Virtual office atau sering juga disebut selaku kantor maya yaitu otomasi proses bisnis yang sebelumnya secara manual (document –driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis ialah dokumen dalam bentuk elektronika, bukan hard copy. Dalam dunia Virtual ini juga ada kantor atau lokasinya.
Kantor maya ialah sebuah bangunan kantor yang menunjukkan beberapa layanan mirip layanan telepon, layanan faks, dan layanan web hosting. Kantor virtual juga merupakan istilah umum untuk suatu lingkungan yang memungkinkan jaringan rekan kerja untuk melaksanakan perjuangan secara efisien dengan memakai teknologi komunikasi online. Pengguna mampu mengakses data dari perangkat apapun ( PC, Laptop, PDA, smartphone, dll) yang dilengkapi web dan internet.
Virtual office ini beranggotakan tim-tim yang saling berafiliasi yang disebut dengan tim maya atau tim yang terpisah secara geografis (GDT) yakni sekelompok orang yang bekerja diseluruh waktu, ruang, dan dengan batasbatas organisasi diperkuat oleh link webs komunikasi teknologi. Karena terpisah secara geografis maka organisasi boleh untuk menyewa dan menjaga orang-orang terbaik tanpa memperhatikan lokasi. Anggota tim virtual berkomunikasi secara elektronik, sehingga mereka mungkin tidak pernah berjumpa tampang. Namun sebagian besar tim akan bertemu pada suatu waktu. Virtual tim ini tidak memiliki arti teleworker sebab banyak tim virtual dalam organisasi terdiri dari karyawan baik yang melakukan pekerjaan dirumah dan kelompokkelompok kecil di kantor.
Tujuan Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk merealisasikan efisiensi kerja yang berujung pada pementingan biaya yang salah satunya yaitu pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memperlihatkan penghematan yang signifikan dan keleluasaan ketimbang menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk mengembangkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepatyang bekerjsama, kehadiran dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik tiba dan hadir di lingkungan kantor.
Keuntungan dan kekurangan dari Virtual Office
Dalam kantor maya ini ada keuntungan dan kekurangan, diantaranya yakni
a) Keuntungan
Beberapa anggota tim virtual tidak perlu tiba ke daerah kerja, sehingga perusahaan tidak perlu mempekerjakan cleaning service, atau ruang parkir. Sebab pada dasrnya dengan melakukan pekerjaan tanpa tatap muka pun, virtual office sudah mendukungnya.
Mengurangi biaya perjalanan karyawan. Karena karyawan tidaklah harus berjumpa pada satu lokasi yang serupa dan waktu yang terburu – buru. Karyawan hanya menyalakan komputer dan duduk manis pada waktu yang bareng .
Memungkinkan perusahaan menerima karyawan yang berbakat tanpa batas-batas geografis. Geografis memanglah bukan hambatan dalam Virtual Office ini.
Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan cuma duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang serupa, walaupun tanpa tatap tampang.
b) Kelemahan
Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.
Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga mampu menimbulkan sebuah dilema bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi perbedaan sudut pandang, jadi masuk akal saja jika dalam organisasi maya ini terjadi salah paham.
Bekerja pada suatu proyek melalui virtual workspace menimbulkan kurangnya visibilitas proyek.
Kesulitan menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan senantiasa berbau instan dan jarang untuk bertatap wajah. Jadi dalam hal ini juga menyulitkan beberapa karyawan yang ingin menyampaikan apa yang beliau mau dan si komunikan yang menerima pesan itu mampu mengerti dengan baik dan benar.
Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga harus di amati dalam organisasi maya ini geografi memang tidak duduk perkara, tetapi dari segi waktu harus diperhatikan.
Daftar Pustaka:
Shield, Rob. (2003), Virtual, Sebuah Pengantar Komprehensif (Terj.), Yogyakarta; Jalasutra
Resti Septiani Sunaryo