1. Tingkatan Manajemen dan Kebutuhan lnformasi
Tingkatan Manajemen secara lazim ada 3, adalah manajemen tingkat atas (lop management), administrasi tingkat menengah (middle management), dan administrasi tingkat operasional.
Manajemen tingkat atas disebut juga manajemen pada tingkat perencanaan strategis. Istilah administrator sering digunakan untuk menggambarkan seorang manajer pada tingkat penyusunan rencana strategis.
Manajemen tingkat menengah disebut tingkat pengendalian administrasi (management control level), yang bertanggung jawab untuk melaksanakan planning dan memutuskan tercapainya tujuan, sedangkan administrasi operasional merupakan tingkat paling rendah dalam administrasi yang bertanggung jawab pada kelangsungan operasional.
Sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya, maka keperluan info pada masing-masing tingkatan akan memiliki perbedaan baik sifat, bentuk maupun sumbernya.
Gambar di bawah ini menunjukkan perbedaan sumber dan bentuk isu serta sifat keputusan yang dibentuk dari masing-masing tingkatan dalam administrasi.
2.Sistem lnformasi Eksekutif
2.1 Pengertian Sistem lnformasi Eksekutif
McLeod (1993, p 430) mendefinisikan Sistem Informasi Eksekutif sebagai sebuah metode yang dirancang khusus untuk manajer pada tingkat perencanaan strategis.
Sementara itu Watson, Rainer dan Koh (I 993, p254) mendefinisikan Sistem Informasi Eksekutif sebagai sebuah tata cara komputer yang memberikan kemudahan jalan masuk bagi administrator kepada isu internal maupun eksternal yang memiliki relevansi dengan critical success factors.
Menurut Turban (1993, p403), Sistem lnformasi Eksekutif yaitu sebuah metode berbasis komputer yang menyediakan berita yang diperlukan oleh administrator puncak
Dari ketiga definisi di atas, mampu ditarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Eksekutif metode berbasis komputer bagi kebutuhan direktur dalam melakukan perencanaan strategis.
2.2 Karakteristik Sistem lnformasi Eksekutif
Sistem Informasi Eksekutif mulai diketahui pertengahan tahun 1980 pada perusahaan – perusahaan besar di Amerika. Menurut Turban (1993), pada mulanya Sistem Informasi Eksekutif dibangun untuk memenuhi beberapa tujuan, adalah :
- Dirancang khusus untuk menyanggupi keperluan isu bagi pucuk pimpinan.
- Prinsip khususnya digunakan untuk menjejaki dan pengendalian.
- Dibuat untuk gaya manajemen masing-masing direktur.
- Berkemampuan grafis dan bisa memperlihatkan info dalam beberapa pendekatan serta menampilkan implikasinya.
- Mampu menyuguhkan informasi secara cepat.
- Praktis dipakai sehingga meminimkan waktu pembinaan.
- Sangat memakai data lingkungan secara ekstensif.
- Informasi bersifat runtut waktu
- Laporan pengecualian ditampilkan secara nyata.
- Akses yang cepat terhadap data dan info termutakhir.
Kemudian pada kemajuan berikutnya terdapat beberapa sifat yang sungguh penting yang dimiliki sebuah Sistem Informasi Eksekutif ialah :
- Drill-down : Sistem Informasi Eksekutif mampu memperlihatkan setiap informasi yang ditayangkan. Misalnya eksekutif mungkin ingin mengetahui laporan kemunduran per bulan atau per kuartal. Untuk mencari penyebabnya, eksekutif melihat pemasaran di setiap tempat. Proses tersebut dinamakan drill down yang bisa terdiri sampai beberapa tingkat kerincian.
- Critical Success Factors : Faktor-aspek yang mensugesti pencapaian target organisasi disebut dengan Critical Success Factors. Bila telah ditentukan, maka Critical Success Factors mampu dipantau dari 5 jenis gosip, ialah :
- Narasi problem-duduk perkara kunci.
- Menggaris bawahi faktor utama.
- Laporan keuangan untuk administrator.
- Faktor-aspek kunci.
- Laporan pertanggung jawaban rinci.
- Status Access : Pada mode ini, data terakhir atau laporan atas status variabel kunci mampu diakses setiap waktu. Tingkat relevansi sungguh penting, sehingga telusuran dapat bersifat harian atau bahkan dalam abad jam.
- Personalized Analysis : Sistem Informasi Eksekutif mesti memiliki kemampuan untuk dipakai selaku alat analisis secara pribadi oleh eksekutif. Dalam hal ini perangkat lunak spread sheet sudah cukup mencukupi.
- Exception Reporting : Perhatian eksekutif ditujukan kepada persoalan-masalah yang diluar asumsi atau batas kendali yang ditetapkan. Makara perhatian dari eksekutif hanya tertuju pada kejadian yang buruk atau baik saja, sehingga meminimalkan waktu eksekutif dalam menciptakan dan membaca laporan.
Friend (1994) menyatakan bahwa kemampuan yang penting dan mesti dimiliki oleh suatu Sistem Informasi Eksekutif ialah :
- Kemampuan untuk menghasilkan, menyaring, memadatkan, merencanakan gosip kritis I spesifik dari data internal maupun eksternal, tanpa banyak menghabiskan waktu pengguna.
- Kemampuan untuk memperlihatkan persoalan yang bervariasi sesuai dengan ajakan pengguna.
- Kemampuan untuk memonitor dan menggaris bawahi critical success factors dari tanggung jawab setiap pengguna.
Selain itu, dari sudut pandang pengguna, Friend (1994, p 310) menyatakan bahwa dalam sebuah Sistem Informasi Eksekutif harus terdapat :
- Antar wajah yang non keyboard, seperti mouse atau touch screen yang menggunakan menu pop up dan pull down.
- Informasi internal yang tepat dengan kebutuhan pengguna.
- Informasi eksternal yang sesuai dengan keperluan pengguna.
- Akses status bagi : isu keuangan secara keseluruhan, gosip kritis dari data non akunting, dan data eksternal
- Fasilitas komunikasi elektronika mirip electronic mail, computer conferencingdan word processing.
- Laporan pengecualian (exception reporting).
- Informasi yang runtut waktu, sehingga mampu dil ihat perkembangannya
- Kemampuan untuk menggabungkan informasi internal dengan isu eksternal dalam satu layar.
- Kemampuan untuk memadukan gosip dalam bentuk teks, grafik maupun angka dalam satu layar.
- Kemampuan untuk memeriksa info detil pendukung secara cepat.
- Kemampuan untuk memperlihatkan anal isis ad hoc.
2.3 Kerangka Kerja Pengembangan Sistem lnformasi Eksekutif
Menurut Watson, Rainer dan Koh (1993, p256), sebuah kerangka kerja pengembangan akan sungguh membantu dalam pengorganisasian subyek yang kompleks, mengidentifikasikan hubungan yang ada antar tiap bab , dan menampilkan area dimana pengembangan lanjut dibutuhkan. Kerangka inilah yang menjadi pemikiran bagi pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi
3. Pengertian Tentang Khasanah Data.
Menurut Inmon dan Hackathorn (1994, p.2) , “A Data Warehouse is a subject oriented, integrated, time variant, and nonvolatile collection of data in
Khasanah Data bersifat subject oriented, artinya disusun menurut subject-subject dalam organisasi perusahaan, bukan berorientasi pada proses atau fungsi aplikasi tertentu, dan dalam mengakses data, pemakai berorientasi pada subyek tertentu.
Sifat illlegrated artinya data diintegrasikan untuk memenuhi banyak sekali kebutuhan gosip dalam organisasi.
Nonvolatile, artinya tidak mengalami perubahan. Dalam database aplikasi
yang umum (operasional), mampu dijalankan perubahan (update), hapus (delete), dan penambahan (insert) yang mengganti isi database, sedangkan dalam khasanah data hanya ada dua aktivitas manipulasi data, adalah loading data, dan access data, tidak ada kegiatan updating data.
Jadi secara singkat mampu dibilang bahwa Khasanah Data bukan sekedar produk tetapi suatu proses yang berisikan beberapa tahap :
- Proses menggabungkan data.
- Proses mentransfotmasikan data.
- Proses mendistribusikan data.
- Proses menggunakan/memakai data.
3.1 Struktur Khasanah Data
Khasanah Data mempunyai struktur yang spesifik, dengan melaksanakan perbedaan pada tingkatan (level) summary data, dan umur data.
Komponen khasanah data terdiri atas :
- Data rincian yang aktif sekarang I current rincian data yang merefleksikan kondisi yang sedang berjalan, merupakan level terendah dari khasanah data dan umumnya memerlukan daerah penyimpanan (storage) yang besar.
- Data hist01y I old detail data yang merupakan data history, bisa berupa hasil backup yang disimpan dalam storage yang terpisah dan pada ketika dikala tertentu dapat diakses kern bali. Penyusunan direktori untuk data ini mesti mencerminkan umur dari data biar mempermudah untuk pengaksesan kembali.
- Data Ringkasan level menengah I lightly summary data yang merupakan hasil ringkasan I summary dari rincian data, tetapi belum bersifat total summary. Akses kepada data jenis ini banyak dipakai untuk view dari keadaan yang sedang dan sudah beijalan.
- Data Ringkasan level tinggi I highly summary data yang merupakan hasil proses summcuy yang bersifat totalitas, gampang diakses, terutama untuk melaksanakan analisa perbandingan data menurut urutan waktu, dan evaluasi yang menggunakan data multidimensi.
- Metadata yang memuat berita yang penting dalam khasanah data yang dapat dipakai dalam banyak fungsi mirip :
- Sebuah direktori yang digunakan user khasanah data dalam mencari letak llokasi data dalam khasanah data.