Contoh Surat Resmi Permintaan Data – Salah satu kunci keberhasilan sebuah penelitian adalah datanya yg cukup & valid. Namun, memperoleh data yg cukup tidaklah gampang, khususnya jikalau data yg diperlukan ialah data historical.
Untuk bisa menghimpun data yg cukup, maka peneliti mesti meminta data pada instansi tertentu untuk melengkapi studinya. Untuk melancarkan proses ini, pastikan memiliki pola surat resmi permintaan data.
Perlu dimengerti bahwa tak semua instansi mau & memberikan izin pada orang luar untuk mengambil data. Bagi sebagian besar instansi & perusahaan, data yg dimiliki bersifat rahasia & tak boleh disebarluaskan. Oleh karena itu, data tak akan gampang diberikan pada orang lain, utamanya jikalau tak ada kejelasan gunanya untuk apa.
Makara, untuk memudahkan dlm proses penelitian, ada baiknya menyiapkan surat izin pengambilan data. Dengan adanya surat tersebut, instansi mampu mengetahui tujuan pengambilan data serta manfaat data tersebut nantinya.
Daftar Isi
Cara Membuat Surat Resmi Permintaan Data
Ketika akan menciptakan suatu surat permintaan data, pastikan suratnya formal & resmi. Hal ini untuk menunjukkan pentingnya & keseriusan dlm permintaan data. Berikut yakni beberapa cara yg mampu dilaksanakan semoga surat yg ada terlihat formal & resmi:
1. Cap Instansi Pendukung/ Sekolah
Bagi yg ingin meminta data untuk keperluan observasi sebuah instansi atau sekolah, maka mintalah surat penunjang pada pihak tersebut. Jika memiliki kertas kop, maka tentukan untuk menciptakan surat dgn kertas tersebut. Hal ini akan memperkuat surat permintaan data ke instansi & lebih diandalkan.
Namun tak semua sekolah atau instansi memiliki kertas kop. Jika tak mempunyai jenis kertas tersebut, maka tambahkan stempel instansi semoga lebih resmi & formal.
2. Perihal
Dalam acuan surat resmi undangan data, akan ada wacana pada kepingan atas surat. Bagian ini sangat penting untuk dicantumkan karena mengumumkan pada pihak instansi apa isi surat tersebut. Hanya dgn membaca pecahan wacana, pihak instansi mampu mengetahui bahwa akan ada ajakan data. Dan surat tersebut mampu diberikan pada kepingan yg berkepentingan.
3. Nama Instansi
Selanjutnya, tuliskanlah nama instansi yg akan dituju. Tulislah nama instansi dgn rincian & lengkap biar surat tak hingga ditolak. Apabila mengetahui nama orang yg bertanggung jawab terhadap proses ajakan data, maka tulislah pula namanya.
4. Isi
Sebelum dengan-cara detail data yg diperlukan, jelaskan apalagi dulu nama, asal & background ajakan data. berikutnya, jelaskan dengan-cara jujur guna dr data tersebut. Ini salah satu hal yg mampu menentukan apakah seseorang mampu meminta data atau tidak.
Jangan lupa untuk mencantumkan data detail yg dibutuhkan. Semakin rincian yg ditulis, maka akan kian mudah untuk pihak instansi untuk mencari data yg dibutuhkan. Namun, seringkali ada pula instansi yg cuma bisa memperlihatkan datanya dengan-cara umum.
Selanjutnya, tuliskan pula cara permintaan data yg diajukan. Sebagian orang akan menduga bahwa usul data ialah dgn mengambil data yg sudah ada saja. Namun, usul data mampu dilakukan pula dgn wawancara atau pengamatan juga. Makara, pada pecahan ini tuliskan dengan-cara detail jenis seruan data yg diharapkan.
Untuk memudahkan prosesnya, cantumkan pula tanggal ajakan data. Pastikan waktunya tak terlalu mepet karena birokrasi instansi lazimnya membutuhkan waktu yg cukup usang. Berikan waktu sekitar 2 – 4 ahad dengan-cara total.
Terakhir, tulislah bahwa data tersebut akan disimpan & dipakai dgn sebagaimana mestinya. Apabila di kemudian hari data tersebut digunakan untuk yg seharusnya, maka sang peminta siap untuk bertanggung jawab.
5. Bahasa yg Formal
Dalam menulis suatu resmi, pastikan untuk memakai bahasa yg formal & sopan. Jangan memakai kependekan ataupun bahasa slang dlm surat usul data, alasannya terkesan tak resmi.
6. Surat Ketikan Komputer
Cara lain untuk membuat surat yg resmi & tampakformal adalah dgn mencetak hasil ketikan komputer. Jangan menulis surat usul dgn goresan pena tangan alasannya terkesan tak resmi & tak serius. Apabila tak ada komputer atau laptop, maka datanglah ke tempat pengetikan untuk mengetik surat tersebut.
7. Copy Lebih dr 1
Ketika surat sudah jadi, maka pastikan untuk menyimpan surat tersebut. Jika memungkinkan, miliki lebih dr 1 copy surat untuk diberikan pada petugas yg bertanggung jawab. Terkadang surat yg telah dikirim ke bagian pusat tak tersampaikan ke pihak tempat atau pegawai yang lain. Oleh alasannya adalah itu, agar proses permintaan data lebih mudah, maka siapkan copy suratnya.
Contoh Surat Resmi Permintaan Data
Setelah mengenali cara menulis surat yg benar, maka saatnya melihat pola surat resmi undangan data. Format setiap surat mampu berlawanan jadi sesuaikan dgn keperluan masing-masing. Berikut adalah beberapa pola surat baik untuk para mahasiswa atau instansi yg ingin menciptakan surat permintaan data:
Contoh Surat Resmi Permintaan Data untuk Proposal Kuliah
Permintaan data paling kerap diperlukan untuk penyelesaian suatu studi. Untuk membantu para mahasiswa memperoleh data dgn mudah, maka universitas harus menyebarkan surat resmi undangan data ke pihak instansi. Jangan lupa untuk menjelaskan detail & tujuan pengambilan data, biar tak terjadi kesalahpahaman.
Contoh Surat Permintaan Data 1
UNIVERSITAS DHARMAWANGSA SURABAYA
Jalan Dharmawangsa No 22 Surabaya
032-5997364
Surabaya, 03 July 20
Nomor: 03/Jul/UN/20
Lampiran: –
Perihal : Pengambilan Data
Yth.
Pimpinan BPS Daerah Kota Surabaya
Di Tempat
Dengan Hormat,
Kami dr Universitas Dharmawangsa Surabaya dgn ini mengajukan permohonan pada Bapak/ Ibu untuk mampu kiranya menerima mahasiswa kami berikut ini:
Nama : Ahmad Izzuddin
Fakultas : Fakultas Teknologi Industri
Jurusan : Teknik Industri
Untuk melaksanakan pengambilan data di institusi Bapak/ Ibu, guna penyusunan skripsi mahasiswa tersebut diatas dgn judul selaku berikut:
Perancangan Sistem Aktifasi Mesin Automasi Untuk Jalan Tol
Untuk data yg dibutuhkan ialah selaku berikut:
- Jumlah hadirin tol selama tahun 2019-2020
- Jumlah pemilik E-toll pada tahun 2019
- Kecepatan Penggunaan Mesin Automasi
- Jumlah karyawan dlm tol
Pelaksanaan pengambilan data mahasiswa tersebut mampu diadaptasi dgn jadwal yg diputuskan oleh institusi Bapak/Ibu pemimpin.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian & kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Ketua Prodi Studi Teknik Industri
Universitas Dharmawangsa Surabaya
Achmad Jatmiko
Makassar, 20 Mei 20
Nomor : 20/UH/UNHAS/ 2020
Lampiran : –
Hal : Permintaan Data Historis
Kepada
Yth. Pimpinan PT Wahana Cipta Negara
Jalan Kusuma Bangsa No 12
Makassar
Dengan Hormat,
Kami dr Universitas Hasanuddin, dgn ini mengajukan permohonan pada Bapak/Ibu untuk dapat sekiranya menerima mahasiswa/I kami sebagai berikut:
Nama : Sultan Agung Budi
NIM : 2018709
Program : Teknik Mesin / S1
Untuk mengambil & meminta data untuk keperluan observasi yg menjadi salah satu persyaratan kelulusan mahasiswa tersebut.
Adapun rencana permintaan data akan dilakukan pada bulan November, dgn menyesuaikan waktu & ketersediaan dr perusahaan Bapak/ Ibu.
Seluruh data yg diminta oleh mahasiswa yg bersangkutan cuma digunakan untuk kebutuhan penelitian & tak akan disalahgunakan.
Oleh alasannya itu, mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memperlihatkan izin pada mahasiswa kami untuk mengambil data yg dibutuhkan untuk penelitiannya.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian & kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Studi Teknik Mesin
Wibowo
Baca Juga: Contoh Surat Keputusan
Contoh Surat Resmi Permintaan Data untuk Persyaratan Lomba
Permintaan data tak senantiasa digunakan untuk kriteria studi saja, namun pula mampu menjadi salah satu syarat dlm sebuah proses. Berikut adalah teladan surat resmi undangan data yg bisa digunakan untuk meminta data pada pihak kampus:
Surat Resmi Permintaan Data untuk Persyaratan Lomba
Surabaya, 7 April 2010
Hal : Permohonan Izin Pengambilan Data
Kepada : Yth. Kepala Bagian Administrasi UNAIR Surabaya
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, saya:
Nama : Erry Sukawati
NIK : 2509013
Mohon izin pada Kepala Bagian Administrasi UNAIR Surabaya untuk meminta data-data mahasiswa UNAIR sebagai berikut:
- Nilai tugas, nilai UTS, Nilai UAS, Nilai Akhir mahasiswa
- Kehadiran mahasiswa
- Kehadiran dosen
- Banyak sks yg diambil mahasiswa
Data-data tersebut akan saya gunakan sebagai salah satu standar mahasiswa untuk mengikuti acara Mahasiswa Berprestasi (MAWAPRES) yg akan diadakan oleh pemerintah sentra.
Salah satu patokan untuk dapat mengikuti program tersebut adalah data-data diatas, sehingga diharapkan data-data tersebut dapat diberikan.
Mengingat faedah yg diperoleh dr penulisan karya tulis ilmiah ini baik untuk mahasiswa serta universitas, saya mohon kepala potongan administrasi mampu memperlihatkan izin & datanya.
Atas perhatian & kerjasamanya, saya ucapkan terimakasih.
Hormat kami
Kepala Tim MAWAPRES
UNAIR
Indra Jaya
Surabaya, 02 Des 19
Hal : Permintaan Data Mahasiswa
Yth.
Kepala Bagian Administrasi UNAIR Surabaya
Dengan Hormat,
Sehubungan dgn mendekatnya ujian final tahun pedoman tahun 2019, maka mohon bantuannya untuk dapat mengantarkan data bolos mahasiswa untuk studi Teknik Fisika selama periode Juli – November 2019. Data tersebut akan digunakan untuk memilih mahasiswa yg boleh & tak boleh mengikuti ujian final, berdasarkan jumlah absennya.
Data tersebut cuma akan kami gunakan sebagaimana mestinya & tak akan disebar luaskan. Demikian surat ini dibentuk, atas perhatian & kerjasamanya, saya ucapkan terimakasih.
Gunawan Army
Surabaya, 02 Des 19
Hal : Permintaan Data Akreditasi Jurusan
Yth.
Kepala Bagian Administrasi Studi Ekonomi di UNAIR Surabaya
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, saya:
Nama : Erry Sukawati
NIK : 2509013
Mohon izin pada Kepala Bagian Administrasi UNAIR Surabaya untuk meminta surat keterangan yg menjelaskan bahwa Jurusan Ekonomi sudah terakreditasi A. Data & surat keterangan tersebut akan saya gunakan sebagai salah satu tolok ukur saya dlm mendaftar magang di PT Coca Cola Amatil Indonesia.
Demikian atas kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih
Erry Sukawati
Contoh Surat Resmi Permintaan Data untuk Penyelesaian Studi
Jakarta, 24 Mei 2019
Nomor : 02/05/MEI/TK/2020
Lamp. : –
Hal : Permohonan Izin Permintaan Data
Yth. : Kepala Bagian Pasar Jaya Indah
Dengan hormat, disampaikan pada Bapak/Ibu, bahwa mahasiswa Program Studi Teknik Statistik,
Nama : Desy Sulaiman
NIM : 2018909
Judul Penelitian : Analisa Perkembangan & Perubahan Pola Masyarakat Dengan pergeseran Pasar
berniat meminta data di Pasar Jaya Indah selama periode 1 ahad, yaitu dr 01 Juni – 08 Juni 2019.
Untuk maksud di atas, dimohon kesediaan Bapak biar mampu mengizinkan mahasiswa kami untuk memperoleh data yg diharapkan dlm rangka solusi studinya.
Berikut adalah beberapa data yg dibutuhkan selaku berikut:
- Jumlah pengunjung sebelum pasar direnovasi
- Jumlah hadirin sesudah direnovasi
- Biaya sewa & maintenance sebelum & sesudah renovasi
Demikian permohonan kami, atas derma & kerjasamanya disampaikan terima kasih.
a.n. Dekan.
Wakil Dekan I,
Prof. dr. Julianto
Tembusan:
- Ketua Program Studi
- Kasubag.
- Arsip.
Baca Juga: Contoh Surat MOU
Contoh Permintaan Data Pegawai
Lombok, 20 November 2015
Nomor : 800/0962/BPK/2017
Lampiran : –
Perihal : Penyusunan Kebutuhan Pegawai
Yth. Pimpinan Daerah Kabupaten
Di Tempat
Dengan Hormat,
Berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2015 mengenai tata kelola kepegawaian, disebutkan bahwa setiap tempat mesti melaksanakan penyusunan kebutuhan jumlah & jenis jabatan pegawai untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yg dibentuk menurut prioritas kebutuhan.
Dalam rangka penyusunan kebutuhan data nasional, maka mohon dapat diberikan data kebutuhan pegawai menurut jabatannya dlm bentuk hardcopy dan softcopy ke Badan Kepegawaian Lombok. Mohon dapat dikirimkan ke email bkl@gmail,com sesuai format yg telah diputuskan paling lambat 26 November 2015.
Apabila ada yg tak terperinci, silahkan email kami
Demikian atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih
Sekretaris Daerah
Sujono
Contoh Surat Resmi Permintaan Data dr Perusahaan
Jakarta, 15 Januari 2020
Nomor : 15/01/UNV/Taman Kanak-kanak/2020
Lamp. : –
Hal : Permohonan Izin Permintaan Data
Yth. : Kepala Badan Statistik Pusat
Dengan hormat,
Perkenalkan, kami yaitu PT. Univa, perusahaan yg meningkat di bidang kosmetik. Saat ini perusahaan kami sedang proses meningkatkan suatu produk yg nantinya akan ditujukan untuk wanita muda berusia 18-25 tahun. Untuk mendukung proses pengembangan produk kami, mohon izinnya untuk meminta data jumlah perempuan di Jakarta dr tahun 2010-2015.
Berikut ialah beberapa data dengan-cara rincian yg kami perlukan:
- Data Jumlah Perempuan di Jakarta pada tahun 2010-2015
- Jumlah Penambahan Warga di Tahun 2015-2020
- Jumlah Perempuan Bekerja & Ibu Rumah Tangga di Jakarta pada tahun 2010-2020
Data tersebut hanya akan kami gunakan untuk keperluan proyek & tak akan disebar luaskan. Apabila di kemudian hari ditemukan penyalahgunaan data, kami siap bertanggung jawab & menanggung akibatnya.
Oleh sebab itu, untuk mendukung proses proyek, kami mohon dapat diberikan data tersebut dlm bulan Januari-Februari ini.
Demikian atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih
Pimpinan PT Univa
Joko Sasonto
Baca Juga: Contoh Surat Kuasa
Contoh Surat Permintaan Data dgn Interview
Surabaya, 02 Mei 20
Nomor : 15/01/UNV/TK/2020
Lamp. : –
Hal : Permohonan Izin Permintaan Data
Yth. : Direktur PT Coca Cola Amatil
Makassar, 20 Mei 20
Nomor : 20/UH/UNHAS/ 2020
Lampiran : –
Hal : Permintaan Data Historis
Kepada
Yth. Pimpinan Coca Cola Amatil Indonesia
Jalan National Office 12
Makassar
Dengan Hormat,
Kami dr Universitas Hasanuddin, dgn ini mengajukan permohonan pada Bapak/Ibu untuk mampu sekiranya menerima mahasiswa/I kami selaku berikut:
Nama : Sultan Agung Budi
NIM : 2018709
Program : Teknik Mesin / S1
Untuk mengambil & meminta data untuk kebutuhan penelitian yg menjadi salah satu patokan kelulusan mahasiswa tersebut.
Mohon izinnya supaya mahasiswa mampu melaksanakan pengambilan data para perusahaan Bapak/Ibu dgn sistem interview maupun mengambil data eksisting. Seluruh data yg diambil akan dijamin kerahasiaannya & tak akan disebarluaskan ke pihak manapun.
Untuk mempermudah proses undangan data, berikut ialah data yg kami perlukan:
- Data pemakaian mesin selama tahun 2019
- Jumlah break down mesin tahun 2019
- Jumlah Maintenance tahun 2019
- Hasil output buatan tahun 2019
Untuk pertanda tujuan pengambilan data kami, kami akan mengantarkan hasil penelitian yg sudah selesai ke pihak instansi Bapak/ Ibu sekalian.
Demikian atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih
Kepala Studi Teknik Mesin
Akbar Sasonto
Itulah beberapa contoh surat resmi undangan data yg mampu dicontoh. Perlu dikenang bahwa data merupakan salah satu diam-diam perusahaan, sehingga tak semua perusahaan atau instansi akan menawarkan datanya pada orang luar. Oleh sebab itu, pastikan untuk menjamin belakang layar data perusahaan tatkala diberikan oleh instansi yg terkait.
Selain itu, dlm pengerjaan surat resmi undangan data, tentukan untuk memakai bahasa yg sopan & formal agar tampaksopan. Jangan lupa untuk menulis setiap serpihan detail untuk memudahkan instansi mengerti data yg dibutuhkan.