Pengertian Administrasi Informatika Dan Komputer Pradnya Paramita (Stimata)

MANAJEMEN UMUM

MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER PRADNYA PARAMITA (STIMATA)

I PENGERTIAN MANAJEMEN

Ilmu manajemen sama usianya dengan kehidupan manusia. Ilmu manajemen ilmiah lahir pada kurun 20 di negara Eropa Barat dan Amerika yang sedang dilanda Revolusi Industri.

Siapa pemakai manajemen? Manajemen diperlukan dalam segala bidang, bentuk dan organisasi serta tipe aktivitas, dimana orang-orang saling melakukan pekerjaan sama untuk mencapai suatu tujuan yang sudah ditetapkan.

Difinisi manajemen

Ada yang mengatakan ketatalaksanaan, manajemen pengurusan, dsb. Dari literatur yang ada pengertian administrasi ada 3:

Manajemen selaku sebuah proses ialah bagaimana cara orang untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dulu.
Manajemen selaku suatu kolektifitas insan ialah kumpulan orang-orang yang berhubungan untuk mencapai tujuan. Kumpulan orang-orang(kolektifitas) inilah yang disebut yang disebut administrasi, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya tujuan(aktifitas manajemen) disebut manajer.
Manajemen sebagai ilmu(science) dan seni(art) adalah melihat aktifitas administrasi dihubungkan dengan prinsip-prinsip manajemen. Karena untuk meraih tujuan diperlukan koordinasi dengan orang lain sehingga bagaimana menertibkan/memerintah orang lain biar mau bekerja sama inilah yang memerlukan ilmu dan seni.

Menurut Marry Parker Follet administrasi yaitu seni dalam menuntaskan pekerjaan lewat orang lain.

Kesimpulan :

Manajemen yaitu kerjasama sumber daya yang ada melalui proses penyusunan rencana, pengorganisasian, penetapan tenaga, pengarahan, dan pengawasan untuk meraih tujuan yang sudah ditetapkan.

Untuk meraih tujuan manajer menggunakan 5 M :

Men : Manusia untuk melaksanakan kegiatan untuk meraih tujuan.
Money : Untuk membiayai aktivitas/pembelian materi.
Material : Bahan-materi untuk melakukan aktivitas.
Methods : Cara untuk melaksanakan aktivitas.
Market : Pasar bagi hasil produksinya.

Fungsi manajer kedalam perusahaan disebut Internal Function of manajer yang dapat dilihat dari 2 sudut :

Dari susdut proses : pernecanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, pengawasan.
Dari susdut subyek/bidang : keuangan, personalia, pemasaran, pembelian, buatan.

Bila dilihat dari tingkatan dalam organisasi manajemen dibagi menjadi 3 tingkatan:

1. Manajemen Puncak/Top Manajer

Terdiri atas kelompok yang relatif kecil dan bertanggung jawab atas keseluruhan administrasi organisasi.

2. Manajemen Menengah/ Middle Manajer

Mencakup lebih dari satu tingkatan dalam organisasi.
Mengarahkan aktivitas manajer lain.
Mengarahkan kebijakan organisasi..

3. Manajemen Lini/Pertama

Tingkatan yang terendah dalam organisasi.
Mencakup seseorang yang bertanggung jawab pada pekerjaan orang lain.

Dilihat dari lingkungan kegiatan dalam organisasi maka manajer dibedakan :

1. Manajer Fungsional

Bertanggung jawab pada satu acara organisasi/satu fungsi seperti fungsi penjualan, personalia, bikinan, keuangan.

2. Manajer Umum

Bertanggung jawab pada seluruh unit organisasi.
Membawahi unit yang lebih rumit misalnya perusahaan cabang/bab operasional.
Mengelola beberapa bidang fungsional.

Setiap Tingkatan Manajemen mempunyai fungsi yang berlawanan:

1. Keahlian teknik/ Technical Skill

Yaitu keterampilan ihwal bagaimana cara mengerjakan/menghasilkan sesuatu.Terdiri dari pengarahan dengan motivasi, supervisi, komunikasi.

2. Keahlian Manajerial/Manajerial Skill

Keahlian wacana penetapan tujuan organisasi yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan dan pengawasan.

Fungsi administrasi keluar perusahaan ialah:

Mewakili perusahaan dibidang pengadilan.
Mengambil bagian selaku warga negara biasa.
Mengadakan korelasi dengan komponen-komponen penduduk (misalnya siaran radio, pengumuman, jumpa pers,dsb)

Manajemen mampu meraih tujuan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi tertentu, menurut beberapa penulis antara lain fungsi tersebut adalah

Forecasting/ramalan yaitu aktivitas meramalkan/memproyeksikan kemungkinan yang hendak terjadi jikalau sesuatu dilakukan.
Planning/penyusunan rencana penentuan serangkaian aktivitas untuk mencapai hasil yang dibutuhkan.
Organizing/organisasi pengelompokan aktivitas menyusun struktur, peran, dan fungsinya.
Staffing/penyusunan personalia penarikan tenaga kerja gres, latihan, pengembangan.
Directing/commanding/pengarahan/mengkomando memperlihatkan saran, panduan, dan perintah kepada bawahan.
Leading meminta orang lain semoga bertindak sesuai tujuan yang ditetapkan.
Coordinating/koordinasi menyelaraskan peran dan pekerjaan bawahan.
Motivating/motivasi memberi semangat dan dorongan terhadap bawahan.
Controlling/pengawasan inovasi dan penetapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilakukan sesuai tujuan.
Reporting/pelaporan penyampaian hasil kegiatan baik secara lisan atau tertulis.

II PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN

I ALIRAN KLASIK

1. Teori Manajemen Ilmiah.

Robert Owen (1771-1858)

Sebagai manajer pabrik pemintalan kapas di New Lenart Scotlandia.

Mencurahkan perhatiannya pada faktor produksi mesin dan tenaga kerja. Pengamatannya bila diadakan perawatan yang bagus akan menunjukkan laba pada perusahaan.
Kuantitas dan mutu hasil pekerjaan dipengaruhi oleh aspek ekstern dan intern dari pekerjaan.
Atas hasil penelitiannya dikenal selaku bapak manajemen personalia

Frederick Winslow Taylor.

Penerapan manajemen ilmiah yaitu berasal dari hasil penelitian F. W Taylor ihwal studi waktu kerja (time and motion studies) pada bab bikinan dimana beliau bekerja di perusahaan Midvales Stell selaku manajer dan penasihat perusahaan. Ia dikenal selaku bapak manajemen Ilmiah (scientific management)

Menghilangkan tata cara main-main (trial and error)
Sistem upah perpotong minimum dan maksimum (the taylor differential rate system)
Kesimpulannya : Perusahaan akan mendapatkan hasil yang memuaskan jika pekerjaan dijadwalkan dengan memperhatikan teknologi (mesin) serta pelaksananya (insan)

2. Teori Organisasi Klasik

Henry Fayol (1841-1925) mengemukakan 14 prinsip mamajemen:

Division of work ialah adanya keutamaan dalam pekerjaan
Authority and responsibility wewenang yaitu hak untuk memberi perintah dan kekuasaan untuk minta dipatuhi. Tanggung jawab yaitu tugas dan fungsi yang mesti dikerjakan.
Diciplin melakukan apa yang menjadi tujuan bersama
Unity of command bawahan hanya menerima kode dari seorang atasan saja untuk menetralisir kebingungan dan saling lempar tanggung jawab.
Unity of direction adalah acara yang mempunyai tujuan sama mesti diarahkan oleh seorang manajer.
Subordination of perorangan interest to generale interest kepentingannseseorang dilarang diatas kepentingan bersama/organisasi.
Renumeration gaji pegawai ialah harga servis atau layanan yang diberikan kompensasinya harus adil baik bagi karyawan maupun bagi pemilik.
Centralization pemusatan kekuasaan cuma mampu dipakai pada orgaisasi kecil sedang bagi organisasi besardigunakan desentralisasi.
Scalar chain(garis wewenang) jalan yang harus disertai oleh semua komunikasi yang bermula dari dan kembali ke kekuasaaan terakhir.
Order setiap orang ditempatkan pada posisi yang sempurna berdasarkan pada kemampuan , bakat dan minatnya.
Equity semoga pekerja melakukan pekerjaaan dengan baik dan sarat kesetiaan maka harus ada persamaan perlakuan dalam organisasi.
Stability of tonure of personel. Perputaran karyawan yang tinggi (turn over tenaga kerja) yang tinggi tidak baik bagi pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi alasannya adalah untuk melaksanakan pekerjaan barunya seseorang perlu mengikuti keadaan.
Initiative bawahan diberi kekuasaaan dan keleluasaan untuk mengeluarkan pendapatnya, melaksanakan dan menyelesaikan rencananya meskipun ada kesalahan yang mungkin terjadi.
Esprit the corps setiap anggota /karyawan harus gembira kepada organisasinya.

II. ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI (NEO KLASIK/PASCA KLASIK)

Aliran ini timbul karena teori klasik tidak sepenuhnya menciptakan efisiensi dalam bikinan dan keharmonisan kerja, sehingga perlu dilengkapi dengan persepsi sosiologi dan psikologi

Hugo Munsterberg ( 1863-1916)

Adalah aktivis psikologi industri/bapak psikologi industri, dalam bukunya Psikologi and Industrial Efficiency dikemukakan untuk meraih tujuan produktifitas harus melaksanakan 3 cara:

Best possible person
Best possible work
Best possible effect

Elton Mayo (1880-1949)

Mengatakan bahwa peningkatan produktifitas bukan diakibatkan oleh insentif keuangan tetapi rantai reaksi emosional antar pekerja (upah, jam istirahat, hari kerja, dsb) kuat kepada kenaikan produktifitas. Perhatian khusus dan simpati sungguh berpengaruh. Fenomena ini disebut Howthorne Effect.

III. ALIRAN HUBUNGAN MODERN ( ILMU PENGETAHUAN).

Ditandai dengan pertimbangan yang baru tentang perilaku insan dalam tata cara (Teori Perilaku)

Manajemen tidak mampu dipandang sebagai proses teknik secara ketat.
Manajemen harus sistematis.
Pengawasan harus sesuai dengan suasana.
Pendekatan motivasional pada pekerja untuk mencapai tujuan organisasi.

IV. ALIRAN KUANTITATIF

Menggunakan teknik riset operasi dalam memecahkan problem dalam industri. Langkah-langkah manajemen science:

Perumusan problem
Penyusunan model matematika
Penyelesaian versi
Pengujian versi atas hasil penggunaan model
Penetapan pengawasan atas hasil.
Pelaksanaan hasil.

V PENDEKATAN KONTINGENSI

Digunakan untuk menjembatani celah antara teori dan praktek dengan mengamati lingkungan sekitarnya. Bila ada pergantian dalam satu variabel akan mensugesti nilai variabel lainnya. Lingkungan merupakan variabel bebas/independent variable sedangkan konsep dan teknik administrasi ialah variabel tergantung/dependent variable..

III MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL

Dalam pembahasan perihal manajemen tidak terlepas dari dilema lingkungan yang dihadapi oleh seorang manajer. Perbedaan serta kondisi lingkungan akan mensugesti desain dan teknik serta keputusan yang diambil oleh seorang manajer. Manajer selain memperhatikan lingkungan bisnisnya (internal) juga harus mengamati lingkungan eksternal.

Lingkungan eksternal:

Lingkungan diluar perusahaan yang tidak dapat dikendalikan serta besar lengan berkuasa terhadap pengerjaan keputusan.

Lingkungan eksternal dibagi menjadi 2:

Lingkungan eksternal mikro yaitu lingkungan yang mempunyai efek langsung terhadap acara manajemen seperti (penyedia, langganan, pesaing, lembaga perbankan).
Lingkungan eksternal makro yakni lingkungan yang mempunyai imbas tidak pribadi (seperti keadaan perekonomian, perubahan teknologi, politik, sosial, dsb).

Tanggung jawab sosial manajer :

Artinya manajer dalam membuat keputusan memperhatikan efek sosial ekonomi alasannya adalah :

Berpengaruh kepada proses pencapaian tujuan
Menyangkut hajat hidup orang banyak.

Sehingga harus memperhatikan:

Hukum
Peraturan pemerintah, undang-undang
Kode etik industri

IV PERENCANAAN (PLANNING)

Perencanaan yang bagus harus mampu menjawab 6 pertanyaan yang disebut komponen-komponen perencanaan :

Tindakan apa yang harus dilaksanakan (what)
Apa karena tindakan tersebut dijalankan (why)
Dimana kegiatan tersebut dijalankan (where)
Kapan tindakan tersebut dikerjakan (when)
Siapa yang hendak melaksanakan langkah-langkah tersebut (who)
Bagaimana cara melakukan tindakan tersebut (how)

Sifat planning yang bagus :

Pemakaian kata-kata yang sederhana dan terperinci.
Fleksibel.
Stabilitas
Ada dalam perimbangan
Meliputi seluruh tindakan yang diperlukan.

Proses pengerjaan planning

Menetapkan peran dan tujuan alasannya antara peran dan tujuan tidak dapat dipisahkan.
Observasi dan analisa ialah memilih dan manganalisa aspek-aspek yang membuat lebih mudah pencapaian tujuan.
Mengadakan kemungkinan-kemungkinan yakni dari kemungkinan yang ada diurut menurut lamanya penyelesaian, ongkos, dsb.
Membuat sintesa, dari kemungkinan tersebut diambil bagian positifnya saja.

Siapa pembuat planning ?

Panitia penyusunan rencana adalah bila peran perencanaan bukan ialah tugas yang berkala .
Bagian perencanaan jika penyusunan rencana ialah tugas yang berkala , bab perencanaan menjadi bab dalam organisasi.
Tenaga staf jika karena kekurangan manajer sehingga menyuruh pada staf yakni orang yang mampu berpikir melihat era depan, mengecek fakta-fakta yang tersedia dan mempersiapkan sesuatu sesuai dengan anutan yang digariskan manajer.

Bentuk-bentuk perencanaan

1. Rencana Global (Global Plan) yakni rencana menyeluruh tentang tujuan organisasi yang dipandang selaku misi. Analisa penyusunannya mencakup evaluasi SWOT :

Strength
Weaknesses
Opportunity
Treath

2. Rencana Strategik (Strategic Plan) ialah bagian planning global yang lebih jelas dan bersifat jangka panajang. Memuat kerangka kerja dengan metode prioritas.

3. Rencana Operasional (Operatioanal Plan) yaitu bab rencana strategik yang bersifat jangka pendek, memuat budget dan prinsip-prinsip operasional, terbagi dalam :

1. Rencana sekali pakai adalah aktivitas yang tidak digunakan lagi sesudah tercapainya tujuan, bentuknya :

Program : langkah pokok tercapainya tujuan.
Proyek : bab program yang dipakai sekali dalam setiap acara.

Anggaran : laporan keuangan yang tersusun dalam kegiatan dalam waktu tertentu yang memiliki kegunaan bagi pengawasan.

2. Rencana tetap ialah pendekatan – pendekatan patokan untuk menangani suasana yang diperkirakan akan terjadi berulang-ulang, bentuknya :

Kebijaksanaan : ialah pedoman lazim pencapaian tujuan.
Prosedur : urut-urutan acara
Aturan : Pernyataan boleh atau tidaknya aktivitas dilakukan.

TUJUAN ORGANISASI

Menurut Etzioni tujuan organisasi ialah kondisi yang dikehendaki untuk direalisasikan dihubungkan dengan tujuan yang ingin dicapai dengan memperkirakan kondisi di masa yang hendak tiba.

Dua bagian tujuan :

Hasil simpulan yang ingin diraih.
Kegiatan yang dikerjakan untuk meraih tujuan tersebut.

Dalam buku Manulang, Davis membagi tujuan menjadi 3 jenis:

Tujuan primer berbentuknilai hemat yang diberikan baik langsung/tidak eksklusif terhadap penduduk dalam bentuk pengerjaan barang dan jasa yang dibutuhkan.
Tujuan kolateral yakni nilai lazim dalam pemahaman yang luas demi kebaikan masyarakat.
Tujuan sekunder berkenaan dengan nilai irit dan efektifitas untuk mencapai tujuan diatas.

Fungsi Tujuan

Sebagai dasar dan tolok ukur
Sumber legitimasi
Standar pelaksanaan
Sumber motivasi
Dasar rasional perusahaan

Peter Drucker menetapkan 8 unsur yang mesti ada dalam menetapkan tujuan

Posisi pasar
Produktifitas
Sumberdaya fisik dan keuangan
Profitabilitas
Inovasi
Prestasi dan pengembangan manajer
Prestasi dan perilaku karyawan
Tanggung jawab sosial dan publik

Management By Objective (MBO)

Diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam buknya The Practice Of Management tahun 1954. Disebut juga sebagai manajemen menurut target atau menurut hasil.

MBO yakni Proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer yang dirumuskan dalam bentuk misi atau target yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini selaku pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.
MBD (management by drives) ditunjukkan untuk menandakan tanggapan-balasan organisasi atas berbagai kendala misalnya pasar gres, finansial, buatan, dsb.

Pemahaman Dan Faedah Lesson Plan (Rencana Pelaksanaan Pembelajaran)

MBO yang efektif :

Manajer dan bawahan berjumpa untuk memutuskan tujuan dan menilainya.
Tujuan manajemen puncak dinyatakan dalam nilai tertentu yang mampu diukur.
Manajer dan bawahan bertemu untuk merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab masing-masing secara jelas untuk mengetahui wacana apa yang mau dicapai.
Perlunya partisipasi semua pihak
Manajer dan bawahan bebas membuatkan dan mengimplementasikan program-acara pencapaian tujuan.
Peninjauan prestasi secara periodik kepada pertumbuhan tujuan.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Merupakan bab terpenting dari manajer yang dihubungkan dengan pelaksanaan perencanaan, memutuskan tujuan, sumberdaya yang digunakan, siapa yang melaksanakan, yang bertanggung jawab atas pekerjaan, dsb.

Pembuatan keputusan yaitu ialah proses serangkaian aktivitas yang hendak dilakukan dalam menuntaskan suatu problem, bentuknya :

Keputusan yang terprogram yakni keputusan yang dibuat menrut kebiasaan, hukum, atau prosedur yang terjadi secara berkala dan berulang (mis: honor pegawai, penerimaan karyawan.
Keputusan tidak terprogram dibuat karna terjadi duduk perkara khusus dan tidak umumnya (mis: penjualan yang merosot, pemakaian teknologi terbaru, dsb)

Proses pengerjaan keputusan :

Pemahaman dan perumusan persoalan
Analisa data yang berkaitan
Pengembangan alternatif
Pengevaluasian alternatif
Pemilihan alternatif terbaik
Implementasi keputusan
Evaluasi atas hasil keputusan

V. ORGANISASI (ORGANIZATION)

Kata organisasi mempunyai 2 pengertian lazim :

Sebagai sebuah forum/fungsional
Proses pengorganisasian pengalokasian dan penunjukkanpara anggota untuk meraih tujuan yang efektif

Definisi organisasi

Proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk meraih tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.

Dasar proses pengorganisasian

Departementasi
Pembagian kerja

James D. Mooney

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk meraih tujuan bersama.

Chester I Bernard

Organisasi adalah tata cara aktifitas kerjasama yang dilakukan dua orang/lebih.

Difinisi Organisasi

Dalam arti BADAN yakni sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam arti BAGAN/STRUKTUR yakni gambaran skematis ihwal hubungan kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam suatu tubuh untuk mencapai suatu tujuan.

Organisasi statis = denah organisasi

Organisasi dinamis = aktivitas yang bekerjasama dengan usaha merencanakan bagan organisasi, mengadakan departementasi, menetapkan wewenang, peran, dan tanggung jawab.

Organisasi formal adalah kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk meraih sebuah tujuan.

Organisasi informal ialah koordinasi yang dijalankan oleh dua orang/lebih yang tidak dikoordinir untuk meraih tujuan yang disadari, tetapi kesudahannya mempunyai tujuan bareng .

Ciri-ciri organisasi:

Adanya tujuan bersama
Kerjasama dua orang atau lebih
Adanya pembagian peran.
Adanya hasratuntuk berafiliasi.

Bagan organisasi yaitu susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menawarkan kekerabatan kerjasama.

Lima aspek utama struktur organisasi:

pembagian peran
rantai perintah
tipe pekerjaan yang dilakukan
pengelompokan sekmen-sekmen pekerjaan
tingkatan manajemen

Menurut contoh korelasi kerja, serta lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, bentuk organisasi dapat dibedakan :

1. Bentuk organisasi garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, penciptanya Henry Fayol. Cirinya yaitu organisasinya masih kecil, karyawan sedikit dan saling kenal, spesialisasi kerj rendah.

Kebaikan :

Kesatuan komando terjamin dengan baik.
Pengambilan keputusan cepat.
Solodaritas karyawan tinggi.

Keburukan :

Seluruh organisasi bergantung pada 1 orang.
Adanya kecenderungan pimpinan bertindak otokratis.
Kesempatan karyawan meningkat terbatas.

2. Bentuk Organisasi Fungsional.

Diciptakan oleh FW. Taylor dimana segelintir pimpinan tidak memiliki bawahan yang terperinci, dan setiap atasan berwenang memberi komando terhadap setiap bawahan sepanjang berafiliasi dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan

Pembidangan peran-peran terperinci.
Spesialisasi maksimal.
Digunakan tenaga mahir sesuai fungsinya.

Keburukan

Karena spesialisasi, susah ada tour of duty.
Karyawan mementingkan bidangnya, sehingga kerjasama menyeluruh sulit dikerjakan.
Bentuk Organisasi Garis dan Staf

Dianut organisasi besar, daerah kerjanya luas dan bidang tugas yang beranekaragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak, serta punya staf mahir bidang tertentu.

Kebaikan

Dapat dipakai oleh setiap organisasi besar, apapun tujuan, berapapun luas tugasnya, ataupun kompleks susunan organisasinya.
Pengambilan keputusan sehat karena ada staf hebat.
Right man in the right place” gampang dijalankan.

Keburukan

1. Tour of duty, solidaritas, koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.

4. Bentuk Organisasi staf dan fungsional

Merupakan variasi bentuk fungsional dengan bentuk garis dan staf.

Kebaikan

Digunakan organisasi besar, kompleks, dan pembidangan tugas-peran terang.
Spesialisasi optimal, keputusan sehat alasannya adalah ada staf andal.
Digunakan tenaga mahir sesuai fungsinya.

Keburukannya

Tour of duty, solidaritas, koordinasi menyeluruh sulit dilaksanakan.

PEMBAGIAN KERJA

Pembagian kerja diperlukan semoga tidak terjadi tumpang tindih. Pembagian kerja menghasilkan job discription dan departementasi ialah pengelompokan kegiatan atas dasar :

WILAYAH pengelompokan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi/ menjalankan perjuangan, pertimbangannya bahan baku, TK, penjualan, transpor.
PRODUK setiap departementsi bertanggung jawab atas suatu produk yang bekerjasama. Dipakai bila teknologi pemrosesan dan pemasaran berlainan.
LANGGANAN pengelompokan dipusatkan pada penggunaan produk dan pengelompokan pemasaran/pelayanan.
FUNGSI pengelompokan berdasarkan fungsi yang serupa/kegiatan sejenis.
PROSES Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi

KOORDINASI (COORDINATION)

Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit organisasi agar tertuju untuk memperlihatkan tunjangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.

James D. Thomson membagi 3 saling ketergantungan satuan-satuan organisasi

Ketergantungan yang menyatu , dimana setiap acara departemen dan fungsional tergantung pelaksanaan kerja setiap satuan.
Ketergantungan yang berurutan, pekerjaan tiap departemen/fungsional tergantung penyelesaian pekerjaan departemen lain.
Ketergantungan timbal balik, merupakan relasi memberi dan mendapatkan antar satuan organisasi.

Departemen Bagian

Empat cara memelihara kerjasama :

Pertemuan resmi antara unsur-bagian/unit-unit yang harus dikoordinasikan.
Mengangkat koordinator untuk memberi penjelasan/bimbingan kepada unit-unit yang dikoordinasi.
Membuat buku-buku ajaran
Pemimpin menyelenggarakan pertemuan untuk bimbingan, konsultasi dan pengarahan.

RENTANG MANAJEMEN SPAN OF CONTROL

Rentang administrasi berkaitan dengan jumlah bawahan yang mampu dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Terdapat kekerabatan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi.

Faktor-aspek yang menghipnotis rentang administrasi :

Jelas/tidaknya peran, wewenang, tanggung jawab.
Kompleks/tidaknya kekerabatan kerja.
Kemampuan/ketrampilan bawahan.
Corak/warna pekerjaan.
Stabilitas organisasi/tenaga kerja.
Kedekatan geografis.

WEWENANG (AUTHORITY)

Wewenang adalah hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu supaya tujuan mampu tercapai.

Menurut teori formal (persepsi Klasik)

Wewenang formal merupakan wewenang santunan atau pelimpahan dari orang lain.

Menurut teori penerimaan

Wewenang timbul kalau diterima oleh kalangan/individu dimana wewenang dilaksanakan.

Agar wewenang diikuti bawahan :

Kekuasaan (power) adalah kemampuan menghipnotis individu/kelompok/keputusan.
Tanggung jawab (responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul jika seorang bawahan mendapatkan wewenang dari atasannya. Akuntabilitas adalah pertanggungjawaban atas tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya.
Pengaruh (influence) ialah kemampuan membujuk orang lain untuk melakukan acara. Pengaruh muncul karena mempunyai jabatan, kekuasaan, menghukum, mempunyai isu yang lengkap, juga penguasaan akses gosip yang lebih baik.

DELEGASI WEWENANG

Delegasi

Adalah pelimpahan sebagian wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan terhadap orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu.

Delegasi Wewenang

Yaitu proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk.

Mengapa manajer mewakilkan tugasnya ?

Agar manajer mendapat hasil lebih baik.
Manajer menangani dilema yang penting saja.
Mengembangkan bawahan.

Prinsip delegasi yang efektif

Prinsip skalar yakni harus ada garis wewenang yang jelas.
Prinsip kesatuan perintah.
Tanggung jawab, wewenang, akuntabilitas.

LINI DAN STAF

Staf tugasnya memberi layanan dan nasihat kepada manajer dalam pelaksanaan sebuah acara. Staf tidak secara pribadi terlibat dalam acara utama perusahaan/organisasi.

6 Kualifikasi Staf berdasarkan Baishline :

Mempunyai wawasan yang luas kawasan dia bekerja.
Loyalitas, tenaga yang besar, kesehatan yang bagus, inisiatif, pendapatyang bagus, dan kepandaian bergaul.
Punya semangat kolaborasi yang ramah.
Kestabilan emosi dan tingkah laris yang sopan.
Kesederhanaan
Kemauan baik dan optimis.

Kualifikasi terutama yaitu memiliki kemampuan pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi.

Konsekuensi bagi organisasi

Menambah biaya manajemen.
Stuktur organisasi menjadi lebih kompleks sehingga mesti diformulir kekuasaan, tanggung jawab, akuntabilitas.

Jenis-jenis staf

Menurut bidang yang dilayani sesuai fungsi-fungsi yang ada di perusahaan seperti:

Staf ersonalia
Staf keuangan
Staf buatan, dll

Menurut banyaknya pemimpin yang dilayani:

1. Staf Khusus (Specialist Staff)

Tugasnya menunjukkan anjuran , konsultasi serta perlindungan serta melayani semua manajer dari atas sampai bawah di dalam organisasi.
Orang yang memiliki kemampuan khusus sehingga setiap pemimpin dapat mengambil manfaatnya dalam melakukan tugas.
Contoh : Staf litbang, staf hukum, staf pemasaran.

2. Staf Pribadi (Personal Staf)

Khusus memperlihatkan layanan atau sumbangan kepada seorang manajer dalam bidang keahliannya. Umumnya diperbantukan terhadap manajer tingkat tinggi (top manajer). Staf pribadi ada dua ialah :

o Staff Assistants memberi nasihat atau pramusaji utamanya pada pemimpin-pemimpin tertinggi di dalam sebuah organisasi, mencakup :

Executive Assistants memberi perlindungan kepada pucuk pimpinan atas peran tertentu.
Administrative Assistants memberi layanan terhadap seorang pimpinan dalam hal manajemen.
Special Assistants memberi layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan.

o Line Assistants adakala disebut ajudan manajer/asisten eksekutif, tidak berposisi sebagai pemberi hikmah/pramusaji tapi berposisi selaku lini (mempunyai relasi lini) yakni kekerabatan orang-orang dan unsur-komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan secara eksklusif dan memiliki wewenang untuk mengambil keputusan.

Wewenang Staf ialah hak para staf untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi pada personalia lini.

Wewenang staf fungsional

Bila seorang ahli staf diberi wewenang fungsional oleh manajemen puncak maka beliau memiliki hak untuk memerintah satuan lini sesuai dengan kegiatannya.

Sumber pertentangan lini/staf

Perbedaan umur dan pendidikan, orang staf lazimnya lebih muda dan berpendidikan dari pada orang lini.
Perbedaan peran, orang lini tugasnya lebih teknis dan generalis, sedang staf lebih seorang ahli.

SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

Sentralisasi

Adalah pemusatan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas.

Desentralisasi

Adalah pembagian kekuasaan/hingga dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan ? sampai kepala bagian/divisi/cabang.

Kebaikan Desentralisasi :

Pendelegasian peran akan meringankan peran manajer puncak.
Keputusan lebih erat dengan permasalahan sehingga cepat ditentukan.

Derajat desentralisasi dipengaruhi oleh :

Filsafat manajer, manajer otokratik menghendaki pengawasan pusat yang kuat.
Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi besar akan melaksanakan desentralisasi.
Penyebaran geografis, dengan semakin menyebarnya tempat makin desentralisasi.
Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
Keanekaragaman produk dan jasa.
Kualitas manajer.

VI PENYUSUNAN PERSONALIA (STAFFING)

Adalah merupakan peran utama seorang pemimpin dalam organisasi yakni bagaimana mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi.

Proses penyusunan personalia :

Perencanaan sumber daya insan
Penarikan tenaga kerja
Penyeleksian tenaga kerja
Pengenalan dan orientasi organisasi
Latihan dan pengembangan karyawan
Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
Pemberian balas jasa dan penghargaan
Perencanaan dan pengembangan karier.

Perencanaan sumber daya manusia

Yaitu pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, sehingga perlu direncanakan:

Penentuan jabatan yang hendak diisi, kesanggupan dan jumlah yang diperlukan.
Pemahaman pasar tenaga kerja memiliki peluang.
Kondisi ajakan dan penawaran karyawan.

Analisa Jabatan (Job Analysis)

Kegiatan mempersiapkan dan menetapkan kualifikasi seorang pegawai, yang berisikan penentuan keterampilan, ketrampilan yang dipunyai, tanggung jawab, wawasan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta korelasi yang ada dalam setiap jabatan. Proses evaluasi jabatan menciptakan Diskripsi jabatan.

Diskripsi Jabatan (Job Discription) adalah hasil pernyataan tertulis dari evaluasi jabatan yang terdiri atas peran dan wewenang serta hubungan lini organisasi.

Pengembangan sumber-sumber penawaran personalia

Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yakni sumber intern dan sumber ekstern, tetapi manajer lebih menggemari sumber intern alasannya dapat memotivasi karyawan yang sudah ada.

Sumber penawaran intern :

Penataran (up grading) dengan pendidikan dan latihan.
Pemindahan (transfering) dari posisi yang kurang disukai ke posisi yang lebih membuat puas keperluan.
Pengangkatan (promoting) ke jabatan yang lebih tinggi.

Sumber Penawaran ekstern :

Lamaran langsung yang masuk
Organisasi karyawan
Kantor penempatan tenaga kerja
Sekolah-sekolah, dll

Penarikan dan seleksi karyawan:

Penarikan (recruitment) ialah pencarian dan penarikan tenaga kerja berpotensi dalam jumlah dan kemampuan yang tepat untuk mengisi sebuah jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk menyanggupi keperluan organisasi.

Pemahaman Fermentasi Secara Lengkap Dan Contohnya

Seleksi yaitu penyeleksian tenaga kerja memiliki peluang untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk.

Metode untuk penarikan tenaga kerja yakni dari iklan, sumber-sumber intern dan ekstern.

Langkah langkah prosedur seleksi:

Wawancara pendahuluan
Pengumpulan data pribadi (biografis)
Pengujian (testing) dan psikotest
Wawancara yang lebih mendalam
Pemeriksaan rujukan-tumpuan prestasi
Pemeriksaan kesehatan
Keputusan langsung
Orientasi jabatan

Pengenalan dan orientasi organisasi

Yaitu kegiatan mengusahakan supaya pegawai yang sudah diterima segera menyesuaikan diri dalam perusahaan.
Memberikan citra keseluruhan tentang perusahaan
Memperkenalkan kepada pekerja yang lain

Gambaran keseluruhan tersebut ialah:

Sejarah perusahaan
Barang yang dihasilkan
Struktur organisasi
Tata kerja dlam perusahaan
Pedoman perihal kesejahteraan pegawai
Pedoman perihal kemungkinan penawaran khusus
dll

Latihan dan pengembangan Karyawan

Tujuan : memperbaiki efektifitas kerja dalam meraih hasil-hasil yang ditetapkan.

Latihan (pelatihan) : dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan dan teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, jelas dan berkala .

Pengembangan (development) : Dimaksudkan untuk memajukan kesanggupan , perilaku, sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan pertumbuhan teknologi.

Metode-sistem latihan dan pengembangan:

1. Metode on the job antara lain :

Coaching dimana atasan menunjukkan bmbingan dan pengarahan langsung terhadap bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan berkala mereka.
Planned Progression adalah pemindahan karyawan dalam akses-akses yang telah diputuskan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berlawanan.
Penugasan sementara dimana bawahan ditempatkan pada posisi tertentu dalam jangka waktu tertentu.
Rotasi jabatan yakni pemindahan karyawan melalu jabatan yang berlawanan-beda.
Sistem evaluasi prestasi formal.

2. Metode Off The Job antar lain ialah:

Progrm pengmbangan administrator dimana manajer ikut serta dalam program-program yang dibuka untuk umum dengan evaluasi perkara, simulasi, dan tata cara-metode lainnya.
Latihan Laboratorium dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitif kepada orang lain, lingkungan dan sebagainya.
Pengembangan Organisasi adalah menekankan pada pergeseran, pertumbuhan, dan pengembangan organisasi secara menyeluruh.

Penilaian Pelaksanaan Kerja Karyawan

Adalah evaluasi secara sistematik terhadap seorang pegawai oleh atasannya atau oleh beberapa orang yang piawai yang mengenali benar cara melakukan tugas pegawai yang dinilai.

Objek evaluasi bagi pegawai antara lain kerajinan, pengetahuan pada bidangnya, perilaku kepada atasan, kewibawaan, perilaku kepada bawahan, ketertiban, kecerdasan , inisiatif, tanggung jawab, kejujuran, dll.

Pemberian balas jasa dan penghargaaan

Upah ialah salah satu insentif penting bagi para pegawai dalam sebuah organisasi.
Terdapat hubungan yang bersahabat antara besarnya upah dengan tingkah laku para pegawai dalam korelasi kerja.

Faktor-aspek penting untuk menetapkan upah pegawai

Pendidikan
Pengalaman
Tanggungan
Kemampuan perusahaan
Keadaan ekonomi
Kondisi pekerjaan

Perencanaan dan pengembangan Karier

Pengembangan ialah acara yang khusus dirancang oleh organisasi untuk menolong karyawan mengembangkan kemampuan, wawasan, dan memperbaiki sikapnya

Aktivitas pengembangan antara lain:

Latihan/Pendidikan diartikan sebagai acara perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, sikap, sehingga pegawai lebih maju dalam melaksanakan peran tertentu. Jenisnya : Latihan ihwal kebijakan/mekanisme perusahaan, latihan memecahkan persoalan, latihan pengambilan keputusan.
Rotasi Jabatan ialah karyawan ditugaskan memegang jabatan yang berlawanan, untuk memahami pelaksanaan aneka macam peran, dan memperoleh wawasan yang luas mengenai aneka macam jabatan. Biasanya untuk membuatkan manajer.
Promosi yakni pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan yang lebih tinggi. Pengembangan ini karena prestasi karyawan optimal dan menghindari kejenuhan.
Pemindahan dimaksudkan untuk merealisasikan penempatan pegawai pada jabaatan yang setepatnya sehingga beliau mendapat kepuasan kerja setinggi mungkin dan mampu memperlihatkan prestasi yang setinggi-tingginya.
Counseling adalah manajer memperlihatkan usulan-saran dan nasihat-pesan yang tersirat, pertolongan dalam kekerabatan perkerjaan, bahkan problem-problem langsung.
Konferensi (konferensi untuk membicarakan/mengklarifikasi ihwal sebuah hal). Mengikuti pertemuan akan memberikan pengalaman, wawasan dalam berbagai bidang, serta memperbesar ketrampilan. Cara menyelenggarakan konferensi, proses rapat, diskusi, dan mengambil keputusan akan memiliki dampak posititf bagi para manajer.

VII PENGARAHAN (DIRECTING)

Motivasi(Motivation)

Yaitu sebuah keadaan yang ada pada diri seseorang yang mendorong untuk melakukan sebuah acara guna mencapai keinginan/tujuan.

Teori-teori motivasi

Model Tradisional/Frederic Winslow Taylor

Teori prodiktifotas memandang bahwa kebanyakan tenaga kerja malas, dan cuma dapat dimotivasi dengan penghargaan dalam wujud bahan(duit). Sistem upah insentif efektif untuk mengembangkan produktifitas.

Model Hubungan Manusiawi/Elton Mayo

Mengatakan bahwa kejenuhan/tugas-tugas rutin akan mempengaruhi aktivitas, sehingga dimotivasi dengan pemenuhan kebutuhan sosial dan menciptakan mereka berkhasiat/penting bagi organisasi.

Model Sumber daya Manusia/MC Gregor/Maslow

Bawahan perlu dimotivasi dengan menawarkan pekerjaan yang mempunyai arti, tanggung jawab yang besar untuk menciptakan keputusan.

Teori Petunjuk

Memotivasi karyawan menurut pengalaman/coba-coba.

Teori Pemeliharaan/ Herzberg

Terdapat 2 motivator yang kuat:

1. Kepuasan kerja (job satisfaction)]

2. Ketidakpuasan kerja (Job Dissatisfaction)

3. Faktor pemeliharaan (higienic aspek) : keamanan, keadaan kerja, dsb

Teori prestasi/ MC Clelland

Terdapat kekerabatan konkret antara keperluan prestasi dengan prestasi dengan berhasil pelaksanaan.

Teori pembentukan sikap

Perilaku dengan konsekuensi pemuasan condong diulang
Perilaku dengan konsekuensi eksekusi cenderung tidak diulang.

Teori Keadilan

Orang akan sdelalu membandingkan antara pendidikan, pengalaman, latihan, dan usaha dengan hasil atau penghargaan yang diterima. Teori ini memberi implikasi bahwa penghargaan harus diberikan sesuai yang dirasa adil oleh individu yang bersangkutan.

KOMUNIKASI(Communication)

Yaitu proses pemindahan ide/gosip dari seseorang ke orang lain.

Saluran komunikasi (formal)

Vertikal ke bawah à yakni memberi perintah/petunjuk serta membuka gosip wacana tujuan/budi organisasi. Ke atas à memberi saran, laporan ke tingkat yang lebih tinggi.
Horizontal à terjadi pada anggota golongan/departemen-departemen pada tingkat yang sama contohnya koordinasi, pemecahan masalah.
Diagonal à komunikasi yang memotong silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil korelasi departemen lini dan staf.
Graperine à adalah desas-desus, secara resmi tidak disetujui, muncul selaku akhir jaringan informasi yang simpang siur.

Efektifitas Komunikasi

Yaitu komunikasi umpan balik/dua arah, yakni membuat lingkungan yang komunikatif dengan tatap tampang.

Hambatan komunikasi yang efektif :

Tingkatan manajemen yang berkembang/tall menciptakan komunikasi tidak cepat/tepat.
Wewenang manajerial, sehingga komunikasi/gosip tidak akurat.
Spesialisasi, perbedaan fungsi/perumpamaan/kepentingan menciptakan susah menerima info dan mendorong terjadinya kesalahan.

KEPEMIMPINAN (Leadership)

Menurut Stoner yaitu proses mempengaruhi dan mengarahkan acara yang berhubungan dengan peran.

Pendekatan kepemimpinan

Pemimpin berkembang dari bakat, secara alamiah orang yang mempunyai sifat kepemimpinan lebih bernafsu, tegas, pintar bicara, cepat mengmbil keputusan yang akurat.
Pendekatan Situasional, efektifitas pimpinan bermacam-macam menurut:

Situasi tugas yang harus terselesaikan.
Ketrampilan dan pengharapan bawahan
Lingkungan organisasi dan pengalaman kurun lalu pimpinan dan bawahan.

Dalam situasi berlawanan prestasi pemimpin juga berbeda mampu lebih baik atau buruk.

3. Pendekatan Perilaku, semoga efektif pemimpin harus melaksanakan 2 fungsi utama:

Fungsi yang berhubungan dengan pemecahan masalah. Meliputi pertolongan rekomendasi pemecahan persoalan dan memperlihatkan gosip dan pendapat.
Fungsi Pemeliharaan (Pemecahan masalah sosial) meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih tanpa kendala.

Teori X dan Y dari Mc Gregor

Menggunakan asumsi sifat dasar manusia, dimana pemimpin yang lebih menggemari teori X menyukai gaya kepemimpinan absolut, sedang pemimpin yang lebih menggemari teori Y menggemari gaya kepemimpinan demokratik.

Asumsi teori X

Rata-rata insan malas, tidak menggemari/menghindari pekerjaan.
Rata-rata kodrat manusia lebih menyukai diarahkan, ambisi kecil, menyingkir dari tanggung jawab.
Manusia dalam mengerjakan peran cenderung dipaksa, diawasi, diarahkan, atau diancam eksekusi.

Asumsi Teori Y

Rata-rata manusia mencari tanggung jawab.
Penghargaan yang bekerjasama dengan prestasi ialah tujuan.
Potensi intelektual insan dalam keadaan kehidupan industri dipakai hanya sebagian.
Penggunaan phisik dan mental merupakan kodrat manusia.
Orang akan melakukan pengendalian dan pengarahan diri untuk meraih tujuan yang sudah ditetapkan.
Punya kapasitas untuk melaksanakan khayalan, kecerdikan, kreatifitas untuk menyelesaikan dilema.

Kisi-kisi manajerial dari Blake dan Moulton

Dua gaya manajemen ini mendasari dua pendekatan pada administrasi yang efektif. Jaringan(kisi-kisi) pada sumbu horisontal yakni perhatian pada buatan sedang pada sumbu vertikal adalah pada karyawan.

Teori Siklus Hidup Kepemimpinan (Paul Hersey & Kenneth Blanchard)

Mereka berpendapat bahwa pemimpin yang paling efektif bermacam-macam menurut kematangan bawahan, yaitu kesediaan mendapatkan tanggung jawab, kesanggupan, pengalaman.

Hubungan manajer dengan bawahan

Baru masuk à orientasi peran yang tinggi yakni sempurna dan dikenalkan dengan aturan/mekanisme organisasi.
Tahap kedua à masih berorientasi tugas, dan iktikad mulai ditingkatkan.
Tahap ketiga à Diberi tanggung jawab yang lebih besar.

Kesimpulan : perlunya kelonggaran dalam memilih gaya kepemimpinan yang sempurna dalam berbagai situasi.

Perubahan dan Pengembangan Organisasi

Manajer selalu harus mengantisipasi perubahan-pergantian dalam lingkungan untuk menyesuaikan dengan disain organisasi diwaktu yang mau datang. Perubahan dalam lingkungan organisasi dapat disebabkan oleh kekuatan internal dan eksternal. Kekuatan eksternal dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan operasinya. Sedangkan pergantian dari faktor internal seperti tujuan, budi manajer, perilaku karyawan, taktik dan teknologi baru juga mampu mengganti organisasi.

Cara Penanganan Perubahan :

Konsep pergeseran reaktif yakni pergantian dengan ongkos murah, sederhana serta ditangani secara cepat, dimana manajer akan memberikan reaksi sesudah masalah terjadi. Misalnya jika peraturan pemerintah mensyaratkan perusahaan mempunyai perlindungan kepada kebakaran, maka manajer akan membeli alat-alat kebakaran.
Program pergantian yang direncanakan/proses produktif/planed change, adalah perancangan dan implementasi penemuan struktural, akal atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini sempurna jikalau keseluruhan atau sebagian besar satuan organisasi meyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan disain organisasi.

Penolakan kepada pergeseran

Ada 3 sumber penolakan kepada pergeseran:

Ketidakpastian ihwal akibat dan efek pergantian.
Ketidakpastian untuk melepaskan laba-keuntungan yang ada.
Pengetahuan akan kekurangan-kelemahan dalam pergeseran yang disarankan.

Penanggulangan penolakan terhadap pergeseran

Pendidikan dan komunikasi ialah menginformasikan pergantian-pergeseran yang telah direncanakan dengan alasan yang logis.
Partisipasi dan keterlibatan, dengan melibatkan karyawan yang berpeluang dalam perancangan dan implementasi pergeseran.
Kemudahan dan pertolongan, manajer memberikan fasilitas dan dukugan kepada mereka yang terlibat dalam proses perubahan.
Negosiasi dan persetujuan, contohnya persetujuan serikat, memberikan peningkatan pesangon pensiun karyawan sebagai pertukaran dengan peghentian kerja yang lebih dini.
Manipulasi dan bekerjasama, memanipulasi peristiwa-insiden melalui pemberitaan gosip secara selektif atau urutan insiden dengan sengaja.
Paksaan implisit dan eksplisit, dijalankan dengan bahaya di PHK, penundaan promosi, pemindahan ke ladang kering.

Proses Pengelolaan Perubahan

Proses pengelolaan pergantian harus meliputi dua gagasan dasar untuk meraih efektifitas organisasi:

Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi
Kedua retribusi ini dihasilkan dari proses pergeseran yang bersifat pengembangan.

Tahap tahap proses pergeseran:

Tekanan dan desakan, manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan misalnya perubahan penjualan, penurunan produktifitas, dsb.
Intervensi dan reorientasi dipakai untuk merumuskan dilema dan memulai proses dengan menciptakan anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada duduk perkara tersebut. Pihak luar dan staf internal yang jago dapat digunakan selaku konsultan atau pengirim pergantian.
Diagnosa dan pengenalan persoalan, berita dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan tidak.
Penemuan dan akad pada penyelesaian, penyelesaian masalah dengan menyingkir dari metode-sistem lama yang sama. Bawahan diajak ikut serta sehingga mereka terikat dengan acara.
Percobaan dan hasil, sistem penyelesaian diuji dalam acara-acara yang berskala kecil dan alhasil dianalisa.
Penguatan dan penerimaan, sesudah berhasil harus diterima dengan sukarela dan menjadikan keterikatan pada perubahan.

Pendekatan Perubahan Organisasi

Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah lewat pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-penduduknya.

A. Pendekatan struktur menyangkut penyesuaian dan pengaturan tata cara internal seperti :

Acuan kerja
Ukuran dan komposisi kelompok kerja
Sistem komunikasi
Hubungan-kekerabatan tanggung jawab atau wewenang

Pendekatan struktural dibagi menjadi 3 golongan yang terdiri dari:

Melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisasi klasik, pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang administrasi, diskripsi jabatan, dsb.
Desentralisasi yang didasarkan pada penciptaaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil yang mampu bangkit sendiri dan memusatkan perhatiannya pada kegiatan yang berorientasi tinggi yang alhasil yakni perbaikan prestasi kerja.
Modifikasi pedoman kerja dalam organisasi, pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang sempurna akan berakibat peningkatan produktifitas secara langsung dan akan memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.

B. Pendekatan teknologi

F.W. Taylor dan pengikut-pengikutnya menyatakan bahwa perubahan teknologi sering tidak sesuai dengan struktur organisasi. Hal ini dapat membuat ketidaksenangan dan pemutusan hubungan diantara anggota arganisasi. Akibatnya terjadi penurunan produktifitas, lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan tinggi.

Pendekatan Teknostruktural ialah penggabungan pendekatan struktural dan teknologi berencana memperbaiki prestasi melalui pergeseran berbagai aspek baik struktur organisasi maupun teknologinya. Contoh pengenalan teknologi baru yang disertai pengorganisasian kembali bagian-bab menjadi kelompok yang lebih kecil.

C. Pendekatan Orang

Bermaksud mengganti secara eksklusif perilaku karyawan melalui pemusatan ketrampilan perilaku, persepsi dan pengharapan mereka sehingga mampu melakukan peran dengan lebih efektif.

Konsep Pengembangan Organisasi

Teknik pengembangan organisasi Grid OD yang didasarkan atas kisi-kisi manajerial R. Blake dan J. Mouton mengidentifikasikan aneka macam perhatian kepada produk dan orang.

Enam tahap yang perlu diamati dalam acara Grid OD :

Latihan, para manajer kunci mempelajari konsep-rancangan Grid dengan cara menganggap gaya manajerial mereka sendiri dan bekerja pada perbaikan ketrampilan mirip pengembangan tim, pemecahan dilema kalangan dan komunikasi, sesudah cocok diterapkan pada seluruh organisasi.
Pengembangan Tim, sentra perhatiannya pada perbaikan relasi baik manajer dengan bawahan maupun efektifitas tim sehingga tim akan beroperasi pada tingkat 9.9.
Pengembangan antar kalangan, memusatkan pada hubungan antara golongan-kalangan kerja organisasi untuk memperbaiki kerjasama dan koordinasi.
Penetapan tujuan organisasi, Manajemen puncak menciptakan versi organisasi yang ideal dengan memutuskan tujuan-tujuan yang talah diuji dan dirumuskan bareng antara manajer dan bawahan.
Pencapaian tujuan, para anggota organisasi membuat model realitas yang ideal dan setiap satuan organisasi mengusut dan mengoreksi kegiatan-acara yang seharusnya dilaksanakan supaya akhirnya lebih baik.
Stabilitas, dari semua tahap hasil-karenanya dievaluasi untuk memilih bidang-bidang organisasi mana yang masih membutuhkan perbaikan dan perubahan.

Pemahaman P.O Dari Aneka Macam Bidang

MANAJEMEN KONFLIK ( Manajement Conflict)

Konflik organisasi yaitu:

Perbedaan pertimbangan antara dua/lebih anggota organisasi atau kalangan sebab mesti membagi sumber daya yang langka, atau acara kerja atau mempunyai status, tujuan, evaluasi atau persepsi yang berlawanan.

Kompetisi adalah Apabila terjadi perbedaan tujuan tetapi salah satu pihak tidak mampu mampu menggangu.

Konflik yaitu:

Apabila terjadi perbedaan tujuan dan salah satu pihak dapat menghipnotis pihak lain untuk pencapaian tujuan.

Kerjasama (kooperasi) yaitu:

Bila dua orang atau lebih melakukan pekerjaan bareng untuk mencapai tujuan bersama

Manajemen Konflik (pengelolaan pertentangan) yaitu :

Bagaimana para manajer harus menemukan cara untuk membuatkan konflik dan koordinasi (kooperasi).

Konflik mampu fungsional ataupun berperan salah (dysfunctional). Konflik mempunyai peluangbagi pengembangan atau pengganggu pelaksanaan kegiatan organisasi tergantung terhadap cara pengelolaannya.

Segi fungsional konflik antara lain :

Manajer mendapatkan cara penggunaan dana yang lebih baik.
Lebih mempersatukan para anggota.
Menemukan cara perbaikan prestasi organisasi.
Penggantian manajer gres yang lebih piawai dan bergairah

Jika tingkat pertentangan fungsional optimal performance organisasi ialah maksimum. Jika konflik terlalu rendah maka performance organisasi dapat menghadapi stagnasi. Jika konflik terlalu tinggi maka kesemrawutan dan perpecahan mengancam kehidupan organisasi.

Metode Pengelolaan Konflik

1. Metode Stimulasi Konflik (jika konflik terlalu rendah/stagnasi) dipakai untuk menimbulkan rangsangan karyawan sebab karyawan pasif. Metode ini mencakup :

Pemasukan atau penempatan orang luar kedalam kelompok.
Penyusunan kembali organisasi
Penawaran bonus
Pemilihan manajer-manajer yang sempurna.
Perlakuan yang berlainan dari biasanya.

2. Metode Pengurangan Konflik (kalau konflik terlalu tinggi) metode ini digunakan untuk meminimalkan permusuhan (antagonis) yang ditimbulkan oleh konflik dengan mengorganisir tingkat pertentangan melalui pendinginan situasi, caranya adalah:

Mengganti tujuan yang menyebabkan kompetisi dengan tujuan yang lebih mampu diterima kedua kelompok.
Mempersatukan kelompok tersebut untuk menghadapi bahaya/lawan yang sama.

Jenis-jenis pertentangan :

Konflik didalam individu timbul kalau individu sangsi terhadap pekerjaannya, atau kalau individu diharapkan melakukan lebih dari kemampuannya.
Konflik antar individu dalam organisasi yang serupa timbaul balasan tekanan yang berhubungan dengan kedudukan atau perbedaan kepribadian.
Konflik antar individu dan golongan misalnya seseorang yang dihukum alasannya melanggar norma-norma kalangan.
Konflik antar kelompok dalam organisasi yang serupa contohnya adanya pertentangan kepentingan antar kalangan.
Konflik antar organisasi misalnya dengan para pesaing acuan perang harga/tarif.

Konflik Struktural

Konflik Hirarki terjadi di berbagai tingkatan organisasi acuan pertentangan administrasi puncak dengan manajemen menengah, konflik manajer dan karyawan.
Konflik fungsional terjadi anatar departemen fungsional organisasi teladan konflik anatar bagian buatan dan pemasaran.
Konflik linistaf terjadi antara lini dan staf.
Konflik formal informal terjadi antara organisasi formal informal.

Konflik lini dan staf

Pandangan lini, para anggota lini beropini bahwa anggota staf mempunyai empat keluarga :

Staf melampaui wewenangnya.
Staf tidak memperlihatkan advis yang sehat.
Staf menumpang kesuksesan lini.
Staf memiliki perspektif yang sempit.

Pandangan Staf :

Lini tidak inginmeminta dukungan staf pada waktu yang sempurna.
Lini menolak gagasan baru
Lini memberi wewenang yang terlalu kecil pada staf.

Penanggulangan:

Penegasan perihal tanggung jawabnya.
Pengintegrasian acara-kegiatan
mengajarkan lini untuk menggunakan staf.
Mendapatkan pertanggungjawaban staf atas hasil-hasil.

VIII. PENGAWASAN (CONTROLLING)

Definisi Pengawasan :

Menurut Robert J. Mockler pengawasan adalah usaha sistematik memutuskan persyaratan pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, mendesain metode info umpan balik, membandingkan acara faktual dan patokan , memilih dan mengukur deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya telah dipergunakan secara efektif dan efisien.

Bentuk –bentuk pengawasan:

SUBYEK

Ditinjau dari Fokusnya :

Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control, Streering Controls, Preliminary control) mengantisipasi penyimpangan patokan dan melakukan koreksi sebelum acara final, dan akan efektif kalau manajer mendapatkan isu yang akurat dan sempurna waktu wacana pergeseran yang terjadi atau kemajuan tujuan. Pengawasan ini memutuskan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia, materi dan modal yang diharapkan sudah dianggarkan, sehingga bilamana aktivitas dilakukan maka sumber daya tersebut tersedia, baik menyangkut jenis, mutu, kuantitas, maupun tempat sesuai dengan keperluan. Anggaran lazimnya dipergunakan untuk kepentingan ketenagakerjaan maupun sebagai penunjang sarana produksi tertentu. Beberapa teknik pengawasan yang bisa dipergunakan meliputi penyeleksian dan penempatan karyawan, penarikan staf, investigasi material, penganggaran modal, dan penganggaran ketenagakerjaaan.
Pengawasan Concurrent (Concurrent Control) dimana manajer melakukan pengamatan eksklusif secara eksklusif dan menentukan apakah pekerjaan berjalan dengan cara yang ditetapkan oleh kebijakan dan mekanisme perusahaan. Dalam hal ini manajer melakukan fungsi pengarahan kepada pekerjaan bawahan dengan cara menunjukkan aba-aba kepada bawahan dalam aneka macam sistem dan mekanisme yang pantas serta mengawasi pekerjaan bawahan untuk menjamin supaya pekerjaan bawahan dijalankan dengan baik.
Pengawasan umpan balik (Feedback Control, Post Action Controls) menilai hasil acara yang sudah dilaksanakan untuk mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi. Pengawasan ini dapat dipakai selaku dasar untuk menciptakan keputusan misalnya harga yang dibebankan kepada produk atau jasa, penghematan atau penambahan karyawan, dll. Pengawasan ini mencakup evaluasi laporan keuangan, analisa ongkos persyaratan, penilaian kinerja karyawan, dsb.

Dilihat dari Objeknya:

1. Pengawsan Administratif dilaksanakan pada bidang/bab yang fungsinya dikategorikan selaku peran administrasi dalam sebuah organisasi misalnya bagian keuangan, bagian personalia

2. Pengawasan Operatif dilaksanakan pada bidang/bab yang fungsinya melakukan pekerjaan operatif dalam organisasi misalnya bab pabrik, penjualan, maintenance, dll.

Berdasarkan Subjeknya:

1. Pengawasan intern ditujukan terhadap pelaku dari fungsi-fungsi yang berada didalam organisasi.

2. Pengawasan ekstern dilaksanakan khusus pada subjek atau faktor-faktor yang berada diluar organisasi.

Tahap proses pengawasan:

1. Menetapkan Standar maksudnya yakni sebagai target, kuota, sasaran yang digunakan selaku patokan dalam mengambil keputusan. Bentuk kriteria yang umum :

Ø Standar phisik (benda, hasil)

Ø Standar moneter (apakah sesuai dengan anggaran)

Ø Standar waktu (sesuai tahapan, rencana)

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan aktivitas sebagai dasar untuk melakukan aktivitas secara tepat.

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan menurut observasi, laporan, pengujian, sampel.

4. Membandingkan persyaratan dengan hasil dan evaluasi penyimpangan untuk mengenali penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya dan sebagai alat pengambil keputusan manajer.

5. Mengambil tindakan koreksi

Manajemen Informasi System (MIS)

Yaitu pengadaan dan penyediaan info yang akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pengerjaan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi penyusunan rencana, pengawasan dan operasional organisasi dijalankan secara efektif.

Tahap perancangan MIS:

1. Survai pendahuluan dan perumusan persoalan

2. Desain konseptual

3. Desain terang

4. Implementasi simpulan

Agar Mis efektif mesti memenuhi 5 tolok ukur:

1 Mengikutsertakan pemakai dalam tim perancangan semoga dapat diterima.

2 Menekan ongkos sistem secara efektif.

3 Memperlakukan berita secara yang relevan dan terseleksi.

4 Adanya pengujian pendahuluan

5 Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi operator dan pemakai sistem.

6 Sistem yang dipakai harus tepat waktu dalam pemakaiannya dan akurat.

Karakteristik Pengawasan yang efektif :

1. Akurat dimana data harus mampu dijadikan pemikiran dan valid.

2. Tepat waktu adalah dievaluasi secara cepat dan sempurna dimana kegiatan perbaikan perlu dikerjakan.

3. Obyektif dan menyeluruh dalam arti mudah dipahami.

4. Terpusat, memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.

5. Realistik secara irit, dimana ongkos pengawasan mesti lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat.

6. Realistik secara organisasional ialah cocok dengan realita yang ada di organisasi.

7. Terkoordinasi dengan pedoman kerja dan mesti sampai pada karyawan yang memerlukannya.

8. Fleksibel/dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi sehingga tidak mesti dibuat sistem gres jika terjadi pergantian keadaan.

9. Sebagai petunjuk sehingga dapat memberikan deviasi standar untuk memilih koreksi yang akan diambil.

10. Diterima anggota organisasi sehingga mampu mengarahkan pelaksanaaan kerja anggota organisasi sehingga mampu lebih bertanggung jawab dan berprestasi.

DAFTAR PUSTAKA

1. Manullang, M, Dasar-dasar Manajemen, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1988

2. Amirullah, & Hanafi, Rindyah, Pengantar Manajemen, Graha Ilmu, 2002

3. Abdul Mukhyi, Muhammad, Pengantar Manajemen Umum,Gunadarma, 1995

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Swt sebab hanya atas perkenanNya penulis dapat menyusun diktat kuliah dengan judul “Pengantar Manajemen Umum”. Diktat kuliah ini disusun untuk memenuhi kebutuhan buku pegangan bagi mahasiswa Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Pradnya Paramita, sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

Diktat kuliah ini disusun sebagai bahan bahan kuliah Pengantar Manajemen Umum di STMIK Pradnya Paramita dan memuat rangkuman atau garis besar ihwal fungsi-fungsi dasar administrasi. Selain buku pegangan ini kami harap mahasiswa melengkapinya dengan mempelajari buku-buku manajemen lainnya

Penulis berharap biar buku ini berguna bagi mahasiswa utamanya bagi mahasiswa STMIK Pradnya Paramita. Kami menyadari bahwa buku ini masih jauh dari sempurna sehingga penulis menerima segala anjuran dan kritik demi perbaikan buku ini. Akhir kata penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang sudah membantu sehingga diktat kuliah ini mampu selesai.

Malang,

Penulis

DAFTAR ISI

BAB I : PENGERTIAN MANAJEMEN

A. DIFINISI MANAJEMEN 1

B. FUNGSI MANAJEMEN KE DALAM 1

C. TINGKATAN MANAJEMEN 1

D. FUNGSI MANAJEMEN KE LUAR 3

E. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN 3

BAB II : PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN

A. ALIRAN KLASIK 5

B. ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI 6

C. ALIRAN HUNGAN MODERN 6

D. ALIRAN KUANTITATIF 6

E. PENDEKATAN KONTINGENSI 7

BAB III : MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL

A. LINGKUNGAN EKSTERNAL 8

B. TANGGUNG JAWAB SOSIAL MANAJER 8

BAB IV : PERENCANAAN

A. SIFAT RENCANA YANG BAIK 9

B. SIAPA PEMBUAT RENCANA 9

C. BENTUK-BENTUK PERNCANAAN 9

D. TUJUAN ORGANISASI 12

E. FUNGSI TUJUAN 12

F. MANAGEMENT BY OBJECTIVE (MBO) 12

G. MBO YANG EFEKTIF 12

H. PENGAMBILAN KEPUTUSAN 13

BAB V : ORGANISASI

A. DEFINISI ORGANISASI 14

B. BENTUK-BENTUK ORGANISASI 15

C. PEMBAGIAN KERJA 18

D. KOORDINASI 20

E. RENTANG MANAJEMEN 20

F. WEWENANG 22

G. DELEGASI WEWENANG 23

H. LINI & STAF 23

I. JENIS-JENIS STAF 23

J. SENTRALISASI & DESENTRALISASI 26

BAB VI : PENYUSUNAN PERSONALIA

A. PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA 27

B. PENGEMBANGAN SUMBER-SUMBER PENAWARAN

PERSONALIA 27

C. LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN 28

D. METODE LATIHAN DAN PENGEMBANGAN 28

E. PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN KARIER 29

BAB VII : PENGARAHAN

A. MOTIVASI 31

B. KOMUNIKASI 31

C. KEPEMIMPINAN 32

D. PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI 34

E. PENDEKATAN PERUBAHAN ORGANISASI 35

F. KONSEP PENGEMBANGAN ORGANISASI 36

G. MANAJEMEN KONFLIK 37

BAB VIII : PENGAWASAN

A. DEFINISI PENGAWASAN 39

B. BENTUK-BENTUK PENGAWASAN 39

C. MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM (MIS) 40