Pengertian Arsip Serta Jenis Dan Fungsinya. Kata Arsip mungkin bagi anda telah tak aneh lagi atau bahkan hampir setiap hari anda mendengarkannya. Apa yg dimaksud dgn Arsip. Nah pada potingan kali ini kami menjelaskan seputar Pengertian Arsip, Jenis Arsip & Fungsi Arsip.
Daftar Isi
Definisi Arsip
Pengertian arsip di Negara kita (Indonesia), dikontrol dlm undang- undang Nomor 7 tahun 1971 tentang : KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN yg pada BAB 1 pasal 1 berbunyi selaku berikut. Arsip yaitu :
- Naskah -naskah yg dibuat & diterima oleh Lembaga Negara & Badan -Badan Pemeritahan dlm bentuk corak apapun, baik dlm keadaan tunggal maupun berkelompok dlm rangka pelaksanaan aktivitas pemerintahan.
- Naskah -naskah yg dibuat & diterima oleh Badan-Badan Swasta & atau individual dlm bentuk corak apapun, baik dlm kondisi tunggal maupun berkelompok, dlm rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Seperti dikutip dr wikipedia. Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 wacana Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau insiden dlm berbagai bentuk & media sesuai dgn pertumbuhan teknologi informasi & komunikasi yg dibuat & diterima oleh lembaga negara, pemerintahan kawasan, forum pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, & perseorangan dlm pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara.
Secara Umum arsip adalah merupakan setiap catatan ( record /warkat ) yg tertulis, tercetak, atau ketikan, dlm bentuk aksara, angka atau gambar yg berarti atau tujuan tertentu sebagai materi komunikasi & keterangan, yg terekam pada kertas (kartu/formulir), kertas film ( slide , film strip, makro film), media komputer (pita, tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy & lain – lain.
Arsip sangat berlawanan dgn materi pustaka yg terdapat dlm perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yg berbeda dgn materi pustaka diantaranya yakni arsip harus autentik & terpercaya sebagai alat bukti yg sah, informasinya utuh, & menurut asas asal ajakan (principle of provenance) & aturan asli (principle oforiginal order).
Jenis Arsip
- Arsip Konvensional; contoh: arsip kertas
- Arsip Media Baru; teladan: arsip micro film, kaset dll.
Fungsi Arsip
Dilihat dr fungsinya dlm penyelenggaraan manajemen pemerintahan sehari-hari, fungsi arsip dibagi atas “arsip dinamis” & “arsip statis” (pasal 2 UU No 7 tahun 1971).
- Arsip Dinamis, yg dipergunakan dengan-cara pribadi dlm perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan kebanyakan atau dipergunakan dengan-cara pribadi dlm penyelenggaraan administrasi negara.
- Arsip Statis, yg tak dipergunakan dengan-cara langsung untuk penyusunan rencana, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari dministrasi negara.
Tujuan Arsip
- Arsip menyediakan keterangan. Informasi yg terdapat didalam arsip merupakan sejumlah data terolah & terpilih yg disusun dgn terencana sehingga memudahkan manajer apabila memerlukan keterangan manajer tak perlu tersandung kemampuan untuk mengenang-ingat sesuatu disamping itu manager yg ingin mengenali kedudukan perusahaan dapat memakai arsipnya sehingga ia dapat menciptakan keputusan yg sempurna.
- Arsip membuat lebih mudah pengawasan. Arsip yg tersimpan rapih merupakan sumber yg sangat berguna untuk menyelenggarakan perbandingan antara hasil yg diperoleh dgn hasil yg dikehendaki manager mampu memakai patokan pelaksanaan untuk mengukur hasil kasatmata dgn langkah-langkah itu, ia mampu menentukan tingkat efisiensi & efektifitas manajemen yg sedang dipimpinnya. Informasi yg diberikan arsip pada manager ditopang oleh argumentasi kuat untuk menyelenggarakan tindakan koreksi kepada segala pemborosan & penyimpangan
- Arsip merupakan alat untuk menciptakan akal. Kendatipun kegunaan arsip dlm membentuk keputusan itu tak langsung, arsip dianggap sebagai bahan yg sungguh berguna untuk penafsiran analisa & penentuan pilihan kecerdikan yg akan dikerjakan. Kebijaksanaan sebaiknya disusun berdasarkan data sehingga dapat menyaksikan kecenderungan suatu kecerdikan di masa yg akan datang.
- Arsip membuat lebih mudah pembakuan kerja. Arsip yg distandarisasi memperlihatkan kemudahan yg berarti bagi pemakai arsip itu, alasannya arsip-arsip diseragamkan baik bentuknya maupun sistemnya, pemakai arsip itu mendapatkan kemudahan yg besar dlm pencarian informasi.
- Arsip menyanggupi undang – undang. Banyak hal yg dimaksudkan kedalam arus metode arsip mampu menjadi materi pembuktian dr sudut hukum bukti-bukti itu bukan saja memerintahkan manajer untuk menunaikan kewajibannya namun pula merupakan dukungan bagi perusahaan. Bukti-bukti yg tersimpan dlm arsip mempermudah manajer dlm pengaturan waktu.