Distorsi pesan acapkali kita temui, baik dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam kegiatan organisasional. Efek dari terjadinya distorsi pesan ialah pengaburan fakta dan data yang bahu-membahu. Apabila distorsi komunikasi ini kerap terjadi di suatu organisasi, tentu akan fatal akhirnya. Maka terjadinya distorsi pesan/distorsi komunikasi di organisasi harus dihilangkan atau dihemat.
Ketepatan mengkomunikasikan suatu pesan berarti adalah kesanggupan seseorang atau pengirim pesan (komunikator) untuk memproduksi dan mengemas pesan yang disesuaikan dengan peserta pesan (komunikan) yang dituju, sehingga pesan tersebut mampu diterima dan diinterpretasikan dengan sempurna oleh komunikan sesuai dengan apa yang dimaksud oleh komunikator.
Sebaliknya, distorsi komunikasi/distorsi pesan adalah kekurangtepatan atau perbedaan arti di antara apa yang dimaksudkan oleh komunikator dengan apa yang diinterpretasikan oleh komunikan.
Namun tidak selamanya distorsi pesan ini terjadi sebab ketidakmampuan komunikator dalam mengemas pesan. Apabila kita mengingat kembali proses komunikasi berdasarkan formula Shanon & Weaver, maka dalam suatu proses komunikasi tidak terelakkan adanya noise (gangguan) yang dapat terjadi selama suatu proses komunikasi berjalan. Sedangkan distorsi komunikasi mampu digolongkan sebagai noise yang terjadi pada suatu proses komunikasi.
Faktor-aspek yang menghipnotis terjadinya distorsi komunikasi yaitu:
1. Faktor Personal:
– seorang individu akan memperhatikan apa yang terjadi di sekelilingnya secara pilih-pilih. Ini berhubungan dengan keterbatasan panca indera seseorang dalam menangkap semua stimulus yang terjadi di sekelilingnya. Dalam hal ini akan terjadi proses seleksi fenomena apa yang mau diperhatikan oleh seseorang. Proses seleksi ini menyebabkan apa yang terjadi di depan mata seseorang belum pasti dimengerti dengan niscaya oleh orang tersebut (luput dari perhatiannya).
Contoh: saat seorang karyawan (A) diberi pengarahan oleh atasannya di dalam ruang kerja, ada hal yang lebih menarik yang menjadi sentra perhatian A, contohnya data ihwal mutasi karyawan yang tertulis di white board atasannya selaku bahan rapat nanti siang. Selama perhatian karyawan terpusat pada tulisan di white board, maka besar kemungkinan beliau tidak mendengarkanpengarahan yang diberikan atasannya. Maka distorsi pesan akan terjadi.
– Seorang individu secara konsisten melihat sesuatu sesuai dengan apa yang mereka percayai. Persepsi kita perihal sesuatu sungguh dipengaruhi oleh iktikad kita akan sesuatu tersebut. Bisa dibilang ini bagaikan sugesti.
Contoh: Persepsi seorang atasan di mata bawahan yakni orang yang berwibawa, tidak mampu bersenda gerau dengan bawahannya dan senantiasa mengawasi setiap tingkah laku bawahan. Padahal belum pasti semua pimpinan bersifat dan bersikap demikian. Namun sebab persepsi mirip itu telah berurat akar pada asumsi bawahan, maka bawahan akan menatap atasannya seperti apa yang ia persepsikan, wapaupun pandangan itu belum pasti benar. Ini adalah salah satu aspek penyebab terjadinya distorsi komunikasi.
– Bahasa atau kata yang kita pakai untuk mendeskripsikan sesuatu kadang kurang tepat atau tidak sempurna. Juga sering pada pengungkapan pesan dengan bahasa mulut terjadi ketidak konsistenan antara bahasa mulut dengan bahasa non mulut. Ini mampu mengakibatkan distorsi pesan.
– Pesan yang mewaspadai, baik dari segi arti, amksud, dan efeknya. Keraguan arti pesan berkenaan dengan ketidakpastian asumsi apa arti pesan yang bekerjsama. Ini disebabkan alasannya adalah pengantarpesan tidak bisa mengemas pesan dengan baik sehingga apa yang ingin beliau sampaikakn tidak dapat dimegerti oleh akseptor pesan. Keraguan maksud berkenaan dengan ketidakpastian alasan mengapa pengantarpesan menyampaikan pesan tertentu dalam keadaan tertentu, artinya tanpa ada klarifikasi mengapa pengirim menyampaikan pesan. Sedangkan keraguan imbas berkenaan dengan ketidakpastian memprediksi atau memperkirakan konsekuensi yang mungkin terjadi dari sustu pesan. Kesemua keraguan tadi dalam acara organisasi akan menimbulkan terjadinya distorsi komunikasi.
2. Faktor Organisasi
– Kedudukan atau posisi dalam organisasi. Kedudukan atau posisi seseorang dalam organisasi akan mensugesti cara orang berkomunikasi dan mempersepsi sebuah pesan. Maksudnya sebuah pesan yang serupa akan ditanggapi secara berlawanan oleh karyawan yang berasal dari unit-unit yang berbeda.
– Keterbatasan komunikasi. Keterbatasan yang diputuskan oleh organisasi di mana seseorang boleh berkomunikasi dengan yang lain dan ketentuan siapa yang boleh membuat keputusan, mempengaruhi cara anggota organisasi berkomunikasi. Sentralitas pengambilan keputusan pada pihak pimpinan menjadikan menumpuknya berita dan banyaknya keputusan yang mesti diambil dalam waktu cepat. Kondisi mirip ini mampu menimbulkan, antara lain: pesan yang penting terabaikan, terjadinya penundaan dalam merespons pesan yang penting, respons yang diberikan pada pesan tidak sempurna, reaksi kepada pesan cuma pada permukaannya saja.
– Hubungan yang tidak personal. Karakteristik komunikasi pada organisasi yang formal dan tidak personal mengarahkan pada tekanan-tekanan yang bersifat emosional. Ketidakmampuan individu dalam organisasi untuk melaksanakan pendekatan relasi manusiawi (human relations) dalam setiap aktivitas organisasi akan mengakibatkan terabaikannya faktor-aspek psikologis dari mereka yang terlibat dalam komunikasi.
– Sistem Aturan dan Kebijaksanaan. Sistem Aturan dan Kebijaksanaan yang kaku, berkala , dan tidak bersifat interpersonal mengakibatkan hubungan yang kaku juga di dalam organisasi.
– Ketidakpedulian Pemimpin. Sikap tidak acuh pemimpin organisasi juga merupakan penghalang dalam proses komunikasi yang mampu menjadikan distorsi komunikasi organisasi. Faktor secara umum dikuasai dari ketidakpedulian pemimpin yang bisa menjadikan distorsi yakni ketidakinginan pimpinan untuk membuka komunikasi dua arah. Komunikasi dua arah berdasarkan pandangan mereka yakni pemimpin menawarkan instruksi kerja dan karyawan memberikan laporan aktivitas.
Apa perjuangan yang dapat dilaksanakan untuk meminimalkan distorsi komunikasi organisasi?
1.Menetapkan lebih dari satu akses komunikasi
2.Menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi
3.Menghilangkan gap/jurang pemisah antara pembuat keputusan dengan pemberi info
4.Mengembangkan pembuktian gangguan pesan.