Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem gosip administrasi yang ada. Beberapa tata cara penunjang yang hendak dibahas di sini, di antaranya yaitu:
1. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS).
2. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-Support Systems (GDSS).
3. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-Support Systems (ESS).
1. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems (DSS)
Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) ialah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang menolong pengambil keputusan dalam memakai data dan model untuk menyelesaikan persoalan yang tidak teratur. Sistem penunjang ini menolong pengambilan keputusan administrasi dengan menggabungkan data, model-versi dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang bersahabat dengan tampilan pengguna ke dalam satu tata cara yang mempunyai kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak teratur. DSS menghidangkan kepada pengguna satu perangkat alat yang fleksibel dan memiliki kesanggupan tinggi untuk analisis data penting. Dengan kata lain, DSS memadukan sumber daya intelektual seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka mengembangkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan selaku tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, tetapi tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya.
Dalam sebuah penelitiannya Steven S. Alter berbagi satu taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat sumbangan pemecahan persoalan. Keenam jenis tersebut terlihat pada gambar berikut :
Jenis DSS yang memberikan pertolongan paling sedikit adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil hanya sebagian kecil info (komponen-komponen info) seperti tampakpada kolom 1 gambar di atas. Manajer dalam hal ini mampu mengajukan pertanyaan pada database untuk menerima angka/jumlah tingkat penyerapan anggaran pada satu satker dibawah lingkup kerjanya.
Jenis DSS yang menunjukkan pinjaman yang sedikit lebih tinggi memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat absorpsi budget pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya yaitu laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji.
Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh tata cara yang menyiapkan laporan total penyerapan anggaran biaya pegawai dan pemberian-santunan yang diterimanya yang diolah dari banyak sekali file sistem penggajian.
Ada dua tipe DSS yang dikenal, adalah: Model-driven DSS dan Data-driven DSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu tata cara yang bangun sendiri terpisah dari tata cara gosip organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan pribadi oleh masing-masing pengguna dan tidak pribadi dikendalikan dari divisi sistem berita. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan versi atau teori yang ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang menciptakan versi ini mudah untuk dipakai.
Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam tata cara isu organisasi. DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk menerima isu yang berguna dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para pelanggannya menemukan data dari website-nya atau data dari metode informasi organisasi yang ada.
2. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan – Group Decision Support Systems (GDSS)
GDSS ialah metode berbasis komputer yang interaktif untuk memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak terencana. GDSS dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap mutu dan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang (kalangan orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain yakni banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus dialokasikan, dan meningkatnya akseptor yang ada. GDSS memperlihatkan pertolongan pada pemecahan dilema dengan menawarkan suatupengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok. Gambar 3-4 di bawah ini menawarkan empat kemungkinan pengaturan GDSS yang didasarkan pada ukuran kelompok dan lokasi para anggotanya.
Penggunaan GDSS bisa untuk menangani aneka macam masalah atau potensi dilema yang mungkin akan timbul. Beberapa faedah yang dapat diperoleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain yakni:
– Meningkatkan penyusunan rencana awal, adalah untuk menciptakan diskusi atau konferensi menjadi lebih efektif dan efisien.
– Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap penerima dari aneka macam latar belakang dapat menunjukkan kontribusinya dengan maksimal.
– Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, ialah tanpa menciptakan pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut dan terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih tinggi mendominasi jalannya sebuah rapat, konferensi/meeting.
– Setiap pandangan baru yang disediakan bebas dari kritik, memungkinkan penerima rapat, konferensi/meeting mengkontribusikan wangsit atau pendapatnya tanpa takut untuk dikritik.
– Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu inspirasi akan dievaluasi secara objektif dan tidak menatap siapa yang memberikan pandangan baru tersebut.
– Menghasilkan pandangan baru organisasi, yakni bagaimana tetap memfokuskan pada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang paling efisien untuk mengorganisir ilham yang dihasilkan dalam sesi brainstorming, dan menganalisa ide dalam batasan waktu yang paling sesuai.
3. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive Support Systems (ESS)
Dalam tata cara pendukung pengambilan keputusan direktur istilah executive support system (ESS) sering dipertukarkan dengan executive information system (EIS). Namun, ada juga yang membedakan keduanya. Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan selaku metode gosip berbasis komputer yang menghidangkan keperluan info administrator puncak. Sistem ini memperlihatkan susukan cepat atas gosip dan laporan manajamen. Di sisi lain, ESS yaitu sistem pendukung komprehensif yang memiliki kesanggupan lebih dari EIS. ESS menyangkut juga metode komunikasi, otomatisasi kantor, tunjangan analisis, dan intelejensia.
ESS dibangun khususnya untuk menyajikan gambaran operasional suatu organisasi; melayani keperluan isu direktur puncak; menyajikan tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe keputusan individu, menyajikan penelusuran dan pengendalian yang sempurna waktu dan efektif; menghidangkan jalan masuk cepat atas isu rinci dengan teks, angka, atau grafik; mengindentifikasikan dilema; serta menyaring, mengkompres, dan melacak data dan isu kritikal.
Karakteristik utama yang dimiliki ESS yaitu kesanggupan melihat detail, mengumumkan aspek keberhasilan kritikal (critical success factors), kanal status, analisis, pelaporan eksepsi (exception reporting), penggunaan warna, navigasi gosip, dan komunikasi.
4. Sistem Pakar – Expert Systems (ES)
Para ahli atau pakar lazimnya mempunyai wawasan (knowledge) dan pengalaman khusus untuk problem tertentu. Mereka paham betul alternatif pemecahan, kemungkinan keberhasilannya, serta laba dan kerugian yang mungkin timbul. Mereka umumnya dipakai oleh instansi untuk memberi nasehat atas dilema tertentu, mirip pada Departemen Pertahanan persoalan pembelian perlengkapan militer yang teknologinya mutakhir, penyelesaian tuntutan pembubaran Bisnis Tentara Nasional Indonesia, perampingan/reorganisasi departemen, dan strategikomunikasi dengan media massa. Makin tidak terorganisir masalahnya, kian spesialis nasehat yang dibutuhkan dari mereka.
Expert systems (ES) menjajal untuk menjiplak wawasan pakar tersebut. Sistem ini lazimnya digunakan jikalau organisasi mesti menunjukkan keputusan atas suatu persoalan yang kompleks. Secara khusus, ES yaitu paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas sebuah masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya mampu sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar.
ES bisa dibagi dalam dua bagian: lingkungan pengembangan (development environment) dan lingkungan konsultasi (consultation environment). Lingkungan pengembangan digunakan oleh pengembang ES untuk membangun bagian bagian ES dan menempatkan wawasan (knowledge) pada basis wawasan (knowledge base). Lingkungan konsultansi digunakan oleh non-pakar untuk mendapatkan wawasan dan usulan para pakar yang disimpan di sistem.
Tiga komponen utama yang lazimnya ada dalam ES yakni basis wawasan, mesin inferensi (inference engine), dan performa pengguna (user interface). Ibrahim Huntoyungo