A. Administrasi Secara Etimologis
Secara etimologis perkataan Indonesia “Administrasi” yang bahasa Inggrisnya “Administration”, berasal dari kata Latin, ialah : “Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate memiliki arti melayani, membantu atau memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio bermakna santunan perlindungan, pelaksanaan, pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986)
Kaprikornus, Administrasi pada hakekatnya yakni perjuangan untuk membantu, usaha untuk membantu, perjuangan untuk memimpin atau mengarahkan semua aktivitas dalam pencapaian tujuan yang sudah diputuskan.
B. Administrasi dalam Arti Sempit
Perlu dipahami bahwa ungkapan Administrasi di Indonesia masih sering digunakan dalam arti “Tata Usaha”. Pengertian yang demikian ini merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda. Pada zaman penjajahan Belanda dulu, ungkapan Belanda “Administratie” disalin kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administrasi”.
Administratie dalam Bahasa Belanda ini kebanyakan diartikan selaku “Elke steiselmatige ordening en schriftelijke vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht van deze gegevens te verkrijgen in hun geheel en hun onderling verband “. (Setiap penyusunan keterangan-informasi secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar tentang informasi-informasi itu dalam keseluruhannya dan dalam keterkaitannya satu sama lain) (The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian administratie yang demikian baru ialah salah satu aspek cakupan ungkapan administratie. Karena masih ada dua aspek yang lain yang ialah cakupannya, yakni: “bestuur” atau administrasi dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari sumber-sumber daya mirip: finansial, personil, materiil, gudang, dan sebagainya. Hanya saja yang lebih terkenal di kelompok bangsa Indonesia sebagai pihak yang dijajah yakni pemahaman administratie dari aspek tata perjuangan. (Atmosudirdjo,1986)
Makara, pemahaman Administratie yang diketahui luas di Indonesia yaitu tata usaha. Oleh karena itu, sampai kini di Indonesia istilah “Administrasi” masih sering diartikan selaku tata perjuangan atau pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan.
Pengertian Administrasi selaku kegiatan tulis menulis, catat-mencatat pelbagai informasi itu , diterangkan oleh Harris Muda Nasution dalam bukunya “ Kursus Pengetahuan Administrasi “, selaku berikut :
“ Dalam arti yang sempit bahkan pemahaman sehari-hari, maka Administrasi artinya ialah tata usaha. Tata usaha yakni suatu pekerjaan yang sifatnya mengontrol segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat / membukukan setiap pergeseran atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi. (The Liang Gie,1972)
Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya mencakup penerimaan surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala jenis pekerjaan yang ada relevansinya dengan apa yang dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.
Berdasarkan usulan kedua hebat tersebut diatas, maka dapatlah dimengerti bahwa pengertian manajemen dalam arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat-mencatat, yang kesemuanya merupakan aktivitas penyediaan materi keterangan yang diharapkan dalam setiap organisasi. Kegiatan-acara yang demikian itu dalam bahasa Indonesia sudah biasa dipergunakan istilah “ Tata Usaha “.
C. Administrasi dalam Arti Luas
Dua ungkapan yang mirip goresan pena dan bunyinya, tetapi berbeda makna dan isinya, ialah “Administratie” (Bld) dan “Administration” (Ing), sama-sama disalin dalam satu perumpamaan bahasa Indonesia yakni “Administrasi”, maka ungkapan yang kemudian ini memiliki dua pengertian yaitu :(1) Administrasi dalam pengertian sama dengan pengertian administratie atau yang lebih diketahui dengan acara tatausaha, dan (2) Administrasi dalam pengertian sama dengan administration. Untuk pengertian yang pertama kiranya telah terperinci diuraikan di atas, sedangkan pemahaman yang kedua inilah yang mau di bahas pada bab berikut.
Administration mempunyai pemahaman dan skop yang lebih luas dari pada administratie dilihat dari faktor tatausaha saja. Kaprikornus, pemahaman administrasi yang dimaksudkan di sini ialah pemahaman yang lebih luas yang sekaligus meliputi tata perjuangan. Dalam relasi ini, akan dikemukakan beberapa definisi dari golongan hebat manajemen dan administrasi selaku berikut :
1. Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi adalah sebuah bentuk daya upaya insan yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.
2. William H. Newman (1963) berpendapat bahwa : Administrasi ialah tutorial, kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha dari sekelompok individu menuju pencapaian Tujuan bersama.
3. Dr. S.P. Siagian MPA (1977) beropini bahwa : Administrasi yakni keseluruhan proses kolaborasi antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
4. Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) mengemukakan pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian aktivitas penataan kepada pekerjaan yang dilaksanakan oleh sekelompok orang dalam kerja sama meraih tujuan tertentu.
Bila diteliti secara cermat definisi-definisi tersebut diatas maka bahwasanya Administrasi ialah rangkaian acara atau proses yang :
a. Dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih).
b. Berlangsung dalam sebuah bentuk kerja sama.
c. Dimaksudkan untuk meraih Tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
Ketiga faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang, kerja sam, tujuan tertentu. Ketiga faktor inilah yang umum diketahui selaku bagian mutlak dari pada Administrasi.
Administrasi merupakan rangkaian aktivitas (proses) yang wujudnya: mempersiapkan, menetapkan, menyusun, mengontrol, memimpin, mengelola, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengontrol, mengawasi, meyempurnakan dan acara-aktivitas semacam itu. Untuk ringkasnya kegiatan-aktivitas semacam itu tercakup dalam suatu istilah yakni yang disebut ”menata” atau “penataan”. Oleh alasannya adalah itu aktivitas-acara yang tergolong dalam pemahaman Administrasi yaitu rangkaian kegiatan penataan. (The Liang Gie & Sutanto,1977)
Dengan demikian mampu ditarik kesimpulan bahwa Administrasi yaitu segenap rangkaian aktivitas penataan kepada perjuangan kerja sama insan untuk mencapai tujuan tertentu.
Sebagaimana diketahui bahwa tujuan yang mau dicapai dan sifat sebuah kerja sama mampu beragam. Demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama mampu berlawanan-beda pula. Selanjutnya perjuangan itu mampu pula berjalan pada waktu dan kawasan yang berlain-lainan. Tetapi pada setiap kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang niscaya terdapat rangkaian kegiatan penataan yang mengarahkan terhadap pencapaian tujuan. Rangkaian kegiatan penataan ini selaku sebuah kebulatan sekarang biasanya menjadi fungsi seseorang atau beberapa orang pejabat. Atau dengan perkataan lain Administrasi sebagai fungsi dikerjakan oleh setiap orang yang berkedudukan sebagai pucuk pimpinan suatu usaha kerja sama manusaia atau “Ketua Organisasi”. Yang dinamakan “Administrator”. Jadi Administrator adalah kepala yang tertinggi di dalam organisasi. Tetapi tidaklah bermakna bahwa Administratorlah yang satu-satunya berperan selaku pelaksana fungsi Administrasi, melainkan dijalankan juga oleh pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan dari Administrator tadi.
Perlu dimengerti bahwa Administrasi yang merupakan rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang pelaksanaan pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” ialah pekerjaan yang eksklusif bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai.
Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan penataan dan rangkaian acara substansif, mampu diberikan pola sebagai berikut :
Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dikerjakan oleh sebuah universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka yang tergolong rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain meliputi acara seperti :
l Mengajarkan sebuah mata kuliah
l Menguji mahasiswa
l Melakukan penelitian
l Melaukan dedikasi kepada penduduk
l Membuat skripsi
l Mengarang Buku
Sedangkan yang tergolong rangkaian kegiatan penataan antara lain :
l Membuat rencana kerja tahunan.
l Membagi peran antara pengajar.
l Menyusun kalender akademis.
l Menyusun agenda perkuliahan.
l Mengatur cobaan.
l Mengatur/megurus tersedianya alat peraga, ruang kuliah dan lain-lain.
l Menghimpun dan memberikan informasi dari pimpinan universitas terhadap para pengajar.
l Mengurus kenaikan pangkat para pengajar.
l Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik.
Contoh lain adalah proses produksi yang ditujukan untuk mengahasilkan suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan subtantif, contohnya :
l Mencampurkan bahan-materi yang dibutuhkan.
l Menjalankan mesin pengolahnya.
l Menambahkan warna yang dibutuhkan.
l Memotong menjadi sesuatu bentuk dan ukuran hingga barang itu sungguh-sungguh simpulan.
Sedangkan proses penataan miasalnya :
l Perbuatan-tindakan mengontrol pemakain tenaga buruh.
l Mengurus keuangan pabrik itu.
l Mengadakan catatan-catatan mengenai hasil produksi.
l Memperhatikan balasan-tanggapan penduduk terhadap barang yang dihasilkan. (The Liang Gie & Sutanto, 1977)
Dalam praktek, tidak ada Administrasi apabila tidak ada pekerjaan pokok atau pekerjaan induk. Dengan demikian proses Administrasi selalu berkaitan dengan pekerja pokok.
Administrasi selaku rangkaian kegiatan penataan di dalam pelaksanaanya bila diteliti terlihat adanya komponen-komponen yang berdasarkan The Liang Gie komponen-unsur tersebut terdiri atas 8 macam , yaitu :
1. Organisasi: adalah komponen pertama dari Administrasi yang merupakan wadah dimana aktivitas–kegiatan manajemen dilakukan. Dalam organisasi dikelompokkan ortang-orang, peran-tugas, wewenang, dan tanggung jaawab serta hubungan diantara para pekerja atau unit-unit tugas.
2. Manajemen: ialah rangkaian tindakan menggerakkan orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja supaya tujuan kerjasama betul-betul tercapai.
3. Komunikasi: rangkaian perbuatan memberikan berita dari satu pihak kepeda pihak lain dalam usaha koordinasi yang bersangkutan.
4. Kepegawaian: rangkaian tindakan mengontrol dan mengelola tenaga kerja yang dibutuhkan dalam usaha koordinasi yang bersangkutan.
5. Keuangan: rangkaian tindakan mengurus segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
6. Perbekalan: rangkaian tindakan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai kepada penyingkiran benda-benda perlengkapan dalam usaha koordinasi.
7. Tatausaha : rangkaian tindakan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan informasi-keterangan yang diperlukkan dalam perjuangan kerjasama.
8. Hubungan penduduk : rangkaian acara membuat hubungan baik dan dukungan dari penduduk sekeliling terhadap usaha kerja sama yang bersangkutan
Unsur-unsur yang disebutkan di artas terdapat dalam perjuangan kerja sama pada umumnya, apapun tujuan dan corak perjuangan kerja sama itu. Pemisahan bagian-komponen itu hanyalah untuk keperluan analisis teoritis alasannya adalah dikenyataan sehari-hari komponen-unsur itu hanyalah untuk keperluan analisa teoritis karena di dalam realita sehari-hari kegiatan dari unsur-unsur ini saling jalin menjalin satu sama lain, karena memang manajemen yakni ialah suatu kebulatan yang tidak mampu dipisah-pisahkan.
Kiranya terperinci bagi kita bahwa pemahaman Administrasi yang dikemukakan lalu ini, meliputi 8 komponen yang merupakan satu kesatuan, dimana salah satu unsurnya ialah tata usaha (rangkaian aktivitas catat mencatat, yang menyangkut informasi), yang sering juga diistilahkan sebagai Administrasi.
Untuk menangkal kesemrawutan pengertian, dan dalam rangka pengembangan dan training administrasi di Indonesia, kiranya perlu penertiban pengertian dan penggunaan perumpamaan Administrasi ini. Untuk maksud tersebut, maka pemahaman “administratie” dari bahasa Belanda yang menyangkut kegiatan catat-mencatat pelbagai keterangan, kita gunakan perumpamaan “tata usaha”. Dan untuk pemahaman “Administrasi” kita tetap persamakan dengan pengertian “Administration” (Inggris), yang didalam buku ini didefenisikan sebagai segenap rangkaian aktivitas penataan kepada perjuangan kolaborasi insan untuk mencapai tujuan tertentu.
Rangkaian aktivitas penataan yang dikerjakan dalam sebuah organisasi tidak berjalan dalam kondisi lepas dari lingkungannya, sebaliknya berjalan dengan dipengaruhi lingkungan. Faktor-aspek lingkungan ini walaupun tidak termasuk Administrasi, tetapi berpengaruh ikut menentukan apakah sebuah administarasi akan sukses mencapai maksudnya atau tidak.
Yang termasuk aspek lingkungan yang mempengaruhi berlangsungnya Administrasi ini menurut F.E. Kast dan James E. Rosenzwig, antara lain :
1. Kebudayaan 6. Kependudukan
2. teknologi 7. Sumber fisik
3. Pendidikan 8. Sosial
4. Politik 9. Ekonomi
5. Hukum
Proses usaha kerja sama insan menuju pencapaian tujuan yang meliputi segenap faktor-aspek, pemahaman, bagian-komponen serta pengaruh lingkungan Administrasi berdasarkan The Liang Gie, 1977 mampu digambarkan sebagai berikut :
