Anggaran merupakan suatu tata cara yang sungguh penting untuk mendukung keberhasilan perusahaan dalam meraih tujuannya. Tanpa adanya perencanaan penyusunan dan penerapan budget yang baik, maka pihak manajemen tidak akan dapat mengarahkan langkah perusahaan dengan efektif dan efesien.
Menurut Gunawan Adi Saputro dan Marwan Asri (2003 : 50): fungsi budget terbagi ke dalam :
a. Bidang perencanaan
b. Bidang koordinasi
c. Bidang pengawasan
Baca Juga Sambungan dari Makalah ini
a. Bidang Perencanaan
1) Berdasarkan kegiatan-aktivitas pada pengusutan-pengusutan studi dan observasi-observasi. Mungkin budget berguna untuk menolong manajemen meneliti, mempelajari persoalan-persoalan yang berhubungan dengan acara yang hendak dikerjakan. Dengan kata lain, sebelum mempersiapkan acara, manajer menyelenggarakan penelitian dan pengamatan-observasi terlebih dahulu. Kebiasaan membuat planning-planning akan menguntungkan semua aktivitas. Terutama acara-kegiatan yang bekerjasama dengan kebutuhan finansial, tingkat persediaan, akomodasi-kemudahan produksi, pembelian, pengiklanan, pemasaran, sales promotion, pengembangan produk, eskpansi dan lain-lain.
2) Mengerahkan seluruh tenaga dalam perusahaan dalam menentukan arah/aktivitas yang paling menguntungkan. Anggaran yang disusun untuk waktu panjang dan skedul yang teratur, akan sangat membantu dalam mengerahkan secara sempurna tenaga-tenaga kepala bab salesmen, kepala cabang dan semua tenaga operasional.
3) Untuk menolong atau menunjang akal-budi perusahaan.
4) Menentukan tujuan-tujuan perusahaan. Manajemen yang dapat memilih maksudnya secara jelas dan logis (mampu dikerjakan) yaitu administrasi yang mau sukses. Penentuan tujuan ini dibatasi oleh beberapa faktor. Anggaran mampu menolong manajemen dalam menentukan mana tujuan yang mampu dikerjakan dan mana yang tidak.
5) Membantu menstabilkan potensi kerja yang tersedia. Seorang majikan yang baik tidak akan pernah mengabaikan atau mempedulikan kemakmuran pegawainya. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja yang bagus akan menimbulkan dapat dihindarikannya keunggulan dan kekurangan tenaga kerja. Tanpa rencana wacana kebutuhan tenaga kerja, menjadikan terpaksa diberhentikannya selaku buruh yang berlebihan. Bila terus menerus berjalan hal ini akan menjadikan tidak stabilnya tingkat employment dan meningkatnya biaya pengelolaan tenaga kerja.
6) Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisik secara lebih efektif. Dengan disusun perencanaan yang jelas, dapat dihindarkan biaya-ongkos yang timbul alasannya adalah kapasitas yang berlebihan. Pemakaian alat-alat fisk yang efektif dan irit akan membantu tujuan selesai perusahaan ialah keuntungan yang maksimum.
b. Dalam Bidang Koordinasi
1) Membantu mengkoordinasikan aspek manusia dengan perusahaan. Dalam beberapa situasi mungkin aspek relasi manusia dengan perusahaan ini yaitu yang paling penting. Seringkali terjadi kasus di mana manajer tidak tahu apa yang akan dilakukannya di tahun-tahun mendatang. Akibatnya kadang kala manajer prustasi dan merasa kian lama makin tidak bisa mengatasinya. Penyusunan rencana yang jelas (berupa anggaran) membantu manajer menanggulangi persoalan itu, sehingga dia kembali merasa adanya korelasi antara kemampuannya dengan perusahaan yang dipimpinnya.
2) Menghubungkan aktivitas perusahaan dengan musim dalam dunia usaha. Dalam observasi-observasi yang telah dilakukan terlihat bahwa ekspresi dominan keuntungan yang didapat oleh perusahaan tergantung juga terhadap kondisi dunia usaha kebanyakan. Karena dengan disusunnya budget, dapat dinilai apakah rencana tersebut sesuai dengan keadaan dunia perjuangan yang hendak diraih.
3) Menempatkan penggunaan modal pada saluran-saluran yang menguntungkan, dalam arti seimbang dengan program-program perusahaan. Sebelum membelanjakan uangnya, perusahaan mesti mempelajari terlebih dahulu jalan masuk-kanal mana yang menguntungkan atau yang paling cocok dengan acara perusahaan. Sebagian dana dipakai untuk perlengkapan dan persediaan barang, sedangkan bab lainnya dipergunakan untuk promosi dan biaya pemasaran lain. Kedua bagian tersebut mesti sepadan, tanpa penyusunan rencana yang bagus mungkin saja terjadi persediaan barang terlalu jauh di atas kemampuan pemasaran atau buatan.
4) Untuk mengenali kekurangan-kekurangan dalam organisasi. Setelah rencana yang bagus disusun dan lalu dikerjakan, kekurangan-kekurangan dapat dilihat untuk kemudian diperbaiki.
c. Dalam Bidang Pengawasan
1) Untuk mengawasi acara-kegiatan dan pengeluaran-pengeluaran. Di tampang telah dibilang bahwa tujuan utama penyusunan rencana yaitu memilih aktivitas yang paling menguntungkan. Kegiatan tersebut tidak cuma direncanakan saja, namun di dalam pelaksanaannya mesti diadakan pengawasan biar betul-betul mirip yang direncanakan. Beberapa kegiatan dan pengeluaran sungguh perlu diawasi.
Umpamanya :
- Kegiatan promosi penjualan, adakala mengeluarkan terlalu banyak biaya tanpa menghasilkan kenaikan penjualan yang sebanding.
- Kegiatan bikinan yang terlalu jauh menyimpang dari planning sehingga harga pokok per unit produk demikian tinggi.
2) Untuk pencegahan secara lazim pemborosan-pemborosan, bekerjsama ini ialah tujuan yang paling lazim dibandingkan dengan penyusunan budget. Kontrol terhadap pelaksanaan diperlukan dapat meminimalisir pemborosan-pemborosan.
Beberapa tujuan disusunnya anggaran berdasarkan Nafarin (2004:15) yakni sebagai berikut :
- Digunakan selaku landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan penggunaan dana.
- Memberikan batas-batas atas jumlah dana yang dicari dan digunakan,
- Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana, sehingga dapat memudahkan pengawasan.
- Merasionalkan sumber dan investasi dana biar dapat mencapai hasil yang optimal.
- Menyempurnakan planning yang telah disusun, karena dengan budget lebih terang dan faktual terlihat.
- Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap tawaran yang berhubungan dengan keuangan.
Penggunaan anggaran juga memperlihatkan beberapa manfaat atau kelebihan pada organisasi pemakaiannya, mirip yang dikemukakan oleh Nafarin (2004 : 15) sebagai berikut :
- Segala acara mampu terarah pada pencapaian tujuan bareng .
- Dapat dipakai sebagai alat menganggap kelebihan dan kelemahan pegawai.
- Dapat memotivasi pegawai.
- Menimbulkan tanggung jawab tertentu pada pegawai.
- Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu.
- Sumber dana mirip tenaga kerja, perlengkapan, dan dana mampu dimanfaatkan seefisien mungkin.
- Alat pendidikan bagi para manajer.
Disamping mempunyai faedah atau keunggulan-kelebihan tersebut di atas, Nafarin (2004 : 16) juga menerangkan bahwa anggaran juga memiliki kekurangan -keterbatasan atau kelemahan yang perlu diperhatikan, antara lain :
- Anggaran dibentuk berdasarkan taksiran dan perkiraan, sehingga mengandung unsur ketidakpastian.
- Menyusun anggaran yang cermat memerlukan waktu, duit, dan tenaga yang tidak sedikit, sehingga tidak semua perusahaan mampu menyusun budget secara lengkap (komprehensif) dan akurat.
- Bagi pihak yang merasa dipaksa untuk melakukan budget mampu menyebabkan mereka menggerutu dan menentang, sehingga budget tidak akan efektif.
2.4. Prosedur Penyusunan Anggaran : Klik Disini