Pengertian Surat Undangan
Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang bermakna panggil. Mengundang mempunyai arti mengundang atau mempersilakan datang. Undangan yaitu kata benda yang bermakna orang yang diundang atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang telah ditetapkan dalam ajakan.
Surat seruan merupakan sebuah penghormatan kepada orang yang dipanggil. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun sebagus mungkin, terang isinya dan dikirimkan sempurna waktu supaya yang diundang mampu merencanakan untuk memenuhi undangan tersebut.
Dengan demikian, surat seruan yakni surat keteranganakan adanya suatu program/kegiatan konferensi, upacara dengan impian supaya peserta seruan mampu hadir pada waktu dan kawasan yang telah ditetapkan.
Bagian-Bagian Surat Undangan
a. Kepala Surat
(1) nama tubuh usaha,
(2) alamat badan perjuangan,
(3) nomor telepon,
(4) nomor kotak pos,
(5) identitas lainnya,
(6) tanggal surat,
(7) nomor yang ditujukan/alamat dalam.
b. Isi Surat
(1) salam pembuka,
(2) argumentasi,
(3) hari dan tanggal,
(4) waktu,
(5) daerah,
(6) acara.
c. Penutup/Kaki Surat
(1) nama tubuh perjuangan,
(2) jabatan,
(3) nama jelas,
(4) nomor induk pegawai,
(5) tembusan.
Contoh : Surat Undangan dari Salah Satu Badan Usaha
LEMBAGA PENDIDIKAN SEKRETARIS ANGKASA
Jalan Kramat Raya No. 3-K
Jakarta Pusat
Telp : 00000000233, Fax : 00000000223
No. 005/UND/VII/95
Kepada
Yth. Bapak Drs. Muhammad Ramadhiansyah
Manajer Bidang Usaha
Lembaga Pendidikan Sekretaris Angkasa
Jalan Kramat Raya No. 3-K
Jakarta Pusat
Hal : Undangan
Dengan hormat,
Kami menghendaki supaya Bapak dapat menghadiri Rapat Dinas yang mau diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Senin, 17 Juli 2007
Pukul : 10.00 – tamat
Tempat : Ruang Rapat, Lembaga Pendidikan
Sekretaris Angkasa, Lantai 2.
Jalan Kramat Raya No. 3-K
Jakarta Pusat.
Acara : Penetapan harga jual buku surat-menyurat.
Harap menyiapkan data-data biaya buatan buku tersebut. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
A.n. Direktur LPSA
Purek I
Muhammad Rizkiansyah
NIP : 130 806 336
