Kata administrasi mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) “maneggiare” yang mempunyai arti “mengendalikan”, utamanya dalam konteks mengatur kuda, yang berasal dari bahasa latin “manus”, yang memiliki arti tangan. Bahasa Prancis kemudian mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi “management”, yang mempunyai arti “seni melaksanakan dan mengendalikan”.
Manajemen belum mempunyai definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan administrasi sebagai seni menyelesaikan pekerjaan lewat orang lain. Definisi ini memiliki arti bahwa seorang manajer bertugas mengontrol dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan administrasi sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif. Efektif memiliki arti bahwa tujuan dapat diraih sesuai dengan penyusunan rencana, sementara efisien memiliki arti bahwa peran yang ada dilakukan secara benar, terstruktur, dan sesuai dengan agenda.
Ada beberapa usulan wacana pengertian administrasi, yaitu:
Ø Manajemen yakni sebuah proses dalam rangka meraih tujuan dengan melakukan pekerjaan bareng lewat orang-orang dan sumber daya organisasi yang lain.
Ø Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan atau pengarahan sebuah golongan orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
Ø Manajemen yaitu sebuah proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Dibawah ini juga ada beberapa pendapat para ahli tentang “Pengertian Manajemen” antara lain, selaku berikut:
Ø Menurut James A.F Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-perjuangan para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya prganisasi lainnya biar mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Ø Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menuntaskan pekerjaan melalui orang lain. Menurut definisi ini manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi lewat pengaturan orang-orang lain untuk melakukan berbagai pekerjaannya. Manajer tidak melakukan sendiri semua tugas-tugasnya.
Ø Luther Gulick mendefinisikan manajemen selaku sebuah bidang ilmu wawasan (science) yang berusaha secara sistematis untuk mengerti mengapa dan bagaimana manusia bekerja bareng untuk meraih tujuan dan menciptakan sistem kerja sama ini lebih berguna bagi kemanusiaan.
Ø Manullang mendefinisikan administrasi yakni seni dan ilmu penyusunan rencana, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber daya nuntuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Ø Menurut Ricky W. Griffin Manajemen ialah sebagai sebuah proses penyusunan rencana, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai target secara efektif dan efesien. Efektif memiliki arti bahwa tujuan mampu dicapai sesuai dengan penyusunan rencana, sementara efisien mempunyai arti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, teratur, dan sesuai dengan agenda.
Ø Menurut Drs. Oey Liang Lee Manajemen ialah seni dan ilmu penyusunan rencana, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan ketimbang sumberdaya insan untuk meraih tujuan yang telah ditetapkan.
Ø Menurut Prof. Eiji Ogawa Manajemen yakni Perencanaan, Pengimplementasian dan Pengendalian aktivitas-kegiatan termasuk system pembuatan barang yang dilakukan oleh organisasi usaha dengan terlebih dulu telah menetapkan sasaran-target untuk kerja yang mampu disempurnakan sesuai dengan keadaan lingkungan yang berganti.
Sekalipun sampai kini belum ada janji universal perihal definisi manajemen, kita mampu mendefinisikan manajemen secara lebih sederhana dimana, manajemen yakni bagaimana manajer menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien untuk meraih tujuan. Bagaimana manajer memilih tujuan yang tepat melalui serangkaian proses pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Sementara efektif ialah sejauh mana prsonil yang ada melakukan pekerjaan dengan benar lewat serangkaian aktivitas pengawasan yang sistematis dan berkelanjutan.
Teoritikus administrasi, Robert N. Antony menunjukkan nama untuk pembagian tiga tingkat manajemen utama, yakni Puncak, Menengah dan Rendah. Para manajer di puncak hierarki organisasi mirip, presiden dan wakil presiden sering kali disebut berada pada Tingkat Perencanaan Strategis (strategic planning level), mengakui adanya fakta bahwa keputusan mereka kadang kala akan memiliki efek pada keseluruhan organisasi selama beberapa tahun lalu.
Manajer tingkat menengah meliputi manajer regional, eksekutif produk dan kepala divisi. Pada tingkatan ini disebut Tingkat Kendali Manajemen (management control level). Hal ini dikarnakan manajer tingkat menengah mempunyai tanggung jawab untuk mengerjakan planning dan memastikan tercapainya tujuan. Manajemen tingkat ini disebut jga manajemen tingkat taktis.
Manajer tingkat rendah meliputi kepala departemen, penyelia dan pimpinan proyek. Tingkat terendah ini disebut Tingkat Kendali Operasional (operational control level). Hal ini dikarenakan disinilah operasi perusahaan sungguh-sungguh terjadi.
Fungsi manajemen yakni elemen-unsur dasar yang hendak senantiasa ada dan melekat di dalam proses manajemen yang mau dijadikan acuan oleh manajer dalam melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan. Fungsi administrasi pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Prancis berjulukan Henry Fayol pada permulaan masa ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi administrasi, yakni Merancang, Mengorganisir, Memerintah, Mengordinasi dan Mengendalikan. Namun dikala ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:
1. Perencanaan (rencana) adalah memikirkan apa yang mau dijalankan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilaksanakan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk menyanggupi tujuan itu. Manajer menganalisa berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang diseleksi cocok dan dapat digunakan untuk menyanggupi tujuan perusahaan. Perencanaan ialah proses terpenting dari semua fungsi administrasi alasannya adalah tanpa penyusunan rencana, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dikerjakan dengan tujuan membagi sebuah acara besar menjadi acara-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian membuat lebih mudah manajer dalam melakukan pengawasan dan memilih orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-peran yang sudah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dijalankan, siapa yang mesti mengerjakannya, bagaimana peran-peran tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan mesti diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah sebuah tindakan untuk mengusahakan supaya semua anggota kalangan berusaha untuk meraih sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan perjuangan.
Sampai ketika ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun di antara teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen.
Fungsi-fungsi manajemen adalah, sebagai berikut:
· Planning
· Organizing
· Leading
· Directing/Commanding
· Motivating
· Coordinating
· Controlling
· Reporting
· Staffing
· Forecasting
Untuk meraih tujuan yang telah ditetapkan diperlukan alat-alat fasilitas (tools). Tools ialah sebuah syarat usaha untuk meraih hasil yang ditetapkan. Tools tersebut biasa dikenal dengan 6M, ialah Man, Money, Materials, Machines, Method dan Markets. (Gina Lestari/12124308/12.3E.24)