Struktur Pengendalian Intern
1. Pendahuluan
Dan laporan tersebut yang mau dipakai selaku dasar pengambilan keputusannya, baik untuk mengendalikann ataupun mengrahkan, dan lazimnya yang mereka buat berbentuk meringkas kejadian yang paling terakhir terjadi dan keadaan perusahaan. Unit/satuan pengukurannya tidak hanya menggunakan rupiah (keuntungan yang diperoleh) namun satuan jam kerja (yang terpakai). Satuan berat, penggunaan karyawan (keterlibatan) atau ukuran yang lain yang diharapkan.
Suatu perusahaan yang sudah berjalan dihentikan tidak harus memonitor kegiatannya dan hasil yang dicapainya. Dimana administrasi harus memiliki pandangan dan perilaku yang professional untuk mengembangkan atau memajukan hasil yang telah dicapainya. Pandangan dan perilaku tersebut diatas dinyatakan dalam suatu aktivitas administrasi untuk selalu mampu melihat, meneliti, memeriksa dan mengambil keputusan atas laporan-laporan yang sudah hingga ke attas meja mereka.
Disamping laporan keuangan berfungsi untuk menertibkan dan mengarahkan, juga laporan mempunyai arti untuk menganggap adalah apakah:
1. Kebijaksanaan perusahaan yang telah ditentukan sudah dilaksanakan atau belum.
2. Apakah keadaan keuangan sehat.
3. Apakah acara penjualannya menguntungkan dan
4. Bagaimana hubungan antara bagian/ devisi atau departemen berjalan serasi atau tidak.
2. Pengertian Struktur Pengendalian Intern
Menurut (Mulyadi 2002), dari pemahaman struktur pengendalian intern tersebut terdapat beberapa rancangan berikut ini:
· Bahwa struktur pengendalian intern ialah proses untuk mrncapai tujuan tertentu.
· Struktur pengendalian intern ialah sebuah rangkaian yang bersifat pervasive (merembes) dan menjadi bagian yang tidak terpisah
· Struktur pengendalian intern dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang meliputi dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
· Struktur pengendalian intern dibutuhkan bisa memperlihatkan dogma mencukupi bagi administrasi dan dewan komisaris, entitas, bukan doktrin mutlak.
· Struktur pengendalian intern ditunjukan untuk meraih tujuan yang saling berhubungan pelaporan keungan kepatuhan dan operasi.
(Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik dalam Standar Pekerjaan lapangan kedua,2001), menyebutkan bahwa “Pemahaman memadai atas struktur pengendalian intern mesti diperoleh untuk mempersiapkan audit dan menentukan sifat, ketika dan lingkup pengujian yang hendak dikerjakan.”
(Ikatan AkuntanIndonesia, 2001) mendefinisikan pemahaman struktur pengendalian intern selaku :
Suatu proses yang dilakukan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain entitas yang didesain untuk menunjukkan keyakinan memadai wacana pencapaian tiga kalangan tujuan berikut ini:
1. kehandalan pelaporan keuangan
2. efektivitas dan efisiensi operasi
3. kepatuhan kepada aturan dan peraturan yang berlaku.
Pemeriksaan yang dikerjakan secarra terus menerus dan penganalisaan laporan dan catatan-catatan itulah yang sering disebut pengendalian intern. Makara hanya dengan investigasi yang terusberkesinambungan dan menganalisa, setiap laporan dan catatan-catatan dan mendalami dari mana laporan didapat, maka manajemen mampu meletakan iman nya kepada laporan yang diberikan padanya dan akan dipakai atau dipakai untuk mrngambil sebuah kebijakan.
Jadi pengertian struktur pengendalian intern yaitu kebijakan dan procedure yang ditetapkan untuk mendapatkan iman yang memadai bahwa tujuan satuan usaha yang spesifik akan mampu dicapai.
Pengendalian intern meliputi struktur organisasi sistem procedure yang di koordinasikan dan dipraktekkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk mengambankan harta milik perusahaan. Mengecek kecermatan dan keadndalan data akuntansinya, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan administrasi yang telah di tetapkan sebelumnya.
Makara mampu disimpulkan bahwa struktur pengendalian intern, memgang peranan penting dalam organisasi perusahaan, dimana dapat untuk merencanakan, mengkoordinasika, dan menguasai atau menertibkan dan menganalisa aneka macam acara-kegiatan yang dikerjakan.
Pengendalian intern mencakup kebijakan dan mekanisme yang ditetapkan untuk menyediakan jaminan yang mencukupi bahwa tujuan perusahaan mampu dicapai.
Konsep struktur pengendalian intern didasarkan atas tanggung jawab administrasi dan jaminan yang mencukupi untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern dan dikaitkan dengan manfaat dan ongkos pengendalian.
Pentingnya pengendalian intern
Pengendalian intern menjadi penting berkaitan dengan:
a. Lingkup dan ukuran entitas bisnis semakin komplek
Hal ini menjadikan manajemen harus mengendalkan laporan dan analisis yang banyak jumlahnya supaya peranan pengendalian dapat berjalan efektif.
b. Pemeriksaan dan penelaahan bahwa dalam sistem yang bagus menunjukkan sumbangan kepada kelemahan manusia dan meminimalisir kemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang terjadi
c. Pengendalian intern yang baik akan menghemat beban pelaksanaan auit sehingga mampu meminimalkan biaya ataupun fee audit.
Oleh alasannya adalah itu bagi administrasi mempertahankan terus adanya struktur pengendalian intern (SPI) tergolong struktur pelaporan yang baik adalah sangat sempurna dibutuhkan semoga mampu melepaskan, mengarahkan atau mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya dengan sempurna.
Struktur pengendalian intern satuan perjuangan terdiri dari tiga unsur:
1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak adonan dari aneka macam aspek dalam membentuk, memperkuat atau memperlemah efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.
Faktor-aspek yang mempengaruhi tersebut adalah :
Faktor-aspek yang mempengaruhi tersebut adalah :
a. Falsafah administrasi dan gaya operasinya
b. Struktur organisasi satuan perjuangan
c. Berfungsinya dewan komisaris, dan komite-komite yang dibuat
d. Metode tunjangan wewenang dan tanggung jawab
e. Metode pengendalian manajemen dalam menolong dan menindaklanjuti kinerja, tergolong audit intern.
f. Kebijakan dan praktik personalia
g. Berbagai factor ekstern yang mempengaruhi operasi dan praktik.
Satuan perjuangan, mirip investigasi yang dilaksanakan oleh tubuh legislative dan lembaga pemerintah. Lingkungan pengendalian mencerminkan keseluruhan perilaku, kesadaran dan langkah-langkah dari dewan komisaris, administrasi, pemilik dan pihak lain perihal pentingnya pengendalian intern dan tekanannya pada satuan usaha yang bersangkutan.
2. Sistem akuntansi
metode akuntansi berisikan sistem dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, Menganalisa, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha dan untuk mengadakan pertanggungjawaban aktiva dan keharusan yang bersangkutan dengan transaksi tersebut.
Sistem akuntansi yang efektif mempertimbangkan pengerjaan metode dan catatan adalah : Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah.
Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan pengelompokkan transaksi secara semestinya untuk pelaporan keuangan.
Sistem akuntansi yang efektif mempertimbangkan pengerjaan metode dan catatan adalah : Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah.
Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan pengelompokkan transaksi secara semestinya untuk pelaporan keuangan.
a. Mengukur nilai transaksi dengan cara yang memungkinkan pencatatan nilai keuangan yang pantas dalam pembukuan keuangan.
b. Menentukan periode terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan nilai keuangan yang pantas dalam pembukuan keuangan.
c. Menyajikan dengan sebaiknya transaksi dan pengungkapannya dalam laporan keuangan.
3. Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai suplemen terhadap lingkungan pengendalian dan
dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh administrasi untuk menunjukkan keyakinan mencukupi bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian memiliki beberapa tujuan dan diterapkan pada aneka macam tingkatan organisasi dan pembrosesan data. Prosedur pengendalian dapat diintegrasikan dalam komponen tertentu lingkungan pengendalian dan system akuntansi. Secara lazim prosedur pengendalian dapat dikelompokkan ke dalam prosedur, yakni :
dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh administrasi untuk menunjukkan keyakinan mencukupi bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian memiliki beberapa tujuan dan diterapkan pada aneka macam tingkatan organisasi dan pembrosesan data. Prosedur pengendalian dapat diintegrasikan dalam komponen tertentu lingkungan pengendalian dan system akuntansi. Secara lazim prosedur pengendalian dapat dikelompokkan ke dalam prosedur, yakni :
a. Otorisasi yang seharusnya atas transaksi dan aktivitas.
b. Pemisahan tugas yang menghemat kesempatan yang memungkingkan seseorang dalam posisi yang mampu melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Oleh alasannya adalah itu, tanggung jawab untuk menawarkan otorisasi transaksi, mencatat transaksi, dan menyimpan aktiva perlu dipisahkan di tangan karyawan yang berlainan.
c. Perancang dan penggunaan dokumen dan catatan yang mencukupi untuk membantu pencatatan secara seharusnya transaksi dan insiden, contohnya dengan mengawasi penggunaan dokumen pengiriman barang yang bernomor urut tercetak.
d. Pengamanan yang cukup atas kanal dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan kemudahan yang dilindungi dan otorisasi untuk saluran ke program dan arsip data komputer.
e. Pengecekan secara independen atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat, contohnya pengecekan atas pekerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang tercatat, pengawasan dengan memakai program komputer, penelaahan oleh administrasi atas laporan yang mengikhtisarkan detail akan (misalnya saldo piutang yang dirinci menurut umur piutang) dan penelaahan oleh pemakai atas laporan yang dihasilkan oleh komputer.
Jika struktur pengendalian intern suatu satuan perjuangan lemah, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidak akuratan ataupun kecurangan dalam perusahaan sangat besar.
Ada 3 desain dasar yang berkenaan dengan struktur pengendalian internal
· Tanggung Jawab Manajemen
Tanggung jawab administrasi meliputi pengawasam struktur pengendalian internal yang sedang berjalan dan bila perlu memodifikasinya.
· Kewajaran
Manajemen bukan mencari tingkat absolute/mutlak namun mencari tingkat yang masuk akal. Hal ini dipakai untuk memastikan bahwa sasaran dari struktur pengendalian mampu diraih.
· Keterbatasan
Struktur pengendalian internal memiliki kekurangan , keterbatasan tersebut ialah:
a. Factor manusia yang melaksanakan fungsi prosedur pengendalian
b. Pengendalian tak mengarah pada seluruh transaksi. Maksudnya pengendalian tidak dapat dipraktekkan pada transaksi yang non berkala , seperti peristiwa biiasa dan bonus.
Ada 3 rancangan dasar yang berkaitan dengan struktur pengendalian intern. Konsep dasar tersebut mencakup:
1. Pertanggungjawaban Manajemen
Manajemen bertanggung jawab untuk menetapkan dan mempertahankan struktur pengendalian intern. Pengendalian-pengendalian khusus yang mesti tergolong pada tiga bagian struktur pengendalian intern untuk sebuah perusahaan tergantung pada besar kecilnya entitas; karakteristik organisasi dan kepemilikan; sifat aktivitas usahanya; keanekaragaman dan kompleksitas operasinya; metode pemrosesan
2. Kewajaran atau Keyakinan Rasional yang Memadai
Manajemen bukan mencari tingkat otoriter atau mutlak mutu struktur pengendalian intern manajemen mencari tingkat yang ”wajar”. Hal ini dipakai untuk menentukan bahwa target struktur pengendalian intern mampu tercapai. Ada dua alasan penggunaan kata ”masuk akal” dan bukan tingkat otoriter. Kedua argumentasi tersebut yakni:
a) Kriteria biaya-faedah ialah suatu titik kritis bagi manajemen dalam setiap pengambilan keputusan ekonomi.
b) Realisasi bahwa pengendalian tidak memiliki dampak yang signifikan kepada efisiensi dna profitabilitas perusahaan.
3. Keterbatasan Bawaan
Struktur pengendalian intern memiliki kekurangan bawaan yang melekat pada struktur pengendalian intern tersebut. Keterbatasan bawaan tersebut diakibatkan antara lain oleh:
a) Faktor insan yang melaksanakan fungsi prosedur pengendalian. Keterbatasan ini cuma mampu diminumkan, tidak mampu dihilangkan sama sekali oleh orang dari dalam maupun dari luar yang independen. Sebaik-baiknya sistem bagaimanapun, akan mampu dikalahkan oleh kongkalikong.
b) Pengendalian tidak mampu mengarah pada seluruh transaksi. Pengendalian tidak dapat dipraktekkan pada transaksi yang bersifat tidak berkala , seperti kejadian hebat, bonus, dan lain sebaginya.
Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing metode yang dipergunakan selaku prosedur dan anutan pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu.
Sedangkan Sistem Pengendalian Intern ialah kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang yang lain.
Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan sebagai sebuah proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara lazim dibagi kedalam tiga kategori, yakni :
a) Keefektifan dan efisiensi operasional perusahaan
b) Pelaporan Keuangan yang tangguh
c) Kepatuhan kepada mekanisme dan peraturan yang diberlakukan
Suatu pengendalian intern mampu dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, ialah dengan keadaan :
1. Direksi dan manajemen menerima pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, tergolong juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.
2. Laporan Kuangan yang dipublikasikan ialah handal dan dapat mengemban amanah, yang mencakup laporan segmen maupun interim.
3. Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya.
Ø Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) bagian, yakni :
1) Lingkungan Pengendalian
Merupakan dasar dari komponen pengendalian lainnya yang secara biasa mampu menawarkan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara administrasi di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengendalikan dan berbagi personil, serta, isyarat yang diberikan oleh dewan direksi.
Kunci lingkungan pengendalian adalah:
· Integritas dan Etika
· Komitmen kepada Kompetensi
· Struktur Organisasi
· Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab
· Praktik dan Kebijakan Sumber Daya Manusia yang Baik
2) Penilaian Resiko
Identifikasi dan analisa atas resiko yang berkaitan terhadap pencapaian tujuan adalah perihal penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk lalu diatur”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.
Langkah-langkah dalam penaksiran risiko yaitu sebagai berikut:
· Mengidentifikasi faktor-aspek yang mensugesti risiko
· Menaksir risiko yang berpengaruh cukup signifikan
· Menentukan tindakan yang dilakukan untuk me-manage risiko
3) Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dapat menolong mengarahkan administrasi hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan.
Aktivitas pengendalian meliputi:
· Pemisahan fungsi/tugas/wewenang yang cukup
· Otorisasi traksaksi dan acara lainnya yang sesuai
· Pendokumentasiaan dan pencatatan yang cukup
· Pengendalian secara fisik kepada aset dan catatan
· Evaluasi secara independen atas kinerja
· Pengendalian kepada pemrosesan isu
· Pembatasan terusan kepada sumberdaya dan catatan
4) Informasi dan Komunikasi
Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan isu-info terhadap pihak yang tepat supaya mereka bisa melakukan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem gosip merupakan kunci dari unsur pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan keadaan maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen menemukan berita mengenai keputusan-keputusan bisnis yang mesti diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.
5) Pengawasan
Pengendalian intern semestinya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang selaku pengawasan seperti aktifitas biasa administrasi dan kegiatan supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas.
Dan pemborosan yang serius sebaiknya dilaporkan terhadap manajemen puncak dan dewan direksi, hal ini mencakup :
· Mengevaluasi temuan-temuan, reviu, saran audit secara sempurna.
· Menentukan langkah-langkah yang sempurna untuk menanggapi temuan dan usulan dari audit dan reviu.
· Menyelesaikan dalam waktu yang telah diputuskan tindakan yang dipakai untuk menindaklanjuti rekomendasi yang menjadi perhatian manajemen.
Kelima bagian ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga mampu menawarkan kinerja metode yang terintegrasi yang mampu merespon perubahan keadaan secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).
Tujuan Struktur Pengendalian Intern
Berdasarkan definisi struktur pengendalian intern yang telah diuraikan sebelumnya, maka berdasarkan Ikatan Akuntan Indonesia, tujuan struktur pengendalian intern yaitu untuk memperlihatkan iktikad mencukupi dalam mencapai tiga kelompok tujuan, yakni:
1. keandalan laporan keuangan
2. kepatuhan terhadap aturan dan peraturan yang berlaku
3. efektivitas dan efisiensi operasi
Aktivitas Pengendalian
Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian tergolong dalam satu dari lima klasifikasi berikut ini :
· Otorisasi transaksi dan aktivitas yang mencukupi
· Pemisahan peran
· Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang mencukupi
· Penjagaan aset dan catatan yang memadai
· Pemeriksaan independen atas kinerja
· Aktivitas pengendalian dapat berupa:
3. ANCAMAN TERHADAP SIA
Keamanan ialah aspek penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian metode info, yang dimaksudkan untuk menghalangi ancaman terhadap sistem serta untuk mendeteksi dan membetulkan akhir segala kerusakan tata cara.
Ancaman terhadap metode info dapat dibagi menjadi dua macam, adalah ancaman aktif dan bahaya pasif.
a. Ancaman aktif, mencakup:
1. kecurangan
2. kejahatan terhadap komputer
b. Ancaman pasif, meliputi:
1. kegagalan metode
2. kesalahan insan
3. petaka
Pencurian data terkadang dijalankan oleh “orang dalam” untuk dijual. Salah satu kasus terjadi pada Encyclopedia Britanica Company (bodnar dan Hopwood, 1993). Perusahaan ini menuduh seorang pegawainya menjual daftar nasabah ke sebuah pengiklandirect mail seharga $3 juta.
Sabotase mampu dijalankan dengan banyak sekali cara. Istilah umum untuk menyatakan tindakan masuk kedalam sebuah tata cara komputer tanpa otorisasi, ialah hacking. Pada kurun kerusuhan rahun 1998, banyak situs Web badan-tubuh pemerintah di Indonesia diacak-acak oleh para cracker.
4. KLASIFIKASI PENGENDALIAN INTERN
1) Menurut tujuannya. Pengendalian dikelompokan menjadi tiga, yakni:
a. Pengendalian preventif dimaksudkan untuk mencegah persoalan sebelum duduk perkara tersebut benar-benar terjadi.
b. Pengendalian detektif untuk mendapatkan duduk perkara secepatnya sesudah masalah tersebut terjadi.
c. Pengendalian korektif dimaksudkan untuk memecahkan problem yang didapatkan oleh pengendalian detektif
2) Menurut waktu pelaksanaannya, dibagi dalam dua kelompok ialah:
a. Pengendalian umpan balik (feedback control) yakni pengendalian yang termasuk dalam kelompok pengendalian preventif alasannya jenis pengawasan ini memonitor proses dan input untuk memprediksi masalah yang akan terjadi (potential dilema).
b. Pengendalian dini (feedforward control) pengendalian yang masuk dalam kelompok pengendalian detektif, karena jenis pengawasan ini mengukur sebuah proses dan menyesuaikannya jika terjadi penyimpangan dari rencana semual.
3) Menurut objek yang dikendalikan, maka dikelompokkan menjadi dua, adalah:
a. Pengawasan lazim (general control) ialah pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa lingkungan pengawasan oragnisasi mantap dan dikelola dengan baik untuk memajukan efektivitas pengawasan aplikasi.
b. Pengawasan aplikasi (application control) adalah pengawsan ayng dipakai untuk menangkal, mendeteksi, dan membetulkan kesalahan transaksi saat trnsaksi tersebut diproses.
4) Menurut kawasan implementasi dalam siklus pengolahan data, dikelompokkan menjadi tiga, ialah:
a. Pengawasan input dirancang untuk menjamin bahwa hanya data yang sah (valid), akurat, dan diotorisasi saja yang dimasukkan dalam proses.
b. Pengawsan proses dirancang untuk menjamin bahwa semua transaksi diproses secara akurat dan lengkap, dan semua file dan record di-update secara tepat.
c. Pengawasan output dirancang untuk menjamin bahwa keluaran metode diawasi dengan seharusnya.
5. PENGENDALIAN CBIS
CBIS atau Computer Base Information System mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam suatu tata cara info, walaupun secara teoritis, penerapan suatu sistem gosip memang tidak mesti menggunakan komputer dalam kegiatannya, tetapi pada prakteknya dengan data dan kebutuhan berita yang begitu kompleks maka tugas teknologi komputer begitu diperlukan, peran komputer inilah yang dikenal dengan ungkapan “computer based” alasannya adalah digunakan untuk mengolah info dalam sebuah metode maka disebut “Computer Base Information System” atau sistem informasi berbasis komputer.
CBIS ini diharapkan mampu menghasilkan info yang bermutu, sehingga tujuan organisasi (user) mampu tercapai secara effisien dan efektif dengan hasil yang optimal dalam proses yang maksimal dan 5 (lima) hal pokok yang ialah faedah dari Sistem Informasi dalam pengendalian Manajemen Organisasi yaitu :
· Penghematan waktu (time saving)
· Penghematan ongkos (cost saving)
· Peningkatan efektifitas (effectiveness)
· Pengembangan teknologi (technology development)
· Pengembangan personil akuntansi (accounting staff development)
Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Office Automation)
5. Sistem Pakar
Penjelasan :
1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu sistem info yang menanggulangi segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri bergotong-royong yakni sebuah sistem informasi. Sistem ini ialah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan isu yang berguna untuk menyiapkan, menertibkan, dan mengoperasikan bisnis.
Ø Tugas Utama Sistem Informasi Akutansi
· Pengumpulan data : setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan komponen lingkungan maka acara tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut diterangkan dengan suatu catatan data, pencatatan ini diketahui dengan perumpamaan pengolahan transaksi. Sistem pembuatan data menghimpun data yang menerangkan setiap langkah-langkah internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
· Manipulasi data : tugas yang berbentukpengubahan data menjadi isu. Manipulasi data meliputi :
1. Classification : identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean kepada catatan transaksi.
2. Sorting : penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan isyarat atau bagian data yang lain.
3. Calculating : operasi aritmatika dan logika yang dijalankan pada komponen data.
4. Summarizing : penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.
· Penyimpanan data : data yang sudah dicatat lalu disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.
· Menyediakan dokumen : SIA menciptakan isu untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, adalah :
1. Tindakan adalah output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu
2. Waktu yakni output yang dihasilkan pada dikala tertentu.
Ø Karakteristik Sistem Informasi Akutansi
· Melaksanakan peran yang diperlukan
· Berpegang pada prosedur yang relatif kriteria
· Menangani data yang rinci
· Berfokus pada historis
· Menyediakan berita pemecahan problem minimal
Ø Peran Sistem Informasi Akutansi Dalam CBIS
· SIA menghasilkan beberapa output isu dalam bentuk laporan akuntansi tolok ukur
· SIA menawarkan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah
2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) memproses aneka macam transaksi non-keuangan yang tidak mampu diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi. Bagaimana pun juga metode informasi administrasi di jalankan dengan kerja bareng . Dengan mendukung semua wangsit dari masing-masing grup yang melakukan kerja di lapangan dan bagaimana kita memperlihatkan semangat yang tinggi buat karyawan.
Sistem berita manajemen ialah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan insan, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi administrasi untuk memecahkan duduk perkara bisnis mirip biaya produk, layanan, atau suatu taktik bisnis. Sistem isu manajemen dibedakan dengan metode informasi biasa alasannya SIM dipakai untuk menganalisis sistem info lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.
Ø Tujuan Umum
· Menyediakan isu yang dipergunakan di dalam perkiraan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diharapkan manajemen
· Menyediakan berita yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan
· Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan
Ø Proses administrasi didefinisikan sebagai kegiatan-aktivitas :
· Perencanaan : formulasi terinci untuk mencapai sebuah tujuan simpulan tertentu adalah acara administrasi yang disebut perencanaan. Oleh jadinya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan kenali sistem untuk meraih tujuan tersebut.
· Pengendalian : penyusunan rencana hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu planning dibuat, planning tersebut mesti diimplementasikan, dan manajer serta pekerja mesti memonitor pelaksanaannya untuk menentukan planning tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai keperluan, disebut kebutuhan.
· Pengambilan Keputusan : proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini ialah jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus menentukan di antara beberapa tujuan dan sistem untuk melaksanakan tujuan yang diseleksi. Hanya satu dari beberapa planning yang mampu dipilih. Komentar serupa mampu dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
3. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DECISION SUPPORT SYSTEM)
Dalam upaya memecahkan masalah seorang dilema solver akan banyak menciptakan keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau meminimalkan pengaruh negatif atau untuk mempergunakan peluang.
Ø Keputusan terbagi menjadi :
· Keputusan terprogram, bersifat berulang dan berkala .
· Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terencana, tidak ada sistem pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.
Ø Empat tahap dalam pengambilan keputusan, yaitu :
· Kegiatan Intelejen yaitu memperhatikan lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
· Kegiatan Merancang, adalah memperoleh, menyebarkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
· Kegiatan Memilih adalah memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
· Kegiatan Review ialah menilai pilihan-opsi yang kemudian.
Ø Jenis Decision Support System
· Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, mirip mengajukan pertanyaan berapa jumlah penjualan kawasan X.
· Jenis kedua menungkinkan mendapatkan laporan khusus dari sebuah file, misalnya laporan persediaan.
· Jenis ketiga memungkinkan manajer menerima laporan yang berasal dari banyak sekali file, mirip laporan laba rugi.
· Jenis keempat memungkinkan manajer menyaksikan efek-efek berbagai keputusan. Misalnya pergantian harga produk dan implikasinya terhadap laba.
· Jenis kelima memungkinkan manajer menerima tawaran keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari suatu versi matematika.
· Jenis keenam ialah DSS yang mampu menawarkan keputusan, contohnya komputer yang menetapkan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, melakukan pekerjaan di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan memakai database query, sedangkan tiga terakhir mesti menambahkan model matematika
Ø Tujuan Decision Support System
· Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan duduk perkara semi terstruktur.
· Mendukung penilaian manajer bukan menjajal menggantikannya.
· Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.
4. AUTOMASI KANTOR (OFFICIAL AUTOMATION)
Official automation, kini disebut dengan perumpamaan kantor virtual, meliputi semua tata cara elektro formal dan informal utamanya berkaitan dengan komunikasi gosip ke dan dari orang – orang di dalam maupun diluar perusahaan.
Ø Pengguna Official automation dibagi menjadi empat kategori ialah :
· Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
· Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan kemampuan khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai manajemen.
· Sekretaris, diperintahkan untuk menolong pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melakukan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan menertibkan acara pertemuan.
· Pegawai Administrasi, melakukan peran-tugas untuk sekretaris, mirip mengioperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan mengantarsurat.
Ø Tujuan Official Automation
· Menghindari Biaya, komputer tidak mampu menggantikan pegawai ketika ini, tetapi setidaknya menangguhkan penambahan poegawai yang diharapkan untuk menangani penambahan beban kerja
· Pemecahan Masalah golongan, menunjukkan donasi untuk komunikasi antar manajer
· melengkapi sehingga kalau dikombinasikan dengan media tradisional akan menunjukkan sinergi.Pelengkap, OA tidak mampu menggantikan komunikasi interpersonal tradisional mirip tatap wajah, percakapan telepon, goresan pena memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat
Ø Aplikasi Official Automation :
· Word Processing
· E-Mail
· Voice Mail
· Electronic Calendaring
· Audio Conferencing
· Video Conferencing
· Computer Conferencing
· Facsimile
· Videotex
· Imaging
· Desktop Publishing
5. SISTEM PAKAR (EXPERT SYSTEM)
Sistem pakar (expert system) ialah tata cara gosip yang berisi dengan wawasan dari pakar sehingga dapat dipakai untuk konsultasi. Pengetahuan dari pakar di dalam tata cara ini digunakan sebagi dasar oleh Sistem Pakar untuk menjawab pertanyaan (konsultasi).
Kepakaran (expertise) ialah pengetahuan yang ekstensif dan spesifik yang diperoleh lewat rangkaian pelatihan, membaca, dan pengalaman. Pengetahuan membuat pakar dapat mengambil keputusan secara lebih baik dan lebih singkat dibandingkan dengan non-pakar dalam memecahkan problem yang kompleks. Kepakaran mempunyai sifat berjenjang, pakar top mempunyai pengetahuan lebih banyak ketimbang pakar yunior. Tujuan Sistem Pakar yaitu untuk mentransfer kepakaran dari seorang pakar ke komputer, kemudian ke orang lain (yang bukan pakar).
Sistem pakar yakni suatu acara komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar insan tentang sebuah bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan bikinan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk biasa tata cara pakar yaitu suatu acara yang dibentuk menurut suatu set aturan yang menganalisis berita (umumnya diberikan oleh pengguna sebuah sistem) tentang suatu kelas problem spesifik serta analisis matematis dari dilema tersebut. Tergantung dari desainnya, tata cara pakar juga bisa merekomendasikan sebuah rangkaian tindakan pengguna untuk mampu menerapkan koreksi. Sistem ini mempergunakan kapabilitas penalaran untuk mencapai sebuah simpulan.
Ø Karakteristik Sistem Pakar
· Memiliki kemampuan berguru atau memahami masalah dari pengalaman
· Memberikan tanggapan yang cepat dan membuat puas kepada situasi baru
· Mampu mengatasi persoalan yang kompleks (semi terorganisir)
· Memecahkan problem dengan penalaran
· Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan duduk perkara