Jenis-Jenis Surat
Berdasarkan pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, berikut:
1. Surat Pribadi
Surat langsung ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berafiliasi dengan permasalahan eksklusif. Contohnya surat seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada sobat.
Ciri-ciri surat eksklusif seperti berikut:
(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
(2) Tidak memakai nomor surat
(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
(5) Format surat bebas
2. Surat Resmi
Surat resmi yaitu surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, forum, maupun organisasi. Contohnya: surat usul, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi, mirip berikut:
(1) Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya yakni forum atau organisasi
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang biasa atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
(5) Menggunakan cap/stempel kalau berasal dari suatu organisasi atau lembaga resmi
(6) Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)
3. Surat Dinas
Surat dinas yakni surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat peran, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang bersifat perseorangan yaitu surat lamaran pekerjaan, surat permintaan izin, dan surat permintaan cuti.
Ciri-ciri surat dinas, mirip berikut:
(1) Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau forum yang bersangkutan
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
(5) Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
(6) Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia gres atau format setengah lurus model b.
Penggunaan Bahasa dalam Surat
Sebagaimana yang telah diterangkan di atas bahwa penggunaan bahasa di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada impian si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan.
Menulis surat untuk orang bau tanah pasti akan memakai bahasa lebih formal dan santun, berlainan dengan menulis surat untuk sahabat atau teman. Begitu pula dengan surat langsung yang bersifat resmi mirip surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti. Meskipun bersifat pribadi, tapi alasannya adalah ditujukan terhadap sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis mesti menggunakan bahasa yang resmi dan formal.
Lain halnya dengan surat resmi dan surat dinas, penggunaan bahasa condong memakai kosakata baku dan struktur kalimat yang lengkap. Hal ini disepembahasankan alasannya surat resmi dan surat dinas dipergunakan untuk tujuan atau fungsi-fungsi yang bersifat resmi atau kedinasan.