Pengertian, Tujuan Sistem Dan Prosedur Pembelian Bahan Baku
Sistem dan prosedur pembelian mengendalikan cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Tujuan dari metode dan prosedur pembelian materi baku yaitu:
1. Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang semestinya tidak dibutuhkan
2. Mencegah permainan harga yang mampu merugikan perusahaan.
3. Mencegah pembelian fiktif.
4. Memperpendek kala transaksi dari mulai pesanan sampai barang tiba.
Fungsi- fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku
Fungsi-fungsi yang terkait dalam metode akuntansi pembelian bahan baku ialah sebagai berikut:
1. Fungsi Gudang
Dalam metode akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan undangan pembelian materi baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh gosip tentang harga barang, memilih penyedia yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian terhadap penyuplai yang terpilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untukmelakukan pemeriksaan kepada jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari penyuplai guna memilih mampu atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab kepada pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem gosip akuntansi pembelian materi baku
Jaringan prosedur yang membentuk tata cara info akuntansi pembelian materi baku adalah selaku berikut:
1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku
Dalam prosedur usul pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bab pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengantarkan surat usul penawaran harga terhadap penyedia atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk mendapatkan gosip ihwal harga barang dan aneka macam syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pilihan penyedia yang mau dituju oleh perusahaan.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam mekanisme order pembelian ini, fungsi pembelian mengantarkan surat order pembelian terhadap pemasok yang dipilih dan menginformasikan kapada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam mekanisme ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan perihal jenis, kuantitas dan kualitas barang yang diterima dari penyedia dan lalu menciptakan laporan penerimaan barang.
5. Prosedur Pencatatan Hutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mengusut dokumen-dokumen yang berafiliasi dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber selaku pencatatan hutang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini mencakup distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pengerjaan laporan manajemen.
Dokumen yang dipakai dalam tata cara isu akuntansi pembelian materi baku
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem info akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi yaitu selaku berikut:
1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).
3. Surat Order Pembelian (SOP).
4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).
5. Surat Perubahan Order (SPO).
6. Bukti Kas Keluar (BKK).
Pengendalian intern metode dan mekanisme pembelian materi baku
Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam metode informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan, fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang.
2. Perlu adanya metode otorisasi dan mekanisme pencatatan data-data akuntansi yang berkaitan dengan pembelian,
Sistem otorisasi dan mekanisme pembelian yakni sebagai berikut:
a. Surat usul pembelian oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakaian barang, untuk barang yang langsung dipakai.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
e. Pencatatan terjadinya hutang didasarkan pada bukti kas keluar yang disokong dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.
f. Pencatatan ke dalam kartu hutang dan register bukti kas keluar diotorisasi dengan fungsi akuntansi.
3. Adanya praktek yang sehat di dalam tata cara pembelian bahan baku.
- Surat seruan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
- Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
- Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
- Pemasok dipilih menurut tanggapan atas penawaran harga dari para pemasok.
- Barang cuma diperiksa dan terima oleh fungsi penerimaan kalau fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
- Fungsi penerimaan melaksanakan investigasi barang yang diterima dari penyedia dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
- Terdapat pengecekam terhadap harga, surat pembelian dan kecermatan perkalian dalam faktur penyuplai sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
- Catatan yang berfungsi selaku buku pembantu hutang secara periodik di rekonsiliasi dengan rekening kontrol hutang dalam buku besar.
- Pembayaran faktur dari penyuplai dilaksanakan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya peluang untuk memperoleh potongan tunai.
- Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas sehabis cek dikirim ke penyuplai.