Sistem gosip Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem isu yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi isu melalui serangkaian cara guna memajukan produktivitas yang cocok dengan gaya dan sifat manajer atas dasar persyaratan kualitas yang telah ditetapkan. Menurut beberapa mahir SIM yaitu:
- Robert G. Murdick & Joel E Ross
Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn keputusan, perihal perancangan, pengoperasian dan pengendalian.
- Gordon B Davis
Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menciptakan berita guna mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut bahwa:
- Sistem Informasi Manajemen mempunyai sub-sitem gosip. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-metode tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-metode berperan cuma dalam satu kegiatan atau lapisan administrasi, sementara yang lainya berperan ganda.
- Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terjadwal dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa berita melalui dan menuju sub-metode yang diharapkan, serta menjamin bahwa sistem berita melakukan pekerjaan secara efisien.
- Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam gosip. Apabila data dimasak dan berkhasiat bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka dia akan menjadi informasi.
- Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang hendak menggunakannya. Para perancang tata cara apabila akan membuatkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya menimbang-nimbang faktor manusiawi dengan teliti. Apabila tidak demikian, maka tata cara yang dihasilkan tidak efektif.
Pemroses info berada pada sebelah kiri. Ia meliputi komputer dengan database yang berisi data dan infomasi yang berasal data dan informasi yang berasal dari internal dan lingkungan dan juga perpustakaan software. Unsur penting lain yang meskipun tidak nampak pada versi tersebut yaitu staf seorang ahli infomasi.
Pemroses informasi memberikan informasi dalam tiga bentuk dasar kepada pemakai SIM. Pemakai, yang ditampilkan di tengah dengan diagram organisasi ditempatkan pada tingkat organisasional dan dalam semua area fungsi.
Sisi sebelah kanan dari versi menunjukkan bagaimana berita dipakai dalam pemecahan dilema. Tanda panah besar yang menghubungkan ketiga bentuk informasi dengan langkah pemecahan persoalan memperlihatkan bagaimana pemakai menerapkan output SIM. Informasi tersebut memberi keterangan kepada masalah, bukan terhadap keputusan tertentu, dan dia diperuntukkan bagi manajer untuk memilih bagaimana berita tersebut akan digunakan.
Kegiatan dari administrasi yang ialah salah satu bagian dari SIM, yaitu:
Proses manajemen didefinisikan sebagai kegiatan-kegiatan:
- Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai sebuah tujuan final tertentu ialah kegiatan manajemen yang disebut perencanaan. Oleh hasilnya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan kenali metode untuk meraih tujuan tersebut.
- Pengendalian, penyusunan rencana hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu planning dibentuk, rencana tersebut mesti diimplementasikan, dan manajer serta pekerja mesti memonitor pelaksanaannya untuk menentukan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan planning dan melaksanakan langkah-langkah korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
- Pengambilan Keputusan, proses penyeleksian diantara banyak sekali alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini ialah jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer mesti memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melakukan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat diseleksi. Komentar serupa mampu dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Berikut ini ialah karakteristik dari SIM :
- Merupakan salah satu dari 5 sub metode dalam CBIS (Computer Based Information System/Sistem Informasi Berbasis Komputer).
- Merupakan tujuan untukmempertemukan seluruh gosip yang diharapkan oleh manajer pada semua tingkat organisasi.
- Merupakan seluruh fungsi sistem info didalam sebuah sub tata cara input, database dan sub sistem output.
- Memberikan gambaran terhadap atitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan dilema organisasi.
Kemampuan suatu Sistem Informasi Manajemen, meliputi :
Pengetahuan wacana potensi kesanggupan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing peran organisasi dan menyesuaikannya dengan kesanggupan komputer.
SIM secara khusus mempunyai beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, bekerjsama komputer tidak dapat menjalankan sesuatu dia cuma melaksanakan lebih cepat. Sistem isu komputer dapat mempunyai sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang memakai gosip yang dihasilkan oleh metode yang sudah ada. Beberapa kesanggupan teknis paling penting dalam metode komputer :
- Pemrosesan data batch
- Pemrosesan data tunggal
- Pemrosesan on-line, real time
- Komunikasi data dan switching pesan
- Pemasukan data jarak jauh dan up date file
- Pencarian records dan analisis
- Pencarian file
- Algoritme dan versi keputusan
- Otomatisasi kantor.
Dengan kata lain SIM adalah selaku sebuah metode berbasis komputer yang menawarkan gosip bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Sebenarnya secara teori, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM), tetapi dalam praktek agaknya menjadi sebuah keyakinan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berlangsung tanpa hambatan tanpa bantuan kesanggupan suatu komputer, sehingga timbulah tata cara gosip berbasis komputer (CBIS). Berikut ini merupakan skema yang menerangkan SIM sebagai sub unit sebuah tata cara
Bagan diatas menunjukkan SIM selaku subsistem Sistem Informasi Berbasis Komputer
Para pemakai umumnya membentuk sebuah entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menerangkan perusahaan atau salah satu tata cara khususnya perihal apa yang terjadi di kurun kemudian, apa yang terjadi kini dan apa yang mungkin terjadi di abad yang hendak tiba. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output isu digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan ketika mereka membuat keputusan untuk memecahkan persoalan.
B. Faktor-aspek serta Indikator yang Menunjukkan Gagalnya SIM dalam Organisasi/Perusahaan
1. Faktor-faktor yang mengakibatkan SIM kurang berkembang dalam organisasi/perusahaan
Dengan adanya SIM ini, suatu perusahaan menghendaki suatu sistem yang mampu melakukan pekerjaan secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun alasannya beberapa faktor tertentu, kerap kali malah perusahaan mengalami kegagalan.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer membutuhkan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan terlatih lama dan membutuhkan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM sebab :
- Pengorganisasian perusahaan yang kurang masuk akal
- Kurangnya perencanaan yang memadai
- Kurang personil yang tangguh
- Kurangnya partisipasi administrasi dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang tata cara, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan SIM, perlu diperbaikinya system lama, terutama jikalau disebabkan beberapa hal berikut ini,
1. Adanya urusan-problem (problems) yang timbul di metode
yang lama. Permasalahan yang muncul dapat berupa :
- Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam tata cara yang usang mengakibatkan tata cara yang
lama tidak mampu beroperasi sesuai dengan yang dibutuhkan.
- Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan info yang kian luas, volume pembuatan data
kian meningkat, pergeseran prinsip akuntansi yang gres
mengakibatkan mesti disusunnya tata cara yang gres, sebab tata cara yang
lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua keperluan
informasi yang diperlukan manajemen.
2. Untuk meraih peluang-peluang
Dalam kondisi kompetisi pasar yang ketat, kecepatan info atau
efisiensi waktu sangat memilih sukses atau tidaknya seni manajemen dan
planning-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan
dan peluang-potensi pasar, sehingga teknologi informasi perlu dipakai untuk mengembangkan penyediaan gosip supaya dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dijalankan oleh manajemen.
3. Adanya isyarat dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya isyarat instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti contohnya peraturan pemerintah
2. Indikator Diperlukannya Pengembangan SIM
1. Keluhan pelanggan
2. Pengiriman barang yang sering tertunda
3. Pembayaran honor yang terlambat
4. Laporan yang tidak sempurna waktu
5. Isi laporan yang sering salah
6. Tanggung jawab yang tidak terang
7. Waktu kerja yang berlebihan
8. Ketidakberesan kas
9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah
10. Banyaknya pekerja yang menganggur
11. Kegiatan yang tumpang tindih
12. Tanggapan yang lambat terhadap konsumen
13. Kehilangan potensi persaingan pasar
14. Persediaan barang yang terlalu tinggi
15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
16. Biaya operasi yang tinggi
17. File-file yang kurang terstruktur
18. Keluhan dari supplier sebab tertundanya pembayaran
19. Tertundanya pengantaran sebab kurang persediaan
20. Investasi yang tidak efisien
21. Peramalan pemasaran dan produksi tidak sempurna
22. Kapasitas buatan yang menganggur
23. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
24. DLL.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan ongkos dan faedah yang akan diperoleh artinya SIM akan meminimalkan ongkos, memajukan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari berita yang sangat berguna.
Organisasi mesti menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai impian serta wajar dalam menentukan batas ongkos dari titik faedah yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.