Dalam administrasi, perencanaan yakni proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat taktik untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan planning kegiatan kerja organisasi. Perencanaan ialah proses terpenting dari semua fungsi administrasi karena tanpa penyusunan rencana fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berlangsung.
Rencana mampu berupa rencana informal atau planning formal. Rencana informal ialah planning yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bareng anggota suatu organisasi. Sedangkan planning formal ialah rencana tertulis yang mesti dijalankan sebuah organisasi dalam rentang waktu tertentu. Rencana formal merupakan planning bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan planning itu. Rencana formal dibentuk untuk meminimalisir ambiguitas dan membuat kesepahaman perihal apa yang mesti dikerjakan.
Tujuan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. Tujuan pertama yakni untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan planning, karyawan dapat mengetahui apa yang mesti mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk meraih tujuan organisasi. Tanpa planning, departemen dan individual mungkin akan melakukan pekerjaan sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat planning, dia dipaksa untuk menyaksikan jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan imbas dari pergeseran tersebut, dan menyusun planning untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga yakni untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terpola, karyawan dapat melakukan pekerjaan lebih efesien dan meminimalkan pemborosan. Selain itu, dengan planning, seorang manajer juga mampu mengidentifikasi dan meniadakan hal-hal yang mampu menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir yakni untuk memutuskan tujuan dan persyaratan yang dipakai dalam fungsi berikutnya, yakni proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating yaitu proses membandingkan rencana dengan realita yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya relasi antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Elemen penyusunan rencana
Perencanaan terdiri dari dua komponen penting, ialah target (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Sasaran
Sasaran ialah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan menciptakan kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran mampu dibagi menjadi dua kalangan, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan target riil. Stated goals ialah target yang dinyatakan organisasi terhadap masyarakat luas. Sasaran seperti ini mampu dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh administrasi. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibentuk cuma untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan target riil ialah target yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil cuma dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak menawarkan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih jelas. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi terhadap anak buahnya, dan terus sampai mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak yaitu orang yang tahu segalanya alasannya adalah mereka telah menyaksikan citra besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan target atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan menawarkan target yang cakupannya terlalu luas seperti “optimalkan kinerja,” “naikkan profit,” atau “kembangkan perusahaan,” sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan hasilnya salah mengintepretasi maksud target itu.
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, target dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, namun juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan tolong-menolong membuat target-target yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, perundingan dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO memerlukan banyak waktu, sehingga kurang cocok kalau dipraktekkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja menyanggupi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim menyusut. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada alhasil yang menentukan sasaran hanyalah administrasi puncak sendiri.
Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai denah untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya meliputi alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi menurut cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana mampu dibagi menjadi planning strategis dan rencana operasional. Rencana strategis yaitu rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional yakni planning yang menertibkan kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, planning mampu dibagi menjadi rencana jangka panjang dan planning jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan selaku rencana dengan jangka waktu tiga tahun, planning jangka pendek yaitu planning yang mempunyai jangka waktu satu tahun. Sementara planning yang berada di antara keduanya dibilang mempunyai intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi planning direksional dan planning spesifik. Rencana direksional yaitu planning yang hanya memperlihatkan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer memerintahkan karyawannya untuk “meningkatkan profit 15%.” Manajer tidak memberitahu apa yang mesti dijalankan untuk mencapai 15% itu. Rencana mirip ini sungguh fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dijalankan untuk meraih tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk “memajukan profit 15%,” ia juga memperlihatkan perintah mendetail, contohnya dengan memperluas pasar, menghemat biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi menurut frekuensi penggunannya, ialah single use atau standing. Single-use plans yaitu planning yang didesain untuk dikerjakan satu kali saja. Contohnya ialah “membangun 6 buah pabrik di China atau “meraih penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006.” Sedangkan standing plans yakni rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut bangkit, yang tergolong di dalamnya ialah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.