Analisis Jabatan (Job Analysis)
a. Pegertian Analisis Jabatan (Job Analysis)
Manullang menunjukkan pemahaman Job analysis sebagai sebuah proses untuk membuat uraian pekerjaan, sehingga dari uraian pekerjaan tersebut dapat diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dinilai jabatan itu guna sebuah kebutuhan.
Analisis jabatan bukan saja dapat dipergunakan untuk memilih syarat fisik dan syarat mental dari pegawai yang hendak memangku sesuatu jabatan, tetapi dapat pula dipergunakan untuk tujuan lain. Karenanya evaluasi jabatan itu mampu dibedakan atas empat macam sesuai dengan tujuan analisis jabatan itu.
Keempat jenis analisis jabatan itu yaitu:
a. Job Analysis For Personal Specification
Job Analysis For Personal Specification bertujuan untuk memilih syarat mental yang
dibutuhkan dari seorang untuk mampu berhasil memangku jabatan tertentu.
b. Job Analysis For Training Purposes
Job Analysis For Training Purposes bertujuan untuk memilih tindakan yang mesti ditempuh dalam mengajarkan sesuatu pekerjaan kepada tenaga kerja baru untuk kebutuhan latihan dan untuk berpendidikan.
c. Job Analysis For Setting Rates
Job Analysis For Setting Rates bermaksud untuk memilih nilai masing-masing jabatan sebuah organisasi, sehingga dengan demikian mampu diputuskan tingkat upah masing-masing secara adil.
d. Job Analysis For Method Improvemants
Job Analysis For Method Improvemants ditujukan untuk memudahkan cara bekerja tenaga kerja pada suatu jabatan tertentu.
Dengan demikian analisis jabatan bisa menjadi penentu dan tolak ukur keberhasilan dan kesuksesan suatu lembaga atau organisasi.
b. Prinsip-Prinsip Analisis Jabatan (Job Analysis)
Ada beberapa prinsip yang perlu diperhatian dalam menganalis jabatan antara lain sebagai berikut :
- Analisis jabatan harus menawarkan fakta penting, yang berafiliasi dengan pekerjaan dan jabatan yang bersangkutan. Fakta-fakta penting tersebut tergantung pada hasil analisis yang mau dipergunakan.
- Analisis jabatan mesti dapat menunjukkan fakta-fakta yang diperlukan untuk banyak sekali macam tujuan.
- Analisis jabatan harus sering ditinjau kembali dan jika perlu diperbaiki. Dalam organisasi atau perusahaan yang besar, jabatan ataupun pekerjaannya tidaklah statis, dan sering terjadi pergantian, baik perihal proses, materi, proses produksi, tata cara, alat maupun aspek-faktor yang lain. Bahkan dapat dikatakan bahwa analisis jabatan tersebut merupakan acara yang terus menerus (continue) dalam organisasi yang besar.
- Analisis jabatan harus mampu menunjukkan unsur-bagian jabatan yang paling penting diantara beberapa unsurjabatan yang penting.
- Analisis jabatan harus dapat memperlihatkan informasiyang teliti dan dapat dipercaya. Untuk memilih dan menemukan data, maka diharapkan pelayanan-pelayanan dari para Job Analysist.
c. Tujuan Analisis Jabatan (Job Analysis)
Ada beberapa tujuan analisis jabatan berdasarkan Ike Kusdyah Rahmawati, antara lain:
- Determining qualifications, required of job holder(menentukan kualifikasi yang diharapkan pemegang jabatan).
- Providing guiance in recruitment and selection (melengkapi panduan dalam seleksi dan penarikan pegawai).
- Evaluation current employees for transfer or promotion (mengecek keperluan pegawai untuk pemindahan atau penawaran khusus jabatan).
- Establishing requirements for pembinaan programs (memutuskan kebutuhan untuk program latihan).
- Setting wage and salary levels and maintaining fairness in wage and salary administration (menentukan tingkat honor, upah dan pemeliharaan manajemen upah dan honor).
- Judging in the merits of grievances than question assignment and compensation (menilai unek-unek-keluhan yang menyoroti persoalan keadilan dan kompensasi).
- Establishing, responsibility, accountability, and authority (menetapkan tanggung jawab, pertanggungjawaban, dan otoritas).
- Providing essential guides in the establishment of productionstandard (menetapkan acuan yang esensial dalam penetapan patokan buatan).
- Providing clues for work simplification and metode improvement (menawarkan petunjuk untuk kenaikan sistem dan penyederhanaan kerja).
d. Manfaat Analisis Jabatan (Job Analysis)
Sirait menyebutkan dalam buku Memahami Aspek-Aspek Pengelolaan Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Organisasi, ada beberapa manfaat dalam analisis jabatan, adalah:
- Digunakan untuk menyusun uraian jabatan (job description).
- Digunakan untuk menyusun spesifikasi jabatan (job clasification).
- Sebagai penetapan persyaratan pencapaian hasil kerja (job performance standard).
- Sebagai penetapan materi latihan pegawai.
- Sebagai penempatan pegawai dalam sebuah jabatan yang cocok dengan minat dan kesanggupan.
- Sebagai materi penciptaan planning pengembangan kesempatandan kemampuan pegawai.
- Sebagai penetapan imbalan bagi pemegang jabatan.
e. Langkah-Langkah Analisis Jabatan (Job Analysis)
Berikut yakni tindakan analisis jabatan berdasarkan Sjafri Mangkuprawira :
1. Menentukan maksud pelaksanaan analisis pekerjaan
Keputusan pertama yang dibuat oleh manajer SDM secara tipikal ialah merumuskan maksud melakukan analisis pekerjaan. Pelaksanaan analisis pekerjaan semestinya dinyatakan secara eksplisit dan terikat dengan keseluruhan taktik perusahaan yang berhubungan dengan peluang kesuksesan analisis pekerjaan.
2. Mengidentifikasi pekerjaan yang dianalisis
Tugas kedua yang dilaksanakan manajer SDM secara tipikal adalah menetapkan pekerjaan yang perludianalisis. Jika analisis pekerjaan secara formal belum pernah dijalankan, kemudian untuk gampangnya, mampu dikerjakan untuk menganalisis semua jenis pekerjaan.
3. Menjelaskan proses kepada karyawan dan memilih tingkat keterlibatannya
Maksud dari pelaksanaan analisis pekerjaan sebaiknya tidak dipisahkan dari kepentingan karyawan dan manajer. Seharusnya mereka dilibatkan dan diberitahu sejak permulaan, siapa yang mau melaksanakan analisis pekerjaan, mengapa analisis pekerjaan diperlukan, kepada siapa mereka menghubungi kalau ada pertanyaan, kapan jadwal waktunya, dan apa tugas mereka dalam analisis pekerjaan.
4. Menentukan metode dan pelaksanaan pengumpulan data info analisis pekerjaan
Langkah keempat mencakup pengumpulan gosip analisis pekerjaan secara cermat. Manajer mesti menetapkan sistem atau variasi mana yang akan digunakan dan bagaimana menghimpun informasi.
5. Memproses gosip analisis pekerjaan
Setelah isu analisis pekerjaan telah dikumpulkan, yaitu penting untuk menempatkannya ke dalam format yang mau berfaedah untuk manajer dan departemen SDM. Salah satu caranya yakni membuat format khusus dimana dari bentuk itu hasil analisis pekerjaan dapat dibuat.
6. Me-review dan memperbaharui data
Langkah selesai ialah fenomena yang terus terjadi. Perusahaan bersifat dinamis, sementara pekerjaaan jarang berlangsung mantap untuk jangka panjang. Para manajer dan spesialis profesional memerlukan waktu yang intens untuk me-review uraian dan spesifikasi pekerjaan. Kaprikornus, ini ialah kelebihan proses sepenuhnya di dalam bertahun-tahun.
2. Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)
Menurut Sjafri Mangkuprawira uraian jabatan (job description) adalah:
“Uraian pekerjaan menggambarkan peran-peran, tanggung jawab, syarat-syarat kerja, dan acara pekerjaan utama. Uraian pekerjaan beragam dalam hal tingkat kerincian isi.
Namun, beberapa unsur bahu-membahu terdapat pada setiap uraian pekerjaan. Sebagai acuan, judul pekerjaan selalu ada.
Judul pekerjaan penting untuk diuraikan biar orang yang membaca dapat dengan secepatnya mengetahui apa yang diperlukan oleh pekerjaan tersebut. Beberapa tipe ringkasan yang menggambarkan pekerjaan yang dijalankan dan syarat-syarat pekerjaan juga secara ekstrim penting dimasukkan dalam uraian pekerjaan”.
a. Pengertian Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)
Ada beberapa pendapat wacana deskripsi atau uraian jabatan, antara lain :
- I Wayan Komang Ardana Dkk menyatakan uraian jabatan yaitu salah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan perihal keharusan, fungsi, tugas, kondisi kerja, dan faktor-faktor lain.
- Heidjrachman Ranupandojo dan Suad Husnan menawarkan pemahaman uraian jabatan ialah suatu statemen yang terencana dari aneka macam peran dan keharusan sebuah jabatan tertentu.
b. Manfaat Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)
Manfaat deskripsi jabatan antara lain :
- Membantu menghindari adanya kebingungan, dan memperlihatkan pengertian dalam melaksanakan pekerjaan.
- Untuk menghindari tumpang tindih tanggung jawabdalam melaksanakan peran.
- Memberikan kemudahan dalam banyak sekali acara SDM.
- Membantu karyawan dalam perencanaan karir, meminimalkan praktik deskriminasi dalam penawaran khusus dan pemindahan serta mempermudah evaluasi pekerjaan.
- Bermanfaat juga untuk acara keselamatan kerja.
- Untuk penyusunan rencana pergantian organisasi danreorganisasi.
- Memberi kode tentang pengalaman yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan.
- Untuk memperbaiki prosedur dan tata cara kerja, semoga pekerjaan tersebut mampu efektif dan efisien.
- Membantu memperbaiki manajemen dan pengendalian pekerjaan.
c. Jenis-Jenis Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)
Deskripsi pekerjaan ada dua jenis, yaitu :
1. Deskripsi Generik
Deskripsi ini berisi penulisan secara lazim tanpa mengidentifikasikan tugas-peran dan tanggung jawab secara spesifik. Untuk penulisan sebuah deskripsi generik perlu dianalisis sejumlah pekerjaan tertentu untuk didapatkan denominator-denominator yang sama.
Baca juga; Pengertian,Tujuan dan Unsur-Unsur Job Design
Sebagai teladan suatu deskripsi generik Akuntan Senior mencakup bidang kemampuan yang diharapkan pada tingkat profesi tersebut. Uraian ini tidak memuat fungsi-fungsi khusus mirip contohnya keterampilan-kemampuan perihal utang atau piutang, buku besar dan sebagainya. Contoh
I dan II merupakan deskripsi pekerjaan jenis generik (generik job description).
Bentuk generik kebanyakan digunakan untuk maksud-maksud selaku berikut:
- Program pengembangan dan pelatihan
- Rekrutmen
- Perencanaan organisasi
- Pengembangan standar prestasi
- Perencanaan tenaga kerja
- Penelitian pengupahan.
2. Deskripsi Spesifik
Dalam deskripsi ini keharusan-keharusan dan tugas-tugas suatu pekerjaan diterangkan secara cermat.
Disini ditunjukkan keterkaitannya dengan pekerjaan-pekerjaanspesifik lainnya pada unit terkecil dalam organisasi. Sebagai teladan pekerjaan spesifik Akuntan Buku Besar hendaknya menunjukkan korelasi-relasi pelaporan pekerjaan dalam lingkungan bab akuntansi. Akan ditunjukkan pula tipe tata cara akuntansi yang dipraktekkan, sifat dan frekuensi laporanlaporan keuangan yang harus dipersiapkan, serta batasbatas tanggung jawab dalam lingkup fungsional ataupun bab-bagian lain dari organisasi. Contoh III ialah deskripsi pekerjaan jenis khusus (specific job description).
Deskripsi spesifik dimanfaatkan untuk maksudmaksud:
- Analisis pekerjaan yang serba cermat.
- Evaluasi pekerjaan (untuk administrasi upah dan gaji).
- Tabel organisasi.
d. Informasi dalam Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)
Menurut pertimbangan I Komang Ardana dkk, menyatakan ada beberapa butir berita yang disusun dalam uraian pekerjaan, antara lain:
- Nama jabatan/pekerjaan, yaitu untuk memberi ciri dan gambaran atas isi pekerjaan.
- Kode jabatan, untuk membedakan dengan jabatan lain, dan membuat lebih mudah mengadministrasikannya.
- Unit kerja, ialah unit di mana jabatan tersebut berada serta eselon unit kerja atasan eksklusif secara berjenjang.
- Iktisar jabatan atau rumusan jabatan, yakni uraian yang menggambarkan ruang lingkup peran jabatan yang disusun dalam satu kalimat.
- Hasil kerja, yakni segala sesuatu yang dicapai selaku akibat dari proses pengolahan bahan kerja dengan perangkat kerja dalam waktu dan keadaan tertentu sesuai dengan tujuan organisasi.
- Bahan kerja, adalah masukan yang diroses menjadi hasil kerja.
- Perangkat kerja, yakni semua fasilitas kerja yang dipakai untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja.
- Sifat jabatan, adalah waktu atau bilamana dalam kondisi bagaimana jabatan dilakukan.
- Uraian peran jabatan, ialah memaparkan rincian pekerjaan yang ialah peran pokok yang dilakukanpemegang jabatan dalam proses materi kerja menjadi hasil kerja dengan memakai perangkat kerja.
- Tanggung jawab, yakni rincian atas segala sesuatu yang dipertanggugjawabkan oleh pemegang jabatan.
- Wewenang, yakni hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk mengambil sikap atau langkah-langkah tertentu.
- Korelasi/hubugan jabatan, yaitu korelasi timbal balik antara pemegang jabatan yang satu dengan pemegang jabatan lainnya.
- Risisko ancaman dalam pekerjaan, adalah sesuatu yang mungkin dihadapi berupa ancaman fisik dan mental.
- Syarat jabatan, yakni kualifikasi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan untuk mampu melakukan pekerjaan.
3. Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, mirip pengalaman, wawasan, kemampuan, atau kesanggupan yang disyaratkan untuk melakukan pekerjaan. Kualifikasi yang diharapkan karyawan untuk melaksanakan tugas-peran dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraian pekerjaan dimuat dalam spesifikasi pekerjaan. Secara tipikal, spesifikasi pekerjaan merinci tingkat wawasan, keterampilan, dan kemampuan yang relevan untuk suatu pekerjaan, tergolong pendidikan, pengalaman, pelatiahan khusus, sifat personal, dan kemampuan manual. Selain itu sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan persyaratan fisik, termasuk kemampuan usang berlangsung, berdiri, mencapai tujuan, dan mengangkat yang dipersyaratkan pebisnis. Semua patokan fisik dan nonfisik di atas secara ideal akan terkait dengan tipe pekerjaan yang akan dipegang oleh karyawan yang menyanggupi standar tersebut.
a. Pengertian Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)
Spesifikasi pekerjaan (Job Specification) memberikan standar yang mesti dipenuhi oleh para pelaksana pekerjaan sebagaimana diharapkan biar mereka ini bisa melakukan kewajibannya, bisa melakukan tanggung jawabnya dan bisa melakukan pekerjaan dengan orang-orang bawahannya.
b. Isi Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)
Menurut Moh. Agus Tulus (1996) dalam buku Manajemen SDM menyatakan bahwa: Spesifikasi tidak ialah bagian dari deskripsi pekerjaan secara teknis. Namun demikian, keterampilan-keahlian pokok, kriteria dan keadaan-kondisi lazimnya dimuat juga secara terbatas dalam deskripsi pekerjaan.
Biasanya yang diangkut dalam deskripsi pekerjaan utamanya kemampuan minimum, pengalaman dan pengetahuan minimum yang diharapkan untuk melakukan pekerjaan. Persyaratan minimum dapat mencakup tuntutan-permintaan pekerjaan yang khusus mirip peran perjalanan yang banyak atau pekerjaan di waktu malam hari yang sering sekali selaku perhiasan pada syarat-syarat keterampilan dan pengalaman yang biasa. Untuk menghindari tolok ukur-persyaratan yang tidak realistis hendaknya spesifikasi pekerjaan itu dilakukan saat ini.
c. Menyusun Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)
Menurut Moh. Agus Tulus (1996) dalam buku Manajemen SDM menyatakan bahwa: Rumuskan apalagi lebih dahulu kandidat pelaksana yang ideal. Setelah diperoleh citra wacana calon yang ideal, baru mencari kandidat-calon (pelamar) berdasarkan perbandingan dengan yang ideal bukan dengan pelamar-pelamar yang lain ataupun pelamar-pelamar kebanyakan. Misalnya format terbagi ke dalam segi mesti dan sebaiknya. Ini merupakankualifikasi yang esensial dan diperlukan. Sekali diisikan sebuah syarat dalam segi mesti mempunyai arti secara efektif tidak akan memberdayakan orang yang tidak menyanggupi syarat tersebut tadi.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan yaitu:
1) Fisik
Apakah penting bagi kandidat bahwa ia secara fisik bebas dari cacat yang mungkin mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan? Apakah penampilan fisik, pendengaran atau kemampuan berucap penting?
2) Perolehan pelengkap
Ini berkenaan dengan pendidikan dan pengalaman. Pendidikan apa yang harus dimiliki calon? Bagaimana prestasi pendidikannya? Bagaimana seharusnya prestasi kerjanya?
3) Kecerdasan biasa
Ini berkenaan dengan batas atas dan bawah dari kecerdasan biasa : seberapa banyak dia hendaknya mampu menawarkan kecerdasan biasa ?
4) Bakat-talenta khusus
Ini berkenaan dengan bakat manual, mekanis, dan sebagainya. Apakah beliau mesti mempunyai setiap bakat mekanis yang diharapkan? Ketangkasan manual? Cakap dalam memakai kata-kata, angka-angka? Bakat menggambar? Bakat musik?
5) Minat
Apakah ini bermanfaat jikalau beliau memperlihatkan minat intelektual, praktis, konstruktif, fisik aktif, sosial atau artistik?
6) Pembawaan
Apakah sebaiknya dia condong lebih mudah diakui dan diterima (acceptable), lebih berpengaruh, lebih bergantung, lebih berketahanan langsung daripada pada umumnya orang?
7) Keadaan
Bagaimana hendaknya kondisi rumah tangganya? (janji, latar belakang, hubungan jikalau dianggap penting).