Sistem Pengendalian Intern Dan Akuntansi Untuk Kas

Sistem Pengendalian Intern Dan Akuntansi Untuk Kas 

PENGENDALIAN INTERN

Pengendalian intern (internal control)

Seiring dengan kemajuan skala perjuangan dalam sebuah perusahaan, pemilik perusahaan tidak mungkin untuk mampu melakukan pengawasan atas semua operasi perusahaan secara langsung atau dengan kata lain pemilik mustahil mampu terlibat langsung dalam operasi perusahaannya. Untuk itu pemilik perusahaan perlu menyuruh wewenangnya kepada pimpinan manajemen perusahaan dan manajemen meneruskan kembali wewenang tersebut dengan menerapkan prosedur prosedur pengendalian intern.

Pengendalian intern mencakup semua perencanaan dari suatu organisasi dan semua metode serta prosedur yang diterapkan administrasi dalam rangka untuk:

1. Menjaga asset perusahaan dari pencurian, pembobolan, perampokan, manipulasi, korupsi yang dilakukan (fraud) oleh pihak-pihak tertentu, serta penggunaan harta kekayaan perusahaan yang tidak diotorisasi.

2. Meningkatkan akurasi dan akidah dari catatan akuntansi dengan cara mengurangi risiko kesalahan (error) dalam proses akuntansi yang dilakukan.

Prinsip-prinsip Pengendalian Intern

Meskipun banyak perusahaan yang memutuskan prosedur pengendalian intern dengan “bahasa” aturan yang berbeda-beda, namun kebanyakan masing-masing mengandung prinsip-prinsip pokok pengendalian intern yang serupa. 

Di antara prinsip prinsip pengendalian intern tersebut adalah:

1. Pembentukan pertanggungjawaban (establishment of responsibility)

2. Adanya pemisahan peran secara tegas (segregation of duties)

3. Prosedur dokumentasi harus dimiliki perusahaan (documentation procedure)

4. Pengendalian secara fisik, mekanik, dan elektronika (physical, mechanical and electronic controls)

5. Verifikasi internal yang independen harus ada (independent internal verification)

Pembentukan Pertanggungjawaban

– Manajemen harus memutuskan tanggung jawab secara terperinci.

– Tiap orang memiliki tanggung jawab untuk peran yang diberikan kepadanya.

– Pembentukan pertanggungjawaban mencakup otorisasi dan kesepakatan atas suatu transaksi.

Pemisahan Tugas

– Tanggung jawab atas pekerjaan dan peran mesti diberikan kepada individu yang berlainan, (contohnya pemisahan peran antara petugas yang mengurusi penyimpanan kas dengan petugas yang mengurusi pencatatan kas).

– Tanggung jawab untuk memelihara catatan harus terpisah dengan tanggung jawab untuk mempertahankan kondisi fisik kekayaan perusahaan.

Prosedur dokumentasi mesti dimiliki perusahaan

Dokumentasi yang bagus diharapkan untuk melindungi kekayaan perusahaan dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang sudah ditetapkan.

Dokumentasi yang bisa dipercaya akan menjadi sumber isu yang mampu digunakan administrasi untuk memonitor kegiatan operasi perusahaan.

Ada beberapa prinsip dalam mekanisme dokumentasi, adalah:

– Semua dokumen mesti diberi nama terlebih dahulu (prenumbered) yang tercetak, dan semua dokumen mesti dipertanggungjawabkan.

– Dokumen selaku bukti pencatatan akuntansi disampaikan ke bagian akuntansi untuk menyakinkan bahwa transaksi sudah dicatat sempurna waktu.

Pengendalian Secara Fisik, Mekanis dan Elektronik

Sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian secara elektro disamping cara mekanis dan fisik untuk menjaga kekayaannya. Sebagai teladan penerapan pengendalian mekanis ialah penggunaan kas register, cheque protector. 

Pengendalian mekanis memakai brankas (peti besi), ruang khasanah (strong room) dan acuan pengendalian elektro ialah pemakaian mesin absensi elektro sidik jari yang terhubung dengan komputer, cctv (televisi monitor), alarms elektro,garment sensors.

Verifikasi Intern Independen

Meskipun tata cara pengendalian intern telah dirancang dengan baik, kemungkinan terjadinya penyimpangan tetap saja bisa terjadi setiap ketika. Misalnya capek yang terjadi kepada karyawan bisa mengakibatkan mekanisme-mekanisme yang ditetapkan diabaikan. Untuk itu diharapkan pengkajian ulang secara terorganisir dan berkesinambungan supaya mekanisme-mekanisme mampu dilaksanakan secara terencana, tertib dan benar. Proses ini mesti dilaksanakan oleh pemeriksa intern yang independen.

Pengendalian yang efektif dapat diraih dengan membentuk bab verifikasi yang bertugas mereview, merekonsiliasi serta mempertahankan pengendalian intern. Untuk itu harus dikerjakan:

– Verifikasi secara periodik dan secara tiba-tiba

– Verifikasi oleh petugas yang independent

– Penyampaian rekomendasi terhadap manajer untuk langkah-langkah koreksi

Keterbatasan pengendalian intern

Keterbatasan pengendalian intern yaitu selaku berikut:

1. Adanya kemungkinan timbulnya beban (cost) untuk mendesain pengendalian intern yang lebih besar dibandingkan faedah yang diperoleh.

2. Adanya faktor sumber daya manusia

3. Besarnya ukuran perusahaan.

PENGERTIAN KAS

Hampir semua transaksi perusahaan akan melibatkan uang kas, baik itu merupakan transaksi penerimaan maupun pengeluaran kas dan transaksi-transaksi lainnya akan berakhir dengan rekening kas ini.

Kas ialah harta yang paling lancer atau likuid, paling gampang diselewengkan, maka diharapkan suatu sistem dan prosedur akuntansi untuk mencatat dan mengendalikan kas.

Kas ialah alat pertukaran yang diakui oleh penduduk lazim dan oleh karena itu merupakan dasar-landasan yang kuat untuk digunakan selaku alat pengukur terhadap semua acara ekonomi di dalam perusahaan.

Ada dua persyaratan supaya alat pembayaran dapat diklasifikasikan sebagai kas :

1. Harus mampu diterima biasa sebagai alat pembayaran atau diterima oleh bank selaku tabungan sebesar nilai nominalnya.

2. Harus dapat dipakai sebagai alat pembayaran untuk acara sehari-hari.

Kas meliputi uang tunai dan instrumen atau alat-alat pembayaran yang diterima oleh lazim, baik yang ada di dalam perusahaan maupun yang disimpan di bank (duit tunai kertas dan logam, cek, wesel cek, rekening bank yang berupa simpanan dan giro).

Kas mempunyai sifat-sifat atau karakteristik:

1. Kas memiliki sifat yang aktif tetapi tidak produktif

2. Kas (uang tunai) tidak mempunyai identitas kepemilikan dan memiliki sifat yang gampang dipindahtangankan.

Dari dua sifat kas tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa unsur penyusunan rencana dan pengawasan terhadap kas mesti menerima perhatian yang serius bagi manajemen.

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP KAS

Akuntansi terhadap kas lebih dititik beratkan pada fungsi penyediaan informasi untuk kepentingan administrasi terhadap kas. Secara garis besar akuntansi terhadap kas mesti diarahkan kepada dua hal adalah : Administrative dan Accounting Control, yang secara biasa berisikan:

1. Menyediakan kas yang cukup untuk operasi perusahaan sehari-hari (likuiditas)

2. Menghindarkan terjadinya kas yang menganggur (idle money)

3. Mencegah terjadinya kerugian-kerugian selaku akhir dari adanya penyalahgunaan kepada kas.

Adanya sebuah pengendalian intern yang mencukupi, ialah syarat mutlak demi pertolongan dan keselamatan terhadap kas. Sistem pengendalian intern mencakup semua sarana, alat dan peraturan-peraturan yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk :

1. mengamankan dan menangkal terjadinya pemborosan, penyalahgunaan dan ketidak-efisiensian dari sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.

2. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya (reliability) keberadaan data operasional dan akuntansi yang dihasilkan.

3. Mendorong tercapainya efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

Sistem pengendalian intern tidak dirancang untuk mampu mendeteksi adanya kesalahan- kesalahan, namun lebih mengutamakan pada usaha-usaha pencegahan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan. Harus ada pemisahan fungsi operasi, pencatatan dan penyimpanan dalam segala bidang acara perusahaan. Berhubungan dengan kas, adanya pemisahan antara pengurus fisik duit (penerimaan,penyimpanan dan pengeluaran ) dan pengelolan administrasinya mutlak diharapkan. Dalam fungsi penerimaan kas; pengawasan harus ditujukan supaya semua duit yang sebaiknya diterima, benar- benar diterima dan dicatat. Dan dalam fungsi pengeluaran kas; pengawasan mesti diarahkan semoga tidak terjadi pengeluaran kas tanpa adanya otorisasi oleh pejabat yang berwenang.

PENGAWASAN KAS

Sistem pengawasan intern sebuah perusahaan berlainan dengan perusahaan lain karena bentuk dan jenis perusahaan bermacam-macam. Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang mampu dipakai sebagai pemikiran untuk menyelenggarakan pengawasan terhadap kas selaku berikut:

Penerimaan duit

Prosedur-prosedur pengawasan yang dapat dipakai antara lain:

1. Harus ditunjukkan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dari setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.

2. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.

3. Diadakan pengawasan yang ketat kepada fungsi penerimaan dan pencatatan kas.

Selain itu saban hari harus dibentuk laporan kas.

Pengeluaran duit

Beberapa mekanisme pengawasan yang penting yaitu selaku berikut:

1. Semua pengeluaran uang memakai cek kecuali untuk pengeluaranpengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.

2. Dibentuk dana kas kecil yang diawasi dengan ketat.

3. Penulisan cek cuma dilaksanakan bila didukung bukti-bukti yang lengkap atau dengan kata lain dipakai sistem voucher.

4. Dipisahkan antara orang-orang yang menghimpun bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.

5. Diadakan pemeriksaan intern dengan rentang waktu yang tidak tertentu.

6. Diharuskan membuat kas harian.

DANA KAS KECIL (PETTY CASH FUND)

Dana kas kecil atau petty cash fund yaitu uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak irit bila dibayar dengan cek.

Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan kepada jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta semoga dananya ditambah.

Penambahan kas kecil adakala dikerjakan setiap masa tertentu misalnya mingguan.

Dalam relevansinya dengan kas kecil ada dua tata cara yang dipakai adalah:

1. Sistem Imprest

2. Metode Fluktuasi

Sistem Imprest (imprest fund method)

Dalam tata cara ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, ialah sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.

Cek tersebut diuangkan ke bank oleh kasir kas kecil dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada tamat periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali mirip semula. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada dikala pengisian kembali.

Sistem Fluktuasi (fluctuating fund method)

Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dijalankan dengan cara yang serupa mirip pada tata cara imprest.

Perbedaannya dengan sistem imprest ialah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

Pencatatan langsung dilaksanakan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran dari dana kas kecil.

Berikut ini yaitu pola pencatatan akuntansi dalam kas kecil:

Dalam suatu perusahaan yang menyelenggarakan kas kecil menurut imprest fund system, terdapat transaksi-transaksi selaku berikut:

4 Januari 2000 : Diserahkan selembar cek nomor 3542 sebesar Rp.2.000.000,00 untuk membentuk kas kecil.

5 Januari 2000 : Dibayar biaya telegram Rp. 60.000,00

7 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-alat tulis untuk kantor Rp. 96.000,00

12 Januari 2000 : Dibayar ongkos angkut sebesar Rp. 320.000,00

18 Januari 2000 : Dibayar ongkos angkut sebesar Rp. 275.000,00

19 Januari 2000 : Dibayar uang makan untuk para karyawan yang lembur Rp. 150.000,00

21 Januari 2000 : Dibeli dari kantor pos, materai dan perangko sebesar Rp.102.000,00

22 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-alat tulis kantor Rp. 70.000,00

22 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 190.000,00 dan biaya upah bongkar sebesar Rp. 72.000,00

24 Januari 2000 : Dibayar untuk parkir dan biaya serba-serbi Rp. 50.000,00

25 Januari 2000 : Dibayar biaya servis mesin-mesin kantor Rp. 80.000,00

26 Januari 2000 : Diadakan pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran lewat kas kecil dan setelah itu diterima pengganti dana dengan cek nomor 3575.

Diminta :

Catatlah transaksi-transaksi tersebut di atas dalam buku kas kecil. (untuk pencatatan dalam buku kas kecil, gunakanlah perkiraan-asumsi sebagai berikut: perlengkapan kantor; biaya pengangkutan; biaya serba-serbi; biaya pos, telepon dan telegram; duit makan). Setelah itu buatlah ayat-ayat jurnal yang diharapkan.

Jawaban dengan sistem imprest

Pencatatan transaksi dana kas kecil dengan menggunakan metode imprest (dana tetap):

Ayat jurnal yang mesti dibuat dalam transaksi pembentukan dana kas kecil :

Ayat Jurnal yang harus dibuat dalam transaksi pengisian kembali kas kecil:

Jawaban dengan metode fluktuatif

Untuk sekedar membandingkan kita akan menjajal melaksanakan pencatatan transaksi dengan menggunakan sistem fluktuatif, berikut ini pencatatannya:

Ayat jurnal yang mesti dibentuk dalam transaksi pembentukan dana kas kecil : (jurnal yang dibuat identik dengan sistem imprest)

Pengisian kembali kas kecil untuk metode fluktuatif tidak sebesar jumlah dana kas kecil yang dikeluarkan tetapi sebesar undangan kasir pemegang kas kecil secara bebas. Sebagai pola kalau jumlah yang diminta kasir kas kecil untuk pengisian kembali kas kecil sebesar Rp. 1.750.000, maka dengan demikian saldo kas kecil akan bermetamorfosis Rp. 2.285.000 (jumlah ini berbeda dengan saldo kas kecil pada ketika dibuat).

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil yang Lupa Dilakukan

Dalam praktek dunia bisnis kadang-kadang terjadi kasir kas kecil lupa meminta pengisian kembali kas kecil pada akhir masa akuntansi sehingga akan menyebabkan persoalan yaitu dana kas kecil tidak dapat dipakai lagi atau diisi lagi pada permulaan abad akuntansi berikutnya.

Untuk menanggulangi problem tersebut diperlukan teknik dengan membuat jurnal pembalik. Untuk memudahkan pemahaman anda maka akan saya gambarkan bagaimana cara mencatat peristiwa ini dengan menggunakan acuan soal tersebut di atas.

Ayat Jurnal yang mesti dibuat dalam transaksi “pengisian kembali kas kecil yang lupa dilaksanakan”.

Dengan pengerjaan ayat jurnal tersebut maka dari segi akuntansi sudah tidak ada duduk perkara alasannya adalah pos-pos pembukuan keuangan sudah bisa dipertanggung jawabkan pada tamat abad akuntansi, tetapi demikian jikalau kita akan melanjutkan pengelolaan dana kas kecil pada permulaan periode selanjutnya niscaya terjadi persoalan alasannya jurnal penutupan dana kas kecil di atas sudah tidak mampu diisi kembali secara akuntansi. 

Untuk mampu menuntaskan masalah ini yang mesti kita kerjakan yaitu dengan cara membuat jurnal pembalik biar dana kas kecil tersebut bisa diisi kembali, berikut cara pembuatannya:

Ayat Jurnal Pembalik:

Setelah ayat jurnal pembalik dibuat, berikutnya kita mampu menciptakan jurnal pengisian kembali kas kecil. Sebagai acuan pada tanggal 2 Februari 2001 dikerjakan pengisian kembali kas kecil, maka kita tinggal membuat ayat jurnal pengisian kembalinya mirip biasa.

Ayat Jurnal pengisian kembali dana kas kecil:

Saldo Dana Kas Kecil Terlalu Besar atau Terlalu Kecil

Pemegang dana kas kecil di perusahaan yaitu operator kas kecil yang bertanggung jawab kepada operasional penggunaan kas kecil dalam acara pembayaran perusahaan, pemegang kas kecil bertugas melaporkan setiap penggunaan dan mempertanggung jawabkannya. Dalam praktek pemegang kas kecil adakala dihadapkan pada jumlah saldo kas kecil yang terlalu besar dan atau justru terlalu kecil. Untuk itu perlu adanya adaptasi jumlah saldo yang dikelola oleh pemegang dana kas kecil semoga sesuai dengan kebutuhan sehari-hari.

Bila saldo kas kecil terlalu besar

Misalnya saldo dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp. 2.000.000, tapi pemegang kas kecil merasa jumlah kas kecil terlalu besar sehingga meminta pengurangan saldo kas kecil sebesar Rp. 500.000. Berarti saldo dana kas kecil yang gres menjadi Rp.1.500.000. Maka ayat jurnal yang dibentuk yaitu sebegai berikut:

Bila saldo kas kecil terlalu kecil

Misalnya saldo dana kas kecil yang telah ditetapkan sebesar Rp. 2.000.000 dirasa terlalu kecil maka pemegang kas kecil meminta penambahan saldo kas kecil sebesar Rp. 1.000.000. Berarti saldo dana kas kecil yang gres menjadi Rp. 3.000.000. Maka ayat jurnal yang dibuat yaitu sebegai berikut: