Definisi Prosedur Kantor
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan isyarat yang menunjukan Apa (What) yang harus dilakukan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dilakukan dan Bagaimana (How) mengerjakannya
George R. Terry juga menyampaikan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975;28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps, ussualy performed by more than one person. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity.” Yang kurang lebih jika diterjemahkan menjadi “mekanisme mampu diartikan selaku serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”
Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja
Pada hakekatnya mekanisme kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat tertuntaskan dengan sebaik mungkin dengan tahapan yang terencana, dan pada kesudahannya dapat diatasi menurut limit waktu yang sudah diputuskan. Untuk menyusun mekanisme kerja ini pastinya diperlukan proses yang panjang dan dikerjakan oleh orang-orang yang sudah kompeten di bidangnya.
Apabila kondisi tersebut di atas sudah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja, maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja menurut prinsip-prinsip sebagai berikut :
- Rasional : Setiap mekanisme kerja mesti masuk nalar dan mudah dipahami, sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya supaya dengan mudah untuk mengetahui
- Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang terstruktur, yaitu mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya
- Bersifat Operasional : Menjelaskan ihwal teknis pelaksanaan yang dapat dilaksanakan dan dapat bersifat teoritis.
- Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak lewat jalur atau jenjang yang panjang
- Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.