Bagian Ii(1), Makalah Manajemen Perkantoran

2.1. Pengertian Anggaran 

Sistem penganggaran lebih biasa digunakan dalam perusahaan yang lebih besar, dimana tehnik-tehnik yang dirumuskan sering menolong administrasi. Akan tetapi perusahaan yang lebih kecil juga menggunakan budget. Beberapa literature yang menawarkan teori tentang anggaran secara lazim menawarkan desain yang sama kepada pemahaman budget meskipun defenisi budget berlawanan-beda.

Anggaran ialah salah satu bentuk planning-rencana yang mungkin disusun meskipun tidak semua rencana dapat disebut selaku budget. Untuk menerima pemahaman dari anggaran, maka berikut dikemukakan usulan dari para hebat diantaranya :

Menurut Munandar (2003 : 1) Pengertian anggaran yakni :

Suatu planning yang disusun secara sistematis, yang mencakup seluruh aktivitas perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk rentang waktu (era) tertentu yang akan datang.

Menurut Nafarin (2004 : 12) : “Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun menurut acara-program yang sudah disahkan”.

Menurut Mulyadi (2003 : 488) Anggaran adalah :

Rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter dan satuan ukuran waktu lainnya, yang meliputi rentang waktu satu tahun.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas diketahui bahwa anggaran perusahaan atau yang lebih sering disebut sebagai anggaran ini mempunyai definisi yang bermacam-macam, namun apabila diamati dengan teliti masing-masing definisi tersebut akan memiliki pemahaman yang serupa. Perbedaan yang ada kebanyakan yaitu berkisar pada titik berat budget tersebut, apakah kepada prosedurnya ataukah kepada isi budget yang akan disusun.

Anggaran perusahaan ialah perencanaan secara formal dari seluruh acara perusahaan didalam jangka waktu tertentu yang dinyatakan dalam unit kuantitatif (moneter). Anggaran perusahaan ialah sebuah perencanaan yang disusun secara formal didalam perusahaan tersebut yang meliputi seluruh aktivitas perusahaan. Kegiatan yang dijadwalkan ini bukannya tanpa tenggat waktu, melainkan akan dibatasi untuk rentang waktu tertentu saja sebagai satuan yang dipakai dalam budget perusahaan ini ialah satuan moneter (rupiah).

2.2. Jenis-Jenis Anggaran

Sebelum membicarakan jenis budget ada baiknya bila dikenali lebih dulu apa itu budget. Anggaran yaitu planning tertulis yang disusun secara sistematis dan terperinci dalam bentuk angka-angka dalam ukuran duit (satuan kuantitatif) dimana perusahaan menggunakannya selaku pedoman dalam pelaksanaan acara pada masa yang mau tiba dan merupakan dasar untuk tujuan pengawasan.

Menurut Nafarin (2004 : 22): Anggaran operasional yaitu :

Anggaran untuk menyusun budget laporan keuntungan rugi. Anggaran operasional antara lain berisikan : anggaran penjualan, anggaran biaya pabrik, anggaran beban usaha dan budget laporan keuntungan rugi. Anggaran beban usaha terdiri atas budget pemasaran dan anggaran administrasi dan lazim.

Berdasarkan kutipan di atas dapat diketahui bahwa budget operasional dari beban perjuangan terdiri atas budget pemasaran dan anggaran beban manajemen dan biasa .

Anggaran ongkos operasi berisikan berbagai macam ongkos, adapun jenis-jenis biaya operasi menurut Sinuraya (2003 : 6) : “Beban operasi itu terbagi dua ialah: beban penjualan dan beban manajemen dan umum”.

1. Anggaran Penjualan

Menurut Munandar (2003 : 49) Anggaran Penjualan :

Anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci ihwal penjualan perusahaan selama periode yang mau datang, yang di dalamnya mencakup planning tentang jenis (mutu) barang yang mau dijual, jumlah (kuantitas) barang yang akan dijual, harga barang yang hendak dijual, waktu pemasaran serta daerah (daerah) penjualannya.

Berdasarkan kutipan di atas yang termasuk dalam beban pemasaran yakni :

a) Gaji pegawai bab penjualan
b) Komisi pemasaran
c) Pembungkus barang-barang yang dijual
d) Biaya pengangkutan barang yang dijual
e) Biaya iklan
f) Contoh-acuan yang dikirim terhadap langganan secara gratis
g) Dan lain-lain

Yang dimaksud anggaran ongkos penjualan menurut Munandar (2003 :205) yakni

Anggaran yang merencanakan lebih jelas perihal biaya-ongkos yang terjadi serta terdapat dilingkungan bagian penjualan, serta bagian-bagian lain yang berafiliasi dengan acara-acara yang dikerjakan oleh bagian pemasaran yang di dalamnya meliputi planning perihal jenis biaya penjualan, jumlah ongkos pemasaran, dan waktu (kapan) biaya penjualan tersebut terjadi dan dibebankan yang masing-masing dikaitkan dengan tempat (departemen) dimana ongkos pemasaran tersebut terjadi.

Dari pengertian tersebut mampu dimengerti kalau perusahaan membagi bab penjualan menjadi beberapa bab (departemen), maka rencana perihal biaya pemasaran dari masing-masing bab tersebut juga mesti dirinci dan dipisahkan secara terperinci.

Beberapa bagian (departemen) yang biasa dipakai perusahaan antara lain :
a) Bagian penawaran spesial
b) Bagian transaksi
c) Bagian ekspedisi
d) Bagian purna jual
e) Bagian pengembangan dan observasi pasar

Di dalam penyusunan budget biaya penjualan yakni beberapa aspek yang harus diperhitungkan antara lain :

a) Anggaran penjualan
b) Berbagai persyaratan yang telah ditetapkan oleh perusahaan
c) System pembayaran upah (honor)
d) Metode depresiasi
e) Metode alokasi ongkos

2. Anggaran Beban Administrasi dan Umum

Menurut Munandar (2003, hal 187) pemahaman anggaran biaya manajemen yakni

Anggaran yang mempersiapkan secara lebih terperinci perihal ongkos yang terjadi serta ongkos lain yang sifatnya untuk kebutuhan secara keseluruhan, yang di dalamnya meliputi planning ihwal jenis ongkos manajemen, jumlah ongkos manajemen, dan waktu (kapan) biaya administrasi tersebut terjadi dan dibebankan, yang masing-masing dikaitkan dengan daerah (departemen) dimana biaya manajemen tersebut terjadi.

Hal ini menggambarkan bahwa jika perusahaan membagi kantor manajemen menjadi beberapa bab, maka rencana ihwal ongkos administrasi dan masing-masing bagian tersebut juga mesti diperinci dan dipisahkan secara terang.

Termasuk dalam beban ini yaitu :

1. Gaji pegawai bagian adminstrasi

2. Biaya tulis menulis

3. Penyusutan atau stress bangunan kantor
4. Penyusutan atau tertekan inventaris kantor
5. Biaya telefon
6. Biaya listrik
7. Gaji pimpinan perusahaan dan staf
8. Dan lain-lain

Biaya operasi ini sifatnya berubah-ubah sejalan dengan kegiatan perusahaan atau umumnya biaya operasi ini tergolong pada ongkos variabel.
Ada beberapa bagian yang umumnya dipergunakan dalam kantor administrasi dan lazim antara lain :
a) Bagian secretariat
b) Bagian keuangan
c) Bagian perlengkapan
d) Bagian personalia
e) Bagian perhubungan

Dalam penyusunan anggaran ongkos manajemen ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan budget biaya administrasi antara lain :

a) Anggaran penjualan
b) Anggaran unit yang diproduksikan
c) Berbagai kriteria yang sudah ditetapkan perusahaan
d) System pembayaran upah (honor)
e) Metode depresiasi
f) Metode alokasi biaya

Adapun kegunaan anggaran ongkos penjualan dan anggaran ongkos administrasi dan biasa secara khusus adalah memiliki kegunaan selaku dasar untuk menyusun budget kas. Hal ini disebabkan sebab sebagian dari ongkos pemasaran dan ongkos administrasi dan umum tersebut memerlukan pengeluaran kas.
Contoh budget Biaya Penjualan dan Administrasi mampu dilihat berikut ini :

Elite Accessories Inc.

Anggaran Biaya Penjualan dan Administrasi

Untuk Tahun Yang Berakhir 31 Desember 2003

Biaya Penjualan :

Biaya honor tenaga kerja……………………………………$ 715.000

Biaya iklan………………………………………………… 360.000

Biaya perjalanan…………………………………………… 115.000

Total biaya pemasaran…………………………………………$ 1.190.000

Biaya Administrasi :

Biaya gaji pejabat kantor…………………………………$ 360.000

Biaya gaji pegawai kantor……………………………….. 258.000

Biaya sewa kantor………………………………………… 34.000

Biaya peralatan kantor……………………………….. 17.500

Biaya manajemen rupa-rupa…………………………….. 25.000

Total ongkos manajemen…………………………………….. 695.000

Total biaya pemasaran dan administrasi………………………………..$ 1.885.000