Pola Latar Belakang Masalah

by
 BAB I
PENDAHULUAN 
A.    Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, isu menjadi keperluan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta.Keseluruhan aktivitas organisasi pada dasarnya memerlukan info. Oleh alasannya itu, informasi menjadi bab yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi administrasi dari birokrasi didalam menghadapi pergantian suasana dan keadaan yang meningkat dengan segera.
            Salah satu sumber isu penting yang dapat menunjang proses acara administrasi maupun birokrasi adalah Arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh acara organisasi, arsip berfungsi sebagai sentra kenangan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai lainnya. Berdasarkan fungsi arsip yang sungguh penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan hingga dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang mampu menunjung kegiatan manajemen agar lebih tanpa gangguan kadang kala diabaikan dengan aneka macam macam argumentasi. Berbagai hambatan seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya fasilitas dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan selaku “bidang pinggiran” diantara aktivitas-acara kerja yang lain.
            Realitas tersebut mampu dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan pelatihan bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan dilema klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang menatap sebelah mata tetapi senantiasa ingin pelayanan cepat dan tentu saja duduk perkara tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
            Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, alasannya muaranya yaitu pada gambaran yang tidak baik pada bidang kearsipan.Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja sebuah manajemen. Tertib manajemen yang diperlukan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dari sisi pandang keilmiahan, acara arsip dan pengarsipan selama ini masih terlihat selaku acara teknis. Dan ini bergotong-royong nyaris sama dengan kesan yang timbul saat orang mencoba mereduksi kegiatan perpustakaan. Arsip, perpustakaan, record management, maupun tata cara berita sungguh mudah mengakibatkan kesan “pertukangan” atau “teknis prosedural”, sebab kesemua bidang ini memang penuholeh acara teknis.
Disamping itu, Mengingat ruang lingkup pelayanan umum yang diberikan oleh instansi/ lembaga sangat luas dan kompleks baik berdasarkan jenis maupun sifat maka upaya menetapkan dasar-dasar pelayanan biasa tersebut ialah hal yang fundamental & sungguh perlu untuk menangani kompleksitas tersebut. Sehingga pelayanan umum dapat digambarkan sbb :
  1. Meningkatkan mutu dan produktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi instansi/lembaga di bidang pelayanan lazim.
  2. Mendorong agar mampu mengefektifkan tata cara dan tata laksana pelayanan, sehingga pelayanan biasa dapat diselenggarakan secara lebih berdaya guna dan sukses guna.
  3. Mendorong terciptanya kreatifitas, prakarsa dan tugas serta masyarakat utk meraih pembangunan serta memajukan kemakmuran penduduk luas.

Pemberian pelayanan aparatur pemerintah kepada penduduk adalah ialah perwujudan dari fungsi aparatur negara selaku abdi penduduk didalam melakukan sebagaimana diungkapkan diatas, ternyata masih banyak pelayanan kepada penduduk masih rendah.
Kasus-masalah yang ada dalam penduduk pengurusan ke instansi pemerintah dapat ditemukan misalnya, mental aparatur kurang simpatik, keseluruhan ini dapat dibilang memiliki unsur korupsi, kronis dan nepotisme.Kejadian diatas mempunyai komponen biaya yang tinggi dan tingkat kebocoran yang cukup mengkuatirkan baik dalam kehidupan sosial maupun dalam kehidupan ekonomi.
Kasus-kasus diatas bila terus menerus akan menjelma budaya, hal ini berbahaya  kepada kemajuan sosial, politik, ekonomi dan hukum. Oleh karena itu untuk mengatasi dilema tersebut perlu dikembangkan dan disebarluaskan metode administrasi pelayanan prima sebagai syarat  pemenuhan kepuasan masyarakat.
Sebagaimana permintaan pelayanan yang memuaskan konsumen / penduduk , maka dibutuhkan kriteria agar dapat dicicipi oleh setiap pramusaji untuk memiliki mutu kompetensi yang profesional, dengan demikian mutu kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu faktor penting dan wajar dalam setiap transaksi pelayanan.
Apapun pelayanan kepada masyarakat pastinya telah ada sebuah ketetapan tata laksananya, prosedur  dan kewenangan sehingga peserta pelayanan puas apa yang sudah diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan terhadap masyarakat mesti mempunyai makna mutu pelayanan  yang :
  1. Memenuhi standar waktu, kawasan, biaya, mutu dan prosedur yang  ditetapkan untuk penyelesaian setiap peran dalam sumbangan pelayanan.
  2. Memuaskan konsumen artinya bahwa setiap impian orang yang menerima   pelayanan merasa puas, bermutu dan sempurna waktu dan ongkos terjangkau.

Kantor Arsip Daerah Kota Medan yaitu bagian pendukung Pemerintah Kota Medan yang dipimpin oleh seorang kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Kantor Arsip Daerah Kota Medan memiliki peran melaksanakan sebagian problem rumah tangga tempat dibidang kearsipan dan melaksanakan peran pembantuan di bidang pengelolaan dan pelayanan kearsipan. Sistem pengelolaan kearsipan yang sempurna ialah salah satu indikator penyelenggaraan pemerintahan yang bagus, antara lain terlaksananya manajemen pemerintahan yang benar dan hal ini tidak terlepas dari terlaksananya penataan sistem pengelolaan kearsipan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi satu organisasi di lingkungan Pemerintah Kota Medan.
Berdasarkan uraian di atas penulis kepincut melaksanakan penelitian dengan judul :
“PERANAN ARSIP DALAM PENINGKATAN  PELAYANAN PRIMA DI KANTOR ARSIP KOTA MEDAN”
A.    Perumusan Masalah
            Adapun problem yang mampu dirumuskan dalam penelitian ini yaitu “Seberapa besar peranan arsip dalam peningkatan pelayanan prima pada kantor arsip daerah kota Medan”.
B.     Pembatasan Masalah
            Untuk memperjelas dan menghalangi dilema ruang lingkup duduk perkara dalam penelitian ini adapun pembatasan duduk perkara adalah ”Pengelolaan arsip yang terkendali akan mewujudkan pelayanan prima yang baik di Kantor tersebut”.
C.    Tujuan Penelitian
Tujuan yang hendak diraih melalui penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut :
  1. Untuk mengetahui bagaimana Peranan Arsip di Kantor Arsip Daerah Kota Medan dalam melakukan tugasnya.
  2. Untuk mengenali bagaimana Peningkatan Pelayanan Prima di Kantor Arsip Daerah Kota Medan dalam melaksanakan tugasnya.
  3. Untuk mengetahui bagaimanaPeranan arsip dalam peningkatan pelayanan prima pada kantor arsip tempat kota Medan.
  Contoh Skripsi Perihal Peranan Arsip Dalam Kenaikan Prima

D.    Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperlukan dari penelitian ini yakni :
  1. Secara akademis, diharapkan observasi ini mampu bermanfaat bagi penambahan data/referensi yang berhubungan dengan Kearsipan utamanya di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Islam Sumatera Utara.
  2. Secara Teoritis, penelitian ini diperlukan bisa menambah pengetahuan dan pengetahuan penulis yang diperoleh selama duduk dibangku kuliah.
  3. Secara Praktis, khususnya bagi Kantor Arsip Daerah Kota Medan dengan adanya observasi penulis ini diharapkan mampu menjadi suatu masukan untuk mengenali Sejauh mana Kantor Arsip Daerah Kota Medan dalam peningkatan Pelayanan Prima.

E.     Kerangka Teori
1.      Pengertian Arsip
Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 ihwal ketentuan – ketentuan Pokok kearsipan Bab I pasal 1, arsip ialah :“Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan – tubuh pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan acara Pemerintah”.
Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut The Liang Gie (200:20) yakni arsip selaku kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara terorganisir, berencana sebab memiliki sesuatu kegunaan semoga setiap kali diharapkan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut T. R. Schellenberg (The Liang Gie, 1979, 217) “The term ,archives may now be defined as follow : “Those records of any public or private institution which adjudged worthy of permanent preservation for reference and research purpose and which have been deposited or have been selected for deposit in onarchival institution”. (istilah “arsip” dapatlah sekarang dirumuskan sebagai berikut: “warkat-warkat” dari suatu tubuh pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berguna untuk diawetkan secara tetap, guna kebutuhan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau sudah diseleksi untuk disimpan pada sebuah badan kearsipan.
Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) kearsipan adalah proses aktivitas pengurusan atau pengaturan arsip dengan memanfaatkan suatu metode tertentu sehingga arsip-arsip mampu didapatkan kembali dengan gampang dan cepat apabila di saat-waktu diharapkan.
Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa kearsipan yaitu sebuah tata cara atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan menggunakan indeks yang telah diputuskan, lazimnya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari materi baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari ancaman yang tidak diharapkan.
Dari segi bahasa Secara etimologi ungkapan arsip berasal dari bahasa Yunani “Arche” yang mempunyai arti “Permulaan”, menjadi “Ta archia” berikutnya menjadi “Archeon” yang bermakna “Gedung Pemerintahan”, dan lalu dalam bahasa latinnya berbunyi “Archifium”.
Menurut Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3) menawarkan pemahaman ihwal kearsipan yakni sistem pengurusan penyimpanan warkat berdasarkan aturan dan procedure yang berlaku dengan mengenang 3 bagian pokok yang mencakup : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.
Menurut Wursanto (1991:13) “Arsip ialah kumpulan warkat yang disimpan secara terencana berniat karena mempunyai sebuah kegunaan biar setiap kali dibutuhkan mampu cepat ditemukan kembali”.
Berdasarkan definisi beberapa andal di atas, Arsip ialah kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam corak apapun ( cd, peta, perangko) yang di dalamnya memberikan informasi – informasi atau bukti perihal sutau kejadian, sehingga pada saat di butuhkan mampu dengan mudah ditemukan.
2.      Fungsi dan Peranan Arsip
Sebagai sumber isu, maka arsip dapat menolong meningkatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan sempurna mengenai sebuah duduk perkara. Oleh alasannya itu, mampu disimpulkan bahwa fungsi dan peranan arsip yakni :
  1. Alat utama ingatan organisasi
  2. Bahan atau alat pembuktian (bukti asli)
  3. Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan keputusan
  4. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
  5. Nilai informasional dalam proses menuju penentuan kebijakan yang menyangkut banyak orang dan perlu memperhatikan kesinambungan serta kemajuan.
  6. Barometer kegiatan suatu organisasi mengenang setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
  7. Sebagai aliran kerja.
  8. Sebagai sumber gosip yang dipergunakan baik secara lagsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, penelitian, penilaian dan berbangsa dan bernegara.
  9. Bahan info acara ilmiah yang lain. 
3.      Defenisi Pelayanan Prima
Pelayanan ialah suatu kegiatan atau suatu urutan aktivitas yang terjadi dalam interaksi eksklusif dengan insan atau mesin secara fisik untuk menyediakan kepuasan konsumen.(Lehtinen 1983 p. 21).Pelayanan ialah sesuatu yang dapat diperjualbelikan dan bahkan tidak mampu dihilangkan (Gumehsoson Th. 1987 p. 22)
.           Pelayanan Prima, sebagaimana permintaan pelayanan yang membuat puas konsumen / masyarakat, maka diperlukan tolok ukur biar mampu dicicipi oleh setiap pelayan untuk memiliki mutu kompetensi yang profesional, dengan demikian mutu kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting dan masuk akal dalam setiap transaksi.
4.      Unsur-Unsur Pelayanan Prima
Apapun pelayanan kepada penduduk tentunya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, mekanisme  dan kewenangan sehingga akseptor pelayanan puas apa yang telah diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan terhadap masyarakat mesti memiliki makna mutu pelayanan  yang :
  1. Memenuhi kriteria waktu, tempat, biaya, mutu dan prosedur yang  ditetapkan untuk solusi setiap peran dalam pertolongan pelayanan.
  2. Memuaskan konsumen artinya bahwa setiap cita-cita orang yang mendapatkan    pelayanan merasa puas, berkualitas dan sempurna waktu dan biaya terjangkau.
  Contoh Penyuguhan Bagian-Bab Dalam Tesis

Unsur-komponen kualitas pelayanan :
  1. Penampilan.  Personal dan fisik sebagaimana layanan kantor depan (resepsionis) memerlukan standar mirip : paras mesti mempesona,  tubuh harus tegap / tidak cacat, tutur bahasa menarik,  familiar dalam sikap, tampilan penuh percaya diri, pakaian mesti menawan
  2. Tepat Waktu  & Janji. Secara utuh dan prima petugas pelayanan dalam menyampaikan perlu dipertimbangkan komitmen yang disampaikan terhadap konsumen bukan sebaliknya senantiasa ingkar kesepakatan. Demikian juga waktu bila mengutarakan 2 hari simpulan harus betul-betul dapat memenuhinya.
  3. Kesediaan Melayani. Sebagaimana fungsi dan wewenang mesti melayani kepada para konsumen, konsekuensi logis petugas mesti sungguh-sungguh bersedia melayani terhadap para konsumen.
  4. Pengetahuan Dan Keahlian. Sebagai syarat untuk melayani dengan baik, petugas mesti memiliki wawasan dan kemampuan. Disini petugas pelayanan harus memiliki tingkat pendidikan tertentu dan pembinaan tertentu yang disyaratkan dalam jabatan serta memiliki pengalaman yang luas dibidangnya.
  5. Kesopanan & Ramah Tamah. Masyarakat pengguna jasa pelayanan itu sendiri dan lapisan masyarakat baik tingkat status ekonomi dan sosial  rendah  maupun tinggi terdapat perbedaan karakternya maka petugas pelayanan penduduk dituntut adanya keramahtamahan yang patokan dalam melayani, tabah, tidak egois dan santun dalam bertutur terhadap konsumen.
  6. Kejujuran Dan Kepercayaan. Pelayanan ini oleh pengguna jasa dapat dipergunakan banyak sekali faktor, maka dalam penyelenggaraannya mesti transparan dari faktor kejujuran, jujur dalam bentuk aturan, jujur dalam pembiayaan dan jujur dalam solusi waktunya. Dari faktor kejujuran ini petugas pelayanan tersebut mampu dikategorikan sebaga pelayanan yang dipercaya dari segi sikapnya, dapat dipercaya dari tutur katanya, sanggup menerima amanah dalam menuntaskan tamat pelayanan sehingga otomatis pelanggan merasa puas. Unsur pelayanan prima mampu ditambah komponen yang lain.
  7. Kepastian Hukum. Secara sadar bahwa hasil pelayanan terhadap masyarakat yang berupa surat keputusan, harus memiliki legitimasi atau mempunyai kepastian aturan. Bila setiap hasil yang tidak mempunyai kepastian aturan terang akan mempengaruhi sikap masyarakat, contohnya pengurusan KTP, KK dllbila ditemukan cacat hukum akan mempengaruhi kredibilitas instansi yang mengeluarkan surat legitimasi tersebut.
  8. Keterbukaan. Secara pasti bahwa setiap urusan / kegiatan yang memperlakukan ijin, maka ketentuan keterbukaan perlu ditegakan. Keterbukaan itu akan mensugesti bagian-komponen kesederhanaan, kejelasan berita kepada penduduk .
  9. Efisien. Dari setiap pelayanan dalam aneka macam urusan, permintaan penduduk yaitu efisiensi dan efektifitas dari banyak sekali faktor sumber daya sehingga menciptakan ongkos yang murah, waktu yang singkat dan tepat serta hasil kualitas yang tinggi. Dengan demikian efisiensi dan efektifitas merupakan permintaan yang mesti diwujudkan dan perlu diperhatikan secara serius.
  10. Biaya. Pemantapan pengurusan dalam pelayanan dibutuhkan kewajaran dalam penentuan pembiayaan, pembiayaan mesti diubahsuaikan dengan daya beli masyarakat dan pengeluaran biaya mesti transparan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-ajakan.
  11. Tidak Rasial. Pengurusan pelayanan tidak boleh membeda-bedakan kesukuan, agama, ajaran dan politik dengan demikian segala permasalahan harus menyanggupi jangkauan yang luas dan merata.
  12. Kesederhanaan. Prosedur dan tata cara pelayanan kepada masyarakat untuk diperhatikan akomodasi, tidak berbelit-belit dalam pelaksanaan.

F.     Kerangka Konsep
Dalam pelaksanaan penelitian ini ditetepkan kerangka desain metodologi observasi dalam bentuk variabel selaku berikut :
  1. Variabel Bebas (X) ialah variabel yang disangka sebagai penyebab atatu pendahulu dari varibel lain. Variabel bebas dalam penelitian ini ialah Peranan Arsip.
  2. Variabel Terikat (Y) yakni variabel yang disangka sebagai akhir atau apa yang dipengaruhi oleh variabel yang mendahulinya. Variabel terikat dalam observasi ini yakni Peningkatan Pelayanan Prima.
  3. Variabel Antara (Z) yakni jumlah tanda-tanda yang tidak mampu di kontrol, akann tetapi dapat di perhitungkan pengaruhnya terhadap variabel bebas.

Gambar 1 kerangka rancangan

G.    Operasional Variabel
Dari judul dan perumusan duduk perkara telah tergambar pada penelitian ini penulis menggunakan dua Variabel yaitu Peranan Arsip dan Peningkatan Pelayanan Prima Sedangkan indicator dalam observasi ini yakni:
Adapun indicator Peranan Arsip variabel ialah bebas:
1.      Menyimpan
2.      Menata
4.      Mengatur
Sedangkan indikator Peningkatan Pelayanan Prima variabel terikat ialah:
1.      Sikap Pegawai (Attitude)
2.      Perhatian Pegawai ( Attention)
3.      Tidak Rasial ( No Racism)
4.      Tindakan Pegawai (Action)
Gambar II Operasional Variabel
Variabel Bebas (X)
Peranan Arsip
1.      Menyimpan
2.      Menata
3.      Mengklarifikasi
4.      Mengatur
Variabel Terikat (Y)
Peningkatan Pelayanan Prima
1.      Sikap Pegawai (Attitude)
2.      Perhatian Pegawai (Attention)
3.      Tidak Rasial (No Racism)
4.      Tindakan Pegawai (Action)
H.    Hipotesis
            Hipotesis yakni fikiran atau jawaban sementara terhadap sebuah masalah yang sedang di teliti untuk mampu menawarkan suatu gambaran yang masih di uji atau dibuktikan kebenarannya.
              Berdasarkan perumusan dilema di atas. Dikemukakan hipotesis sebagai berikut: ” Ada efek peranan arsip dalam kenaikan pelayanan prima kantor daerah kota Medan”.
I.       Metode Penelitian
1.      Lokasi observasi
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yakni tata cara deskriptif dengan analisis kuantitatif (Korelasional), yaitu suatu sistem yang diguanakan untuk memecahkan sebuah masalah dengan cara menghimpun data-data, menyusun dan mengklasifikasikannya, menganalisis dan mengadakan interpretasi data sehingga menawarkan suatu gambaran perihal sebuah keadaan secara obyektif berdasarkan teori yang ada.
2.      Lokasi Penelitian
Adapun lokasi penelitian yang penulis teliti adalah Kantor Arsip Daerah Kota Medan.
3.      Populasi
Arikunto (1998 : 15) menyatakan bahwa populasi merupakan keseluruhan subyek yang mau diteliti. Apabila seseorang ingin meneliti semua komponen yang ada dalam daerah penelitian, maka penelitiannya merupakan penelitian populasi.
Berdasarkan pendapat diatas, maka yang menjadi populasi dalam penelitian ini adalah seluruh jumlah pegawai yang melakukan pekerjaan di KantorArsip Daerah Kota Medan yang berjumlah 32 orang.
4.      Sampel
Sampel merupakan bagian dari populasi. Arikunto (1998 : 120), mengemukakan perihal penarikan sampel observasi yakni untuk sekedar ancer-ancer maka bila subyeknya kurang dari 100 orang lebih baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan penelitian populasi. Selanjutnya kalau jumlah seubyeknya lebih besar dari 100, maka dapat diambil 10-15% atau 20-25% atau lebih.
Berdasarkan usulan di atas, maka penulis mengambil sampel seluruh jumlah pegawai Kantor Arsip Daerah Kota Medan yakni 32 pegawai.
5.      Teknik pengumpulan data
Dalam menyusun Skripsi, perlu adanya tata cara atau anutan yang menjadi dasar dalam pengambilan bahan atau data yang relevan dengan judul.
Oleh sebab itu dalam menganalisa data, peneliti  menggunakan sistem observasi sebagai berikut
  1. Penelitian kepustakaan (Library Research) yaitu data yang penulis dapatkan dari perusahaan dengan cara membaca buku-buku, literatur-literatur dan postingan-postingan yang erat relevansinya dengan duduk perkara yang mau dibahas dalam penyusunan Skripsi Minor ini.
  2. Penelitian Lapangan (Field Research), adalah penulis pribadi malakukan penelitian di Kantor arsip tempat kota Medan dengan menggunakan teknik pengumpulan data.
  Teladan Evaluasi Hasil Data

6.      Jenis Penelitian
Metode yang dipakai dalam penelitian ini yakni analisa korelasional yang memberi gambaran peranan arsip dalam peningkatan pelayanan prima di kantor arsip kota Medan.
7.      Teknik Analisis Data
Untuk mengenali dampak antara Variabel Bebas terhadap Variabel terikat dengan memakai rumus Person Moment Corelation. Dengan demikian data dan kata yang di dapatkan di lokasi observasi dengan cara menghimpun, mengklarifikasikan, dan menginterpretasikan data yang diberhubungan dengan masalah yang dihadapi, dimana data dan fakta digambarkan dan diterangkan sebagaimana adanya.
Sugiyono (2005:212)
Dalam hal ini :
Rxy     : Koefisien relasi variabel X dan Y
X         : Variabel Bebas
Y         : Variabel Terikat
N         : Jumlah Sampel
                Selanjutnya untuk mengetahui seberapa besar dampak Variabel X dan Y memakai Rumus Determinan dari Sugiyono (2003:215) yaitu:
 X 100%
Sugiyono (2005 : 213)
Keterangan :
D         : Koefesien Determinan
Rxy     : Koefesien Korelasi Produck Momen
  
J.      Sistematika Penulisan
Untuk dapat mempermudah menyaksikan dan mengetahui apa yang dibahas dalam Penelitian  ini ,maka penelitimenguraikan dalam lima bab selaku berikut :
BAB I                         :Pendahuluan yang menguraikan wacana Latar Belakang Masalah Pokok Penelitian, Tujuan dan Kegunaan Penelitian, Metode Penelitian, Lokasi Penelitian dan Sistematikapembahasan.
BAB II           :Landasan teori yang mengemukakan wacana Pengertian Kearsipan, Pengertian Manajemen Kearsipan, Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis, Pengertian, Fungsi Kearsipan, Penyusutan Arsip dan Perlindungan arsip dan pelayanan prima
BAB III          :Gambaran lazim objek penelitian yang menyaksikan Struktur Organisasi dan Mekanisme Kerja di kantor arsip Kota Medan.
BAB IV          :Hasil dan Pembahasan, yang membahas mengenai Penyimpanan dan Penyusutan Arsip, Pemakaian dan Pemeliharaan Arsip Dalam Menunjang Efisiensi Kerja di Kantor arsip tempat kota Medan, serta Permasalahan Yang Dihadapi.
BAB V           :Penutup yang terdiri atas Simpulan dan Saran-rekomendasi