Arti Dan Penggolongan Laporan Bisnis
1. Pengertian Laporan Bisnis
Untuk dapat melakukan sebuah aktivitas operasi secara efisien, perusahaan perlu aneka macam macam jenis laporan. Apapun posisi Anda, baik selaku pelatih manajemen, akuntan, ilmuan, eksekutif junior, supervisor, wakil administrator atau peneliti, Anda mungkin harus menulis suatu laporan kepada atasan Anda. Seringkali efektivitas sebuah laporan yang Anda hidangkan akan menjadi bahan pertimbangan terhadap promisi maupun gaji Anda. Untuk itu, Anda perlu mengenali bagaimana membuat suatu laporan bisnis secara efisien dan efektif.
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Busines Communications” memperlihatkan definisi ihwal laporan bisnis (busines report) selaku suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, mempunyai tujuan yang terperinci dan rencana penghidangan fakta terhadap seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan (bisnis) selaku suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun terencana yang digunakan untuk memberikan berita dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Atas dasar definisi tersebut, maka dapat diambil sebuah kesimpulan bahwa satu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik mirip netral, tidak memihak, objektif, penyampaian isu baik intern maupun eksten, lazimnya diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu, ialah membantu pemecahan duduk perkara dan pengambilan keputusan.
Biasanya sebuah laporan menghidangkan secara lebih rinci yang dibungkus dalam bentuk memo atau model satu halaman surat bisnis. Laporan memerlukan perhatian yang lebih dalam pengorganisasian, alat bantu visual, dan teknik-teknik lain yang memungkinkan sebuah laporan dapat dan gampang dibaca. Laporan juga dapat menawarkan faedah dan tujuan suatu penyajian laporan yang akurat, isu yang logis dan tidak emosional. Suatu laporan mungkin mampu kedua-duanya, baik tertulis atau ekspresi.
Bagi suatu perusahaan, kebanyakan penulisan laporan bisnis dipakai untuk menyanggupi aneka macam keperluan antara lain:
- § Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misaln laporan operasional, laporan acara personal.
- Untuk menolong mengimplementasikan kebijakan-kebijakan prosedur-mekanisme yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya, kebijakan penempatan posisi kerja.
- Untuk memenuhi tolok ukur-standar aturan dan peraturan-pera yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan anali efek lingkungan, dan laporan ketenagakerjaan (perburuhan).
- Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diharapkan baik b keperluan internal maupun eksternal. Misalnya, laporan perk mban dan laporan selesai sebuah acara.
- Untuk menganalisis info dan memberikan panduan agi pengambilan keputusan-keputusan atas info-informasi tertentu. Misalnya, laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, dan laporan justifikasi.
- Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, proposal pemasaran.
2. Penggolongan Laporan Bisnis
Laporan bisnis mampu digolongkan ke dalam banyak sekali cara penggolongan baik berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau performa, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan perternuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat diterangkan berikut ini.
a. Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya, suatu laporan mampu dibedakan apakah untuk memberi gosip atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi info (informational report) menyuguhkan fakta-fakta dan rangkuman-tanpa melaksanakan analisis, kesimpulan, atau usulan. Nama lain untuk laporan informasional adalah Laporan Perkembangan (progress reports), Laporan Sementara (interm reports), dan Laporan Thwulan (quarterly Reports).
Laporan analitikal (analitycal report) menghidangkan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi anjuran . Laporan analitikal mungkin diberi label, misalnya laporan nasehat (recommendation reports), tawaran (tawaran), atau laporan justifikasi (justification reports).
b. Menurut Subjeknya
Menurut subjeknya, sebuah laporan mampu dibedakan menurut pada departemen mana sebuah laporan itu diperoleh. Sebagai teladan, laporan akuntAnsi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan penjualan, laporan ekonomi, laporan bikinan, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan teknik.
c. Menurut Formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan ungkapan laporan panjang (long reports); sedangkan laporan nonformal sering disebut juga dengan istilah laporan singliat (short reports). Laporan formal lazimnya panjang-lebih dari 10 halaman-dan meliputi persoalan-dilema kompleks. Namun demikian, pemahaman panjang lebih dari 10 halaman dan “panjang” atau “pendek’ yakni bervariasi, tergantung pada suasana dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup:
Body text: pendahuluan, isi, epilog.
Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman direktur, daftar isi, daftar tabel.
Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan tamat, daftar perumpamaan, indeks.
Laporan informal lazimnya cuma meliputi body text. Namun demikian, beberapa laporan informal mungkin meliputi judul halaman, pengiriman, catatan tamat, dan lampiran.
d. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, sebuah laporan mampu dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela; juga apakah publik atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) yaitu suatu laporan yang dibentuk atas dasar permintaan atau menerima kuasa dari orang lain atau komite; laporan sukarela (voluntary reports) yakni suatu laporan yang dibentuk atas inisiatif Anda sendiri. Laporan swasta (private reports) ialah sebuah laporan yang dibuat perusahaan-perusahaan swasta. Laporan publik (public reports) yakni sebuah laporan yang dibentuk oleh lembaga-forum pernerintah, termasuk sekolahsekolah, rumah sakit-rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiaya oleh negara.
e. Menurut Frekuensinya
Menurut frekuensinya, suatu laporan mampu dibedakan atas dasar apakah secara. terencana atau khusus. Laporan terjadwal (periodic reports) mampu dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang tergolong laporan terencana antara lain laporan bursa saharn setiap jam, laporan penjualan tiap hari, laporan ongkos tiap sepekan, laporan bikinan setiap bulan, laporan aktivitas komite tiap kuartar, dan laporan budget tahunan. Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan kepada sebuah gosip muncul. Laporan khusus (special reports) meliputi sebuah suasana atau peristiwa yang unik (khusus) mirip hadirnya krisis dalam sebuah perusahaan.
f. Menurut Jenisnya
Menurut jenis atau penampilannya, sebuah laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenlis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat/short reports) maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
1) Laporan Memorandum
Laporan memorandum (memorandum reports) merupakan sebuah laporan yang memakai format memo yakni terhadap, dari, subjek, dan tanggal.
2) Laporan Surat
Laporan surat (letter reports) ialah suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, epilog, tanda tangan, dan bagian rujukan.
3) Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, aba-aba, baris-baris kosong.
4) Laporan Formal
Laporan formal (formal reports) biasanya lebih panjang dibandingkan dengan laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long reports).
g. Menurut Kegiatan Proyek
Dalam melaksanakan sebuah proyek, terdapat figa jenis laporan, adalah laporan pendahutuan (preliminary reports), laporan pertumbuhan, (progress reports), dan laporan simpulan (tamat reports). Laporan pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang diharapkan, dan bagaimana melakukan peladhan pegawai. Selanjutnya, sehabis proyek berlangsung, perlu disusun laporan kemajuan secara terjadwal. Pada dikala proyek selsai, dibuatlah laporan selesai.
h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan
Berdasarkan pelaksanaan konferensi, laporan bisnis mampu dibedakan ke dalam agenda (acara), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan perternuan (proceedings). Agenda adalah sebuah dokumen yang ditulis sebelum suatu Perternuan berlangsung. la meliputi acara pelaksanaan, dan topik yang mau dibahas dalam konferensi. Hal ini akan membantu peserta dalam menyiapkan konferensi. Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam sebuah konferensi. Notulen ialah laporan resmi dalam sebuah perternuan yang telah berjalan. la mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan konferensi adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil konferensi atau pertemuan penting.
A. Persiapan Sebelum Menulis Laporan Bisnis
Persiapan yakni sesuatu yang sangat penting dalam segala faktor, begitu nya dengan membuat laporan. Adapun antisipasi yang diperlukan sebefum enulis laporan meliputi paling tidak 4 tahapan selaku berikut:
1. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup
Tahap pertarna penyusunan rencana ialah melakukan analisis dilema, yang encakup tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan, seperti: Apa yang diharapkan?, Berapa banyak?, Mengapa?, dan kapan, akan membantu Anda dalam menetapkan masalah, tujuan, ruang up, keterbarasan (dana dan waktu), dan judul sebuah laporan.
2. Pertimbangkan Siapa Yang Akan Menerima Laporan
Memvisualisasikan pembaca atau pendengar Anda dan keperluan mereka yaitu tahapan yang penting dalam menyiapkan laporan bisnis. Dalam mepersiapkan laporan bisnis perlu dipertimbangkan banyak sekali hal yang berhubungan dengan audience. Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari sisi pendidikannya, pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bermaksud semoga laporan bisnis yang ingin disampaikan terhadap audience mampu genai sasarannya.
3. Menentukan Ide atau Gagasan
Dalam tahap ini, tuliskan sernua pandangan baru yang terlintas, secara lazim. Kemudian buatlah laporan berdasarkan planning kerja yang rind. Untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis selaku dasar untuk menentukan gosip apa yang Anda perlukan. Sebagai acuan, jika tujuan Anda adalah mencari penyebab tingginya tingkat perputaran dalam perusahaan, Anda dapat menuangkan ilham-wangsit yang berhubungan dengan keadaan kerja, supervisi, honor, dan kebijakan penawaran khusus. Kemudian Anda mungkin memikirkan subdivisi dari topik-topik tersebut. Kondisi kerja mampu meliputi lingkungan fisik (lokasi kantor, pabrik, kafetaria) dan aspek-aspek nonfisik, seperti bacin dan kegaduhan.
4. Mengumpulkan Bahan Yang Diperlukan
Tahap keempat dalam mempersiapkan laporan yakni mengumpulkan fakta yang dibutuhkan dari sumber-sumber yang sanggup menerima amanah. Untuk beberapa laporan mungkin Anda memiliki data di dalam kenangan Anda. Meskipun demikian, Anda mungkin perlu juga mencari data-data pelengkap dengan melaksanakan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dolcumen pernerintah, ensiklopedia) dan observasi primer (mencari data dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara, daftar pertanyaan).
5. Menganalisis dan Menafsirkan Data
Untuk laporan singkat, tahap ini cuma memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun, untuk laporan panjang mirip laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diperoleh dari aneka macam sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih usang. Analisis atau penafsiran Anda haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta berhubungan .
6. Mengorganisasi Data dan Mernpersiapkan Outline Akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda mampu mengorganisasikan hasil ternuan dan membuat outline simpulan. Tetapi, sebelum mempersiapkan outline, Anda perlu tahu tubuh laporan dan mempertimbangkan aneka macam sistem pengorganisasian dan outline.
Setelah Anda menuntaskan 6 tahap persiapan, langkah berikutnya adalah ialah menciptakan bab pokok laporan bisnis yang meliputi pendahuluan, teks (text), dan penutup.
B. Bagian Pokok Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam bab pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu diperhitungkan, antara lain:
a. Pemberi Kuasa ialah orang yang merninta laporan.
b. Layout atau Rencana Presentasi menceriterakan kepada pernbaca apa saja yang hendak dibahas dalam laporan bisnis.
c. Masalah umumnya didefinisikan pada permulaan-permulaan bab pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.
d. Maksudpenulisan laporan bisnis mesti nampak dalam. bab. pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal. yang sungguh penting dalam suatu laporan bisnis. Istilah lain yang serupa antara lain: tujuan, misi, seni manajemen, atau target.
e. Ruang Lingkup berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.
f. Metodologi mengacu pada sistem pengumpulan info. Anda dapat menemukan data dengan membaca materi-bahan di perpustakaan atau melaksanakan wawancara, survei, atau eksperimen.
g. Sumber-sumberprimer atau sekunder, yang meliputi antara lain: publikasi (majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, surat, memo, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya. Jika Anda menulis laporan wacana pengalaman. bisnis Anda sendiri, maka pernyataan yang Anda tulis dalam. sebuah laporan bisnis ialah ialah sumber.
h. Latar Belakang dari suasana yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan, jika pembaca perlu latar belakang gosip untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan pengertian yang terang kepada suatu pokok bahasan.
i. Definisi Istilah perlu dicantumkan kalau Anda memakai ungkapan yang memiliki beberapa penafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang Anda maksudkan.
j. Keterbatasan misalnya dalam hal. dana, waktu, ajun peneliti, atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu aib-malu untuk menyebutkan beberapa kekurangan . yang ada sebelurn melaksanakan observasi lebih lanjut.
k. Rekomendasi menjelaskan ihwal keputusan yang perlu di laporkan di dalam sebuah laporan bisnis, misalnya keputusan antara berbelanja mesin gres atau mesin setengah pakai, restrukturisasi karyawan, sumbangan uang pesangon, menambah perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardwar ), membangun kantor perwakilan, dan sebagainya. Karena pembaca membaca secara rinci dalam laporan, dia tahu bagaimana fakta yang ada berpengaruh kepada keputusan yang sudah diambil.
Untuk laporan singkat, beberapa bagian tersebut, dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan terjadwal, judul pendahuluan dapat dihilangkan kalau isi setiap kala sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2. Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis yaitu isi teks (laporan). Dalam. bab ini, Anda membahas dan membuatkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bab. ini dapat membantu Anda mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang bagus, mesti meliputi temuan fakta yang penting dan relevan dan membuang hal-hal yang tidak butuhdan tidak berhubungan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi umuk merangkum laporan secara menyeluruh mengambil kesimpulan, atau memberi usulan. Pengambilan kesimpular mesti didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukkan materi-materi yan baru, yang sama sekali belum dibahas dalam bagian pembahasan. Pada bab epilog, Informational Report disebut rangkuman dan Analytical Report disebu kesimpulan, saran, atau kesimpulan dan nasehat. Bagian epilog sendiri diberi j udul planning tindakan atau proposisi.
a. Rangkuman
Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadang era hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau faedah dan kerugian.
b. Kesimpulan
Kesimpulan berisi penilaian fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pertimbangan langsung penulis.
C. Rekomendasi
Rekomendasi menyarankan suatu acara langkah-langkah yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana Tindakan
Rencana langkah-langkah selaku pernyataan terakhir yang meliputi waktu pelaksanaan program, budget yang dibutuhkan, dan orang-orang yang bertanggung jawab kepada program/proyek yang hendak dilaksanakan.
e. Proposisi
Istilah proposisi belakangan ini dipakai dalam dunia akademis atau jurnal selaku sebuah pernyataan yang tegas, permintaan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.
Bentuk penyusunan sebuah laporan mempunyai pesona tertentu yang mau menghipnotis pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud dan subjek laporan, kandidat. pembaca laporan juga mesti Anda pertimbangkan manaka6 Anda. memilih rencaKia organisasional untuk seluruh badan laporan (body report) dan bab teks. Kemudian, Anda perlu membuat topik bahasan dengan benar.
C. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis
1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis
Ada dua cara yang mampu dipakai untuk menyusun tubuh laporan bisnis adalah cara deduktif (eksklusif) dan induktif (tak pribadi). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini tentang kesimpulan dan nasehat laporan bisnis. I
a. Cara Deduktif
Kata deduktif (deductive) atau langsung (direct), berard menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau, menjelaskan ilham pokok atau rekomendasi apalagi dulu, sebelum hal-hal yang rinci diterangkan.
Dalam sebuah laporan panjang, pembaca lazimnya lebih suka menggunakan cara deduktif karena beliau menunjukkan kepada pembacanya sebuah citra yang cepat sebelum mereka mengenali secara lebih rinci. jika bab simpulan tidak diungkapkan pada permulaan (awal) laporan, mungkin pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci biar da at secepatnya mengetahui bagian selesai (terminalsection) laporan baru lalu, kembali lagi ke bab awal. Secara biasa , Anda dapat menggunakan cara deduktif, jikalau pembaca Anda mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Eksekutif yang sibuk.
2. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan secepatnya.
3. Ingin mengenali good news atau gosip netral.
4. Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah kalau kesimpulan dan nasehat dicantumkan pada permulaan laporan.
5. Ingin mengetahui pandangan penulis dengan secepatnya.
6. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif
b. Cara Induktif
Cara induktif berlainan cara penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara induktif Anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum pandangan baru-pandangan baru pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan pendukung lainnya, sebelum sampai pada bab kesimpulan atau usulan. Anda dapat menggunakan cara induktif, kalau pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Ingin mengenali klarifikasi secara rinci apalagi dulu untuk mampu mengerti kesimpulan dan rekomendasinya.
2. Ingin mengenali kesimpulan yang kurang menyenangkan (badnews).
3. Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat mendapatkannya.
4. Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bab akhirnya saja.
5. Lebih menggemari laporan disusun dengan cara induktif
2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis
Salah satu peran yang cukup rumit dalam menciptakan laporan bisnis yakni memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehinggaterbentuk bab teks laporan bisnis. Anda harus membuat keputusan sebelum mulai menulis laporan. Anda mampu membuatkan teks dengan cara-cara berikut ini :
a. Membuat Topik-topik atau Kriteria
Cara ini ialah hal yang biasa dalam menciptakan suatu laporan.
Judul utarna laporan Anda mungkin menggunakan kriteria tolok ukur, faktor-faktor, pernecahan masalah, faedah, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan Anda yaitu untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus berbelanja, memproduksi sendiri, atau menyewa dari perusahaan lain, keputusan pertama ialah bagaimana menentukan persyaratan yang terpenting.
b. Menyusun Urutan sebuah Peristiwa atau Kijadian-kdadian
Dalam pengerjaan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan mampu memakai hukum secara kronologis. Periode waktu, mirip tanggal, bulan, tahun, jam, isu terkini akan lebih sesuai dengan pokok bahasannya.
c. Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat
Organisasi ini ialah berguna untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
d. Menjelaskan sebuah proses atau prosedur
Cara pengembangan ini nyaris sama dengan pendekatan kronologis.
Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahapan budi, operasi mesin, tahapan mekanisme melakukart simpanan atau penarikan simpanan.
e. Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet
Pada urutan pertama memperlihatkan wangsit-pandangan baru, insiden-peristiwa, atau topik yang terpenting, berikutnya kurang penting, atau tidak penting.
f. Menyusun urutan tingkatjami & tritas
Cara pengembangannya dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana (simple) atau familiar kemudian berkembangke hal-hal yang lebih kompleks atau yang kurang familiar. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan Anda akan lebih gampang memahami hal-hal yang sudah dimengerti sebelumnya dibandingkan dengan yang tidak atau belum diketahui.
g. Menyusun sumber-sumberyang dipakai
Metode ini kurang disukai, kecuali Anda percaya terhadap pembaca bahwa mereka sangat terpesona kepada sumber informasinya. Anda dapat menggunakan cara ini jika, misainya, Anda melaporkan seorang ahli yang berpidato di gedung perternuan pada perusahaan Anda dan Anda diminta untuk hadir.
h. Pemecahan Masalah
Cara yang populer ini membahas dilema apalagi dulu, lalu diikuti dengan cara pernecahan masalahnya. Cara ini lazim digunakan untuk mengorganisasi sebuah. presentasi yang bersifat persuasi.
3. Metode Outline
Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi tubuh dan teks laporan, Anda akan mengatur judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu outline. Suatu outline yang bagus, utamanya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih, outline merupakan alat yang terpenting dan irit waktu. Ia akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam sebuah laporan panj ang (laporan formal), beliau j uga akan menj adi daftar isi laporan Anda.
Sebelum Anda menulis laporan, outline membantu Anda untuk melihat kekerabatan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan di dalam sebuah susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda membicarakan judul dan subjudul, terlebih dulu akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme dalam judul.
a. Jenis-jenis judul
Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul mampu digolongkan kedalam 4 judul, yaitu: (1) judul topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), dan (4) judul variant (variant headings). judul topik ialah judul yang paling familiar atau biasa . Mereka terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat. judul kalimat lengkap senantiasa mencakup subjek dan predikat. judul kalimat imperatif (mirip perintah) dimulai dengan sebuah kata kerja dan tidak memiliki subjek. Judul variant lazimnya dimulai dengan participle.
Berikut ini yakni contoh jenis-jenis judul:
- Judul Topik: Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan
- Judul Kalimat Lengkap : Persiapan Adalah Penting Sebelum Menulis Laporan atau Persiapan Adalah Penting
- Judul Kalimat Imperatif : Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum menulis Laporan
- Judul Variant : Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan
- Judul yang baik sebaiknya terang dan memperlihatkan subjek yang akan dijelaskannya. Di samping itu, apabila sebuah kata diseleksi sebagai judul topik, maka usahakan beliau tidak memperlihatkan pada suatu pengertian yang terlalu luas.
b. Format Outline
Untuk outline singkat/pendek (short outlines) (cuma tiga atau empat judul dan subjudul), Anda mungkin lebih baik memilih format yang sederhana (simple). Sedangkan untuk outline yang panjang, Anda dapat menggunakan salah satu dari ketiga cara yang tersedia.
Kombinasi angka-karakter (numerical-letter combination) yakni yang paling terkenal dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem decimal (decimal system) lebih banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi aksara-angka lebih banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan abjad-huruf sebelurn sampai pada judul utamanya.
Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diamati 5 hal yakni:
1. Tempatkan wangsit-ilham yang terpenting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkanpanjanglaporan, subjek, dan pembaca.
2. Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masingmasing bab.
3. Jika Anda membagi sebuah topik, paling t1dak Anda memiliki dua subjudul, contohnya A. 1 dan A.2.
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlampau banyak dan jangan terlalu sedikit untuk subjudul.
5. Tidak pernah menggunakan judul Laporan selaku bab judul.
C. Paralelisme dalam judul
Semua judul mesti paralel, artinya mempunyai tingkat yang serupa dalam setiap bagian outline. Ini bermakna bahwa mereka harus memiliki bentuk gramatikal yang serupa, seperti merupakan kata benda, frase, atau kalimat. Sebagai teladan, paralelisme kombinasi angka-aksara dapat digambarkan selaku 1, 11, 111, IV, V; A, B, C, D di bawah 1; 1, 2, 3 di bawah ILA; I dan 2 di bawah ILB; a dan b dibawah II.B.2 dan seterusnya.