Bentuk a.n. (a kecil diberi titik dan n kecil diberi titik) digunakan jikalau penandatanganan dijalankan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Bentuk kependekan a.n. dicantumkan di depan nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan itu.
Perhatikan bentuk penulisan bentuk kependekan a.n. di bawah ini:
…………………………
a.n. Direktur Utama
PT Sumber Waras
Tanda tangan
Mardoni
Direktur Pemasaran
…………………………..
a.n. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan BNI 1946
Tanda Tangan
Nama jelas
Sekretaris Pusdiklat
Bentuk singkatan u.b. (u kecil diberi titik dan b kecil diberi titik) digunakan kalau penandatanganan surat itu dilaksanakan oleh staf suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat atau lebih di bawah pimpinannya.
Perhatikan bentuk penulisan akronim u.b. di bawah ini :
………………………….
Kepala Kantor Wilayah
Departemen Tenaga Kerja
Propinsi….
u.b.
Tanda Tangan
Nama Jelas
Kepala Bagian Personalia
………………………………..
a.n. Gubernur Kepala tempat Tk.I
Provinsi……
Pembantu Gubernur Wilayah I
u.b.
Tanda Tangan
Nama Jelas
Bupati…..
