Membuat surat pembaca yaitu salah satu keahlian yang harus dikuasi oleh seorang praktisi humas. Bagi praktisi humas, salahsatu fungsi surat pembaca adalah untuk menanggapi isi media massa yang menyangkut tentang perusahaan yang diwakilinya. Dalam pelaksanaannya, ada beberapa jenis surat pembaca, yakni:
1. Surat pembaca untuk mengoreksi kesalahan
2. Surat pembaca selaku alat publisitas
3. Surat pembaca untuk mengkritik kesimpulan wartawan
4. Surat permohonan publisitas dikala suatu perusahaan tidak disebut dalam pemberitaan
5. Surat ucapan selamat
Adapun komponen-unsur yang perlu disampaikan dalam surat pembaca adalah:
1. Tanggal dan halaman daerah isu yang salahj timbul di surat kaba
2. Informasi keliru yang telah tersebar
3. Informasi yang benar
4. Nama dan jabatan penulis surat pembaca
Dalam upaya menyikapi surat pembaca yang muncul di media massa terkait dengan perusahaan yang diwakilinya, maka taktik yang dapat digunakan oleh praktisi humas yaitu sebagai berikut:
1. Defensive tanggapanstrategy
2. Diversionary responses strategy
3. Vocal commiseration strategy
4. Strategic inaction
Surat pembaca adalah salah satu jenis surat yang diklasifikasikan tergolong jenis surat pribadi disebabkan surat ini dipakai untuk kepentingan langsung. Ciri-ciri dari surat pembaca yakni di bawah ini.
-. tidak mempunyai kop/kepala surat
-. format dari surat pembaca bebas
-. adanya salam pembuka yang variatif
-. tidak terdapat nomor surat
-. bahasa yang digunakan bebas (suka-suka penulis)
-. salam penutup yang variatif
Surat pembaca umumnya diantaroleh pembaca supaya surat itu ditampilkan di media-media berikut ini.
-. koran
-. majalah
-. tabloid
-. buletin
-. dan sebagainya
Isi dari surat pembaca pun bervariasi, diantaranya ialah di bawah ini.
-. keluhan
-. ucapan terima kasih
-. saran
-. permohonan maaf
-. pengumuman
-. himbauan
-. kritik
-. pendapat
-. dan lain-lain
Mengapa surat pembaca tergolong kepada surat langsung? Tarigan pada tahun 2008 mengemukakan sebab. Menurutnya, surat pembaca digolongkan ke dalam surat eksklusif karena mempunyai tanda ialah bahasa yang dipakai alami, sintaksis sehari-hari, dan memang goresan pena eksklusif dari seseorang.
Surat pembaca, kebanyakan berjumlah sekitar tiga sampai lima paragraf. Isi dari surat pembaca semestinya dibuat sejelas mungkin, tidak bertele-tele supaya tidak membingungkan pembaca kelak. Adapun dalam menulis surat pembaca, penulis mesti menghindari penerapan singkatan yang tidak lazim, penggunaan ungkapan/kata asing yang tidak lazim, dan sebagainya.