Pengertian Dan Fungsi Kinerja Organisasi Manajemen

MANAJEMEN DAN KINERJA ORGANISASI

Kinerja yang bagus dan membuat puas ialah tujuan semua organisasi (profit maupun non profit), dan manajemen berperan sungguh penting dalam mencapainya. Dahulu, kinerja sebuah organisasi lazimnya cuma diukur dari pencapaian profit (kinerja finansial), namun pada abad sekarang setidaknya diukur dari 3 indikator: 1). Tingkat kepuasan karyawan, 2). Tingkat kepuasan pelanggan dan 3). Tingkat kinerja finansial (Kristensen, Martensen & Gronhold; Business Performance Measurement; 2004, p. 279). Dengan demikian, kinerja administrasi juga dapat dilihat dari sejauh mana manajer mampu memajukan kinerja finansial organisasinya melalui kenaikan kepuasan karyawan dan kepuasan pelanggan. 

Bagaimana mencapai kinerja administrasi yang bagus? Upaya-upaya apa saja yang perlu dilaksanakan? Kualitas-mutu dan keahlian-kemampuan apa saja yang diperlukan? Berikut ini kita akan membahasnya melalui 2 (dua) sudut pandang, yaitu manajemen Normatif dan manajemen Deskriptif.

1. MANAJEMEN NORMATIF DAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Sudut pandang normatif menganggap wacana apa yang seharusnya dijalankan oleh seorang manajer agar mampu mengembangkan kinerja organisasi dan meraih tujuan yang direncanakan. Sudut pandang ini berasal dari pendekatan manajemen klasik yang meyakini bahwa semua manajer mesti melakukan (minimal) 5 fungsi manajer supaya pekerjaan-pekerjaan organisasi terlaksana secara efektif dan efisien. Efektifitas dan efesiensi tersebut akan meningkat manakala aktifitas-aktifitas organisasi tersebut dijadwalkan, diorganisir, diarahkan, dikoordinasikan dan diatur secara efisien, yang selanjunya disebut fungsi Perencanaan; fungsi Pengorganisasian, fungsi Pengkoordinasian, dan fungsi Pengendalian. 

3.1.1. Fungsi Perencanaan secara singkat mampu didefinisikan selaku aktifitas-aktifitas : 1). Menentukan tujuan organisasi dan target-target setiap sub-unitnya; 2). Menentukan cara dan alat untuk meraih tujuan tersebut (tergolong di dalamnya memilih seni manajemen, rencana komprehensif yang meliputi seluruh aktifitas pokok organisasi) . Planning dianggap sebagai fungsi pertama dan utama sebab penyusunan rencana merupakan alat untuk mengidentifikasikan apa tujuan organisasi dan bagaimana cara mencapainya. Perencanaan menghasilkan anggaran, kebijakan, prosedur dan acara untuk mengarahkan aktifitas-aktifitas organisasi ke arah tujuan yang diharapkan dan menghindari aktifitas-aktifitas yang tidak berkaitan atau bahkan bertentangan dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut.

3.1.2. Fungsi Pengorganisasian singkat mampu didefinisikan selaku : 1). kegiatan menggolongkan kegiatan-acara organisasi secara logis; 2). Menstrukturkan relasi-relasi antar anggota organisasi); 3). Menjabarkan korelasi kerja antar kalangan kerja. Melalui pengorganisasian dapat diketahui teladan korelasi kerja formal, tanggung-jawab, wewenang, metode komunikasi, dll dari organisasi tersebut. Inti dari fungsi pengorganisasian adalah memutuskan siapa yang bertanggungjawab atas pekerjaan apa (who is responsible for doing what).

Sebuah organisasi dapat melaksanakan pengelompokan menurut fungsi yang dilakukan; produk yang dihasilkan; kawasan kerja; ataupun berdasarkan proyek-proyek yang dilaksanakan, meski umumnya dilakukan berdasarkan fungsi (mis: bag. Produksi; bag. Pemasaran, bag. Keuangan, dll).

3.1.3. Fungsi Koordinasi secara singkat didefinisikan selaku suatu proses memotivasi, memimpin dan berkomunikasi dengan para anggota organisasi untuk mencapai tujuan dan target organisasi. Koordinasi ini sungguh dibutuhkan mengingat sebuah organisasi terdiri dari banyak individu dan bab yang mampu saja memiliki tujuan berbeda.

Motivasi dipandang komponen yang penting dalam kerjasama karena berhubungan dengan kepuasan kerja karyawan dan hasil unjuk kerja mereka. Upaya memotivasi berhubungan dengan menemukan insentif yang dapat memuaskan kebutuhan karyawan dan yang dapat mendorong mereka bekerja secara maksimal untuk meraih tujuan organisasi. Insentif tersebut mampu berwujud upah/honor, dukungan, keamanan kerja, jaminan kesehatan, lingkungan kerja yang bagus, perhatian, penghargaan dan legalisasi, tugas yang menantang, dll.

Kepemimpinan lazimnya diartikan sebagai kemampuan untuk mempengaruhi sikap orang lain untuk bertindak ke arah yang diinginkan. Seorang manajer yang diminta memimpin suatu organisasi secara formal memang mempunyai kewenangan untuk memimpin, meski tidak dengan sendirinya mempunyai kesanggupan memimpin. Oleh kesudahannya manajer membutuhkan keahlian, pengalaman, kepribadian yang menawan dan kuat untuk melaksanakan tugasnya tersebut.

Komunikasi didefinisikan sebagai pertukaran info dari dan ke seluruh tingkatan organisasi. Komunikasi dapat diandaikan sebagai jaringan tata cara syaraf sebuah organisasi yang mengirimkan pesan berwujud peran, kode, hukum dll serta umpan baliknya ke seluruh bab organisasi baik dalam wujud tertulis ataupun ekspresi. Mengingat pentingnya tugas komunikasi dalam sebuah organisasi, maka seorang manajer wajib mempelajari bagaimana berkomunikasi secara efektif.

3.1.4. Fungsi Pengendalian secara singkat didefinisikan sebagai proses untuk menyaksikan apakah aktifitas-aktifitas organisasi terlaksana sebagaimana yang direncanakan. Pengendalian dilakukan untuk memutuskan bahwa target-sasaran organisasi yang sudah ditetapkan dalam perencanaan mampu dan sudah diraih. Dalam proses ini lazimnya yang dikerjakan yakni : 1) memutuskan kriteria pekerjaan; 2). Mengukur pencapaian pekerjaan; 3). Membandingkan antara pencapaian dengan kriteria yang telah ditetapkan, 4). Mengambil langkah-langkah koreksi apabila terdapat penyimpangan.

Penetapan persyaratan pekerjaan selain harus spesifik dalam arian terang apa dan bagaimana keadaan yang harus dipenuhi, juga haruslah kongkret dalam artian mampu diraih, serta harus dikomunikasikan dan mampu diterima oleh para pelaksananya. Pengukuran pencapaian pekerjaan dapat dijalankan secara periodik (dimonitor) dan juga pada simpulan pelaksanaan pekerjaan (dievaluasi). Tindakan koreksi juga dapat dilakukan secara periodik ataupun pada selesai pekerjaan, yang wujudnya mampu berupa pergantian atau penyesuaian operasional organisasi atau pembiasaan kriteria atau bahkan penyesuaian tujuan organisasi.

2. MANAJEMEN DESKRIPTIF DAN AKTIFITAS-AKTIFITAS MANAJERIAL

Pandangan deskriptif ini melengkapi apa yang menjadi kekurangan dari pandangan normatif. Pandangan normatif secara teroritik memudahkan kita untuk mengenali secara garis besar apa saja yang ialah fungsi utama seorang manajer, namun tidak bisa menjelaskan dan menggambarkan bagaimana dan apa yang sebetulnya dilakukan oleh seorang manajer dalam mengerjakan fungsi-fungsinya tersebut. Pandangan deskriptif memperkaya kita perihal aktifitas-aktifitas apa yang bantu-membantu dijalankan dan tugas-tugas apa yang diperlukan dari seorang manajer, darinya kita dapat menyimpulkan keahlian (skills) apa yang perlu dikembangkan supaya seorang manajer dapat berfungsi secara efektif.

Pandangan deskriptif berkonsentrasi pada aktifitas-aktifitas apa yang bekerjsama dilakukan oleh manajer dalam kesehariannya di kawasan kerja, serta peran-tugas apa saja yang ia jalankan. Aktifitas tersebut yaitu aktifitas personal, interaksional, administratif maupun aktifitas teknis.

Dalam aktifitas interaksional tersebut manajer juga melakukan banyak sekali peran, yaitu 1). peran Antarpersonal (sebagai figur atasan yang mewakili organisasi; selaku pemimpin dan selaku penghubung antar karyawan dengan pimpinan maupun dengan organisasi lain). 2). Peran Informasional, karena dalam proses interaksinya tersebut manajer juga melaksanakan aktifitas mengumpulkan data dan isu yang dibutuhkan oleh organisasi, berbagi data dan gosip yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas bawahannya, serta yang secara formal berhak memutuskan data dan isu apa dan bagaimana yang diperlukan dan yang mampu diberikan. 3). Peran Pengambil Keputusan, karena dalam proses interaksi tersebut manajer menghimpun dan mengolah isu yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan organisasi, baik keputusan untuk intern maupun extern organisasi (contohnya: pengalokasian sumberdaya, penentuan anggaran, negoisasi, penyusunan persetujuan, dll);

1. Aktifitas Personal. Tak dapat disangkal bahwa dalam keseharian di tempat kerja seorang manajer pastilah ia juga melakukan aktifitas-aktifitas langsung selain mengorganisir organisasi. Sebagai insan lazimseorang manajer juga mempunyai keluarga, lingkungan sosial, hobby dan minat serta kepentingan yang masuk akal dan boleh-boleh saja diurus dan menerima perhatiannya sepanjang tidak mendominasi waktu dan bertentangan dengan kepentingan organisasi. Dalam kaitannya dengan organisasi ada penelitian yang mengatakan bahwa kebanyakan dari manajer yang berhasil yakni manajer yang mampu menyeimbangkan antara karier dengan kehidupan pribadinya. Hal ini berkaitan dengan kepuasan dan santunan emosional yang ia peroleh dari kehidupan pribadinya.
2. Aktifitas interaksional. Aktifitas terbanyak yang dijalankan oleh seorang manajer ialah aktifitas interaksional. Manajer berinteraksi dengan atasannya, sejawatnya, bawahannya, pelanggannya, dengan orang-orang atau komunitas di luar organisasinya, dll. Penelitian yang dilaksanakan oleh Henry Mintzberg serta dari aneka macam observasi lain menunjukkan bahwa manajer menghabiskan 78 % – 80 % dari waktunya ketika melakukan pekerjaan untuk melakukan aktifitas interaksional, baik dalam wujud rapat, meeting, komunikasi melalui telepon, supervisi, dll. Penelitian juga menunjukkan bahwa interaksi terbanyak yang dijalankan oleh manajer yaitu dengan bawahannya (45%); dengan konsumen dan pemasoknya (20%); selebihnya dengan kolega sesama manajer dan atasan (20%), dan dengan pihak-pihak di luar organisasi yang terkait langsung maupun tidak dengan organisasi.
3. Aktifitas Administratif. seorang manajer pada tingkatan tertentu juga melakukan aktifitas-aktifitas administratif mirip memproses kertas-kerja, mengelola budget, memonitor kebijakan-kebijakan dan mekanisme-prosedur organisasi, menanggulangi persoalan-problem kepegawaian, dll. Kendati porsinya tidak banyak, tapi aktifitas ini sering dikeluhkan menghabiskan banyak waktu oleh para manajer yang merasa seharusnya melaksanakan aktifitas yang lebih bersifat konseptual. Bahwa pada umumnya aktifitas ini juga bisa didelegasikan pada bawahannya, tetapi alasannya tuntutan lingkungan di luar organisasi seorang manajer tak dapat menyingkir dari aktifitas ini sama sekali, misalnya dia juga harus tahu perihal undang-undang dan aneka macam peraturan yang berhubungan dengan operasi organisasinya.
4. Aktifitas Teknis. Manajer juga melakukan aktifitas teknis yang berhubungan dengan penggunaan alat atau pengetahuan teknis yang diperlukan dalam pekerjaannya. walau kian tinggi ia tapaki jabatannya kian berkurang pula pekerjaan teknis yang ia kerjakan, namun kemampuan atau minimal pengertian teknis yang berkaitan dengan keseluruhan operasi organisasinya haruslah dikuasai biar mampu berkomunikasi dan melakukan supervisi, koordinasi dengan para karyawannya. Pada manajer yunior, ketrampilan dalam aktifitas teknis ini mutlak dibutuhkan alasannya adalah mereka direkrut menurut kesanggupan teknis tersebut.

Kendati semua manajer ditentukan melakukan keempat aktifitas tersebut, namun terdapat variasi dalam intensitasnya yang dipengaruhi oleh : 

1. Variasi Fungsi yang diemban manajer dalam organisasinya (misalnya Manajer Pemasaran tentu akan lebih banyak melaksanakan aktifitas interaksi dengan kliennya, sementara manajer Produksi akan lebih banyak melakukan aktifitas administrasif (menjadwalkan produksi, memfasilitasi perawatan alat, memecahkan persoalan-persoalan teknis produksi, dll);
2. Variasi Hierarchi manajer. Semakin berkembangjabatan seorang manajer maka akan meningkat pula aktifitas berita dan pembuatan keputusan yang beliau lakukan dan makin sedikit aktifitas teknis yang beliau kerjakan. Sementara itu kemampuan administratif kendati penting bagi seluruh tingkatan administrasi, tetapi pekerjaan administratif yang detil lebih banyak dilaksanakan pada tingkatan yang lebih rendah. Demikian juga meski aktifitas interpersonal penting bagi semua tingkatan manajerial, tetapi pada tingkatan yang lebih tinggi akan lebih banyak melakukannya dengan pihak di luar organisasi, sementara pada tingkatan yang rendah akan lebih banyak melakukannya dengan karyawan di dalam organisasi (intern organisasi).
3. Variasi Organisasional. Jenis pekerjaan/operasional serta Ukuran organisasi juga akan mensugesti jenis aktifitas manajernya. Organisasi di bidang Jasa dan Organisasi di bidang Produksi terang membutuhkan dan melaksanakan intensitas aktifitas manajerial yang berlawanan pula. Ukuran organisasi juga memilih aktifitas mana yang paling banyak dilaksanakan. Semakin besar organisasi berarti makin terspesialisasi pula aktifitas-aktifitasnya, sementara manajer pada organisasi kecil mesti mengetahui dan trampil pada semua faktor aktifitas organisasinya.

Fred Luthans dan sahabat-temannya menyaksikan dari perspektf yang berlawanan. Mereka meneliti aktifitas dari 450 manajer dan memperoleh bahwa mereka terlibat dalam 4 aktifitas manajerial yaitu :

1. Manajemen Tradisional : menciptakan keputusan, menyiapkan dan menertibkan.
2. Komunikasi : bertukar berita berkala dan memproses pekerjaan tulis menulis
3. Manajemen Sumberdaya Manusia : Memotivasi, mendisiplinkan, menangani konflik, menyusun kepegawaian dan melatih,
4. Membangun jaringan: bersosialisasi, berinteraksi dengan individu-individu di luar organisasi

Selanjutnya mereka juga menyimpulkan ada aksentuasi aktifitas yang berbeda antara Manajer Sukses (yang peningkatan kariernya paling cepat) dengan Manajer Efektif (yang terbaik dalam melaksanakan pekerjaannya) dalam pengalokasian waktu untuk melaksanakan ke empat aktifitas tersebut yang diilustrasikan pada gambar di atas:

3. PERAN MANAJERIAL

Dari aneka macam aktifitas yang sudah disebutkan di atas, tampak faktual bahwa aktifitas Interaksional ialah aktifitas yang paling banyak dikerjakan oleh manajer, sebab dalam aktifitas tersebut manajer juga melaksanakan banyak sekali tugas-kiprahnya. ialah 1). peran Antarpersonal (selaku figur atasan yang mewakili organisasi; sebagai pemimpin dan selaku penghubung antar karyawan dengan pimpinan maupun dengan organisasi lain). 2). Peran Informasional, karena dalam proses interaksinya tersebut manajer juga melakukan aktifitas mengumpulkan data dan gosip yang dibutuhkan oleh organisasi, menyebarkan data dan berita yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas bawahannya, serta yang secara formal berhak memutuskan data dan info apa dan bagaimana yang dibutuhkan dan yang mampu diberikan. 3). Peran Pengambil Keputusan, alasannya dalam proses interaksi tersebut manajer mengumpulkan dan mengolah informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan organisasi, baik keputusan untuk intern maupun extern organisasi (contohnya: pengalokasian sumberdaya, penentuan budget, negoisasi, penyusunan perjanjian , dll).

Henry Mitzberg yang meneliti wacana apa yang bergotong-royong dikerjakan oleh para direktur dalam pekerjaannya, menyimpulkan di dalam bukunya yang berjudul ”The Nature of Managerial Work” (1973) bahwa ada 10 peran berlawanan yang saling berkaitan yang mereka kerjakan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, sebagai berikut :

PERAN DISKRIPSI 

ANTAR PERSONAL

• Figur pimpinan (figurehead) Sebagai simbol pemimpin dari organisasi yang beliau wakili (mis. Inspektur dalam upacara, dalam pengguntingan pita, dalam penandatangan kesepakatan dlsb)
• Pemimpin (leader) Yang bertanggungjawab mengarahkan dan memotivasi karyawan
• Penghubung (liason) Yang menjadi mediator atau menghubungkan karyawan dengan pimpinan yang lain atau dengan organisasi lain

INFORMASIONAL

• Pemantau (monitor) Bertindak sebagai sentra saraf gosip internal dan eksternal organisasi dan yang secara formal berhak menetapkan data dan gosip apa dan bagaimana yang diharapkan dan yang dapat diberikan
• Penyebar (disseminator) berbagi data dan gosip yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas bawahannya
• Juru bicara (spokesman)Yang secara formal berhak untuk berbicara mewakili organisasi dan untuk meneruskan gosip pada pihak eksternal

Pengambilan Keputusan

• Kewirausahaan (Enterpreuner)Mencari kesempatan dari lingkungan dan dari dalam organisasinya, memprakarsai pergantian
• Penuntas Masalah (Disturbance handler) Yang bertanggungjawab mengambil langkah-langkah penyelesaian manakala organisasi mengahadapi problem tak terduga, melakukan adaptasi terhadap perubahan lingkungan
• Pengalokasi Sumberdaya (Resource Allocator)Yang bertanggungjawab atas penentuan alokasi sumberdaya, tergolong budget
• Negoisator Yang bertanggungjawab mewakili organisasi dalam negoisasi-negoisasi dengan pihak luar

4. MANAJERIAL SKILLS DAN KINERJA

Dari pembahasan sudut pandang normatif, kita dapat mengenali fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan dijalankan oleh seorang manajer. Sedang dari pembahasan sudut pandang deskriptif kita memperoleh pengertian ihwal aktifitas-aktifitas manajerial serta tugas-tugas organisasional apa saja yang senyatanya dilakukan. Dari dukungan kedua sudut pandang tersebut kita dapat merumuskan manajerial skills apa saja yang diharapkan untuk mencapai kinerja organisasi yang diinginkan.

1. Kemampuan berinteraksi. Termasuk di dalamnya kemampuan berinteraksi secara interpersonal, ketrampilan berkomunikasi secara efektif, kemampuan memimpin, kesanggupan memotivasi karyawan, kemampuan mengurus pertentangan. Kemampuan membuat dan mengorganisir jaringan kontak personal dengan orang-orang di luar organisasi, dll.
2. Kemampuan Konseptual, tergolong di dalamnya kesanggupan menganalisis, menciptakan keputusan, membagi dan mengalokasikan sumberdaya, kemampuan organisasional, dll Ketrampilan ini sungguh diperlukan alasannya adalah manajer bertanggung-jawab atas kelancaran hidup organisasi dan karenanya mesti mampu mengelola dan menganalis isu dari dalam dan luar yang diperlukan bagi operasi organisasi.
3. Kemampuan Administratif. Termasuk di dalamnya ialah kesanggupan untuk menciptakan, menyebarkan dan mematuhi rencana, kebijakan, dan prosedur kerja secara efektif, memproses pekerjaan-pekerjaan administratif secara benar dan tepat waktu, mengorganisir pengeluaran organisasi sesuai anggaran. Kemampuan admnistratif akan kian baik jika ditunjang dengan kemampuan interpersonal dan kesanggupan konseptual.
4. Kemampuan Teknis, tergolong di dalamnya ialah kemampuan untuk menerapkan wawasan, alat, pengalaman dan teknik dari disiplin ilmu tertentu (contohnya : teknologi, akunting, aturan, penjualan, psikologi, farmasi, dll) untuk mengatasi problem-duduk perkara teknis yang muncul. Bagi manajer kemampuan ini minimal diharapkan semoga dapat melaksanakan supervisi secara baik.

Dari ke-4 kesanggupan yang harus dimiliki oleh seorang manajer, kemampuan apakah yang paling dibutuhkan dan perlu ditingkatkan untuk menemukan kinerja terbaik? Mengenali pentingnya mengorganisir insan (disebut sebagai apapun : kepemimpinan, manajemen SDM, Komunikasi, Pembentukan jaringan) dalam sebuah organisasi ialah hal yang mutlak, oleh akibatnya mengembangkan kesanggupan interpersonal ialah sangat penting jika ingin sukses dan berhasil.

KESIMPULAN :

Dari sudut pandang normatif kita menemukan fungsi-fungsi administrasi yang diperlukan dilakukan oleh seorang manajer untuk mengembangkan kinerja organisasi. Fungsi-fungsi tersebut yaitu : Perencanaan; Pengorganisasian, Koordinasi (motivasi, kepemimpinan, komunikasi), dan Pengendalian. Secara teoriktik persepsi ini menunjukkan dasar pada kita tentang apa yang harus dikerjakan oleh administrasi untuk meningkatkan kinerja. Namun alasannya adalah masing-masing fungsi tersebut tidak bangun sendiri sebagai sebuah fase yang berkesinambungan, maka tidaklah mudah untuk mengidentifikasikan bagaimana fungsi tersebut dilaksanakan.

Sudut pandang Deskriptif mengajak kita menyaksikan bagaimana aktifitas-aktifitas yang bergotong-royong dilakukan manajer sehari-hari dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen. Dari sudut pandang ini kita empat aktifitas yang dilakukan oleh manajer, yaitu : aktifitas personal, aktifitas interaksional, aktifitas administratif dan aktifitas teknis. Keempat aktifitas tersebut dihasilkan oleh aktifitas mental berfikir secara abstrak yang disebut aktifitas konseptual (yang tidak kasat mata). Oleh kesudahannya untuk memajukan efektifitas manajemen maka manajer perlu memiliki dan memajukan kesanggupan interaksional, konseptual, administratif dan teknis.

Memelajari manajemen dengan menggabungkan kedua sudut pandang tersebut akan menunjukkan perspektif yang lebih dalam. Sudut pandang normatif menyumbangkan landasan teoritik tentang apa yang sebaiknya dilakukan oleh manajer dalam melakukan tugasnya, sedang sudut pandang deskriptif menyumbangkan wawasan wacana kesanggupan-kesanggupan/skills yang diperlukan dikembangkan untuk menjalankannya peran dan fungsinya tersebut secara maksimal. Buku ini berikutnya akan mengacu pada kedua pendekatan tersebut.