Surat dinas dianggap sah bila ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, adalah pemegang pimpinan sebuah instansi, lembaga, atau organisasi. Nama terperinci penunjuktangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya aksara permulaan setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.
Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan selaku identitas penunjuktangan tersebut. Jika akan dicantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama terang dan jabatan. Akan tetapi, bahu-membahu pencantuman NIP bukan ialah sebuah keharusan.
Perhatikan pola di bawah ini:
M. Taufik Arif
NIP. 130519977
Kepala
Perhatikan pencantuman tanda tangan, nama terperinci, dan jabatan di bawah ini:
Tanda tangan
Drs. Sungaji
Kepala
Tanda tangan
M.Arsalan, S.E.
Direktur
Tanda tangan
Prof. Dr. Sangkuni, M.Sc.
NIP. 130427722
Rektor