Defenisi Dan Penggolongan Laporan Bisnis

Arti Dan Penggolongan Laporan Bisnis

1. Pengertian Laporan Bisnis

Untuk dapat melakukan sebuah kegiatan operasi secara efisien, perusahaan perlu berbagai macam jenis laporan. Apapun posisi Anda, baik selaku instruktur administrasi, akuntan, ilmuan, eksekutif ingusan, supervisor, wakil direktur atau peneliti, Anda mungkin mesti menulis suatu laporan kepada atasan Anda. Seringkali efektivitas suatu laporan yang Anda suguhkan akan menjadi materi pertimbangan kepada promisi maupun honor Anda. Untuk itu, Anda perlu mengetahui bagaimana menciptakan suatu laporan bisnis secara efisien dan efektif.

Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Busines Communications” memberikan definisi ihwal laporan bisnis (busines report) sebagai sebuah laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan planning penyuguhan fakta terhadap seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan (bisnis) selaku suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan berita dari sebuah bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan persoalan.

Atas dasar definisi tersebut, maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa satu laporan bisnis memiliki berbagai karakteristik mirip netral, tidak memihak, objektif, penyampaian informasi baik intern maupun eksten, lazimnya diminta oleh mereka yang mempunyai kewenangan yang lebih tinggi dan mempunyai suatu tujuan tertentu, yaitu menolong pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Biasanya sebuah laporan menghidangkan secara lebih rinci yang dikemas dalam bentuk memo atau versi satu halaman surat bisnis. Laporan membutuhkan perhatian yang lebih dalam pengorganisasian, alat bantu visual, dan teknik-teknik lain yang memungkinkan suatu laporan dapat dan mudah dibaca. Laporan juga mampu menawarkan manfaat dan tujuan suatu penyajian laporan yang akurat, informasi yang logis dan tidak emosional. Suatu laporan mungkin mampu kedua-duanya, baik tertulis atau mulut. 

Bagi sebuah perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis dipakai untuk memenuhi aneka macam kebutuhan antara lain: 

2. Penggolongan Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam aneka macam cara penggolongan baik berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau tampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan perternuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat diterangkan berikut ini.

a. Menurut Fungsinya

Menurut fungsinya, sebuah laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi isu atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi gosip (informational report) menyuguhkan fakta-fakta dan rangkuman-tanpa melaksanakan analisis, kesimpulan, atau usulan. Nama lain untuk laporan informasional yaitu Laporan Perkembangan (progress reports), Laporan Sementara (interm reports), dan Laporan Thwulan (quarterly Reports).

Laporan analitikal (analitycal report) menghidangkan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi anjuran . Laporan analitikal mungkin diberi label, contohnya laporan rekomendasi (recommendation reports), ajuan (ajuan), atau laporan justifikasi (justification reports).

b. Menurut Subjeknya

Menurut subjeknya, sebuah laporan mampu dibedakan menurut pada departemen mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai teladan, laporan akuntAnsi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan penjualan, laporan ekonomi, laporan bikinan, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan teknik.

c. Menurut Formalitasnya

Menurut formalitasnya, suatu laporan mampu dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan istilah laporan panjang (long reports); sedangkan laporan nonformal sering disebut juga dengan ungkapan laporan singliat (short reports). Laporan formal biasanya panjang-lebih dari 10 halaman-dan mencakup problem-dilema kompleks. Namun demikian, pemahaman panjang lebih dari 10 halaman dan “panjang” atau “pendek’ adalah beragam, tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

Laporan formal mencakup:

Body text: pendahuluan, isi, epilog.

Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, kesepakatan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar tabel.

Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar ungkapan, indeks.

Laporan informal umumnya cuma meliputi body text. Namun demikian, beberapa laporan informal mungkin meliputi judul halaman, pengantaran, catatan simpulan, dan lampiran.

d. Menurut Keasliannya

Menurut keasliannya, suatu laporan mampu dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela; juga apakah publik atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) ialah sebuah laporan yang dibentuk atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite; laporan sukarela (voluntary reports) yakni suatu laporan yang dibentuk atas inisiatif Anda sendiri. Laporan swasta (private reports) ialah suatu laporan yang dibuat perusahaan-perusahaan swasta. Laporan publik (public reports) adalah sebuah laporan yang dibentuk oleh forum-lembaga pernerintah, tergolong sekolahsekolah, rumah sakit-rumah sakit, atau forum-forum lain yang dibiaya oleh negara.

e. Menurut Frekuensinya

Menurut frekuensinya, suatu laporan mampu dibedakan atas dasar apakah secara. terencana atau khusus. Laporan bersiklus (periodic reports) dapat dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang tergolong laporan terpola antara lain laporan bursa saharn setiap jam, laporan pemasaran tiap hari, laporan ongkos tiap sepekan, laporan produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite tiap kuartar, dan laporan budget tahunan. Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan terhadap suatu berita timbul. Laporan khusus (special reports) meliputi sebuah suasana atau kejadian yang unik (khusus) mirip hadirnya krisis dalam suatu perusahaan.

f. Menurut Jenisnya

Menurut jenis atau penampilannya, sebuah laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenlis laporan mampu bersifat informal (laporan singkat/short reports) maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal mencakup laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

1) Laporan Memorandum

Laporan memorandum (memorandum reports) ialah sebuah laporan yang memakai format memo adalah kepada, dari, subjek, dan tanggal.

2) Laporan Surat

Laporan surat (letter reports) ialah sebuah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan bab acuan. 

3) Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang telah tercetak, arahan, baris-baris kosong.

4) Laporan Formal

Laporan formal (formal reports) lazimnya lebih panjang ketimbang laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long reports).

g. Menurut Kegiatan Proyek

Dalam melakukan suatu proyek, terdapat figa jenis laporan, yakni laporan pendahutuan (preliminary reports), laporan pertumbuhan, (progress reports), dan laporan final (simpulan reports). Laporan pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang diperlukan, dan bagaimana melakukan peladhan pegawai. Selanjutnya, setelah proyek berjalan, perlu disusun laporan kemajuan secara berkala. Pada dikala proyek berakhir, dibuatlah laporan tamat.

h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan

Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan ke dalam agenda (jadwal), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan perternuan (proceedings). Agenda yakni suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu Perternuan berjalan. la meliputi jadwal pelaksanaan, dan topik yang mau dibahas dalam konferensi. Hal ini akan membantu peserta dalam merencanakan konferensi. Resolusi ialah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam sebuah konferensi. Notulen ialah laporan resmi dalam sebuah perternuan yang telah berjalan. la meliputi catatan semua hal yang terjadi dalam sebuah pertemuan. Laporan pertemuan yaitu suatu laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil konferensi atau konferensi penting.

A. Persiapan Sebelum Menulis Laporan Bisnis

Persiapan ialah sesuatu yang sangat penting dalam segala faktor, begitu nya dengan menciptakan laporan. Adapun antisipasi yang diharapkan sebefum enulis laporan mencakup paling tidak 4 tahapan sebagai berikut:

1. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup

Tahap pertarna penyusunan rencana adalah melaksanakan analisis masalah, yang encakup tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan, mirip: Apa yang diinginkan?, Berapa banyak?, Mengapa?, dan kapan, akan menolong Anda dalam menetapkan persoalan, tujuan, ruang up, keterbarasan (dana dan waktu), dan judul sebuah laporan.

2. Pertimbangkan Siapa Yang Akan Menerima Laporan

Memvisualisasikan pembaca atau pendengar Anda dan keperluan mereka yakni tahapan yang penting dalam menyiapkan laporan bisnis. Dalam mepersiapkan laporan bisnis perlu diperhitungkan banyak sekali hal yang berhubungan dengan audience. Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang mau mendapatkan laporan tersebut, baik dari sisi pendidikannya, pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan biar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience dapat genai sasarannya.

3. Menentukan Ide atau Gagasan

Dalam tahap ini, tuliskan sernua ide yang terlintas, secara umum. Kemudian buatlah laporan menurut rencana kerja yang rind. Untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk memilih info apa yang Anda perlukan. Sebagai teladan, kalau tujuan Anda yaitu mencari penyebab tingginya tingkat perputaran dalam perusahaan, Anda mampu menuangkan ilham-inspirasi yang berkaitan dengan keadaan kerja, supervisi, honor, dan kebijakan promosi. Kemudian Anda mungkin memikirkan subdivisi dari topik-topik tersebut. Kondisi kerja dapat meliputi lingkungan fisik (lokasi kantor, pabrik, kafe) dan faktor-aspek nonfisik, seperti wangi dan kegaduhan.

4. Mengumpulkan Bahan Yang Diperlukan

Tahap keempat dalam menyiapkan laporan yaitu mengumpulkan fakta yang dibutuhkan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Untuk beberapa laporan mungkin Anda memiliki data di dalam kenangan Anda. Meskipun demikian, Anda mungkin perlu juga mencari data-data aksesori dengan melaksanakan observasi sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dolcumen pernerintah, ensiklopedia) dan observasi primer (mencari data dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara, daftar pertanyaan).

5. Menganalisis dan Menafsirkan Data

Untuk laporan singkat, tahap ini cuma memerlukan waktu yang sungguh singkat. Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini membutuhkan waktu yang lebih usang. Analisis atau penafsiran Anda haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta relevan.

6. Mengorganisasi Data dan Mernpersiapkan Outline Akhir

Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda mampu mengorganisasikan hasil ternuan dan membuat outline selesai. Tetapi, sebelum mempersiapkan outline, Anda perlu tahu tubuh laporan dan menimbang-nimbang aneka macam metode pengorganisasian dan outline.

Setelah Anda menuntaskan 6 tahap antisipasi, langkah berikutnya adalah ialah membuat bab pokok laporan bisnis yang mencakup pendahuluan, teks (text), dan penutup.

B. Bagian Pokok Laporan Bisnis

1. Pendahuluan 

Dalam bab pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu diperhitungkan, antara lain:

a. Pemberi Kuasa ialah orang yang merninta laporan.

b. Layout atau Rencana Presentasi menceriterakan terhadap pernbaca apa saja yang hendak dibahas dalam laporan bisnis.

c. Masalah umumnya didefinisikan pada awal-permulaan bagian pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.

d. Maksudpenulisan laporan bisnis harus nampak dalam. bagian. pendahuluan. Elemen tersebut ialah hal. yang sangat penting dalam suatu laporan bisnis. Istilah lain yang sama antara lain: tujuan, misi, strategi, atau sasaran.

e. Ruang Lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas sebuah pokok bahasan untuk suatu laporan bisnis.

f. Metodologi mengacu pada sistem pengumpulan isu. Anda dapat mendapatkan data dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan atau melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.

g. Sumber-sumberprimer atau sekunder, yang mencakup antara lain: publikasi (majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, surat, memo, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya. Jika Anda menulis laporan ihwal pengalaman. bisnis Anda sendiri, maka pernyataan yang Anda tulis dalam. sebuah laporan bisnis yakni ialah sumber.

h. Latar Belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan, jikalau pembaca perlu latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan pengertian yang terang kepada sebuah pokok bahasan.

i. Definisi Istilah perlu dicantumkan jika Anda menggunakan perumpamaan yang memiliki beberapa penafsiran. Anda harus menerangkan kepada pembaca definisi yang Anda maksudkan.

j. Keterbatasan misalnya dalam hal. dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan. yang ada sebelurn melakukan penelitian lebih lanjut. 

k. Rekomendasi menerangkan wacana keputusan yang perlu di laporkan di dalam suatu laporan bisnis, misalnya keputusan antara membeli mesin gres atau mesin setengah pakai, restrukturisasi karyawan, tunjangan uang pesangon, menambah perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardwar ), membangun kantor perwakilan, dan sebagainya. Karena pembaca membaca secara rinci dalam laporan, beliau tahu bagaimana fakta yang ada besar lengan berkuasa kepada keputusan yang sudah diambil.

Untuk laporan singkat, beberapa bagian tersebut, dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan terpola, judul pendahuluan mampu dihilangkan jikalau isi setiap kurun sama dan pembaca sudah mengetahuinya.

2. Teks

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis yaitu isi teks (laporan). Dalam. bagian ini, Anda membicarakan dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bab. ini dapat membantu Anda mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang bagus, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan dan membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.

3. Penutup

Bagian epilog berfungsi umuk merangkum laporan secara menyeluruh mengambil kesimpulan, atau memberi nasehat. Pengambilan kesimpular harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukkan materi-bahan yan baru, yang sama sekali belum dibahas dalam bagian pembahasan. Pada bab epilog, Informational Report disebut rangkuman dan Analytical Report disebu kesimpulan, anjuran , atau kesimpulan dan saran. Bagian epilog sendiri diberi j udul planning tindakan atau proposisi.

a. Rangkuman

Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadang periode hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kekurangan, atau manfaat dan kerugian.

b. Kesimpulan

Kesimpulan berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat langsung penulis.

C. Rekomendasi

Rekomendasi menyarankan suatu acara tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang sudah dibentuk.

d. Rencana Tindakan

Rencana tindakan sebagai pernyataan terakhir yang meliputi waktu pelaksanaan acara, budget yang diharapkan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/proyek yang mau dilakukan.

e. Proposisi

Istilah proposisi dewasa ini dipakai dalam dunia akademis atau jurnal selaku sebuah pernyataan yang tegas, permintaan yang didasarkan pada sebuah laporan atau postingan.

Bentuk penyusunan suatu laporan mempunyai pesona tertentu yang mau mempengaruhi pembacanya. Oleh sebab itu, selain maksud dan subjek laporan, kandidat. pembaca laporan juga mesti Anda pikirkan manaka6 Anda. memilih rencaKia organisasional untuk seluruh badan laporan (body report) dan bagian teks. Kemudian, Anda perlu membuat topik bahasan dengan benar.

C. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis

Ada dua cara yang mampu digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis adalah cara deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif sebab pembaca ingin tahu lebih dini tentang kesimpulan dan nasehat laporan bisnis. I

a. Cara Deduktif

Kata deduktif (deductive) atau langsung (direct), berard menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau, menjelaskan wangsit pokok atau saran apalagi dulu, sebelum hal-hal yang rinci diterangkan. 

Dalam suatu laporan panjang, pembaca umumnya lebih senang memakai cara deduktif alasannya beliau memperlihatkan kepada pembacanya sebuah gambaran yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. jika bab tamat tidak diungkapkan pada awal (permulaan) laporan, mungkin pembaca akan melalui atau mengabaikan bahasan yang rinci agar da at secepatnya mengenali bab tamat (terminalsection) laporan gres kemudian, kembali lagi ke bab awal. Secara umum, Anda dapat memakai cara deduktif, jika pembaca Anda mempunyai karakteristik selaku berikut:

1. Eksekutif yang sibuk.

2. Lebih suka untuk memilih sesuatu dengan secepatnya.

3. Ingin mengenali good news atau berita netral.

4. Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih gampang jikalau kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan.

5. Ingin mengenali pandangan penulis dengan secepatnya.

6. Lebih menggemari laporan yang disusun dengan cara deduktif

b. Cara Induktif

Cara induktif berlainan cara penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara induktif Anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum pandangan baru-ide pokok, kesimpulan atau nasehat dikemukakan. Anda menyajikan fakta-fakta serta materi-materi pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau rekomendasi. Anda dapat menggunakan cara induktif, kalau pembaca Anda mempunyai karakteristik selaku berikut:

1. Ingin mengenali klarifikasi secara rinci terlebih dulu untuk mampu mengerti kesimpulan dan rekomendasinya.

2. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (badnews).

3. Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan mampu menerimanya.

4. Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bab akibatnya saja.

5. Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif

2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis yakni memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehinggaterbentuk bagian teks laporan bisnis. Anda mesti membuat keputusan sebelum mulai menulis laporan. Anda mampu berbagi teks dengan cara-cara berikut ini :

a. Membuat Topik-topik atau Kriteria

Cara ini merupakan hal yang biasa dalam membuat suatu laporan.

Judul utarna laporan Anda mungkin memakai standar tolok ukur, faktor-aspek, pernecahan duduk perkara, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan Anda adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dari perusahaan lain, keputusan pertama yaitu bagaimana menentukan kriteria yang paling penting.

b. Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kijadian-kdadian

Dalam pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan dapat menggunakan aturan secara kronologis. Periode waktu, seperti tanggal, bulan, tahun, jam, isu terkini akan lebih sesuai dengan pokok bahasannya.

c. Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat

Organisasi ini yakni bermanfaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di rumah, pabrik, kantor, sentra perbelanjaan, perusahaan internasional dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke aneka macam penjuru dunia.

d. Menjelaskan sebuah proses atau mekanisme

Cara pengembangan ini nyaris sama dengan pendekatan kronologis.

Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahapan akal, operasi mesin, tahapan mekanisme melakukart tabungan atau penarikan tabungan.

e. Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet

Pada urutan pertama memperlihatkan pandangan baru-wangsit, kejadian-peristiwa, atau topik yang terpenting, berikutnya kurang penting, atau tidak penting.

f. Menyusun urutan tingkatjami & tritas

Cara pengembangannya dengan menyuguhkan hal-hal yang paling sederhana (simple) atau familiar kemudian meningkat ke hal-hal yang lebih kompleks atau yang kurang familiar. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan Anda akan lebih mudah mengerti hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui.

g. Menyusun sumber-sumberyang digunakan

Metode ini kurang disukai, kecuali Anda yakin kepada pembaca bahwa mereka sungguh kesengsem terhadap sumber informasinya. Anda mampu menggunakan cara ini jikalau, misainya, Anda melaporkan spesialis yang berpidato di gedung perternuan pada perusahaan Anda dan Anda diminta untuk hadir.

h. Pemecahan Masalah

Cara yang populer ini membicarakan persoalan terlebih dulu, kemudian diikuti dengan cara pernecahan masalahnya. Cara ini lazim dipakai untuk mengorganisasi suatu. presentasi yang bersifat persuasi.

3. Metode Outline

Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi badan dan teks laporan, Anda akan mengontrol judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam sebuah outline. Suatu outline yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih, outline ialah alat yang paling penting dan ekonomis waktu. Ia akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panj ang (laporan formal), dia j uga akan menj adi daftar isi laporan Anda.

Sebelum Anda menulis laporan, outline menolong Anda untuk menyaksikan hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengevaluasi keterkaitan keseluruhan di dalam sebuah susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda membahas judul dan subjudul, terlebih dulu akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme dalam judul.

a. Jenis-jenis judul

Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan kedalam 4 judul, adalah: (1) judul topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), dan (4) judul variant (variant headings). judul topik merupakan judul yang paling familiar atau biasa . Mereka terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat. judul kalimat lengkap selalu meliputi subjek dan predikat. judul kalimat imperatif (seperti perintah) dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek. Judul variant umumnya dimulai dengan participle.

Berikut ini yaitu contoh jenis-jenis judul:

b. Format Outline

Untuk outline singkat/pendek (short outlines) (hanya tiga atau empat judul dan subjudul), Anda mungkin lebih baik menentukan format yang sederhana (simple). Sedangkan untuk outline yang panjang, Anda dapat memakai salah satu dari ketiga cara yang tersedia.

Kombinasi angka-abjad (numerical-letter combination) adalah yang paling populer dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem decimal (decimal system) lebih banyak dipakai dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi abjad-angka lebih banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan abjad-huruf sebelurn hingga pada judul terutama.

Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal yakni:

1. Tempatkan pandangan baru-pandangan baru yang paling penting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkanpanjanglaporan, subjek, dan pembaca.

2. Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masingmasing bagian. 

3. Jika Anda membagi sebuah topik, paling t1dak Anda mempunyai dua subjudul, misalnya A. 1 dan A.2.

4. Gunakan pendapatdengan baik, jangan terlampau banyak dan jangan terlalu sedikit untuk subjudul.

5. Tidak pernah memakai judul Laporan sebagai bagian judul.

C. Paralelisme dalam judul

Semua judul mesti paralel, artinya mempunyai tingkat yang serupa dalam setiap bagian outline. Ini mempunyai arti bahwa mereka harus memiliki bentuk gramatikal yang serupa, mirip ialah kata benda, frase, atau kalimat. Sebagai acuan, paralelisme variasi angka-abjad mampu digambarkan selaku 1, 11, 111, IV, V; A, B, C, D di bawah 1; 1, 2, 3 di bawah ILA; I dan 2 di bawah ILB; a dan b dibawah II.B.2 dan seterusnya.