Pengertian, Fungsi Dan Konsep Manajemen Perkebunan

MANaJEMEN PERKEBUNAN

1. PENDAHULUAN

Pada dikala ini, kata manajemen begitu terkenal di masyarakat. Namun apa bahwasanya pengertian manajemen itu sendiri orang selalu menunjukkan pengertian yang berlainan-beda. Untuk itu dalam mempelajari administrasi perlu kita ketahui tentang pengertian administrasi, defenisi administrasi dan gunanya pendefenisian administrasi.

Secara sederhana ungkapan Manajemen diartikan sebagai USAHA YANG DILAKUKAN UNTUK MEMANFAATKAN SUMBER DAYA YANG DIMILIKI UNTUK MENCAPAI SASARAN TERTENTU. Dalam hal ini yang dimaksud dengan sumber daya yakni segala sesuatu yang dimiliki dan menjadi aset organisasi/perusahaan ialah insan, mesin dan peralatan, teknologi, bahan dan dana.

Untuk mengenali apa yang arti sebenarnya, beberapa pakar di bidang manajemen menunjukkan pemahaman, alasannya adalah pengertian administrasi kebanyakan saling berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya, tetapi senantiasa terdapat komponen-komponen kesamaannya. Beberapa pakar di bidang manajemen mencoba memberikan pemahaman dari manajemen itu :

Jhon D. Millet =>> proses memimpin dan melancarkan pekerjaan dari orang-orang yang terstruktur secara formal sebagai golongan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
George R. Terry =>> proses tertentu yang terdiri atas menyiapkan, mengorganisasi, menggerakkan dan memantau. Keseluruhan proses itu dikerjakan secara berurutan dalam rangka usaha meraih target yang telah ditentukan apalagi dulu dengan perantaran orang lain.
Pakar lain (anonymous) =>> suatu proses yang dimanfaatkan seorang pemimpin suatu organisasi untuk mempergunakan sumber-sumber yang dikuasai untuk mencapai tujuan secara ekonomis, efisien dan efektif

Perkebunan selaku salah satu usaha agribisnis tidak mampu lepas dari penerapan prinsip ekonomi dalam menjaga dan mengembangkan eksistensinya. Prinsip ekonomi yang dimaksud adalah mengoptimalkan keuntungan dengan penggunaan sumber daya seminimal mungkin.

Dalam hal ini perusahaan dihadapkan dengan sumber daya yang terbatas dan harus dikelola dengan efisien. Di sinilah dibutuhkan prinsip atau sikap administrasi supaya tidak terjadi pemborosan sumber daya yang tersedia.

Tidak seorang pun menggemari pemborosan pikiran, tenaga, waktu, materi dan ongkos serta kegagalan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Oleh alasannya adalah itu sebaiknya senantiasa menganut sikap manajemen, yang selalu mengamati penyusunan rencana atau fatwa, pengaturan atau persiapan, dan pemantauan terhadap pelaksanaan untuk mengenali apakah kesudahannya sudah sesuai dengan yang diinginkan sebagaimana yang dijadwalkan sebelumnya.

2. RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKEBUNAN KELAPA SAWIT

Saat ini, kekurangan dalam administrasi kebun di Indonesia lumayan banyak untuk diperhatikan. Kelemahan tersebut ada pada pengelolaan sumber daya alam, SDM maupun sumber dana. Sumber daya alam memang sangat mendukung pertumbuhan kelapa sawit. Namun kekurangannya perlu diimbangi supaya tercapai produksi yang maksimal.

Baru sebagian kecil kebun yang benar-benar dapat menggali kesempatantersebut. Kekurangan muncul sebab kultur teknis yang digunakan menyimpang dari yang direkomendasikan. Misalnya alasannya ingin mengurangi biaya, pupuk yang diusulkan ditukar dengan yang murah tetapi mutunya kurang baik atau dosisi yang diusulkan dikurangi. Diberikan hanya satu kali setahun bahkan ada yang tidak memupuk. Pemberantasan hama kurang mendapat perhatian, penyisipan telat dikerjakan dan teras, tapak kuda, benteng dan tata cara pencegah pengikisan lainnya kurang mencukupi, demikian juga dengan drainase. Hal ini akan berpengaruh pribadi terhadap pertumbuhan dan bikinan tumbuhan. Disamping itu, sebagian disebabkan karena kurang akurasinya observasi sewaktu membuat studi kelayakan. Lahan dikatakan datar ternyata terjal atar berawa sehingga pembuatan jalan susah dijalankan

Tata ruang dan teknologi yang dianjurkan tidak sesuai dengan keadaan di lapangan. Selain itu, perencanaan yang sudah disusun tidak mampu dilakukan karena aneka macam alasannya sehingga berpengaruh terhadap planning yang lain. Gangguan alam seperti kekeringan atau kebanjiran sebelumnya tidak diperhitungkan serta gangguan hama, terutama binatang liar cukup banyak memerlukan perhatian.

Dibidang sumber daya insan, juga banyak membutuhkan perhatian baik ketika membangun proyek maupun sesudahnya (utamanya di daerah pengembangan) problem sumber daya manusia sungguh penting. Bukan saja jumlahnya terbatas tetapi juga keterampilan yang kurang sehingga produktifitasnya rendah, partisipasi kurang, sosial budaya lokal belum dapat menerima kultural gres, pertengkaran lahan serta kemampuan dari pemborong setempat sebagai kawan perjuangan yang masih terbatas.

Pembangunan perkebunan memerlukan ketersediaan dana yang berkelanjutan. Jadwal kerja yang telah ditetapkan mesti dapat dibiayai. Penundaan satu pos akan menimbulkan mata rantai pekerjaan lain menjadi macet dan akan menjadikan ongkos tinggi. Oleh alasannya adalah itu, maka manajemen pembiayaan harus mendapat perhatian.

Bagi kebun yang sudah berproduksi dilema pokok sungguh tergantung pada tenaga pemanen, jalan/transportasi, pabrik pengolahannya, keadaan tanaman dan kapasitas panen. Masalah transportasi sungguh bergantung pada keadaan jalan dan iklim

Masalah pabrik ialah problem penting alasannya adalah pembangunannya sering telat. Masalah teknis tidak banyak, namun duduk perkara pengadaan dana sering menjadi penghambat. Terlambatnya pembangunan pabrik akan sungguh merugikan pebisnis secara finansial maupun moril. Dampaknya akan sungguh luas sekali sebab akan meminimalisir kepercayaan penduduk terhadap usahawan. Dengan demikian dapat dibilang bahwa tugas dari manajer puncak dalam pengambilan keputusan sangat penting. Keterbatasan pengalaman maupun wawasan manajer dapat dituntaskan jika mau memanfaatkan tenaga hebat baik sebagai penasihat, konsultan maupun selaku second opinion.

Lingkup manajemen perkebunan sungguh luas dengan berbagai ragam dan kondisi. Manajemen dituntut semoga dapat berbuat banyak sekali hal mirip berikut :

Mengelola sumber daya alam sebaik mungkin sehingga mendapatkan hasil yang optimal secara berkelanjutan tanpa menjadikan pencemaran.
Mengelola sumber daya insan yang jumlahnya meraih ratusan orang, meningkatkan produktivitas, menciptakan keadaan yang serasi, menanamkan rasa memiliki dan bisa menggiring untuk gotong royong mencapai tujuan atau target yang telah ditetapkan. Dalam hal ini manajemen harus dapat membagi peran masing-masing lini
Mengelola sumber dana yang terbatas sehingga semua rencana dapat berlangsung sesuai acara yang sudah ditetapkan.
Mampu menyaksikan perobahan yang terjadi baik di dalam maupun diluar yang berasal dari banyak sekali pihak serta mesti dapat mengantisipasi dan menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi.
Harus dapat menjalin koordinasi yang sebaik-baiknya dengan pihak ketiga apakah sesama usahawan, kawan usaha, instasi pemerintah, penyandang maupun kandidat pembeli
Manajemen mesti memilki satu tata cara administrasi yang mampu menjamin tersedianya data dan informasi yang ”up to date” dan akurat guna mendukung pengambilan keputusan.

Pengertian Net Profit Margin

3. PERANAN MANAJEMEN DALAM PERKEBUNAN

Manajemen agribisnis terutama perkebunan, sudah ada di Indonesia sejak berpuluh tahun yang kemudian dikala perkebunan-perkebunan besar dibuka oleh bangsa ajaib. Manajemen pastinya disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi waktu itu dan perobahan yang timbul. Apa yang dipraktekkan kini adalah penyesuaian dari rancangan terdahulu ditambah dengan teori-teori gres yang sebelumnya tidak ada dan perangkat teknologi yang lebih mutakhir seperti komputerisasi dan komunikasi.

Manajemen bermanfaat bukan cuma untuk perusahaan atau organisasi, melainkan juga untuk semua aktivitas untuk meraih tujuan tertentu supaya berhasil dengan baik. Perilaku manajemen tidak hanya mengendalikan yang sudah ada, tetapi juga bisa memecahkan duduk perkara dan mencarikan jalan keluarnya.

baca; MANaJEMEN PERKEBUNAN

Dalam peran sehari-harinya, manajemen akan menghadapi sumber daya alam yang ketika-waktu mampu berganti dan harus mampu menyesuaikannya. Diperlukan pula perhatian khusus karena melakukan pekerjaan pada areal yang luas. Manajemen perkebunan mesti bisa mengumpulkan kelompok yang terdiri atas puluhan hingga ribuan pekerja dalam berbagai tingkat keahlian. Sumber daya manusia ini tidak terlepas dari masalah sosial dan budaya yang beragam.

Perkebunan ialah pelaksana prinsip industrialisasi dibidang pertanian. Adanya kemajuan teknologi yang terus menerus membuat insan lebih diminta berperanan setapak demi setapak berpindah dari sumber energi menjadi pemikir.

Tugas pembinaan sumber daya insan adalah mengembangkan potensi yang ada serta bagaimana meminimalkan dan menghapus hambatan-kendala kepada terealisasinya aktivitas manajemen.

Pada tingkat estate dan mill, seorang Asisten selaku base-level management, pada dasarnya yakni manager di divisinya. Oleh karena itu Asisten diharapkan mampu menerapkan dasar kegiatan administrasi dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari untuk meraih tujuan perusahaan.

4. FUNGSI MANAJEME

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Manajer =====>>>> Mengelola fungsi-fungsi ====== >>>> Tujuan

Perencanaan
Organisasi
Pelaksanaan
Pengawasan

Perencanaan (Planning)

Kegiatan seorang manajer adalah menyusun planning. Menyusun planning berarti memikirkan apa yang hendak dikerjakan dengan sumber yang dimiliki,. Agar mampu menciptakan planning secara terorganisir dan logis, sebelumnya harus ada keputusan apalagi dahulu selaku petunjuk langkah-langkah berikutnya.

Pengorganisian (Organizing)

Pengorganisasian atau organizing memiliki arti membuat sebuah struktur dengan bab-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga korelasi antar bagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh kekerabatan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.

Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi aktivitas-acara yang lebih kecil. Selain itu, membuat lebih mudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

Menggerakkan (Actuating)

Menggerakkan atau Actuating yakni suatu langkah-langkah untuk mengusahakan semoga semua anggota kalangan berupaya untuk meraih target sesuai dengan penyusunan rencana manajerial dan usaha-perjuangan organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang supaya mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara gotong royong untuk meraih tujuan yang diinginkan secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan yaitu kepemimpinan (leadership).

Pengawasan (Controling)

Pengawasan ialah tindakan seorang manajer untuk menganggap dan mengatur jalannya sebuah aktivitas yang mengarah demi tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan.

5. SARANA MANAJEMEN

Untuk meraih tujuan yang sudah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat sebuah usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6 M, yakni men, money, materials, machines, method, dan markets.

Man (SDM)

Dalam administrasi, aspek manusia ialah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan insan pula yang melaksanakan proses untuk meraih tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, alasannya adalah intinya insan adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul alasannya adanya orang-orang yang berkerja sama untuk meraih tujuan.

Money (uang/dana)

Uang merupakan salah satu komponen yang tidak mampu diabaikan. Uang ialah alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan mampu diukur dari jumlah duit yang beredar dalam perusahaan. Oleh sebab itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan sebab segala sesuatu mesti dipertimbangkan secara rasional. Hal ini akan berafiliasi dengan berapa duit yang harus disediakan untuk membiayai honor tenaga kerja, alat-alat yang diharapkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari sebuah organisasi.

Materials (bahan)

Materi berisikan bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain insan yang ahli dalam bidangnya juga harus mampu menggunakan materi/bahan-bahan selaku salah satu sarana. Sebab materi dan insan tidaki dapat dipisahkan, tanpa bahan tidak akan tercapai hasil yang diinginkan.

Machines (mesin)

Dalam acara perusahaan, mesin sungguh dibutuhkan. Penggunaan mesin akan membawa fasilitas atau menciptakan keuntungan yang lebih besar serta membuat efesiensi kerja.

Methods (tata cara)

Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-sistem kerja. Suatu metode kerja yang bagus akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode dapat dinyatakan selaku penetapan cara pelaksanaan kerja sebuah tugas dengan menawarkan berbagai pertimbangan-pertimbangan terhadap sasaran, kemudahan-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta duit dan kegiatan perjuangan. Perlu dikenang walaupun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak memahami atau tidak memiliki pengalaman maka akibatnya tidak akan membuat puas. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

Market (pasar)

Memasarkan produk sudah barang pasti sangat penting alasannya adalah bila barang yang diproduksi tidak laris, maka proses buatan barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh karena itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil buatan merupakan faktor memilih dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera pelanggan dan daya beli (kesanggupan) konsumen.

Dengan lebih sederhana, seorang Asisten estate dan mill mesti bisa melaksanakan banyak sekali acara untuk menjamin seluruh sumber daya yang dimiliki (dalam kontrolnya) dapat dipakai untuk meraih tujuan/sasaran secara efektif dan efisien. Kegiatan-aktivitas ini disebut selaku PROSES MANAJEMEN.

6. STRUKTUR ORGANISASI

Bisnis perkebunan adalah bisnis global, sehingga sikap bisnis dan dinamika perubahan lingkungan mau tidak mau mesti menyesuaikan dengan pertumbuhan global. Salah satu yang sungguh berpengaruh terhadap bisnis tersebut ialah struktur organisasi.

Guna terwujudnya struktur organisasi yang solid, diharapkan manajemen seni manajemen untuk memilih taktik dan arah yang dipakai perusahaan haruslah sesuai/cocok. Pengelolaan perusahaan yang baik merupakan satu syarat penting bagi terciptanya kinerja perusahaan secara wajar.

Manajemen perkebunan mempunyai tujuan tertentu yang ditelah ditetapkan dalam program jangka panjang maupun jangka pendek. Tujuan tersebut ada yang terperinci dapat dijumlah secara fisik, tetapi ada yang tidak mampu dihitung dan perlu dimengerti oleh semua pihak. Tujuan tersebut harus dapat dijelaskan secara fisik dan didistribusikan pada setiap lini, pada setiap unit kerja bahkan hingga terhadap setiap individu. Pencapaian target yang dinyatakan secara kuantitatif akan mudah dilakukan. Sasaran tersebut mampu dibagi berdasarkan waktu kerja contohnya harian, mingguan, bulanan, tahunan dan lima tahunan.

Pada dasarnya pimpinan mesti meneliti secara cermat struktur organisasi yang sedang berjalan dan mengajukan pertanyaan “apakah perusahaan memiliki organisasi yang tepat untuk mendukung taktik yang dibentuk ?” Organisasi merupakan salah satu factor terpenting dalam mencapai tujuan perusahaan. Oleh sebab organisasi diartikan selaku kumpulan dari beberapa orang yang secara gotong royong berusaha meraih sebuah tujuan. Tujuan tersebut cuma mampu tercapai dengan adanya pembagian kerja. Jika sebuah saat seni manajemen dirubah maka perusahaan wajib untuk mengganti atau menyesuaikan struktur organisasinya semoga cocok dengan strategi yang gres.

Dalam struktur organisasi yang utuh terdapat jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, peran serta wewenang tertentu berdasarkan kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu. Dilihat dari jenjang organisasi mampu dibedakan atas tiga macam, adalah:

Struktur organisasi pipih (flat top organization), adalah struktur organisasi yang melakukan jenjang organisasi antara 2 sampai dengan 3 tingkat.
Struktur organisasi datar, yakni struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi hingga dengan 4 tingkat.
Struktur organisasi curam, ialah struktur organisasi yang melakukan jenjang organisasi hingga dengan 5 tingkat.

Pengertian Dakron

Struktur Organisasi Divisi

Dari ketiga macam struktur organisasi tersebut di atas, struktur organisasi divisi yang ideal atau yang berlaku pada saat ini sesuai model struktur organisasi pipih.

Demi kesuksesan penerapan struktur organisasi, penting diamati “Kesatuan Perintah”. Kesatuan perintah yaitu tiap pejabat hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab terhadap seorang pejabat atasan tertentu.

Dalam struktur organisasi divisi, Mandor I cuma mampu diperintah oleh Asisten dan bertanggung jawab kepada Asisten. Dalam buku “Management Analysis Concepts and Cases” :

Tidak ada orang dapat melayani dua kepala
Tidak ada anggota sebuah organisasi mampu melapor terhadap lebih dari seorang atasan

Garis-garis susukan perintah dan tanggung jawab harus dengan jelas memberikan dari siapa seorang pejabat mendapatkan perintah dan kepada siapa ia bertanggung jawab. Sebaliknya, harus jelas pula terhadap siapa beliau melapor dan dari siapa ia menemukan laporan.

Tidak adanya kesatuan perintah menyebabkan kebingungan dan keraguan dari bawahan dan menyebabkan ketidakjelasan tanggungjawab. Sebab jika ada perintah Mandor I dan beberapa mandor, akan menjadikan pertanyaan perintah manakah yang harus didahulukan. Kepada siapa karyawan tersebut bertanggung jawab, kepada atasan eksklusif atau pejabat atasan tadi (contoh : antara mandor perawatan dan Mandor I), hal ini tidak jelas berakibat kacaunya organisasi.

7. PEMBAGIAN KERJA DI DIVISI

Pada struktur divisi dalam pekerjaan lapangan, Asisten dibantu Mandor I. Mandor I membawahi mandor dan krani dan pada lapisan terbawah yakni karyawan/pekerja. Proporsi manajerial dan proporsi keahlian Asisten, Mandor I, Mandor, Krani dan Karyawan dapat digambarkan sebagai berikut.

Asisten selaku unsur administrasi memiliki proporsi manajerial yang dominan dibandingkan mandor dan karyawan, tetapi mesti mempunyai sedikit proporsi keterampilan. Asisten dituntut trampil biar dapat memperlihatkan pola eksklusif di lapangan, misalnya teknik menyemprot.

Proporsi yang kurang lebih sama antara manajerial dan keterampilan yakni pada Mandor I, Mandor dan Krani. Dalam sehari-hari Mandor I, Mandor dan Krani bekerja dengan menerapkan komponen administrasi dan keterampilan dalam takaran yang berimbang. Mandor I, Mandor dan Krani lebih banyak bekerjasama pribadi dengan karyawan, sehingga perlu memperagakan teknik melakukan pekerjaan pada karyawan.

Personil Pelaksana

Pembagian kerja sehari-hari dimulai setiap pagi pada kegiatan Morning Call (ligkaran pagi) berdasarkan planning kerja harian yang dibentuk satu hari sebelumnya. Mandor yang bertanggung jawab terhadap karyawan mendistribusikannya sesuai dengan planning kerja yang dibentuk Asisten.

8. STRATEGI KERJA

Pengertian dasar administrasi yaitu usaha yang dilaksanakan untuk memanfaatkan sumber daya yang dimiliki untuk meraih target tertentu. Dalam perjuangan mencapai sasaran diharapkan taktik kerja yang bisa diterapkan diubahsuaikan dengan situasi dan kondisi di unit kerja. Agar sukses dalam menerapkan taktik kerja, pada umumnya diperlukan keterampilan, teknik memberi perintah dan pemantauan hasil kerja berbentukumpan balik.

8.1. Keterampilan

Ada tiga keahlian yang perlu dimiliki oleh Asisten sebagai supervisor, biar taktik kerja dalam proses administrasi berjalan dengan efektif adalah:

1. Keterampilan Teknis

Keterampilan teknis ialah pengertian dan kecakapan melakukan aktivitas tertentu.

Keterampilan ini meliputi wawasan dan pemahaman desain, proses dan sistem dalam suatu bidang tertentu. Keterampilan ini dibutuhkan untuk mengenali, menganalisis dan memecahkan dilema dalam bidang tertentu.

2. Keterampilan Konseptual

Keterampilan konseptual yaitu pemahaman dan kecakapan dalam menganggap/melihat keterkaitan antar aktivitas dan antar unit serta menilai imbas dari keputusannya terhadap organisasi secara keseluruhan.

3. Keterampilan Sosial

Keterampilan sosial adalah kemampuan untuk berhubungan dan berinteraksi dengan orang lain. Termasuk di dalamnya yakni kemampuan untuk mengekspresikan diri melalui tingkah laris dan ucapan sehingga dimengerti oleh orang lain. Juga bisa memahami tingkah laris orang lain.

Ketiga macam keahlian di atas bahu-membahu dimiliki oleh siapapun yang menjadi pimpinan unit dalam organisasi. Hanya saja ada perbedaan kadar keterampilan yang dibutuhkan. Bagi seorang supervisor, keterampilan teknis dan manusiawi lebih banyak diharapkan dibandingkan dengan keahlian konseptual. Hal ini disebabkan oleh aktivitas seorang supervisor yang sungguh banyak terlibat dalam hal-hal teknis dan berafiliasi dengan manusia, dalam hal ini dengan bawahannya.

8.2. Pemberian Perintah

Pemberian perintah diartikan selaku perjuangan biar orang lain mau dan mampu menjalankan suatu tugas sesuai dengan apa yang kita harapkan. Beberapa hal yang penting diperhatikan agar pinjaman perintah dapat efektif yaitu:

1. Kesiapan penerima perintah

Karyawan yang terlibat harus berpengalaman, terampil dan mampu secara fisik untuk melaksanakan apa yang diperintahkan. Hasil yang bagus gres dapat diraih kalau pelaksana ‘mau’ melakukan apa yang ditugaskan. Perintah mesti dirumuskan secara jelas tentang apa dan bilamana tugas tersebut mesti dilaksanakan.

2. Fakta di belakang suatu perintah

Dalam menunjukkan suatu perintah, tunjukkan atau perlihatkan fakta-fakta atau kondisi-kondisi yang menjadikan perintah tersebut perlu dijalankan.

3. Nyatakan hasil yang dibutuhkan

Sebaiknya besaran wacana hasil yang dibutuhkan mampu ditentukan secara kuantitatif, contohnya dalam satuan waktu, jumlah dan lain-lain.

4. Tindak lanjut (Follow up)

Memberikan perintah saja pada hakikatnya baru menyelesaikan separuh pekerjaan. Sesungguhnya yang lebih penting ialah separuh pekerjaan yang lain, adalah mengikuti kemajuan tunjangan perintah berikutnya yaitu apakah perintah dilakukan sesuai dengan apa yang dibutuhkan.

Dalam melakukan strategi kerja sering target tidak tercapai sebab terjadinya kesalahan dalam pertolongan perintah. Beberapa hal yang sering menghambat efektivitas pelaksanaan tugas antara lain yaitu:

Bicara tidak tegas atau menggunakan kata-kata yang tidak sepenuhnya mendukung arti perintah tersebut.
Susunan perintah tidak terencana dan sembarang pilih. Sebaiknya diusahakan agar arahan tersebut disusun dalam urutan yang logis dan tidak membingungkan.
Terlalu cepat menganggap pelaksana sudah mengerti apa yang dibutuhkan dari dirinya, padahal pada kenyataannya mungkin pelaksana belum memahami peran tersebut sepenuhnya.

Pemahaman Duta Besar (Ambassador)

8.3. Umpan Balik

Sebagai seorang supervisor, Asisten dalam melakukan pekerjaan mesti melakukan fungsi pengendalian. Dengan melaksanakan pengendalian, maka kemungkinan terjadinya penyimpangan di lapangan mampu diperkecil. Jika penyimpangan tidak dapat dihindarkan lagi, maka resikonya dapat diperkecil. Salah satu alat pengendalian terhadap tingkah laku bawahan ialah menawarkan umpan balik.

Dalam mengambil tindakan kepada bawahan atau karyawan, seorang Asisten harus menilik apalagi dahulu apakah penyimpangan terjadi karena kekurangan pada karyawan atau karena hal-hal di luar kontrol karyawan tersebut. Asisten haruslah terus mendorong bawahan semoga prestasinya terpelihara atau ditingkatkan.

Setiap penilaian perlu mempunyai dasar kepada mana prestasi kerja mampu diukur/dibandingkan. Sasaran/tolok ukur perlu dirumuskan dengan terperinci sehingga Asisten memiliki dasar untuk menilai secara objektif. Standar hasil kerja merupakan sebuah pernyataan mengenai apa (hasil) yang dibutuhkan dari karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya seperti yang tercantum dalam uraian pekerjaan.

Dengan demikian persyaratan hasil kerja yang diharapkan di lapangan merupakan standar bagi Asisten dalam menilai hasil kerja bawahan/karyawan, sekaligus ialah sumber gosip yang sungguh menolong bagi karyawan untuk mengetahui taraf pertumbuhan dirinya pada setiap ketika.

Umpan balik merupakan info yang diterima pelaksana tentang prestasi kerjanya. Orang akan lebih gampang meningkatkan atau memelihara prestasinya jikalau menerima umpan balik secara terorganisir. Sebagai konsekuensinya, supervisor mesti memberikan umpan balik yang segera dan tepat perihal prestasi bawahannya. Umpan balik sifatnya informal, sehari-hari diberikan untuk tugas tertentu serta memiliki tujuan selesai untuk pengembangan pribadi

Dalam memperlihatkan umpan balik, Asisten membutuhkan gosip baik yang berasal dari pihak ketiga maupun dari karyawan sendiri. Dalam mencari informasi ada tiga hal yang perlu diperhatikan, adalah mengajukan pertanyaan, mendengar dan menjawab dengan cara, sikap dan kata-kata yang baik.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memberikan umpan balik:

1. Tujuan

Memberikan umpan balik harus diyakini benar-benar untuk kebaikan bawahan dan bukan untuk menetralisir kejengkelan.

2. Umpan balik positif dan negatif

Selain untuk memberitahukan kelemahan bawahan, umpan balik dapat digunakan untuk hal-hal yang faktual (kekuatan atau kelebihannya).

3. Dapat diperbaiki

Untuk umpan balik yang negatif, mesti dimengerti apalagi dulu apakah kekurangan tersebut dapat diperbaiki atau tidak. Bila tidak dapat diperbaiki, umpan balik jangan diberikan.

4. Siap menerima

Perlu dipikirkan pemberian umpan balik tepat dengan memikirkan kondisi emosional bawahan (hening, gusar, terburu-buru, marah dsb).

5. Hubungan

Umpan balik akan lebih efektif kalau pemberi dan peserta sudah mengenal cukup baik.

6. Alternatif

Ada kemungkinan jikalau seseorang menerima umpan balik yang negatif, dia akan menanyakan tindakan perbaikannya kepada pemberi umpan balik. Dalam hal ini sebaiknya pemberi umpan balik telah siap dengan beberapa alternatif yang mungkin mampu digunakan.

7. Non evaluatif

Pada biasanya tidak ada orang yang senang dinilai kekurangannya, maka umpan balik sebaiknya diberikan dalam bentuk yang non-evaluatif. Bila mustahil mampu juga memberikan apalagi dulu umpan balik yang faktual. Biasanya orang akan lebih siap menerima umpan balik yang negatif sesudah diberitahu tentang hal-hal yang positif mengenai dirinya.

8. Satu per satu

Janganlah memberikan umpan balik terlalu banyak pada suatu dikala alasannya adalah hal ini hanya akan membingungkan dan mungkin mematahkan semangat seseorang.

9. Kesempatan untuk berdiskusi

Memberikan umpan balik yang positif maupun yang negatif, biasanya penerima mengharapkan penjelasan lebih banyak. Berilah kesempatan.

9. SASARAN PENGEMBANGAN

Pengembangan Organisasi

Berbagai langkah untuk meningkatkan efektivitas organisasi yang independen. yaitu lebih difokuskan pada organisasi yang lebih ramping, dinamis dan bisa menyesuaikan dengan pertumbuhan eksternal, serta bisa mendukung pengambilan kebijakan yang cepat, sempurna dan akurat.

Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

Perkebunan-perkebunan kini sudah dan terus menyiapkan SDM yang kompeten yang tidak saja mempunyai kesanggupan keilmuan dan ketrampilan yang handal, namun juga integritas dan rasa tanggung jawab yang tinggi dalam melakukan peran. Tentu saja hal tersebut dibarengi dengan penyempurnaan sistem administrasi SDM yang ada supaya lebih mendukung pelaksanaan peran.

Langkah-langkah peningkatan mutu sumber daya insan sudah dirumuskan dengan menyusun taktik pengembangan sumber daya manusia yang ditempuh dengan menyempurnakan metode penerimaan, penawaran spesial, mutasi, dan pendidikan serta training. Di samping itu, mengembangkan nilai-nilai yang tepat dengan pencapaian tugas visi dan misi yaitu lewat pengembangan budaya kerja yang cocok dengan tuntutan Undang-undang No. 23/1999 dan dapat diimplementasikan oleh seluruh pegawai serta dapat mengembangkan kontribusi pencapaian kinerja.