Contoh Surat Resmi Sekolah – Sudah menjadi suatu kewajaran jika suatu sekolah mengeluarkan surat. Surat yg dikeluarkan oleh sekolah bersifat resmi & kedinasan. Artinya, surat ini mempunyai kepentingan tertentu untuk pihak yg ditujukannya.
Misalnya, pemberitahuan resmi, permohonan izin, pengumuman, & sebagainya. Dalam artikel ini, ada beberapa acuan surat resmi sekolah guna berbagai keperluan. Bagian-belahan surat resmi sekolah sama halnya seperti surat resmi yang lain.
Bagian paling atas yakni kop surat yg menampung nama sekolah lengkap dgn alamat & nomor telepon, serta logo. Kemudian, nomor surat & wacana yg menjelaskan maksud dr surat tersebut. Untuk tanggal penulisan surat, bisa ditulis sebelum nomor surat & ihwal ataupun sesudahnya.
Daftar Isi
Fungsi Surat Resmi Sekolah
Sebelum masuk ke serpihan contoh surat resmi sekolah, perlu diketahui dulu fungsinya dr surat ini. Apabila mengerti fungsinya dgn baik, maka surat pun tak akan dibentuk asal pilih. Inilah beberapa fungsi dr surat resmi sekolah:
- Bukti tertulis yg sah terkait adanya pengambilan kebijakan atau pengumuman resmi yang lain.
- Arsip sekolah selaku dokumentasi hal-hal yg pernah dikerjakan atau dilaksanakan.
- Dokumen legal yg bisa dipergunakan selaku referensi oleh orang tua atau wali murid.
- Bahan rekapan untuk mengecek pertumbuhan sekolah.
Melihat pentingnya surat resmi sekolah, maka si pembuatnya harus paham tujuan pembuatan surat. Walaupun di bawah ini ada beberapa jenis acuan surat resmi sekolah, bukan bermakna semuanya mampu digunakan untuk acara yg sama. Sesuaikan dgn kebutuhan supaya tak terjadi salah paham oleh si penerima.
Contoh Surat Resmi Sekolah
Selanjutnya, masuk ke cuilan inti surat, yaitu pembukaan, isi, & penutup. Jangan lupa untuk mencantumkan nama lengkap dr penanggung jawab, yakni biasanya ialah kepala sekolah. Bagian ini wajib untuk memperbesar iktikad si pembaca surat tersebut. Untuk lebih jelasnya, simak teladan surat resmi sekolah yg ada di bawah ini.
Baca Juga: Contoh Surat Kuasa Pengambilan BPKB
Contoh Surat Resmi Sekolah Undangan Rapat Orang Tua
[KOP SURAT]
Tangerang Selatan, 8 Januari 2020
Nomor : 101/EKS/I/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Kepada Yang Terhormat
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas IX (Sembilan)
Sekolah Menengah Pertama Budi Luhur Bhakti
Tahun Ajaran 2019/2020
di kawasan
Dengan Hormat,
Salam sejahtera bagi kita semua. Kami mendo’akan mudah-mudahan Bapak/Ibu sekeluarga selalu dlm kondisi sehat wal afiat selalu dlm lindungan-Nya. Amin.
Melalui surat ini kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Walil Murid kelas IX (sembilan) Sekolah Menengah Pertama Budi Luhur Bhakti untuk berkenan hadir pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 10 Januari 2020
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Acara : Rapat Persiapan Ujian Nasional Tahun Ajaran 2019/2020 & wacana lainnya
Tempat : Gedung Aula SMP Budi Luhur Bhakti
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Mengingat adanya sejumlah hal penting yg akan disampaikan, maka kami mohon Bapak/Ibu dapat menghadiri acara tersebut. Atas perhatian & partisipasi Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih sebesar-besarnya.
Kepala Sekolah,
Tuti Hartoto, M.Pd
NIP. …
Contoh Surat Resmi Sekolah Undangan Rapat Guru
[KOP SURAT]
No. : 422/SMK/EKS/IV/2020
Lamp. : –
Hal : Undangan Rapat
Kepada
Yth. Wakasek, Guru, Staf, & Karyawan
SMK se-Kota Bekasi
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Dengan hormat,
Dalam rangka menyambut tahun aliran gres periode 2020/2021, maka dgn ini kami selaku panitia yg ditunjuk oleh Dinas Pendidikan Kota Bekasi mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada:
Hari, tanggal : Kamis, 9 April 2020
Waktu : 13.00 – 15.00 WIB
Tempat : Ruang Aula Utama Sekolah Menengah kejuruan Karya Pembangunan Bangsa
Agenda Rapat : Sosialisasi Kurikulum Tahun Ajaran 2020/2021
Demikian usul ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak/Ibu mampu hadir sesuai pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan banyak terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Bekasi, 7 April 2020
Kepala Sekolah
Dra. Ira Mayasari Yuli
NIP. …
Contoh Surat Resmi Sekolah Pemberitahuan Kegiatan Study Tour
[KOP SURAT]
Yogyakarta, 15 Januari 2020
Nomor : 12/SMP/EKS/I/2020
Perihal : Pemberitahuan Acara Study Tour
Lampiran : Rincian Biaya & Agenda Kegiatan
Yang terhormat,
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas VIII SMP Pembangunan Melati
di tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil rapat orang bau tanah & wali murid pada Jumat, 10 Januari 2020 yg lalu, Sekolah Menengah Pertama Pembangunan Melati akan menyelenggarakan program Study Tour yg wajib diikuti oleh seluruh siswa kelas VIII. Acara Study Tour ini akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Kamis, 23 Januari 2020
Waktu berangkat : 08.00 WIB
BIaya per siswa : Rp750.000,- (tujuh ratus lima puluh ribu rupiah)
Tujuan : Terlampir beserta detail ongkos
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Mengingat dlm rangkaian program tersebut siswa/i akan diberikan lembar kerja sebagai salah satu penilaian beberapa mata pelajaran, maka seluruh murid kelas VIII wajib berpartisipasi. Atas perhatian & izin yg diberikan Bapak/Ibu Orang Tua Wali Murid, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala Sekolah SMP Pembangunan Melati
Budi Wibowo Bhakti, M.Pd
NIP. …..
Contoh Surat Resmi Sekolah Permohonan Sumbangan
[KOP SURAT]
Bogor, 14 Mei 2020
Nomor : 101/EX/SMP/V/2020
Lampiran : Rincian Biaya
Perihal : Surat Permohonan Bantuan Dana
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Sekolah Menengah Pertama Negeri 5 Sumber Asih
di daerah
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Dengan hormat,
Kami haturkan salam & do’a pada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali seluruh murid Sekolah Menengah Pertama Negeri 5 Sumber Asih. Semoga kita semua selalu menerima proteksi & keberkahan dr Allah SWT.
Dengan ini, kami ingin menginformasikan pada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid bahwa berkaitan dgn keberlangsungan proses berguru mengajar (KBM) terdapat beberapa pembangunan yg dilakukan. Pembangunan ini berkaitan dgn akomodasi & infrastruktur yg mendukung kelangsungan proses belajar mengajar (KBM) tersebut.
Mengingat besarnya biaya yg dibutuhkan, maka kami mohon perlindungan Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid untuk berkenan menunjukkan sumbangan. Adapun beberapa pembiayaan yg mesti dipenuhi sudah kami lampirkan dengan-cara terperinci bersama surat ini.
Demikian surat permohonan perlindungan ongkos ini kami buat & sampaikan. Atas perhatian & kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat Kami,
Kepala Sekolah
Dra. Yati Sumiyati
NIP. …
Contoh Surat Resmi Sekolah Kegiatan OSIS
[KOP SURAT]
Kota Bekasi, 15 Juni 2020
No. : 098/OSIS/EKS/VI/2020
Lamp. : –
Hal : Undangan Tamu Pentas Seni
Kepada Yth.
Ketua OSIS
SMA Pembangunan Jaya Bangsa
di tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dgn akan dilaksanakannya acara Pentas Seni Tahunan SMA Taruna Jaya Mandiri, kami selaku pengurus OSIS mengundang seluruh ketua OSIS SMA di Kota Bekasi untuk menghadiri acara tersebut. Adapun acara akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat/19 Juni 2020
Pukul : 15.00 WIB – selesai
Tempat : Lapangan SMA Taruna Jaya Mandiri
Acara : Pentas Seni Tahunan Sekolah Menengan Atas Taruna Jaya Mandiri “Kreasi Anak Muda Millennial”
Kami berharap Saudara/i dapat menghadiri acara tersebut atau mengirimkan perwakilannya sebanyak 2 (dua) orang. Mohon konfirmasi kehadiran beserta nama perwakilan ke Wulan (082189009123) paling lambat hari Kamis, 18 Juni 2020.
Demikian surat permintaan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua OSIS
Sekolah Menengan Atas Taruna Jaya Mandiri
Deni Wijaya Shakti
NIM. …
Contoh Surat Resmi Sekolah Pengumuman Hari Libur
[KOP SURAT]
Tangerang, 28 Mei 2020
No. : 121/EKS/V/2020
Lamp. : –
Hal : Pemberitahuan Libur Sekolah
Kepada
Yth. Orang Tua/Wali Murid Kelas VII – VIII
SMP Purna Bhakti Telaga
di kawasan
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami pihak sekolah ingin memberikan pengumuman terkait libur sekolah semester genap (semester II) pada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid SMP Purna Bhakti Telaga kelas VI – VII. Adapun pemberitahuan libur tersebut, selaku berikut:
- Libur Akhir Semester dimulai pada tanggal 1 – 26 Juni 2020.
- Masuk kembali ke sekolah & mengawali semester 2 tahun pemikiran 2020/2021 pada tanggal 29 Juni 2020.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan & mohon kolaborasi pada Orang Tua/Wali Murid untuk tetap mengawasi putera/i-nya di rumah biar melakukan aktivitas yg konkret.
Atas perhatian & kolaborasi Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih yg sebesar-besarnya.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Kepala Sekolah,
Budi Jumantri Harmoko
NIP. …
Baca Juga: Contoh Surat Keputusan
Contoh Surat Resmi Sekolah Pengambilan Rapor
[KOP SURAT]
Nomor : 122/EKS/SMP/2020
Perihal : Pembagian Rapor
Kepada Yang Terhormat
Orang Tua/Wali Murid Kelas VII & VIII
di daerah
Dengan hormat,
Sehubungan dgn telah berakhirnya aktivitas berguru mengajar pada semester genap tahun pemikiran 2019/2020, maka kami memanggil Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid kelas VII & VIII untuk hadir pada:
Hari/Tanggal : Sabtu/19 Juni 2020
Waktu : 08.00 – 10.00 WIB
Tempat : Ruang kelas masing-masing murid
Acara : Pembagian Rapor Kenaikan Kelas
Demikian surat usul ini kami buat. Mohon agar Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid mampu hadir dlm acara tersebut mengenang ada beberapa hal yg akan disampaikan, baik dengan-cara lazim maupun khusus terkait perkembangan belum dewasa di sekolah. Atas perhatian serta partisipasi Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih sebesar-besarnya.
Tangerang, 16 Juni 2020
Kepala Sekolah
Hj. Nining Surtini S, S.Pd, M.Pd
NIP. …
Contoh Surat Resmi Sekolah Untuk Pemberitahuan Pembayaran
[KOP SURAT]
Bekasi, 13 Februari 2020
Nomor : 12/II/2020
Lampiran : –
Perihal : Pemberitahuan Pembayaran SPP
Kepada Yang Terhormat,
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
di daerah
Dengan hormat,
Sehubungan dgn hasil pemantauan tim Tata Usaha kami, anak Bapak/Ibu Orang Tua/Wali dari:
Nama : Ayu Ningsih Pratiwi
Kelas : VII B
Masih menunggak duit SPP selama 3 (tiga) bulan, yakni sebesar Rp1.200.000,- (satu juta dua ratus ribu rupiah).
Apabila Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid sedang mengalami kendala, maka hal ini mampu didiskusikan dgn pihak sekolah. Mengingat sekolah pun harus tetap menjalankan kegiatan mencar ilmu mengajar (KBM) & operasional yang lain yg memerlukan ongkos.
Kami harap Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid dlm memaklumi kondisi tersebut & secepatnya menyelesaikan uang tunggakan SPP.
Demikian kami sampaikan pada Bapak/Ibu. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
Dra. Cut Sriyasih, M.Pd
NIP. …
Contoh Surat Resmi Sekolah Kegiatan Penyuluhan
[KOP SURAT]
Bekasi, 7 Januari 2020
No. : 021/EKS/I/2020
Lamp. : –
Hal : Acara Kegiatan Penyuluhan
Kepada Yth.
Orang Tua/Wali Murid
Sekolah Menengan Atas Negeri 1 Kota Bekasi
di kawasan
Dengan Hormat,
Salam makmur gampang-mudahan Bapak/Ibu senantiasa diberikan kesehatan serta perlindungan dr Tuhan Yang Maha Esa.
Sehubungan dgn adanya kolaborasi antara SMA Negeri 1 Kota Bekasi dgn Badan Narkotika Nasional RI, kami akan menyelenggarakan program penyuluhan terkait Narkotika & Obat-Obatan Terlarang pada:
Hari, tanggal : Kamis, 9 Januari 2020
Pukul : 09.00 – 12.00 WIB
Agenda :
- Tes urine siswa
- Penyuluhan Bahaya Narkotika & Mengenal Obat-Obatan Terlarang Lainnya
Tempat : Aula Utama Sekolah Menengan Atas Negeri 1 Kota Bekasi
Terkait adanya acara tes urine yg diberlakukan pada seluruh siswa, maka pada hari tersebut seluruh siswa/i diwajibkan menjinjing sample urine masing-masing dr rumah ke dlm daerah urine yg sudah kami berikan. Adapun hasil akan kami sampaikan pada Orang Tua/Wali Murid dengan-cara belakang layar melalui surat khusus. Mohon Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid turut mengawasi hal ini.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala Sekolah,
Agung Wicaksono Priyadi, M.Pd
NIP. …
Baca Juga: Contoh Surat MOU
Contoh Surat Resmi Sekolah Untuk Pemberitahuan Biaya Buku & Seragam
[KOP SURAT]
Tangerang, 25 Juni 2020
Nomor : 123/VI/2020
Lampiran : Rincian Biaya
Hal : Pemberitahuan Biaya Buku & Seragam Tahun Ajaran Baru 2020/2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Sekolah Menengan Atas Jaya Wijaya Bhakti
di kawasan
Dengan Hormat,
Salam teriring doa kami haturkan pada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid seluruh siswa/i SMA Jaya Wijaya Bhakti. Semoga kita semua senantiasa berada dlm kasih sayang-Nya serta diberikan kesehatan sekeluarga. Amin.
Selanjutnya, mengingat akan masuknya periode tahun fatwa baru, yakni periode 2020/2021, maka melalui surat ini kami beritahukan detail biaya buku pelajaran serta seragam untuk masing-masing kelas. Adapun rincian harga buku & yang lain bisa Bapak/Ibu lihat pada lampiran yg kami sertakan bareng surat ini.
Mengingat penggunaan buku pelajaran serta seragam menunjang kelangsungan proses berguru mengajar (KBM), maka kami harap Bapak/Ibu dapat membayarkannya saat hari pertama masuk sekolah, yakni pada tanggal 20 Juli 2020.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian & kolaborasi Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Salam hormat,
Kepala Sekolah,
Jajang Hidayat, M.Pd
NIP. …
Contoh Surat Resmi Sekolah Untuk Pemberitahuan Kegiatan Berkemah
[KOP SURAT]
Serang, 14 Oktober 2020
Nomor : 19/KGS/EKS/X/2020
Lamp. : –
Hal : Pemberitahuan Kegiatan Perkemahan Pramuka
Kepada Yang Terhormat,
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas VII & VIII
SMP Pembangunan Negeri Cahya
di kawasan
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Dengan hormat,
Salam teriring doa kami sampaikan pada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid kelas VII & VIII. Semoga kita semua senantiasa berada di bawah proteksi Tuhan Yang Maha Esa, serta diberikan kesehatan & kasih sayang-Nya.
Sehubungan dgn adanya kesibukan ekstrakurikuler Pramuka, kami pihak sekolah akan menyelenggarakan acara Perkemahan Sabtu-Minggu (PERSAMI) yg akan diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal : Sabtu-Minggu, 17-18 Oktober 2020
Pukul : 16:00 WIB (di hari Sabtu) – 10.00 WIB (di hari Minggu)
Agenda : Kegiatan Pramuka Berkemah
Tempat : Bumi Perkemahan Anjungan Lestari Hijau
Peserta : Seluruh siswa/i kelas VII & VIII Sekolah Menengah Pertama Pembangunan Negeri Cahya
Mengingat pentingnya program tersebut, kami mohon semoga Bapak/Ibu mampu membolehkan putera/i-nya ikut serta dlm rangkaian kegiatan Perkemahan Sabtu-Minggu (PERSAMI) sesuai jadwal di atas. Apabila ada hal-hal yg ingin Bapak/Ibu tanyakan atau konfirmasi, mohon untuk menghubungi pihak panitia sekaligus pembina pada kontak berikut:
- Bapak Jaya (0812-1212-8289) – khusus siswa kelas VII
- Ibu Lestari (0821-8890-1256) – khusus siswi kelas VII
- Bapak Jono (0812-9999-1212) – khusus siswa kelas VIII
- Ibu Mega (0812-5856-0090) – khusus siswi kelas VIII
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan untuk dimengerti Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid kelas VII & VIII. Atas perhatian & kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Salam hormat,
Kepala Sekolah,
Hamzah Hidayat Wijayanto, M.Pd
NIP. …
Ada banyak sekali kesibukan yg membutuhkan surat resmi dr sekolah. Beberapa acuan surat resmi sekolah di atas ialah referensi untuk aktivitas-kegiatan yg sering dilakukan. Umumnya surat diberikan ke murid agar diteruskan ke orang renta atau wali mereka 3 (tiga) hari sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan. Namun untuk surat pemberitahuan atau pengumuman yg tak mendesak, bisa diterbitkan kapan saja sesuai kebutuhan.
Selain pihak sekolah, organisasi yg di dalamnya pun bisa mengeluarkan surat resmi, contohnya OSIS atau perkumpulan ekstrakurikuler. Hanya saja keluarnya surat ini tetap harus diketahui oleh pihak sekolah karena kepala sekolah adalah penanggung jawab dr seluruh aktivitas yg dilaksanakan oleh sekolah tersebut.