EFEKTIVITAS KOMUNIKASI DAN NEGOSIASI DALAM BISNIS
Istilah komunikasi berasal dari bahasa inggris adalah communication, sedangkan dari bahasa latin yaitu comunicatus yang mempunyai arti berbagai atau menjadi milik bareng . Komunikasi diartikan selaku proses sharing diantara pihak-pihak yang melakukan aktifitas komunikasi tersebut.
Lexicographer (andal kamus bahasa) menyampaikan komunikasi ialah upaya yang bertujuan untuk mencari kebersamaan. Jika dua orang berkomunikasi maka pemahaman yang serupa kepada pesan yang saling dipertukarkan yakni tujuan yang diinginkan oleh keduanya. Menurut Webster’s New Collegiate Dictionary menerangkan bahwa komunikasi yaitu sebuah proses pertukaran berita diantara individu melalui system lambing, tanda atau tingkah laris.
Ilmu komunikasi adalah ilmu pengethuan social yang bersifat multidisipliner, olehnya itu tidak bias menghindari perspektif dari beberapa andal yang kepincut pada kajian ihwal komunikasi, sehingga pengertian dan definisi komunikasi menjadi semakain banyak dan beragam, tetapi pada dasarnya semua itu bersifat saling melengkapi dan menyempurnakan.
Komunikasi yaitu sebuah proses melalui mana seseorang (comunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan nutk mengubah atau membentuk sikap orang-orang lainnya.
Devinisi komunikasi secara lazim yakni suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan, pengelolaan pesan yang terjadi dalam diri seseorang dan atau diantara dua atau lebih dengan tujuan tertentu. Artinya bahwa komunikasi tersebut yaitu suatu proses perihal pembentukan, penyampaian, penerimaan, dan pengolahan pesan. Setiap pelaku komunikasi dengan demikian akan melaksanakan empat tindakan yakni : membentuk, menyampaikan, menerima dan mengolah pesan. Ke-empat tindakan tersebut biasanyaterjadi secara berurutan. Membentuk pesan artinya menciptakan sesuatu idea atau gagasan. Ini terjadi dalam pikiran kepala seseorang lewat proses kerja system syaraf. Pesan yang telah terbentuk ini kemudian disampaikan terhadap orang lain baik secara eksklusif ataupun tidak pribadi. Bentuk dan mengantarpesan, seseorang akan mendapatkan pesan yang disampaikan oleh orang lain. Pesan yang diterimanya ini kemudian akan dimasak lewat metode syaraf dan diinterpretasikan. Setelah diinterpretasikan, pesan tersebut mampu menimbulkan tanggapan atau reaksi dari orang tersebut. Apabila ini terjadi, maka si orang tersebut kembali akan membentuk dan memberikan pesan baru.
Demikianlah ke empat tindakan ini akan terus-menerus terjadi secara berulang-ulang. Pesan adalah produk utama komunikasi. Pesan berupa lambang-lambang yang melakukan ilham/pemikiran , sikap, perasaan, praktik atau tindakan. Bisa berbentuk kata-kata tertulis, ekspresi, gambar-gambar, angka-angka, benda, gerak-gerik atau tingkah laku dan banyak sekali bentuk tanda-tanda lainnya. Komunikasi dapat terjadi dalam diri seseorang, antara dua orang, di antara beberapa orang atau banyak orang. Komunikasi memiliki tujuan tertentu. Artinya komunikasi yang dilakukan sesuai dengan cita-cita dan kepentingan para pelakunya.
BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Pada dasarnya terdapat dua bentuk komunikasi :
1. Komunikasi ekspresi. Komunikasi mulut merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim dipakai dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan bisnis terhadap pihak lain secara tertulis maupun lisan. Sifat komunikasi mulut ini yakni memuliki struktur yang terencana dan terorganisasi yang bagus, sehingga tujuan penyampaian pesan utamanya pesan bisnis dapat tercapai. Misalnya saja :
- Membuat dan mengantarsurat pengirim barang
- Membuat dan mengirim surat teguran atau perayaan
- Membuat surat seruan barang
- Surat reservasi barang
- Suratpenawaran barang
Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada ketrampilan sesorang dalam mengirim atau menerima pesan. Secara biasa untuk memberikan pesan-pesan bisnis sesorang dapatmenggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan bisnis, seseorang mampu memakai indera pendengaran dan bacaan.
2. Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal ialah komunikasi yang dijalankan manusia bukan dengan menggunakan kata-kata, melainkan dengan menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa badan (body language). Misalkan saja :
- Menggertakan gigi sebagai tanda sedang marah.
- Mengerutkan dahi selaku tanda sedang berpikir keras
- Gambar laki-laki dan perempuan yang dipasang dipintu toilet
- Menganggukan kepala selaku tanda mengiyakan atau memahami
- Dll
PROSES KOMUNIKASI BISNIS
Bovee dan Thill dalam buku bussines Comunication Today mengemukakan proses komunikasi terdiri atas :
1. Pengirim memiliki sebuah idea tau ide
2. Pengirim mengubah ilham menjadi ide
3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima mendapatkan oesan
5. Penerima menafsirkan pesan
6. Penerima memperlihatkan jawaban dan mengantarumpan balik
MASALAH DALAM PROSES KOMUNIKASI
Factor-faktor penghambat dalam proses komunikasi mampu dikelompokkan dalam empat kelompok :
1. Masalah dalam berbagi pesan Sumber dilema pentimng dalam menyebarkan pesan ialah dalam memformulasikan pesan, antaranya yakni munculya keragu-raguan perihal isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih ajaib dalam audance, adanya kontradiksi emosional, susah mengekspresikan idea tau gagasan. dll
2. Masalah dalam memberikan pesan Masalah yang paling terperinci disini ialah factor fisik. Misalnya saja terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sound sistym, dll. Atau lazimnya juga terjadi kalau dua pesan yang disampaikan mempunyai pengertian yang saling berlawanan atau bermakna ganda.
3. Masalah dalam mendapatkan pesan Masalah yang timbul dalam mendapatkan pesan antara lain adanya kompetisi antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak tenteram, lampu yang kurang terperinci, bising, dll
4. Masalah dalam menafsirkan pesan Perbedaan penafsiran terjadi dilatarbelakangi oleh :
a. Perbedaan latar belakang
b. Perbedaan penafsiran kata
c. Perbedaan reaksi emosional
MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG BAIK
Untuk mampu melaksanakan komunikasi yang efektif dibutuhkan beberapa persyaratan antara lain :
a. Kesamaan persepsi
b. Ketepatan (target audience/penerima)
c. Kredibilitas (menyangkut karakteristik penerima pesan)
d. Pengendalian (dikala ada reaksi dari akseptor pesan)
e. Keharmonisan (relasi yang bagus dengan peserta pesan)
Komunikasi yang efektif mampu mengatasi berbagai urusan/kendala yang dihadapai dalam komunikasi. Olehnya itu perlu memperhatikan :
a. Membuat sustu pesan secara hati-hati
b. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
c. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan peserta.
PROSES NEGOSIASI
Negosiasi ialah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil final. (oliver). Pakar lain menyampaikan bahwa negosiasi yaitu proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan pandangan, keperluan, dan motivasi yang berlainan menjajal untuk bersepakat wacana suatu hal demi kepentingan bersama.(Casse). Sementara Stephen Kozicki mengemukakan Negosiasi ialah sustu seni dalam mencapai kesepakatan dengan memecahkan berbagai perbedaan melalui kreatifitas. Tujuan negosiasi yakni antara lain :
1. Untuk mendapatkan suatu komitmen kedua belah pihak
2. Untuk menyanggupi cita-cita/keinginan kedua belah pihak
3. Untuk mendapatkan suatu laba atau menghidari kerugian, atau memecahkan duduk perkara lain.
Dalam melaksanakan perundingan terdapat 6 tahapan yang penting yang harus dijalankan :
1. Persiapan meliputi :
- Mengumpulkan informasi
- Menentukan tim perundingan
- Mengusahakan lebih banyak mengenal profil pihk lawan, maksudnya yakni menumbuhkan kepercayaan diri dan kesiapan dalam melakukan perundingan.
2. Kontak pertama
- Tahap ini ialah tahap pertemuan secara eksklusif abtara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses perundingan.
- Tahap penilaian yang berjalan diantara para negosiator dan biasanya pada tahap ini akan menimbulkan kesan pertama antara kedua belah pihak.
3. Konfrontasi
- Tahap ini yaitu tahap dimana sering terjadinya tabrak alasan antara kedua pihak terhadap segala sesuatu yang dinegosiasikan.
- Pada tahap ini terdpat perbedaan dan peluangperdebatan yang makin memanas dan biasanya tidak terkendali disebabkan oleh kurangnya pengendalian emosi.
4. Konsiliasi Bentuk konsoliasi yakni melaksanakan negosiasi untuk mendapatkan titik temu atau komitmen yang betul-betul disepakati dan berfaedah bagi kedua belah pihak. Seperti halnya proses tawar menawar antara penjual dan pembeli.
5. Solusiahap dimana kedua belah pihak mulai saling mendapatkan dan memberi, atau dimana para negosiator mulai mendapatkan titik janji bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing-masing dengan berbagi sikap relasional ialah perilaku yang senantiasa berorientasi untuk menanggung bersama dan senantiasa menumbuhkan sikap saling member solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
6. Pasca Negosiasi Tahap ini yakni tahap terakhir dari negosiasi yakni bentuk konsolidasi bagi kedua belah pihak, apakah masing-masing pihak betul-betul mempunyai janji atas segala yang telah disepakati bersama.
KETRAMPILAN BERNEGOSIASI
Terdapat 2 jenis ketrampilan bernegosiasi yaitu :
1. Convensional skill meliputi :
a. Menggunakan pertanyaan terbuka
b. Menafsirkan atau merumuskan kembali perkataan negosiator lawan dengan kata-kata sendiri
c. Diam sehabis sebuah pertanyaan dibentuk oleh lawan negosiator.
d. Menyimpulkan dari waktu kewaktu, dan membuat catatan penting selama negosiasi
e. Menyatakan perasaan dan emosi untuk meredakan ketegangan dan membentuk rasa yakin diri.
2. Nonconvensional skill cirri-cirinya meliputi :
a. Menunjukkan salah pemahaman wacana maksud pihak musuh dengan perumusan ulang pertanyaan dan kesimpulan yang salah.
b. Membesar-besarkan apa yang dikatakan oleh negosiator lawan
c. Menggunakan kata-kata yang over stateman mirip selalu, tidak pernah,mustahil, dll.
d. Membuat gerakan yang tak terduga, misalnya beralih ke hal lain tanpa diduga.
e. Menghujani pihak musuh dengan banyak pertanyaan atau bias jua terlampau banyak gosip yang mengakibatkan kebingungan.
TIPE NEGOSIATOR
Berikut ini yakni tipe-tipe negosiator yang kadang kala kita temui dalam melakukan komunikasi bisnis :
a. Negosiator crang yaitu hanya memikirkan bagaimana untuk menang dalam perundingan dan menghalalkan segala cara untuk mengalahkan musuh.
b. Negosiator professional yakni orang yang melakukan negosiasi yang mengenali pokok urusan yang akan dinegosiasikan dan juga tahu bagaimana menemukan apa yang dikehendaki, mempunyai pengetahuan dan ketrampilan yang bagus, dan mengenali banyak ihwal profil lawan negosiasi.
c. yang Negosiator Bodoh yaitu negosiator yang cenderung menghendaki kekalahan untuk medua belah pihak, yang penting baginya adalah tidak ada yang menang diantara keduanya.
d. Negosiator Naif adalah orang yang melaksanakan negosiasi tetapi tidak siap, dan tidak tahu pokok dilema yang dinegosiasikan, condong yakin begitu saja kepada musuh, dan jikalau perlu beredia meberikan apa saja yang diminta musuh negosiator.