Pengertian Inventarisasi
Inventarisasi berasal dari kata “ inventaris” yang mempunyai arti daftar barang – barang. Kaprikornus inventarisasi yaitu aktivitas untuk mencatat dan menyusun barang – barang/ materi yang ada secara benar menurut ketentuan yang berlaku.
Inventarisasi ini dikerjakan dalam rangka penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang – barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi juga memperlihatkan masukan yang sangat berguna bagi efektifitas pengelolaan usulan adan prasarana.
Inventarisasi dikerjakan kepada barang – barang yang tidak habis pakai, yang bagi sekolah negeri terdiri dari barang – barang milik negara. Barang – barang tersebut dibeli atau diadakan dengan memanfaatkan dana yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja (APBN) atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik semuanya maupun sebagian.
Inventarisasi mesti dikerjakan menurut ketentuan – ketentuan dari pemerintah, tergolong juga yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Nasional. Beberapa dari peraturan perundang – ajakan itu yakni:
1. Intruktur Presiden No.3 Tahun 1971, wacana Inventaris Barang Milik Negara/ Kekayaan Negara.
2. Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No. 222/MK/V/4/1972 tanggal 13 April 1971 perihal Pedoman Pelaksanaan Inventarisasi barang – barang milik negara di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
3. Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 10/M/1976 ihwal Pelaksanaan Inventarisasi dan Penyampaian Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventarisasi Milik Negara.
4. Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 421 16/E/74 tentang Inventarisasi barang yang dipakai/ dikuasai pejabat/ Pegawai yang dimutasikan.
Ketentuan tersebut bukanlah sesuatu yang statis. Oleh alasannya adalah itu tidak mustahil dikeluarkan peraturan yang baru untuk mengubah, memperbaiki, dan melengkapi peraturan yang lama.
Daftar Inventarisasi yang dibuat secara bersiklus sekurang – kurangnya setahun sekali itu perlu memperhatikan kemajuan barang termasuk juga pengurangannya. Dengan demikian inventarisasi secara kontinyu mampu dibutuhkan acara manajemen akan berjalan secara berdaya dan berhasil guna. Inventarisasi mempunyai tujuan pokok sebagai berikut:
a. Inventarisasi berniat membuat lebih mudah pelaksanaan acara pengawasan/ kendali, baik dalam penggunaan keuangan negara maupun dalam menganggap tanggung jawab pemeliharaan dan pengurangan barang milik negara.
b. Inventarisasi mampu membantu pimpinan dalam merencanakan, menyelenggarakan, menyalurkan, menyimapan dan memelihara serta menghapus barang secara bertanggung jawab.
c. Inventarisasi mempercepat proses pengerjaan laporan, baik yang mesti disampaikan secara tetap pada setiap triwulan, semester atau tahunan maupun yang harus disampaikan secar terjadwal jika diminta oleh atasan.
Kegiatan dalam inventarisasi mencakup acara penjabaran dan instruksi barang inventarisasi serta pelaksanakan inventarisasi itu sendiri. Untuk lebih jelasnya mampu diuraikan selaku berikut:
a. Klasifikasi dan aba-aba barang inventarisasi
Pada dasarnya klasifikasi dan bantuan instruksi barang tersebut ialah biar terdapat cara yang cukup gampang dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun lewat daftar catatan. Untuk kebutuhan tersebut maka dibuatlah lambang/ sandi/ kode sebagi pengganti nama untuk tiap kalangan/ golongan/ jenis barang.
Sandi atau arahan barang memakai bentuk angka bilangan 9numerik) yang pada umumnya berisikan tujuh angka yang tersusun menjadi dua kelompok bilangan, yakni tiga angka didepan dan empat angka di belakang. Kedua kalangan tersebut dipisahkan dengan sebuah tanda titik.
Angka pertama dari susunan tiga angka didepan, menyatakan jenis formulir atau instruksi kelompok barang. Dua angka selanjutnya mengambarkan sandi/ instruksi pokok untuk golongan barang serta nomor urut barang. Empat angka dibelakang titik menandakan kelompok barang serta nomor urut barang.
b.Pelaksanaan Inventaris
Di dalam inventarisasi diperlukan dua jenis buku yakni:
1) Buku Induk Inventaris
Buku ini untuk mencatat semua barang inventaris milik/ kekayaan negara yang berada di lingkungan kantor/ proyek/ satuan organisasi yang bersangkutan menurut urutan penerimaan barang. Barang yang dicatat ialah semua barang yang dimiliki semenjak permulaan awal, yang mampu bertambah dari tahun ke tahun sesuai dengan kesanggupan pengadaan barang.
Kolom – kolom yang ada dalam buku inventaris yaitu: No. urut, Tanggal Pembukaan, Kode Barang, Nama Barang, Merk/ Ukuran, jumlah, keadaan/ mutunya, harga (satuan dan keseluruhan), Tahun Pembuatan, Tahun Pembelian, Asal/ Sumber dan Kolom Keterangan.
2) Buku Golongan Inventaris
Buku kelompok inventaris ialah buku pembantu kawasan mencatat barang – barang inventaris golongan barang (diambil dari Buku Induk Inventaris) menurut jenisnya masing – masing, seperti inventarisasi bangunan, termasuk rumah dinas, inventarisasi tanah dan lain – lain.
Kolom – kolom yang ada dalam buku kelompok inventaris ini sama dengan kolom yang ada pada buku induk dengan perhiasan judul tentang kalangan/ jenis barang di bab atas dan penambahan satu kolom ihwal tempat/ lokasi barang yang diinvestasikan.
Kegiatan wajib yang dijalankan dalam pelaksanaan inventarisasi yaitu
a) Mencatat semua barang inventaris di dalam buku induk inventaris dan buku pembantu “Buku Golongan Inventaris”.
b) Memberikan koding pada barang – barang yang diinventarisasikan.
c) Membuat laporan triwulan ihwal laporan mutasi barang.
d) Membuat daftar isian/ format inventaris yang diisi sekali setahun per 1 April tentang keadaan barang.
e) Membuat daftar rekapilasi tahunan. Daftar rekapitulasi ini membuktikan keadaan barang pada 1 April tahun kemudian, mutasi selama satu tahun dan kondisi barang pada 1 April tahun budget selanjutnya.