BAB III
DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
A. Gambaran Umum Kantor Arsip Kota Medan
Kantor Arsip adalah merupakan salah satu lembaga teknis daerah yang terbentuk berdasarkan perda Kotamadya Taman Kanak-kanak. II Medan No. 34 Tahun 1997 tentang pembentukan dan susunan organisasi dan tata kerja Kntor Arsip Daerah Kotamadya Daerah Taman Kanak-kanak II Medan, yang selanjutnya berkembang menjadi peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2001 ihwal Pembentukan organisasidan tata kerja pernagkat kawasan Kota Medan dan Peraturan Daerah No. 50 Tahun 2010 perihal rincian tugas poko dan fungsi Kantor Arsip Kota Medan.
Setiap laporan akuntabilitas instansi pemerintah (LAKIP) dibentuk dalam rangka mempertanggungjawabkam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta pengelolaan sumber daya dan pelaksanaan kebijakan yang dibebankan terhadap kepada setiap SKPD dengan sebuah tata cara yang diatur secara terang guna mendorong terciptanya keterbukaan terhadap penduduk luas dengan cita-cita akan mampu meningkatkan partisipasi penduduk secara berkelanjutan.
Sebagai wujd konkrit dalam memajukan patisipasi dalam mengimplementasikan peraturan daerah kota medan nomor 16 tahun 2011 ihwal planning pembangunan jangka menengah kawasan .Dan dengan telah dibentuknya susunan organisasi perangkat kota Medan melalui penetapan peraturan kawasan nomor 3 tahun 2009., yang ditindaklanjuti dengan diterbitkannya peraturan walikota medan nomor 50 tahun 2010tentang kedudukan , peran pokok,fungsi dan tata kerja yang dijadikan landasan untuk melakukan peran pokok, fungsi dan tata kerja kantor.
Arsip kota Medan maka ats dasar itu laporan pertanggungjawaban simpulan tahun selaku laporan perkembangan penyelenggaraan peran pokok dan fungsi organisasidalam bentuk LAKIP
tahun 2011 yang dalam pengapenyusunannya pada keputusan kepala Negara nomor 239/IX/2003 ihwal perbaikan ajaran penyususnan pelaporan akuntabilitas kerja instansi pemerintah.
A. Visi, Misi, Tujuan dan Landasan Hukum
1. Visi
Visi yakni cara pandang jauh kedepan ihwal kemana kantor arsip kota medan akan diarahkan dan menggambarkan hendak menjadi apa organisasi dimasa depan. Penetapan visi kantor Arsip kota Medan sangat penting selaku penentu arah pelaksanaan tugas diemban oleh seluruh jajaran pimpinan dan pegawai.
Visi kantor Arsip kota Medan adalah “Menjadikan Arsip selaku alat bukti sahih”.
2. Misi
Misi merupakan sebuah yang mesti dilakukan sesuai dengan mandat yang diberikan terhadap organisasi supaya tujuan organisasi tercapai damn visi yang sudah ditetapkan supaya berhasil diwujudkan. Dengan adanya misi dibutuhkan seluruh pegawai dan pihak lain yang berkepentingan mampu mengenal kantor Arsip kota Medan dan mengetahui tugas dan acara-program serta hasil yang hendak diperoleh dimasa yang mau tiba.
Misi kantor Arsip Kota Medan
Memberdayakan Arsip selaku tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan,mengembangkan kolaborasi dan koordinasi antar SKPD dalam hal penataan kearsipan , memberdayakan arsip selaku alat bukti akuntabilitas kinerja aparatur , menawarkan arsip dan memberikan terusan terhadap public dan untuk kepantinagn pemerintah,mendapat kemudahan dalam menemukan inovasi kembali arsip yang diharapkan.
3. Tujuan
Sesuai dangan peran dan fungsinya , visi misi kantor Arsip kota Medan , tujuan pembangunan kota bidang kearsipan adalah kenaikan efektifitas kelembagaan dan pelayanan kepegawaian tempat serta evakuasi arsip inaktif sebagai materi pertanggungjawaban dimasa sekarang dan abad yang akan datang selaku alat bukti sahih.
Sasaran
1. Terciptanya penataan dan pelayanan arsip ,
2. Tersedianya tenaga arsip yang handal,
3. Tersedianya fasilitas dan prasarana dan lebih baik,
4. Terwujudnya pengeloalan sistem kearsipan yang lebih mutakhir.
5. Terwujudnya keseragaman metode kearsipan dijajaran pemerintahan kota Medan.
4. Landasan Hukum
Penyusunan laporan akuntabilitas kinerja instansi pelaksana Kantor Arsip kota Medantahun 2011 dilandasi dasar hukum sebagai berikut :
- TAP MPR No.XI/MPR/1999 perihal penyelenggara Negara yang higienis dan terbebas dari KKN ;
- Undang undang nomor 22 tahun 1999 jo Undang undang nomor 32 tahun 2004 ihwal pemerintahan daerah ;
- Undang undang nomor 25 tahun 1999 jo undang undang no 33 tahun 2004 wacana pertimbangan keuangan antara pemerintah sentra dan tempat.
- Undang undang nomor 28 tahun 1999 penyelenggaraan Negara yang higienis dan bebas dari KKN .
- Peraturan tempat nomor 108 tahun 2000 dan PP. No 29 tentang metode pertanggung tanggapan kepala tempat yang dinilai menurut tolak ukur Renstra.
- Instruksi presiden RI nomor 7 tahun 1999 ihwal akuntabilitas kinerja instansi pemerintah ;
- Peraturan mentri dalam negri no. 13 tahun 2006tentang fatwa pengeloalaan keuangan kawasan , sudah diubah denagn peraturan mendagri no 59 tahun 2007;
- Peraturan daerah kata Medan nomor 7 tahun wacana pokok-pokok pengelolaan keuangan tempat.
B. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Untuk melakukan peran poko dan fungsinya, Kantor Arsip Kota Medan didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) sebanyak 29 orang yang terdiri dari 20 orang, termasuk didalamnya adalah 1 Kepala Kantor, 1 Sub Bagian Tata Usaha, 3 Seksi, dan Kelompok Jabatan Fungsional.
STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR ARSIP KOTA MEDAN
KANTOR ARSIP KOTA MEDAN
Organisasi Kantor Arsip Kota Medan berisikan beberapa bab, adalah :
a. Kepala Kantor
b. Sub Bagian Tata Usaha
c. Seksi Pengolahan Kearsipan dan Dokumentasi
d. Seksi Pembinanaan Kearsipan
e. Seksi Pengawasan
f. Kelompok Jabatan Fungsional
Rincian Tugas pokok dan Fungsi Kantor Arsip Kota Medan
1. Kepala Kantor
a) Tugas Pokok :
- Kantor arsip Kota Medan ialah bagian pendukung tugas Walikota yang dipimpin oleh Kepala Kantor yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
- Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kecerdikan masalah pemerintahan daerah dibidang kearsipan
b) Fungsi :
- Perumusan kebijakan teknis dibidang kearsipan
- Pemberian tunjangan atas penyelenggaraan Pemda di bidang kearsipan
- Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kearsipan
- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2. Sub Bagian Tata Usaha
a) Tugas Pokok :
Penyusun rencana, program, dan aktivitas di lingkup tata perjuangan yang meliputi pembuatan manajemen biasa , keuangan, kepegawaian, peralatan, kerumahtanggaan, dan persoalan lazim yang lain.
b) Fungsi :
- Penyusun planning, program, dan kegiatan ketatausahaan
- Pengkoordinasian penyusunan penyusunan rencana program kantor
- Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan manajemen kantor yang meliputi manajemen biasa , keuangan, kepegawaian, perlengkapan, kerumahtanggaan, dan urusan biasa yang lain
- Pelaksanaan kerjasama penyelenggaraan peran-peran kantor
- Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan peran.
3. Seksi Pengolahan Kearsipan dan Dokumentasi
a) Tugas Pokok :
Seksi pengolahan Kearsipan dan dokumentasi mempunyai peran pokok adalah melaksanakan sebagian peran kantor lingkup Pengelolaan kearsipan dan dokumentasi.
b) Fungsi :
- Penyusun Rencana, program, dan kegiatan Seksi Pengelolaan Kearsipan dan Dokumentasi
- Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengelolaan Kearsipan dan dokumentasi
- Penyiapan materi kerjasama teknis jaringan gosip lingkup kearsipan dan dokumentasi
- Pelaksanaan aktivitas pendataan dan pengumpulan data arsip in-aktif
- Pelaksanaan acara penerimaan dan pengumpulan data arsip in-aktif
- Pelaksanaan pengolahan data arsip kawasan
- Pelaksanaan penyerahan dan pendistribusian arsip
- Pelaksanaan aktivitas pencatatan dan pengelolaan arsip daerah
- Pelaksanaan acara pemilahan dan pemindahan arsip
- Pelaksanaan penilaian atas penyusutan arsip
- Penyimpanan, perawatan, pengawetan, dan mereproduksi arsip
- Pelaksanaan peran lain yang diberikan oleh Kepala kantor sesuai dengan peran dan fungsinya.
4. Seksi Pembinaan Kearsipan
a) Tugas Pokok :
Seksi Pembinaan Kearsipan memiliki peran pokok yakni melakukan sebagian tugas kantor dalam ruang lingkup Pembinaan Kearsipan
b) Fungsi :
- Penyusun planning, program, dan aktivitas seksi Pembinaan Kearsipan
- Penyusun isyarat Teknis lingkup pembinaan kearsipan
- Pengkoordinasian acara planning pendidikan dan pembinaan formal serta kedinasan dengan unit terkait dalam rangka pengembangan dan peningkatan profesionalisme arsiparis.
- Pelaksanaan bmbingan kepada arsiparis unit terkait lingkup kearsipan.
- Pernyiapan bahan monitoring, penilaian, dan pelaporan pelaksanaan peran.
5. Seksi Pengawasan
a) Tugas Pokok :
- Seksi Pengawasan dipimpin oleh Kepala Seksi yang berad dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.
- Seksi Pengawasan memiliki tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kantor Lingkup pengawasan.
b) Fungsi :
- Penyusun planning, program, dan acara Seksi pengawasan
- Penyusun isyarat teknis lingkup pengawasan
- Pemberi pelayanan kepada pemakaian jasa arsip
- Pengawasan pelayanan peminjaman arsip
- Pengawasan dan pemberia isyarat serta memberikan tutorial kepada pelaksanaan tugas lingkup pengawasan.
- Penyiapan bahan monitoring, penilaian, dan pelaporan pelaksanaan peran.
- Pelaksanan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan peran dan fungsinya.
6. Seksi Kelompok Jabatan Fungsional
a) Tugas Pokok dan Fungsi :
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai peran melaksanakan tugas sebagian sesuai dengan keterampilan dan keperluan atau keahlian sesuai dengan kebutuhan daerah.