Elemen fungsi manajemen ialah unsur-bagian dasar yang mau senantiasa ada dan menempel di dalam proses administrasi yang akan dijadikan contoh oleh manajer dalam melakukan acara untuk mencapai tujuan.
Fungsi administrasi pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis berjulukan Henry Fayol pada awal masa ke-20. Ketika itu, dia menyebutkan lima fungsi manajemen, ialah
1.merancang
2. mengorganisir
3. memerintah
4.mengordinasi
5. mengontrol
Namun dikala ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yakni
1.Perencanaan
Merupakan aliran apa yang hendak dilakukan dengan sumber yang dimiliki.Perencanaan dilaksanakan untuk memilih tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer memeriksa aneka macam rencana alternatif sebelum mengambil langkah-langkah dan lalu melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat dipakai untuk menyanggupi tujuan perusahaan. Perencanaan ialah proses paling penting dari semua fungsi manajemen alasannya tanpa penyusunan rencana, fungsi-fungsi yang lain tak dapat berjalan.
Sedangkan menurut G. R. Terry rencana sebagai berikut : “Planning is the slecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired result (Perencanaan ialah penyeleksian dan penghubungan fakta-fakta serta pengerjaan dan penggunaan asumsi-asumsi/perkiraan-asumsi untuk kurun yang mau dating dengan jalan menggambarkan dan merumuskan acara-aktivitas yang dibutuhkan untuk menccapai hasil yang dikehendaki).
Planning yang efektif didasarkan pada fakta dan gosip, bukan atas dasar emosi atau impian. Fakta-fakta yang berkaitan dengan suasana yang sedang dihadapi berhubungan dekat dengan pengalaman dan pengetahuan seorang manajer. Dibutuhkan cara berfikir yang berefleksi; juga dapat dibantu oleh imaginasi dan forecast. Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O’Donnell dalam buku principles of management mengemukakan prinsip-prinsip planning selaku berikut :
1. Prinsip membantu tercapainya tujuan (principle of contribution to objective).
Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditunjukkan terhadap pencapaian tujuan.
2. Prinsip penekanan penyusunan rencana (principle of primacy of planning). Perencanaan merupakan keperluan utama daripada manajer, fungsi yang lain yaitu organizing, staffing, directing, dan control. Seorang manajer tidak akan dapat melakukan fungsi-fungsi administrasi lainnya tanpa mengetahui tujuan dan pemikiran dalam melakukan akal.
3. Prinsip pemerataan perencanaan (principle of pervasiveness of planning). Walaupun fungsi administrasi itu sama pentingnya baik dalam ketentuan maupun pelaksanaannya, namun harus diingat bahwa prinsip pemerataan perencanaan memegang peranan penting, mengingat manajer dalam tingkat tinggi banyak melakukan penyusunan rencana dan bertanggungjawab atas berhasilnya planning tersebut. Tidak pernah ada seorang manajer yang tidak mengerjakan penyusunan rencana.
Jenis-jenis penyusunan rencana :
a. Perencanaan Physik (physical rencana). Perencanaan tersebut mencakup perencanaan yang sifatnya physic, seperti perencanaan kota, perencanaan tempat, penyusunan rencana bangunan, jalan dan sebagainya.
b. Perencanaan Fungsional (Functional Planning). Perencanaan ini berhubungan dengan perecanaan yang sifatnya fungsionil, mirip penyusunan rencana produksi, perencanaan keuangan, perencanaan pegawai, penyusunan rencana penjualanperencanaan advertensi.
c. Perencanaan Comprehensive (Comprehensive Planning). Perencanaan ini ialah adonan antara penyusunan rencana physic dan penyusunan rencana fungsionil. Sebagai contoh seorang pebisnis yang hendak mendirikan pabrik tekstil maka ia akan mempersiapkan gedung ppabrik, mesin-mesin, buatan yang hendak dihasilkan, tenaga kerja, keuangan, pemasaran dan sebagainya.
d. Perencanaan kombinasi biasa (general Combination Planning). Perencanaan ini meliputi perencanaan physic, fungsional, dan perencanaan komprehensive yang sekaligus digabungkan. Perencanaan ini lazimnya sangat besar, seperti proyek jatiluhur, dan lazimnya dikerjakan oleh pemerintah. Swasta tidak terpesona terhadap jenis perencanaan ini, disebabkan oleh dua aspek : (1). Jumlah modal yang mesti diikutsertakan/diinvestasikan sungguh besar. (2). Waktu yang dierlukan cukup lama, sedangkan perusahaan biasanya memperhitungkan waktu pengembalian modal yang relative singkat dan memberikan laba.
Keuntungan-laba dan kerugian dari Planning
Pertanyaan-pertanyaan pokok kepada Planning dapat disingkat dengan 5 W + 1 H (What, When, Why, Who, Where + How). Adapun laba-laba dari perencanaan menurut G. R. Terry diantaranya:
1. Pertama-tama perencanaan menjadikan bahwa acara-aktivitas dilakukan secara teratur dan bermaksud (Planning makes for the utilization of purposeful and orderly activities
2. Perencanaan meminimalkan langkah-langkah-tindakan yang tidak produktif (Unproductive promotes the use of a measure of performance)
3. Perencanaan membantu penggunaan sebuah alat pengukur hasil kerja (Planning promotes the use of a measure of performance).
Sedangkan kelemahan-kekurangan atas pembatasan-pembatasannya yakni :
1. Informasi atau fakta-fakta yang diperlukan untuk meramalkan abad yang mau datang, belum pasti sempurna, sehingga manajer tidak akan mampu secara niscaya meramalkan apa yang hendak terjadi pada kala yang hendak dating.
2. Biaya yang diperlukan untuk menyusun sebuah rencana yang lengkap sungguh besar, bahkan mampu melebihi hasil yang hendak dicapai.
3. Secara psikologis orang-orang itu lebih suka mengamati era kini daripada periode yang akan datang, mengenang planning berhubungan dengan kala yang hendak datang.
2.pengorganisasian atau organizing.
Pengorganisasian dikerjakan dengan tujuan membagi sebuah aktivitas besar menjadi acara-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian membuat lebih mudah manajer dalam melakukan pengawasan dan memilih orang yang diharapkan untuk melakukan peran-tugas yang sudah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian mampu dilakukan dengan cara memilih peran apa yang harus dikerjakan, siapa yang mesti mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas peran tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
Sedangkan Paul Bertholeneus dalam buku An Outline of Public Administration, menyebutkan : “Organizaton is an arrangement, presumably logical of interdependent parts to form a unified whole, through which power and control can be exercised to the end of achieving a given purpose”. Organisasi yaitu susunan yang agak logis dari bab-bagian yang saling bekerjasama untuk mewujudkan sesuatu keseluruhan yang lingkaran, sehingga kekuasaan dan pengawasan dapat dikerjakan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Prinsip-prinsip organisasi menurut Harold Koontz diantaranya:
1. Principle of Unity of Objective (prinsip kesatuan tujuan). Dalam organisasi harus ada kesatuan tujuan, organisasi itu akan kacau bila tidak ada kesatuan tujuan. Kesatuan tujuan itu harus merata dari atas sampai ke bawah.
2. Prinsiple of efficiency (prinsip hasil guna). Suatu organisasi dalam mencapai maksudnya harus mampu memanfaatkan biaya yang sekecil-kecilnya dengan pengorbanan yang sedikit-dikitnya.
3. Span of management Prinsiple (Prinsip rentangan administrasi). Seseorang terbatas didalam mengorganisir orang lain, atau memimpin bawahannya. Batas-batas tersebut tidak tetap bagi setiap orang tegantung kepada kekomplekan relasi antara atasan dan bawahan dan kepada kemampuan manajer.
Prinsip-prinsip Organisasi menurut G. R. Terry diantaranya :
1. The Objective (Tujuan)
2. Authority and Responsbility (Wewenang dan Tanggungjawab)
3. Delegation and Authority (plimpahan wewenang)
4. Assign the personnel (penempatan tenaga kerja)
Sentralisasi dan Desentralisasi
Sebagai akibat adanya pembagian kerja dan pelimpahan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan, maka dalam organisasi itu timbul sentralisasi dan desentralisasi wewenang atau kekuasaan. Sentralisasi sarat dibandingkan dengan wewenang dalam organisasi tidak mungkin dijalankan, alasannya adanya division of work dan delegation of authority. Desentralisasi yang mutlak penuh, juga tidak mungkin dilakukan, alasannya adanya division of work tidak mungkin melimpahkan wewenang seluruhnya terhadap pembantunya. Apabila terjadi pelimpahan wewenang seluruhnya kepada pembantunya, itu bermakna penyerahan wewenang, sehingga wewenang itu berpindah terhadap orang lain dan tidak mampu ditarik kembali, sentralisasi sarat juga tidak ada, mengenang organisasi itu sendiri tidak akan ada, alasannya adalah wewenang dipegang sendiri dan pelaksanaan kerja dikerjakan sendiri.
Jika demikian, maka organisasi yang dimaksud dengan sentralisasi yakni sejauh mana pembagian kerja dan pelimpahan wewenang dikerjakan untuk melakukan pekerjaan demi tercapainya tujuan yang telah diputuskan dengan tanggungjawab terhadap menejer yang menjadi sentra acara.
3.Pengarahan atau directing
ialah tindakan untuk mengusahakan supaya semua anggota golongan berusaha untuk meraih sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan perjuangan-perjuangan. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang supaya mau melakukan pekerjaan dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bantu-membantu untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
4.Pengevaluasian atau evaluating
merupakan proses pengawasan dan pengendalian tampilan perusahaan untuk menentukan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan planning yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk mendapatkan problem yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi makin besar.
Webster’s New collegiate Dictionary memperlihatkan penjelasan wacana control selaku berikut :
1. to check or regulate as payment; to keep within limits as speed (mengevaluasi atau mengetur mirip pembayaran, menyesuaikan dengan batasan seperti kecepatan)
2. To test as verify by counter or parallel evidence or experiment (menguji atau menilik dengan bukti atau pengalaman yang serupa atau sebaliknya)
Pengawasan ialah investigasi apakah sesuatu yang terjadi sesuai dengan rencana, aba-aba yang dikeluarkan dan prinsip-prinsip yang telah ditentukan.
Maksud dan Tujuan Pengawasan
a. Untuk mengenali jalannya pekerjaan apakah lancer atau tidak.
b.Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibentuk oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan supaya biar tidak terulang kembali kesalahan yang serupa atau timbulnya kesalahan-kesalahan yang baru.
c.Untuk mengetahui apakah pelaksanaan biaya sesuai dengan acara (fase/tingkat pelaksanaan) mirip yang telah diputuskan dalam planning atau tidak.
d. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan mekanisme dan kecerdikan yang telah diputuskan.
Prinsip-prinsip pengawasan
Cyril O’Donnell dalam buku Principles of Management menetapkan prinsip-prinsip pengawasan supaya semoga pengawasan tersebut berlangsung efektif diantaranya selaku berikut :
(1).Prinsip Tercapainya Tujuan (Prinsiple of assurance of Objective). Control harus ditujukan terhadap tercapainya tujuan ialah dengan menyelenggarakan koreksi untuk menghindarkan penyimpangan/deviasi dari pada planning.
(2). Prinsip Effisiensi Pengawasan (Prinsiple of Efficiency of Control). Control yakni efficient bilamana mampu menghindarkan penyimpangan-penyimpangan ketimbang planning, sehingga tidak muncul hal-hal lain diluar prasangka.
(3). Prinsip Tanggungjawab Pengawasan (Prinsiple of Control of Responsibility). Control hanya mampu dikerjakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan penyusunan rencana. >>SITI MASRUROH/12.2A.14/12112922