WargaMasyarakat.Org – Hallo Gaess… Nah Istilah dokumentasi berasal dr kata dokumen, yg dlm bahasa Inggris disebut document. Kalau kita mengacu ke bahasa Inggris maka perumpamaan document dapat merupakan kata kerja (document) serta kata benda (document). Kata kerja to document berarti menyediakan dokumen, mengambarkan dgn menunjukkan adanya dokumen. Sebagai kata benda, dokumen bermakna wahana berita, data yg terekam atau dimuat dlm wahana tersebut beserta maknanya yg dipakai untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi & sejenisnya. Dengan demikian, dokumen mampu memiliki konotasi yg berbeda serta ruang lingkup yg sedikit berlainan.
Pengertian Dokumen
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia,(1976) perumpamaan dokumen sebagai
(1) sesuatu yg tertulis atau tercetak yg dapat dipergunakan selaku bukti atau keterangan, seperti surat lahir, surat nikah, surat perjanjian. Adapun dokumen-dokumen yg bertalian dgn perkara korupsi dipelajari Jaksa Agung;
(2) naskah karangan yg dikirim dgn pos. Pada lazimnya , biaya dokumen lebih murah dr pada surat biasa. Pengertian dokumen yg diambil dr kamus tersebut memberi penegasan bahwa dokumen memilik makna selaku sesuatu yg tertulis & tercetak selaku bukti apabila dibutuhkan.
Dokumen yaitu Suatu warkat asli yg dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan. Dalam dunia Perusahaan di luar negeri (Amerika Serikat) istilah document dipakai dgn pemahaman sama seperti redords (warkat), namun istilah document kemudian digunakan pula dlm arti naskah-naskah asli yg sudah didaftar dengan-cara sah berdasarkan ketentuan-ketentuan dlm sebuah peraturan, misalnya suatu piagam atau traktat.
Kamus Istilah Perpustakaan & Dokumentasi oleh Nurhadi Magetsari, dkk., (1992) menghalangi pengertian dokumen sebagai berikut.
1. Bahan yg tergolong dlm jenis, bentuk, & sifat apa pun tempat info direkam.
2. Rekaman yg ditulis atau dipahat, yg menyampaikan gosip berbentukfakta; bentuk rekaman mampu bersifat grafis, akustik atau haptik (buku peta, naskah, gambar, majalah guntingan).
3. Karya yg direkam dlm suatu bahasa, simbol atau gejala lain.
4. Rekaman info apapun bentuknya, baik berupa tulisan, alfanumerik, gambar, maupun sesuatu yg dapat didengar. Sekarang terdapat kecenderungan untuk menyebut semua yg terdapat dlm koleksi, apapun jenis & bentuknya, selaku dokumen. Dokumen sering diartikan sebagai buku atau bentuk rekaman lain mirip film. Lihat pula dokumen arsip.
Awal tahun 1951 Documentation Commite of Special Library Association (SLA) mendefinisikan dokumentasi selaku seni menyusun:
1. Reproduksi dokumen.
2. Distribusi dokumen.
3. Pemanfaatan dokumen (International Encyclopedia of Information and Library Science, 2003).
Encyclopedic Dictionary of Library Science and Information Technology, Vol.I mendefinisikan dokumentasi, sebagai berikut :
1. Kegiatan mengoleksi, pembagian terstruktur mengenai, & mengupayakan supaya dokumen (rekaman banyak sekali acara intelektual) mudah diakses.
2. Menunjuk ke rekaman ilmu pengetahuan & sumber-sumber ilmu wawasan, mengorganisasi berbagai rekaman dengan-cara sistematis sehingga memungkinkan diketemukannya kembali dgn cepat & sempurna, pemencaran dgn membuatkan cara baik ilmu pengetahuan maupun sumber-sumber ilmu wawasan itu sendiri,
3. Juga menunjuk ke rekaman, pengorganisasian & pemencaran ilmu wawasan tertentu (Aslib).
4. Juga menunjuk pada ilmu pengumpulan, penyimpanan, pengorganisasian rekaman bahan berita atau dokumen supaya mampu diakses dengan-cara maksimal.
5. Termasuk di dalamnya aktivitas yg bekerjasama dgn perpustakaan khusus ditambah acara permulaan berupa aktivitas penyimpanan & reproduksi bahan-bahan & disertai aktivitas retribusi.
6. Menunjuk pada ilmu penyusunan penghidangan & preservasi rekaman ilmu wawasan, menyajikan layanan wacana isi yg terkandung, rujukan cepat & hal yg berhubungan.
7. Menunjuk pada prosedur yg berafiliasi dgn kumulasi penyimpanan pengetahuan biar tersedia untuk pengembangan ilmu lebih lanjut.
8. Menunjuk pada seni yg memberi akomodasi pemakaian rekaman, terutama ilmu wawasan, yg meliputi penyajian, reproduksi, publikasi, pemencaran, koleksi, penyimpanan analisis subjek, pengorganisasian & penelusuran.
9. Koleksi & konservasi, pembagian terstruktur mengenai & seleksi, pemencaran & pemakaian info.
10. Menunjuk pada penunjukan sejumlah acara yg kompleks termasuk di dalamnya komunikasi wacana info khusus termasuk kegiatan yg bekerjasama dgn kepustakawanan khusus ditambah sejumlah kegiatan penyiapan & reproduksi bahan-bahan & kegiatan yg berurutan dlm pendistribusian. (Mortimer Taube).
11. Sekelompok teknik yg memungkinkan untuk menyusun penghidangan, pengorganisasian & komunikasi rekaman ilmu wawasan tertentu, agar memperlihatkan kanal maksimum & pemakaian isi informasinya.
12. Menunjuk pada kenali, pemeriksaan, pengumpulan & penggunaan dokumen (French Union of Doumentation Services).
13. Dalam kaitannya dgn komputasi, penyiapan & produksi dokumen ke dlm analisis sistem, pemrograman & sistem operasi. Dokumen yg baik di dalamnya tercakup elemen utama yakni dlm pemeliharaan tata cara komputer, khususnya tatkala terjadi pergeseran atau penyesuaian yg dibuat oleh adanya pertumbuhan perangkat lunak & perangkat keras komputer.