A. Pengertian Surat
Dalam berkomunikasi, manusia saling menawarkan info. Pemberian berita oleh insan dijalankan dengan dua cara, ialah secara mulut maupun goresan pena. Informasi secara mulut terjadi kalau si pemberi gosip saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung.
Proses komunikasi tersebut dapat dijalankan dengan cara mengatakan lewat telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jikalau tidak dapat berhadapan komunikasi mampu dilakukan melalui surat.
Surat adalah salah satu fasilitas komunikasi tertulis untuk memberikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).
B. Format Surat
Sebagai fasilitas tertulis, surat memiliki format penulisan, utamanya surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi terencana, bab-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan diposisikan sesuai ketentuan.
Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
(1) bentuk lurus penuh (full block style)
(2) bentuk lurus (block style)
(3) bentuk setengah lurus (semiblock style)
(4) bentuk lekuk (indented style)
(5) bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
Bentuk setengah lurus atau semiblock style terdapat dua jenis, ialah bentuk Indonesia lama (model a) dan bentuk Indonesia baru (model b). Berdasarkan observasi dalam pemakaian bentuk surat, surat-surat resmi Indonesia usang banyak memakai format versi a, sedangkan surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi b.
Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Bahasa dalam acara surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus model b. Dan, Pusat Bahasa mengusulkan kepada penduduk , melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia lewat telepon atau melalui surat, untuk memakai format setengah lurus b alasannya ini dianggap lebih efisien dan lebih mempesona.
Berikut ini acuan-pola format surat yang dimaksud di atas:
KOP SURAT
Tanggal :
Nomor Surat :
Lampiran :
Hal :
Yth…………………………
……………………………..
Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
…………………
Inisial