Pengertian Pengadaan Fasilitas
Pengadaan ialah acara menawarkan semua kebutuhan barang/ benda/ jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Pengadaan akomodasi mencakup: tanah, bangunan, perabot, alat kantor/ buku dan kendaraan.
1. Pengadaan Tanah
Cara pengadaan: membeli, mendapatkan hibah, mendapatkan hak pakai, dan menukar.
a. pengadaan tanah dengan cara membeli:
1. Menyusun Panitia
2. Menetapkan tugas panitia: memutuskan syarat – syarat tanah yang mau dibeli (lokasi tanah), meneliti surat – surat tanah yang akan dibeli, mendapatkan penawaran harga, mengamati perencanaan tata kota, mendapatkan bukti pembebasan tanah, melihat pembayaran.
3. Memperhatikan syarat – syarat tanah yang mau dibeli misal bebas banjir, fasilitas listrik, air, transport, kondisi lingkungan dan pertumbuhan.
4. Penyelesaian pembelian tanah
– Membentuk panitia pembebasan tanah (agraria, Pem- Da, PU, Camat, kades)
– Penanda tanganan akte perdagangan tanah di depan notaris PPAT atau Camat setempat.
– Pembayaran dikerjakan melalui KPN setempat.
– Menyelesaikan akta.
b. Pengadaan tanah dengan cara menerima hibah
Hibah mampu berasal dari pemerintah dan swasta/ seseorang.
– Panitia peserta hibah tanah, anggotanya berisikan agraria, pemda, dinas PU, dan dari Depdiknas.
– Panitia menyelenggarakan observasi kemungkinan kelayakan atas penerimaan hibah.
– Serah terima dilakukan dengan akte serah terima hibah yang dibuat Notaris PPAT.
– Kepala satuan kerja menuntaskan akta tanah pada Dinas Agraria setempat.
a. Pengadaan tanah dengan cara mendapatkan hak pakai
Dari pemerintah pusat atau pemerintah daerah dibarengi dengan surat keputusan dari pemerintah yang bersangkutan dengan satuan berita program serah terima.
b. Dengan cara penukaran tanah
Karena tanah / bangunan dipandang tidak memnuhi fungsinya lagi maka dapat diusulkan untuk ditukar dengan tanah dilokasi lain. Pengusulan pada Mentri Diknas yang dilampiri alasan, taksiran harga tanah usang dan baru. Mentri keuangan lalu menyetujui, bila harga disepakati lalu membuat akte tanah.
2. Pengadaan Bangunan
Cara pengadaan: membangun gres, berbelanja, menyewa, menerima hibah
a. Membangun Baru
1) Pengertian membangun gres yaitu mendirikan bangunan baru dapat berarti memperbaharui (rehabilitasi/ renovasi), memperluas dan mengganti dengan cara membongkar seluruh bangunan gedung atau sebagian gedung.
2) Lingkup aktivitas membangun gres berisikan acara perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan lapangan.
a) Kegiatan Perencanaan meliputi aktivitas (1) Persiapan perencanaan: penyusunan agenda kerja, pembentukan organisasi, pengendalian dan pengawasan pembangunan, mengadakan pembebasan tanah sesuai dengan fungsi bangunan dan penyusunan rencana tata kota/ kawasan, merencanakan data pengukuran tanah secara rinci dan teliti. (2) Desain skematik meliputi: rencana suasana secara keseluruhan, planning bagan, bagian dan tampak, perspektif interior dan eksterior, penjelasan dasar penyusunan rencana; (3) planning selesai ialah hasil pengembangan penyusunan rencana dari desain skematik dengan luas dan perkiraan ongkos yang sudah diadaptasi dengan dana yang tersedia.
b) Pelaksanaan
Pelaku dalam pelaksanaan pengadaan banguan gres yaitu kontraktor dan pengawas/ direksi lapangan. Kontraktor akan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan fisik. Pengawas/ direksi lapangan menyelenggarakan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan tersebut.
c) Pengawasan lapangan
Menyelenggarakan aktivitas pengawasan di lapanagn yang menyangkut pengendalian mutu dan kuantitas serta ketepatan waktu solusi.
b. Membeli bangunan
1) Pada prinsipnya membeli banguan yang sudah jadi tergolong tanahnya tidak diperbolehkan namun dalam hal – hal yang hebat dapat disarankan kepeda Menteri keuangan dan Bappenas dengan diikuti alasan yang berpengaruh.
2) Setelah ada kesepakatan dan dananya tersdia, penawaran harga dari pemilik perlu diajukan terhadap panitia pembebasan tanah lokal.
3) Apabila harga penawaran dan harga taksiran panitia telah disepakati, maka akte perdagangan eksklusif teratasi di depan notaris/ PPAT dan balik nama akta tanah.
c. Menyewa bangunan
1) Apabila diperlukan, misal untuk gedung sekolah, kantor. Suatu instansi diperkenankan menyewa bangunan atas persetujuan pejabat yang berwenang berdasarkan peraturan.
2) Anggaran untuk mengeluarkan uang sewa bangunan telah tersedia.
3) Untuk mampu melaksanakan penyewaan bangunan berlaku ketentuan – ketentuan pengadaan dengan cara penunjukan eksklusif.
4) Setelah ditetapkan sewanya, dibentuk surat penjanjian antara pihak penyewa dengan pihak yang menyewakan.
d. Menerima hibah
1) Departemen Pendidikan Nasional dapat meneriima hibah bangunan berikut tanahnya dari pihak lain (pemerintah daerah/ swasta).
2) Serah terima dikerjakan dengan Notaris PPAT setempat dan dilaporkan terhadap Menteri Pendidikan Nasional.
3. Pengadaan Perabot
a. Menurut buku aliran biasa pengelolaan peralatan yang dimaksud dengan perabot adalah barang yang berfungsi selaku daerah duduk, kawasan menulis, daerah istirahat, daerah penyimpanan alat/ atau materi.
b. Cara pengadaan dengan membeli, membuat sendiri mendapatkan dukungan dan menyewa.
c. Proses pengadaan
1) Membeli. Perabot – perabot yang hendak dibeli mesti memenuhi syarat – syarat yang sudah ditentukan, misal ukurannya anatomi, teknik konstruksi, dan harga standar.
2) Membuat sendiri. Perabot sekoalah yang dibuat sendiri dimungkinkan hanya dalam rangka praktek serta disesuaikan dengan dana dan kesanggupan yang tersedia.
3) Menerima tunjangan/ hibah. Perabot yang dihibahkan dapat berasal dari seseorang/ donatur. Penyerahan sumbangan mesti bersifat sukarela, tidak mengikat dan dikerjakan dengan perjanjian.
4. Pengadaan Alat Kantor
a. Pengertian
Yang dimaksud dengan alat kantor adalah alat – alat yang biasanya digunakan di kantor mirip mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, alat – alat lain yang menunjang aktivitas perkantoran.
b. Cara pengadaan
Pengadaan alat kantor mampu dikerjakan dengan berbelanja secara serentak atau membeli sendiri dan menerima batuan/ hadiah/ hibah.
1. Membeli alat kantor mampu dilaksanakan tanpa lelang atau dengan lelang.
2. Mengikuti tatacara atau peraturan – peraturan yang berlaku.
3. Untuk alat – alat laboratorium IPA perlu lewat penawaran dengan prototipenya.