini tidak terjadi lagi.
Menurut Harahap (2003 : 226), analisis variance ini dijalankan dengan maksud untuk :
- Mengetahui prestasi sentra pertanggungjawaban
- Untuk mengetahui siapa yang hendak diberikan penghargaan dan hukuman
- Sebagai materi pengalaman untuk perbaikan operasi berikutnya. Siapa yang hendak dicontoh dan siapa yang tidak butuhdibantu mengatasi unfovarable.
- Untuk melihat pos-pos ongkos yang perlu mendapat lampu kuning.
- Menjadi “early warning system” atas manajemen ongkos dan hasil
- Sebagai bahan dalam kemungkinan revisi anggaran
Analisis untuk pos-pos lainnya bisa dilakukan dengan sistem tersebut sesuai dengan jenis pos dan sentra pertanggung balasan, bagiannya baik cost center, revenue center, profit center, dan invesment center. Semakin mendetail dan akurat kian baik. Dan perlu dikenang bahwa obyektivitas dan kecermatan perlu diterapkan alasannya hal ini menyangkut prestasi dan penilaian seseorang yang mampu berefek pada nasib orang dan tamat-kesudahannya ke perilakunya. Sehingga bisa mengakibatkan motivasi, demotivasi konstruksi atau destruktif.
2.8. Kerangka Konseptual
Perencanaan mencakup penyelidikan terhadap bidang-bidang seperti kondisi perusahaan yang bergotong-royong, kebijakan terutama, dan penentuan waktu dalam cakupan luas serta faktor-aspek lain yang ada kaitannya dengan rencana jangka pendek dan jangka panjang. Perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis mirip itu memerlukan pemikiran reflektif, khayalan dan persepsi kemasa depan dalam membuat keputusan rasional.
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dijalankan untuk menentukan apakah pelaksanaan sudah berlangsung sesuai dengan yang telah dijadwalkan. Tujuan pengawasan adalah agar proses pelaksanaannya dikerjakan sesuai dengan ketentuan dan penyusunan rencana serta melaksanakan langkah-langkah perbaikan jika ada penyimpangan dan mengevaluasi alasannya-alasannya adalah terjadinya penyimpangan tersebut.
Perusahaan memakai anggaran sebagai salah satu alat untuk mencapai maksudnya adalah laba. Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam satuan moneter yang berlaku untuk jangka waktu (era) tertentu yang akan tiba. Anggaran juga akan berlangsung dengan efektif kalau anggaran selaku alat perencanaan, anutan kerja koordinasi dan pengawasan mampu berlangsung dengan baik, terutama dalam hal pengawasan sebab dengan diadakannya pengawasan maka semua aktivitas akan terkendali sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.
Salah satu anggaran yang disusun untuk tujuan perusahaan yaitu membuat budget biaya operasional perusahaan yang dilakukan oleh pihak administrasi. Dengan adanya anggaran biasanya operasional dibutuhkan dapat digunakan selaku alat pengawasan ongkos, sehingga laba optimal mampu tercapai. Kaprikornus peranan anggaran itu sungguh penting bagi perencanaan dan pengawasan biaya operasional, yakni sebagai alat ukur bagi pelaksanaan dari rencana yang telah disusun biar dapat dicegah adanya pemborosan, lalu dijalankan analisa untuk mengetahui apakah terjadi penyimpangan dengan cara membandingkan hasil yang bahu-membahu dengan yang dianggarkan. Analisa kepada penyimpangan tersebut menolong untuk mengatahui karena-sebabnya dan menjadi dasar untuk melaksanakan tindakan perbaikan yang perlu.