Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi
Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar” yang mempunyai arti berputar atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang mempunyai arti surat tersebut dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.
Surat edaran ialah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi klarifikasi tentang sesuatu hal, contohnya kebijakan pimpinan, petunjuk tentang sistem pelaksanaan, atau sebuah peraturan perundang-usul.
Fungsi surat edaran:
1. di golongan instansi pemerintah, ialah surat yang dapat memberi isyarat , penjelasan ihwal pelaksanaan atau peraturan;
2. di perusahaan swasta, surat edaran mampu berfungsi selaku pemberitahuan atau pengumuman.
Macam surat edaran:
1. Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan terhadap seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional. Misalnya:
(1) edaran perihal perayaan hari besar nasional
(2) edaran perihal sensus penduduk
(3) edaran tentang Pemilu
2. Surat edaran dari instansi pemerintah adalah keterangandan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut. Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan menciptakan edaran perihal:
(1) isyarat kenaikan kelas
(2) isyarat UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan cobaan dan isyarat evaluasi ujian serta isyarat kelulusan ujian.
3. Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas:
(1) Surat edaran khusus yakni surat informasisesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu
(2) Surat edaran lazim yakni surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan masyarakat / khalayak.
Susunan Surat Edaran dari Instansi Pemerintah
Bagian-bagian surat ini yaitu sebagai berikut:
a. Kepala surat
(1) Tulisan “EDARAN” ditulis dengan aksara besar semuanya “Hal”, diberi garis bawah.
(2) Sebelah kiri atas : Di bawah “Hal” ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju.
(3) Sebelah kanan atas : Tempat tanggal, bulan, dan tahun.
b. Isi surat edaran/batang tubuh
Dirumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas:
(1) pendahuluan
(2) inti
(3) epilog
c. Kaki surat/bagian tamat, terdiri atas :
(1) nama jabatan
(2) tanda tangan pejabat yang mempublikasikan surat edaran
(3) nama pejabat dan NIP/NRP
(4) cap dinas
(5) tembusan (jikalau dianggap perlu)