Kebijakan Komunikasi Organisasi
Kebijakan didefinisikan sebagai pernyataan biasa yang dirancang untuk anutan berpikir bagi setiap orang mengenai pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Pernyataan kebijakan memandu anggota organisasi pada tingkatan yang harus dilaksanakan dalam sebuah suasana tertentu.
Lima syarat kebijakan mampu dibilang efektif yaitu mencerminkan tujuan organisasi, konsisten secara internal, menunjukkan keleluasaan dalam pengambilan keputusan, dibuat secara tertulis, dan dikomunikasikan terhadap anggota organisasi.
Kebijakan komunikasi didefinisikan selaku sebuah penempatan tujuan yang ingin dicapai organisasi dengan memandang komunikasi. Kebijakan komunikasi ini lazimnya meliputi garis fatwa dalam arus komunikasi, iklim komunikasi organisasi, kepuasan kerja, serta kepuasan komunikasi.
Burhan (1971) mengembangkan Communication Policy Preference Scale (Skala Pilihan Kebijakan Komunikasi) yang terdiri dari 35 item. Secara garis besar item-item pada skala tersebut menjawab lima pertanyaan besar berikut, ialah mengapa berkomunikasi, apa yang mesti dikomunikasikan, kapan komunikasi terjadi, siapa yang terlibat dalam komunikasi, dan bagaimana sebaiknya manajemen organisasi berkomunikasi dengan karyawannya.
Iklim Komunikasi Organisasi
Seperti halnya iklim fisik atau iklim alam yang berisikan adonan suhu, tekanan udara, kelembaban, sinar matahari, curah hujan serta kekuatan dan arah angin, maka iklim komunikasi adalah gabungan dari sikap manusia, persepsi kepada suatu peristiwa, respons antartenaga kerja, harapan-cita-cita, konflik-pertentangan interpersonal, dan peluang untuk meningkat dalam sebuah organisasi sepanjang tahun yang dirata-ratakan dari sejumlah tahun (Pace, 1983:124)
Setiap lingkungan kerja memiliki atmosfer kerja yang berbeda. Gibb (1986) dalam Curtis (1992) membagi iklim ke dalam dua klasifikasi yaitu Supportiveness Climate (Iklim Mendukung) dan Defensive Climate (Iklim Bertahan). Kedua jenis iklim tersebut saling bertolak belakang satu sama lain. Iklim mendukung memiliki karakteristik deskripsi, orientasi problem, spontanitas, empati, kesamaan, dan provisionalisme. Sementara itu, iklim bertahan memiliki karakteristik evaluasi, kendali, seni manajemen, kenetralan, keunggulan, dan kepastian.
Manajemen Konflik dalam Komunikasi Organisasi
Rintangan Komunikasi Organisasi
Dalam komunikasi organisasi, hal-hal yang menjadi rintangan komunikasi dapat berasal dari proses pengantaran dan penerimaan pesan atau aspek personal, serta dari fungsi sistem organisasi itu sendiri atau aspek organisasional.
Faktor personal lain yang sungguh penting dalam menunjukkan kontribusi sebagai rintangan adalah persepsi manusia. Ini karena persepsi mampu mempengaruhi kesanggupan manusia dalam menatap dan memahami sebuah realita. Orang yang berlawanan mampu memiliki pengertian yang berlawanan terhadap suatu realita yang sama.
Sementara itu, aspek organisasional yang bisa menunjukkan donasi untuk menjadi rintangan komunikasi organisasi ialah kedudukan atau posisi dalam organisasi, hierarki dalam organisasi, keterbatasan komunikasi, relasi yang tidak personal, sistem aturan dan kebijaksanaan, spesialisasi peran, ketidakpedulian pimpinan, prestise, dan jaringan komunikasi itu sendiri.
Usaha-perjuangan yang dapat dijalankan untuk menangani rintangan komunikasi tersebut ialah memutuskan lebih dari satu saluran komunikasi, membuat prosedur untuk mengimbangi distorsi pesan, menetralisir pengantara antara pembuat keputusan dengan pemberi informasi, dan membuatkan pembuktian gangguan pesan.
Konflik dan Kekuasaan dalam Organisasi
Tidak mampu dipungkiri, nyaris semua organisasi pernah mengalami konflik. Konflik organisasi mampu terjadi pada berbagai tingkatan, yakni pada tingkat interpersonal, antarkelompok, dan antarorganisasi (Miller, 2000:184). Ada banyak hal yang mampu menjadi penyebab timbulnya pertentangan dalam suatu organisasi, baik yang berasal dari foktor internal maupun dari aspek eksternal. Penyebab internal merupakan penyebab yang berasal dari dalam organisasi, khususnya dari diri anggota-anggota organisasi itu sendiri. Sedangkan penyebab eksternal yaitu penyebab yang tiba dari pihak lain di luar organisasi tersebut.
Konflik kebanyakan dianggap sebagai hal yang hendak senantiasa menenteng pengaruh negatif dan dapat merusak organisasi. Pandangan ini tidak seluruhnya benar, karena konflik juga ternyata dapat menyebabkan dapampak aktual yang membangun. Konflik dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi, atau sebaliknya menghambat pencapaian tujuan tersebut.
Pimpinan organisasi mesti mempunyai kesanggupan mengetahui gejala pertentangan agar mampu menangkal, mengarahkan, atau menghilangkannya. Menyelesaikan suatu konflik memang bukan pekerjaan yang sepele, berbagai hal mesti diperhitungkan supaya mampu menciptakan keputusan dan langkah-langkah terbaik. Sebenarnya hal yang penting untuk dikerjakan pimpinan adalah mencegah timbulnya konflik yang dapat mengarah negatif. Bila upaya pencegahan tidak dapat dijalankan, maka pertentangan mesti diketahui sedini mungkin agar tidak berkembang menjadi parah. Ada lima karakteristik yang perlu ada untuk suatu manajemen pertentangan (de Vito dalam Curtis, 2000:58), yaitu keterbukaan, tenggang rasa, sikap mendukung, sikap aktual, dan kesamaan.
Peran Pemimpin dalam Organisasi
– peran antarpersona
– peran informasional
– peran memutuskan
Ada tiga peran antarpersona yang fundamental dari seorang pemimpin:
1. peranan tokoh (figurehead role), disebabkan krn kedudukannya sebagai kepala suatu organisasi atau perusahaan. Peran ini meliputi tugas yang bersifat keupacaraan (ceremonial nature). Contoh: memimpin upacara bendera di kantor, dipanggil utk peringatan hari-hari nasional, pembukaan sebuah proyek, ulang tahun instansi, ijab kabul rekan manajer, dsb.
2. peranan pemimpin (leader role). Seorang pemimpin bertanggung jawab akan kelangsungan pekerjaan yang dilaksanakan bawahannya. Jenis-jenis aktivitas yang bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap administrasi: penentuan budi, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian, atau lebih diketahui dengan pekerjaan manajerial. Sedangkan jenis aktivitas yang tidak berkaitan pribadi dengan kepemimpinan antara lain memotivasi karyawan.
3. peranan penghubung (liaison role), dalam peran ini seorang manajer melakukan komunikasi dengan pihak-pihak di luar jalur komando vertikal, secara formal & informal.
Ketiga peran di atas disebut tugas antarpersona alasannya adalah dikerjakan secara antarpersona formal & informal sehingga banyak gosip yang diperoleh untuk kemajuan organisasi atau perusahaan.
Fungsi seorang pemimpin bagi organisasinya bagaikan sentra syaraf yang berada di tengah-tengah jaringan kontak dengan semua pihak yang berafiliasi dengan organisasi/perusahaan bersangkutan. Ia harus mengetahui gosip wacana organisasi atau perusahaannya lebih banyak dari siapa pun juga. Peran ini ada tiga yakni:
1. peranan monitor (monitor role) mengawasi jalannya roda organisasi atau perusahaan sesuai rencana dan sasaran, juga menghimpun segala macam info dari berbagai pihak untuk kelangsungan organisasi atau perusahaan.
2. peranan penyebar (disseminator role) mengembangkan segala jenis gosip yang sudah diperoleh (umumnya dari luar organisasi) ke seluruh anggota organisasi.
3. peranan juru bicara (spokesman role) memberi info terhadap pihak-pihak yang berada di luar organisasi.
Manajer yaitu selaku pengambil keputusan (decision maker) semua kebijakan organisasi. Peran sebagai pengambil keputusan ini mencakup:
1. peranan wiraswasta (entrepreneur role). Di sini pemimpin harus tanggap dengan pergeseran yang terjadi di luar organisasi/perusahaan dengan sangat cepat dan pemimpin mesti future minded (berpikir jauh ke depan) semoga mampu selalu menemukan ide-wangsit baru untuk dikembangkan yang mengikuti perubahan di sekitarnya.
2. peranan pengendali gangguan (disturbances handler role). Dalam peran ini seorang pemimpin mesti dapat menangani setiap problem yang terjadi di dalam organisasi/perusahaan, seperti terjadinya pemogokan karyawan, konsumen/konsumen beralih ke produk lain, dan sebagainya.
3. peranan penentu sumber (resource allocater role). Peranan ini meliputi memilih atau memutuskan pekerjaan apa yang mesti dikerjakan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pekerjaan itu akan dilaksanakan.
4. peranan perunding (negotiator role). Pemimpin melakukan negosiasi dengan banyak sekali pihak yang berkaitan dengan organisasi yang dipimpinnya mulai dari hal-hal yang resmi sampai yang tidak resmi seperti pola hidup (way of life) perusahaan/organisasi yang dipimpinnya.
Sumber rujukan : Jenny Ratna Suminar, Soleh Soemirat, Elvinaro Ardianto (2015). Komunikasi Organisasi (SKOM4329). Tangerang Selatan: Universitas Terbuka