Rangkuman materi mata kuliah Komunikasi Kelompok
Teori-teori Organisasi dan Komunikasi Organisasi
ASUMSI –ASUMSI PERSPEKTIF ORGANISASI
1. Klasik
Asumsi : organisasi diketahui selaku kawasan (wadah) berkumpulnya orang-orang yang diikat dalam sebuah hukum-hukum yang tegas dan melakukan kegiatan-kegiatan yang telah terkoordinir secara sistematis dalam suatu struktur guna mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
2. Modern
Asumsi : Organisasi selaku sebuah jaringan sistem yang berisikan setidak-tidaknya 2 orang atau lebih dengan kesalingtergantungan, input, proses dan output. Menurut persepsi ini, orang-orang (komunikator) berhubungan dalam sebuah tata cara untuk menghasilkan suatu produk dengan memakai energi, berita dan materi-materi dari lingkungan
3. Interpretasi Simbolik
Asumsi : Organisasi memproduksi suasana / lingkungan/ budaya/ realitas sosial melalui pemaknaan atas interaksi dalam organisasi. Organisasi terbentuk karena adanya interaksi (komunikasi) yang terjadi antar anggota melalui pemaknaan atas simbol-simbol, baik simbol ekspresi maupun non ekspresi.
4. Postmodernisme
Asumsi : postmodernisme mencoba untuk mengkritisi (melakukan penentangan thd) perspektif modernisme yang menempatkan organisasi dalam bentuk sistem yang rasional empiris. Sistem dalam pengertian modernisme ialah korelasi rasional dari banyak sekali unsur yang ada dalam organisasi yang condong mengesampingkan intuisi dan pengalaman individu. Postmodernisme juga menganggap bahwa organisasi sebagai kawasan terjadinya negosiasi kekuasaan, dominasi golongan dan pertarungan kepentingan sehingga perlu adanya rekonstruksi kekuasaan. Untuk itu postmodernisme mencoba menunjukkan ruang pada munculnya partisipasi anggota organisasi.
A. TEORI STUKTURAL KLASIK (OBJEKTIVISME)
1) Organisasi Sosial
Merujuk pada pola-teladan interaksi sosial yang terjadi dalam suatu kalangan sosial, yakni kelompok atau kumpulan orang yang terbentuk atas dasar kesamaan kepentingan yang saling berafiliasi dan melakukan interaksi sosial. Hubungan yang terjadi ini menciptakan aspek status sosial yang berlainan. Jaringan korelasi & iman bareng sebuah kelompok ini yang umumnya disebut dengan struktur.
2) Organisasi Formal (Birokrasi)
Karakteristik Birokrasi Weber :
1. Suatu organisasi berisikan hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan.
2. Tujuan / rencana organisasi terbagi ke dalam peran- peran yang disalurkan di antara aneka macam jabatan sebagai keharusan (jod description).
3. Kewenangan untuk melakukan keharusan diberikan kepada jabatan (saat sah menduduki jabatan).
4. Garis2 kewenangan & jabatan dikelola berdasarkan suatu tatanan hierarkis.
5. Suatu sitem aturan/regulasi yang umum tetapi tegas yang ditetapkan secara formal, mengontrol langkah-langkah & fungsi jabatan dalam organisasi.
6. Prosedur dalam organisasi bersifar formal dan impersonal.
7. Adanya prosedur untuk menjaga disiplin anggota.
8. Anggota organisasi mesti memisahkan kehidupan langsung dan kehidupan organisasi.
9. Pegawai diseleksi untuk bekerja dalam organisasi menurut kualifikasi teknis.
10. Penilaian peningkatan jabatan dilaksanakan menurut senioritas dan prestasi kerja
Ciri-ciri organisasi formal berkaitan dengan fenomena Komunikasi jabatan (positional communication). Hubungan dibuat antara jabatan.
Kelebihan Sistem Birokrasi Max Weber :
a) Ada Aturan, Norma, dan Prosedur untuk Mengatur Organisasi
Dalam model teori birokrasi Max Weber, ditekankan perihal pentingnya peraturan. Weber percaya bahwa peraturan sebaiknya diterapkan secara rasional dan harusnya ada peraturan untuk segala hal dalam organisasi. Tentunya, peraturan-peraturan itu tertulis. Dengan demikian, organisasi akan mempunyai ajaran dalam melaksanakan peran-tugasnya
Dalam model teori birokrasi Max Weber, ditekankan perihal pentingnya peraturan. Weber percaya bahwa peraturan sebaiknya diterapkan secara rasional dan harusnya ada peraturan untuk segala hal dalam organisasi. Tentunya, peraturan-peraturan itu tertulis. Dengan demikian, organisasi akan mempunyai ajaran dalam melaksanakan peran-tugasnya
b) Ada Spesialisasi Pekerjaan dan Job Description yang Jelas
Dalam tata cara ini, terdapat pembagian tugas yang spesifik, seperti halnya mesin, dimana setiap orang cuma melaksanakan pekerjaan tertentu yang sudah didelegasikan kepadanya. Dengan demikian, pekerjaan mampu teratasi dengan baik dan cepat serta tidak ada benturan kepentingan karena problem overlapping pekerjaan.
Dalam tata cara ini, terdapat pembagian tugas yang spesifik, seperti halnya mesin, dimana setiap orang cuma melaksanakan pekerjaan tertentu yang sudah didelegasikan kepadanya. Dengan demikian, pekerjaan mampu teratasi dengan baik dan cepat serta tidak ada benturan kepentingan karena problem overlapping pekerjaan.
c) Ada Hierarki Otoritas yang Formal, Sehingga Memudahkan Pengkoordinasian
Dengan adanya hierarki otoritas, masing-masing pekerja tahu dimana posisinya dan otomatis akan mengikuti perintah supervisor/atasannya, sehingga proses pengkoordinasian pekerja menjadi gampang.
Dengan adanya hierarki otoritas, masing-masing pekerja tahu dimana posisinya dan otomatis akan mengikuti perintah supervisor/atasannya, sehingga proses pengkoordinasian pekerja menjadi gampang.
Kekurangan Sistem Birokrasi Max Weber :
a) Hierarki Otoritas Yang Formal Malahan Cenderung Kaku
Karena sistem hierarki perusahaan, maka bawahan akan segan menyapa atasannya jika tidak betul-betul perlu. Hal ini membuat suasana formal yang malah cenderung kaku dalam organisasi.
Karena sistem hierarki perusahaan, maka bawahan akan segan menyapa atasannya jika tidak betul-betul perlu. Hal ini membuat suasana formal yang malah cenderung kaku dalam organisasi.
b) Aturan dan Kontrol yang Terlalu Rinci Menyebabkan Impersonality atau Melupakan Unsur-Unsur Kemanusiaan
Tidak ada antusiasme maupun keceriaan dalam organisasi karena segala sesuatunya telah dikelola sedemikian rupa. Manusia disamakan dengan mesin yang tidak memiliki hati dan hanya melakukan pekerjaan demi perusahaan.
Tidak ada antusiasme maupun keceriaan dalam organisasi karena segala sesuatunya telah dikelola sedemikian rupa. Manusia disamakan dengan mesin yang tidak memiliki hati dan hanya melakukan pekerjaan demi perusahaan.
Manajemen Ilmiah Taylor
Unsur Kunci :
1) Pembagian Kerja : Berkenaan dengan bagaimana peran, keharusan dan pekerjaan organisasi didistribusikan (disinilah bagaimana jalur dan contoh komunikasi berlangsung).
2) Proses Skalar – fungsional : Berkenaan dengan rantai perintah / dimensi vertikal organisasi yang menunjukkan proses fungsional dan jalur horisontal organisasi.
3) Struktur : Hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi. Teori klasik fokus pada dua stuktur dasar : lini (garis komando / pimpinan/decition maker) & staf (garis koordinatif / pelaksana tugas/follower)
4) Rentang Kendali/pengawasan (span of control) : Menunjukkan jumlah bawahan yang berada di bawah pengawasan seorang atasan. Efektifitas pengawasan organisasi tergantung pada besar kecilnya jumlah rentang kendali yang ada.
Struktur Tinggi dan Datar
Berdasarkan perbedaan dalam jumlah tingkat kewenangan dan kombinasi dalam rentang pengawasan pada setiap tingkat (span of control), terbagi dua: struktur tinggi/ vertical dan struktur datar/ horizontal.
Rentang Pengawasan
· Berdasarkan perbedaan dalam jumlah tingkat kewenangan dan kombinasi dalam rentang pengawasan pada setiap tingkat (span of control), terbagi dua: struktur tinggi/ vertical dan struktur datar/ horizontal.
· Menunjukkan jumlah bawahan yang berada di bawah pengawasan seorang atasan. Secara teori, seorang manager mampu mengawasi paling tidak lima atau enam orang bawahan. Tapi dalam prakteknya sungguh bervariasi.
Contoh:
Perusahan dagang eceran yang memiliki empat tingkat kewenangan, seorang manager mungkin membawahi 20 atau 30 penyelia.
Semakin banyak tingkat kewenangan dalam suatu perusahaan, seorang manager semakin sedikit membawahi penyelia.
B. TEORI TRANSISIONAL
1) Teori Perilaku
Teori Komunikasi-Kewenangan (Chester Barnard)
· Organisasi formal : suatu tata cara aktivitas dua orang atau lebih yang dijalankan secara sadar dan terkoordinasikan.
· Menitikberatkan rancangan metode dan desain orang.
· Eksistensi organisasi bergantung pada kemampuan insan untuk berkomunikasi dan kemauan untuk bekerja sama dalam meraih tujuan yang sama.
· Fungsi utama pimpinan adalah mengembangkan & memelihara suatu metode komunikasi.
Teori Penerimaan Kewenangan
Empat syarat seseorang mau mendapatkan pesan otoritatif :
1) Orang tersebut mengerti pesan yang dimaksud.
2) Orang tersebut yakin bahwa pesan itu tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
3) Orang tersebut yakin (pada dikala menetapkan melakukan pekerjaan sama) bahwa pesan yang dimaksud sesuai dengan minatnya.
4) Orang tersebut memiliki kemampuan fisik dan mental untuk melakukan pesan (sesuai dengan kompetensi dirinya).
Teori Hubungan Manusia (Elton Mayo)
Melakukan observasi di kompleks Hawthorne milik Western Electric Company
Efek Hawthorne :
1) Perhatian terhadap orang-orang boleh jadi mengubah perilaku & perilaku pekerja.
2) Moral dan produktifitas dapat berkembangkalau para pegawai memiliki peluang untuk berinteraksi satu sama lain.
“kondisi kerja yang mengasyikkan, bebas dan membahagiakan mampu mengembangkan produktifitas”.
Teori Fusi Bakke
Proses Fusi :
· Bakke dan Argyris, sadar akan banyaknya dilema dalam rangka membuat puas minat insan yang berbeda dan dalam rangka menyanggupi tuntutan penting struktur birokrasi
· Organisasi, hingga tahap tertentu, mensugesti individu, sementara pada saat yang sama individupun mempengaruhi organisasi.
· Organisasi yang dipersonalisasikan oleh setiap Individu pegawai dan individu yang disosialisaikan oleh organisasi. Karena itu setiap pegawai memperlihatkan ciri-ciri organisasi, dan setiap jabatan terlihat unik mirip individu yang mendudukinya. Setelah fusi, setiap pegawai terlihat ibarat organisasi, dan setiap jabatan dalam organisasi dimodifikasi sesuai dengan minat khusus individu.
Teori Sistem
“Satu-satunya cara yang berarti untuk mempelajari organisasi … ialah sebagi sebuah sistem” (Scott, 1961)
· Bagian-bab dalam organisasi ialah suatu sistem, berupa individu dan kepribadiannya, struktur formal, acuan interaksi informal, pola status & peranan, lingkungan fisik pekerjaan. Inilah yang disebut sistem organisasi.
· Konsep sistem fokus pada pengaturan, interakis, acuan komunikasi dan korelasi antara bagian-bagian & dinamika relasi tersebut yang menumbuhkan kesatuan / keseluruhan
Ciri-ciri Sistem
1) Nonsumativitas, adalah suatu metode tidak sekedar jumlah dari bab-bagiannya. Namun dia akan mendapatkan identitas yang terpisah dari masing-masing relasi.
2) Unsur-komponen struktur, fungsi dan evlusi. Sturktur merujuk pada relasi antarkomponen sebuah sistem. Struktur mencerminkan keteraturan
3) Keterbukaan. Organisasi ialah metode sosial. Batas-batasnya dapat ditembus, yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungannya sehingga memperoleh energi dan berita.
4) Hierarki. Suatu metode merupakan suatu suprasistem bagi metode-sistem lain di dalamnya, atau selaku subsistem bagi sebuah metode yang lebih besar.
5) Dalam sistem terdapat hubungan interdependensi diantara bagian / bab suatu tata cara (subsistem)
6) Suatu pergantian pada suatu bagian/unsur akan menjinjing pergeseran pada setiap unsur yang lain dalam keseluruhan tata cara.
7) Salah satu tokoh Teori Sistem Umum : Bertalanffy, mengindentifikasina beberapa prinsip yang berlaku bagi semua jenis sistem yakni bahwa mesin, organisme dan organisasi memiliki proses serupa dan mampu diuraikan dengan prinsip-prinsip yang serupa
Bagian-bagian Suatu Sistem Organisasi
Teori Sistem Sosial (Katz dan Kahn)
Kebanyakan interaksi kita dengan orang lain ialah tindakan komunikatif (lisan/non mulut, bicara / membisu). “komunikasi – pertukaran informasidan transmisi makna – ialah inti sebuah tata cara sosial atau suatu organisasi. Termasuk dalam bentuk-bentuk interaksi sosial seperti penggunaan dampak, kolaborasi penularan sosial atau peniruan dan kepemimpinan yang dimasukkan dalam konsep organisasi.
C. TEORI MUTAKHIR (SUBJEKTIVISME)
1) Teori Pengorganisasian (Carl Weick)
Proses pengorganisasiaan akan menghasilkan organisasi. Pengorganisasian adalah suatu proses dan aktivitas/aktivitas. Walaupun organisasi memiliki struktur tetapi bagaimana organisasi bertindak dan bagaimana organisasi tersebut tampil diputuskan oleh struktur yang ditetapkan oleh teladan-pola reguler perilaku yang saling bertautan. (Weick, 1979, hal 90).
Komunikasilah yang merupakan proses penting. Proses menghasilkan struktur. Suatu metode terperinci insan. Manusia tidak cuma menjalankan organisasi, insan merupakan organisasi itu sendiri.
Pengorganisasian yakni suatu gramatika (aturan, konvensi, praktik organisasi) yang disahkan secara mufakat untuk meminimalkan ketidakpastian dengan memakai sikap bijaksana (pengalaman) yang saling bertautan. (pengalaman dilalui bareng dengan orang lain melalui sistem lambang/simbol).
Proses/ Tahap Pengorganisasian
1) Tahap Enactment secara sederhana mempunyai arti bahwa paraanggota organisasi membuat ulang lingkungan mereka dengan menentukan dan merundingkan makna khusus bagi sebuah insiden
2) Tahap seleksi,hukum-aturan dan siklus komunikasi dipakai untuk menentukan penghematan yang cocok dengan ketidakjelasan
3) Tahap retensi,memungkinkan organisasi menyimpan info tentang cara organisasi itu memberi tanggapanatas aneka macam suasana
2) Metaphora Organisasi (Gareth Morgan)
Organisasi dapat dilihat dari aneka macam perspektif. Perspektif pertama sebagaimana yang diungkapkan oleh Gareth Morgan menyaksikan organisasi dalam 8 metafora (1). Antara lain :
1) Organisasi ibarat mesin (machine). Organisasi mengolah segala sumberdaya yang ada dan memiliki bagian-bab yang menciptakan produk dan jasa.
2) Organisasi ibarat organisme (organism). Seperti tanaman atau binatang, organisasi lahir, tumbuh, berfungsi dan mengikuti keadaan terhadap pergantian- perubahan lingkungan dan pada alhasil dia mati.
3) Organisasi mirip otak (brain). Ia memproses informasi, dia mempunyai intelegensi, beliau mengkonseptualisasi dan dia menciptakan perencanaan.
4) Organisasi ibarat budaya (culture) karena beliau mencipta pengertian, mempunyai nilai dan norma, dan diperkuat dengan dongeng-kisah dan ritual-ritual bareng .
5) Organisasi seperti suatu tata cara politik (political system) , dimana kekuasaan dibagi, pengaruh dikerjakan, dan keputusan-keputusan dibentuk.
6) Organisasi sebagai penjara supranatural (psychic prisons) sebab ia dapat membentuk dan membatasi kehidupan anggota-anggotanya.
7) Organisasi sebagai pergantian dan transformasi (flux and transformation), sebab dia mengikuti keadaan, berganti, berkembang atas dasar informasi, umpan balik dan kekuatan nalar.
8) Organisasi selaku instrumen dominasi (instrument of domination) alasannya ia mengandung kepentingan-kepentingan yang bersaing, yang beberapa di antaranya mendominasi yang lain.
3) Tradisi Studi Organisasi (Litlle John)
Stephen W Littlejohn menunjukkan satu bentuk metafora lain yang mengibaratkan bahwa organisasi yaitu sebagai suatu jaringan (Organizational Network). Jaringan ialah struktur-struktur sosial yang diciptakan melalui komunikasi di antara individu-individu dan kalangan-kelompok. Sewaktu orang berkomunikasi dengan orang lain, sesungguhnya dia sedang membuat kontak-kontak dan teladan-acuan hubungan dan kanal-kanal ini menjadi instrumen dalam semua bentuk fungsi sosial, dalam organisasi-organisasi dan dimasyarakat luas. Organisasi diketahui bisa membangun realita sosial. Jaringan yaitu terusan-terusan melalui mana dampak dan kekuasaan dilakukan, tidak hanya oleh administrasi dengan cara formal tetapi juga informal diantara para anggota organisasi.
Sementara itu, Peter Monge dan Eric Eisenberg menyaksikan teori jaringan sebagai sebuah cara untuk mengintegrasikan tiga tradisi dalam studi organisasi. Pertama tradisi posisional, relasional, dan kultural.
1) Tradisi Posisional
Tradisi ini memperlihatkan perhatian pada struktur dan tugas-tugas formal dalam organisasi. Organisasi dalam pandangan tradisi ini dipandang selaku sekumpulan posisi seperti direktur, pimpinan dan anggota. Setiap posisi memiliki fungsi-fungsi tertentu. Pendekatan yang dipergunakan oleh tradisi ini adalah pendekatan struktural, yang mendefinisikan suatu organisasi selaku sebuah kumpulan yang stabil dari kekerabatan-korelasi yang didefinisikan secara formal.
Tradisi posisional berisikan beberapa teori wacana jaringan-jaringan komunikasi formal. Teori-teori ini cenderung meneliti cara-cara administrasi menggunakan jaringan-jaringan formal untuk mencapai tujuannya.
2) Tradisi Relasional
Tradisi ini dibangun diatas asumsi dasar bahwa organisasi terbentuk alasannya adanya interaksi timbal balik antar individu. oleh alasannya itu tradisi ini memperlihatkan perhatian pada cara-cara organisasi terbentuk lewat interaksi antar individu-individu. tradisi ini berhubungan dengan cara-cara relasi-hubunga yang umumnya meningkat dikalangan para partisipan di dalam sebuah organisasi dan bagaimana jaringan timbul dari kekerabatan-hubungan tersebut. Disini, organisasi dipandang selaku sebuah tata cara yang yang hidup dan mengalami perubahan yang terus menerus dibuat dan diberi arti melalui interaksi antara anggota-anggotanya.
3) Tradisi Kultural
Kajian sentral dalam tradisi ini yakni perihal simbol-simbol dan pengertian yang membentuk suatu organisasi. Tradisi ini memahami bahwa dunia organisasi diciptakan oleh anggotanya dalam dongeng-dongeng, ritual-ritual, dan pekerjaan peran. Struktur organisasi sesunguhnya tidak dirancang sebelumnya namun timbul dari tindakan-tindakan anggotanya secara informal dalam aktifitas mereka sehari-hari.
Pengelompokan Teori Komunikasi Organisasi Menurut Litlle John
1) TRADISI POSISIONAL : tergolong dalam tradisi ini : Teori Birokrasi dari Max Weber, yang ialah bagian dari teori organisasi klasik, dan kedua Teori Empat Sistem dari Likert.
2) TRADISI RELASIONAL, termasuk dalam tradisi ini : The Process of Organizing oleh Carl Weick dan pengembangan teori ini Conversation And Text In The Process Of Organizing dari James W Taylor, serta Structuratio in Organizations oleh Marshall Scott Poole & Robert McPhee dan pengembangan dari teori ini Structuration in Organizational, Control and Identity oleh George Cheney & Philip Tompkins.
3) TRADISI KULTURAL , tergolong dalam tradisi ini : Domain of Organizational Culture oleh John Van Maanen dan Stephen Barley.