Mengapa ada surat dinas selain surat langsung selaku alat korespondensi? Siapa yg diperbolehkan menulis surat dinas? Bagaimana ciri surat dinas dr sisi bentuk?
Daftar Isi
Daftar Isi
Pengertian Surat Pribadi Dan Surat Dinas
Ada bermacam-macam jenis surat yg ada di dunia ini. Dua di antaranya adalah surat eksklusif & surat dinas. Surat langsung adalah jenis surat yg menerangkan kepentingan pribadi yg ditujukan ke suatu pihak. Sedangkan surat dinas adalah surat resmi yg ditulis & dikeluarkan oleh organisasi atau lembaga tertentu. Biasanya digunakan untuk pemberitahuan, penugasan & alat korespondensi.
Alasan Mengapa Ada Surat Dinas Selain Surat Pribadi Sebagai Alat Komunikasi
Berikut argumentasi kenapa surat dinas bisa dipakai sebagai alat korespondensi.
-
Surat Dinas Lebih Praktis
Apa saja komponen pada surat dinas? Surat dinas lebih praktis dibandingkan surat langsung. Dibilang lebih mudah alasannya adalah surat resmi mempunyai kemampuan untuk menampung informasi atau berita yg sungguh banyak. Penulis surat resmi boleh menuliskan keterangan atau info apa saja yg ingin dibicarakan atau didiskusikan pada peserta surat.
-
Tingkat Kerahasiaan Surat Dinas Lebih Terjamin
Tingkat kerahasiaan surat dinas lebih terjamin daripada surat eksklusif. Sehingga orang lain tak akan mengetahui maksud dr pesan yg telah ditulis. Penulis surat dinas tak perlu takut jikalau suratnya dibaca oleh orang. Melalui surat dinas, penulis tak perlu takut bila pesan yg ditulisnya dibaca oleh orang yg bukan seharusnya.
Surat dinas tak boleh dibuka apalagi dibaca oleh orang lain. Hanya penerima surat atau orang yg berhak yg boleh membaca.
-
Surat Dinas Lebih Ekonomis
Berkomunikasi dgn cara berkirim surat dikatakan sangat hemat. Hal ini dihubungkan dgn ongkos yg diperlukan jika berkomunikasi melalui surat. Dengan ongkos yg relatif murah dibandingkan telepon, pesan pada seseorang yg dikirim dgn surat dinas dapat diterima dgn baik.
Jika dibandingkan dgn telepon, maka kemungkinan si pengirim surat perlu mempersiapkan biaya yg lebih. Karena Biaya telepon interlokal untuk membicarakan informasi atau seseorang pada seseorang tentunya tak murah. Apalagi semakin lama maka kian mahal.
Kalau berkomunikasi dgn surat, penulis surat bisa menulis keterangan atau berita sebanyak mungkin tanpa harus takut terbebani oleh ongkos. Palingan penulis surat hanya perlu mempersiapkan biaya untuk berbelanja perangko.
-
Surat Dinas Lebih Efektif
Penggunaan surat dinas lebih efektif karena keterangan yg diantarlebih utuh, lengkap & menyeluruh. Sehingga penerima surat bisa membacanya dgn jeli. Ini karena surat dinas mampu menampung banyak keterangan. Terkait kalimat pembuka, data tabel, aneka macam macam tembusan.
-
Memakai Bahasa Gaul
Surat dinas mampu menampung banyak informasi atau keterangan sebanyak-banyaknya. Si penulis surat tak perlu menyingkat kata banyak istilah khusus atau akronim khusus yg sulit dimengerti. Selain itu ongkosnya relatif murah. Di sinilah letak keefektifan surat, dgn ongkos seminimal mungkin namun keuntungannya sangat besar.
-
Dapat Disimpan atau Diarsipkan Sebagai Dokumentasi
Surat dinas lebih baik ketimbang surat eksklusif jika dibandingkan dgn telepon dlm hal dokumentasi. Ada kemungkinan si penerima surat lupa akan data atau informasi yg pernah dibicarakan. Ada kemungkinan pula akan ada persoalan sebab ada informasi yg tak sesuai. Maka solusinya tinggal membuka surat yg sudah didokumentasikan atau diarsipkan.
Kelebihan surat dinas ialah memiliki nomor surat. Di nomor surat itu sudah dicantumkan tanggal, bulan & tahun penulisan surat. Kaprikornus akan gampang nantinya bila harus mencari keterangan atau gosip yg terkait. Kita cukup mengingat bulan & tahunnya.
Beda dgn alat komunikasi modern contohnya telepon yg tak ada catatan dokumentasi. Juga aplikasi pesan di smartphone saat ini yg mewajibkan pengguna ponsel pintar melaksanakan scroll ke atas yg tentunya sangat menyibukkan.
Nah itulah balasan mengapa ada surat dinas selain surat pribadi sebagai alat korespondensi. Semoga mengerti ya!