Unsur-Unsur Surat Dinas dan Surat Resmi
Surat dinas dan surat resmi memiliki unsur-unsur yang sama, yaitu: kepala surat, tanggal surat, lampiran, tentang, alamat tujuan surat, salam pembuka, isi surat, salam epilog, tanda tangan, nama jelas, jabatan, tembusan, dan inisial.
Selain penggunaan bahasa yang bersifat formal, dalam penulisan bagian-unsurnya surat juga mesti mematuhi kaidah penulisan bahasa yang tepat dengan ejaan yang disempurnakan. Berikut beberapa hal yang mesti diamati dalam menulis surat:
1. Penulisan Kepala Surat
Kepala surat memiliki kegunaan untuk menawarkan isu kepada akseptor surat ihwal nama, alamat, serta keterangan lain yang berhubungan dengan instansi atau tubuh pengantarsurat. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.
Kata jalan dituliskan lengkap jalan, tidak singkat Jl. atau Jln. Jika kantor tersebut memiliki nomor telepon, tuliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula singkatan Telp. atau Tilp. Kemudian, nomor telepon tidak perlu diberi titik alasannya adalah bukan merupakan suatu jumlah (Telepon 4536754, bukan Telpon 4.536.754).
2. Penulisan tanggal surat
Tanggal surat dinas tidak butuhdidahului nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Selanjutnya, nama bulan itu jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11; Februari menjadi Feb. atau 2). Tahun juga dituliskan lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, baik titik maupun tanda hubung.
Perhatikan penulisan tanggal surat dinas yang benar.
Kepala Surat
28 Oktober 2007
3. Penulisan Alamat Surat
Penulisan alamat (dalam) surat dikelola sebagai berikut:
a. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada segi sebelah kiri ini lebih menguntungkan ketimbang dituliskan di sebelah kanan alasannya adalah kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Kaprikornus, alamat yang cukup panjang pun mampu dituliskan tanpa dipenggal alasannya tempatnya cukup leluasa.
b. Alamat surat tidak diawali kata kepada alasannya kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengantarpun tidak didahului kata dari sebab kata dari berfungsi selaku penghubung intrakalimat yang menyatakan asal).
c. Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak disertai titik).
d. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, lazimnya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
e. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak dipakai. Demikian juga, bila alamat yang dituju itu mempunyai pangkat, mirip sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti eksekutif PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.
Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar:
Yth. Bapak Syakuro, B.A.
Yth. Bapak Darwino
Yth. Ir. Mariani
Yth. Kepala Desa Tajur
Yth. Kapten Sum.o
f. Penulisan kata jalan tidak singkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW lazimnya dituliskan lengkap dengan abjad kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan provinsi dituliskan dengan huruf permulaan kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos bila kota tersebut sudah memilikinya untuk memperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju.
Perhatikan contoh penulisan alamat di bawah ini:
Yth. Kepala Biro Umum
Departemen …..
Jalan Menteng Raya No. 5
Jakarta Pusat 12254
Adakalanya alamat yang dituju oleh penulis tidak terang. Misalnya, penulis surat tidak tahu persis terhadap siapa surat tersebut dialamatkan, apakah kepada direktur, kepada sekretarisnya, ataukah kepada kepala bab personalianya.
Kalau demikian permasalahannya, penulis surat mesti menggunakan alamat yang umum saja, seperti pimpinan sehingga alamat itu, contohnya, ditulis sebagai berikut:
Yth. Pimpinan Pabrik Minyak Lam Kiau
Jalan Tabing No. 10
Padang
Jika kita berkirim surat kepada seseorang menurut iklan surat kabar, mirip iklan dalam Kompas atau dalam Suara Pembaharuan, hendaklah surat itu ditujukan kepada pemasang iklan tersebut, dan bukan kepada iklannya. Oleh alasannya adalah itu, alamat yang benar menurut kaidah bahasa yaitu alamat yang ditujukan terhadap pemasangnya, mirip teladan berikut :
Yth. Pemasang Iklan
pada harian Kompas
Kotak Pos 2619 Jakarta 10001
di Bawah No. 658
Dalam alamat yang dituju kadang kala digunakan akronim u.p. (untuk perhatian). Bentuk kependekan u.p. (u kecil diberi titik dan p kecil diberi titik) digunakan di depan nama bab dari sebuah instansi bila problem surat dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. tanpa diharapkan penentuan keb.aksanaan eksklusif pemimpin/kepala instansi yang bersangkutan.
Misalnya :
Misalnya :
Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
u.p. Kepala Subbagian Keuangan
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
4. Penulisan salam pembuka
Penulisan salam pembuka mengikuti hukum berikut. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya dituliskan kecil semua, lalu salam pembuka itu dibarengi tanda koma.
Ungkapan yang lazim dipakai sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral yaitu.
Dengan hormat, (D kapital, h kecil)
Salam sejahtera, (S kapital, s kecil)
Saudara …..,
Saudara ….. yang terhormat,
Bapak ….. yang terhormat,
Dr. Ir. Aceng Suherlan yang terhormat,
Prof. Adad Iskandar yang terhormat,
5. Penulisan Salam Penutup
Huruf permulaan kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. Sesudah salam epilog, dibubuhkan tanda koma.
Misalnya :
Misalnya :
Benar Salah
Salam takzim, Salam Takzim,
Salam kami, Salam Kami,
Hormat kami, Hormat Kami,
Wasalam, Wassalam,
6. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Surat dinas dianggap sah bila ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penunjuktangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan cuma karakter awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.
Di bawah nama penunjuktangan, dicantumkan nama jabatan selaku identitas penunjuktangan tersebut. Jika akan dicantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, bahwasanya pencantuman NIP bukan merupakan sebuah kewajiban.
Perhatikan teladan di bawah ini:
M. Taufik Arif
NIP. 130519977
Kepala
Perhatikan pencantuman tanda tangan, nama terang, dan jabatan di bawah ini:
Tanda tangan
Drs. Sungaji
Kepala
Tanda tangan
M.Arsalan, S.E.
Direktur
Tanda tangan
Prof. Dr. Sangkuni, M.Sc.
NIP. 130427722
Rektor
7. Penggunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b.
Bentuk a.n. (a kecil diberi titik dan n kecil diberi titik) dipakai jika penandatanganan dilaksanakan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Bentuk abreviasi a.n. dicantumkan di depan nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan itu.
Perhatikan bentuk penulisan bentuk abreviasi a.n. di bawah ini:
…………………………
a.n. Direktur Utama
PT Sumber Waras
Tanda tangan
Mardoni
Direktur Pemasaran
…………………………..
a.n. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan BNI 1946
Tanda Tangan
Nama terperinci
Sekretaris Pusdiklat
Bentuk abreviasi u.b. (u kecil diberi titik dan b kecil diberi titik) digunakan bila penandatanganan surat itu dijalankan oleh staf suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat atau lebih di bawah pimpinannya.
Perhatikan bentuk penulisan abreviasi u.b. di bawah ini :
………………………….
Kepala Kantor Wilayah
Departemen Tenaga Kerja
Propinsi….
u.b.
Tanda Tangan
Nama Jelas
Kepala Bagian Personalia
………………………………..
a.n. Gubernur Kepala kawasan Tk.I
Provinsi……
Pembantu Gubernur Wilayah I
u.b.
Tanda Tangan
Nama Jelas
Bupati…..
8. Tembusan
Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini tindasan atau c.c. (carbon copy), Pusat Bahasa tidak merekomendasikan penggunaan istilah tersebut. Yang disarankan Pusat Bahasa yakni Tembusan.
Perhatikan penulisan tembusan di bawah ini:
Tembusan:
1. Direktur Sarana Pendidikan
2. Kepala Bagian Tata Usaha
3. Sdr. Suk.an
9. Inisial
Inisial disebut juga sandi, adalah aba-aba pengenal yang berupa abreviasi nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial diposisikan pada bagian bawah di sebelah kiri.
Misalnya:
Misalnya:
SR/Ggn
SR : Singkatan nama pengonsep: Siti Rumati
Ggn : Singkatan nama pengetik: Gugun