√ 11 Fungsi Sekretaris Secara Umum

Setiap perusahaan akan senantiasa melakukan pembagian pekerjaan atas jenis tenaga kerja yg dimiliki agar semua dapat berjalan sesuai dgn yg direncakan. Pembagian pekerjaan dikerjakan dr lini teratas hingga paling bawah. Pembagian pekerjaan merupakan pecahan dr menajemen perusahaan.

Bagian tertentu kadang membutuhkan derma dlm melaksanakan pekerjaannya. Orang yg membantu pimpinan perusahaan dlm mengatur & mengurus semua agendanya mampu disebut sekretaris.

Sekretaris

Sekretaris yakni pofesi yg berhubungan dgn administrasi keuangan yg berperan selaku asisten. Tugas seorang sekretaris berkaitan dgn segala kegiatan manajemen yg berkaitan dgn pekerjaan rutin dlm sebuah perusahaan.

Sekretaris memiliki peran yg sungguh banyak yg bekerjasama pribadi dgn pimpinan perusahaan atau atasan dlm setiap organisasi sosial. Pekerjaan yg biasa dilaksanakan merupakan menertibkan jadwal pimpinannya & mengarsipkan segala dokumen perusahaan. Zaman sekarang sekretaris sudah berubah ungkapan menjadi ajun pribadi.

Terdapat beberapa negara yg membedakan antara sekretaris & tangan kanan pribadi. Untuk negara Indonesia banyak perusahaan atau organisasi profesi yg tak membedakan antara dua ungkapan tersebut. Dua-duanya mempunyai peran yg sama dlm menolong tugas pimpinanya.

Fungsi Sekretaris

Berikut merupakan beberapa fungsi sekretaris,

1. Membantu pimpinan

Seorang pemimpin perusahaan membutukan pertolongan seseorang untuk melaksanakan segala pekerjaan yg bersifat adminitratif & arsip perusahaan. Orang yg menolong pimpinan harus seseorang yg dianggap memiliki kemampuan & sesuai dgn keinginan pimpinan.

Tugas yg dibebankan pada seketaris untuk sebah perusahaan biasanya mengurus dokumen tertentu atau input data yg mesti dilakukan oleh pimpinan.

2. Pelaksana sentra ketatausahaan

Sekretaris berfungsi untuk mengontrol pecahan tata usaha perusahaan atau acuan organisasi sosial agar mampu termanej dgn baik. Bagian ini dapat dijalankan oleh bagian lain, namun sekretaris mesti senantiasa mengkontrol kepingan surat menyurat & administrasi laiinya.

3. Mencatat semua kegiatan

Segala kesibukan yg akan dilaksanakan oleh perusahaan & pimpinan harus tercatat dgn baik & menjadwalkannya.

Jadwal yg dibuat akan dijadikan patokan setiap pimpinan dlm mengghadiri berbagai jenis kesibukan yg berkaitan dgn pekerjaan internal & eksternal perusahaan. Dalam kondisi mirip inipula berlaku untuk organisasi di lingkungan sekolah.

4. Pusat dokumentasi

Sekretaris memiliki fungsi untuk menyediakan segala dokumen yg diperlukan oleh perusahaan atau organisasi sosial baik berupa arsip, notulensi, & berkas-berkas lain yg harus dimengerti oleh pihak pimpinan. Pimpinan biasanya akan menanyakan langsung pada sekretaris tatkala membutuhkan informasi wacana sesuatu yg berkaitan dgn perusahaan atau hal-hal lain yg sudah terdokumentasikan.

Bahkan dlm beberapa perkara dlm kegiatan mirip diskusi & debat terdapatnya seketaris pula mempunyai peranan penting dlm dokumentasi ini. Selain menyimpang surat-surat, menciptakan daftar pertanyaan, pula bermitra dgn humas dlm mengkordinirkan aktivitas.

5. Menyampaikan isu pada pimpinan

Sekretaris harus menghidangkan segala info yg dibutuhkan oleh pimpinan supaya membuat pekerjaan pimpinan makin gampang. Misalnya dlm hal ini informasi event, berita hasil rapat divisi, gosip kondisi perusahaan, keuangan perusahaan, & lain-lain. Bahkan kadang sekretaris diberi dogma untuk mewakili pimpinan pada event tertentu.

6. Alat komunikasi organisasi

Sekretaris berperan sebagai alat isu perusahaan, alasannya biasanya info apapun yg didapat dlm suatu organisasi dikenali oleh sekretaris, sehingga tatkala ingin mengenali kabar dr pihak laur atau dlm perusahaan dapat ditanyakan pada sekretaris.

7. Jembatan penghubung

Ketika terdapat informasi dr berbagai pihak sekretaris yg akan menyampaikan pada pimpinan. Misal terdapat permohonan dr manajer belahan tertentu atau usulan kerjasama dr pihak lain, sekretaris akan menerima informasi tersebut & akan disampaikan pada pimpinan perusahaan.

8. Menyampaikan berita dr pimpinan

Sekretaris merupakan orang pertama yg paling tau ihwal kegiatan yg akan dilaksanakan oleh pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan pula akan memberikan info melaui sekretaris. Selanjutnya sekretaris bertugas untuk menyampaikan gosip terebut pada manajer belahan atau mengumumkan pada seluruh pegawai perusahaan.

9. Memberi pertimbangan pada pimpinan

Ketika pimpinan perusahaan ingin melakukan aktivitas yg berisiko biasanya memerlukan pertimbangan dr aneka macam pihak salah satunya sekretari. Hal tersebut dilakukan alasannya adalah sekretaris dianggap paling tahu kondisi perusahaan sehingga diperlukan mampu menetapkan sesuatu yg sesuai dgn yg diharapkan.

10. Memberikan motivasi pada pekerja

Sekretaris pula mempunyai tanggungjawab untuk tetap mempertahankan semagat pengawai dlm melakukan pekerjaannya. Sekretaris dapat mengenali keadaan para pegawai sehingga tau kapan para pegawai memerlukan motivasi untuk sama-sama menuntaskan proyek yg dijalankan. Motivasi mampu dijalankan melalui kegiata tertentu atau ucapan dengan-cara eksklusif pada pihak terkait.

11. Menyampaikan kebijakan pada pekerja

Ketika pimpinan perusahaan memiliki kebijakan baru yg harus dipatuhi oleh pekerja maka sekretaris mempunyai keharusan untuk memberikan hal tersebut pada para pegawai. Kewajiban ini merupakan salah satu bentuk peran sekretaris pada pimpinan.

Itulah tadi artikel yg bisa kami berikan pada semua kelompok yg sedang membutuhkan kajian ihwal fungsi sekretaris dengan-cara biasa yg gampang didapatkan dlm kehiduan sehari-hari. Semoga bisa memberi referensi bagi kalian yg memerlukan.

Barnes, Carolyn, & Manning. 2003. Menjadi sekretaris profesionaal. Batam: Bina Rupa Aksara.