Metode Pengendalian Intern Dan Akuntansi Untuk Kas

Seiring dengan perkembangan skala usaha dalam suatu perusahaan, pemilik perusahaan mustahil untuk mampu melakukan pengawasan atas semua operasi perusahaan secara langsung atau dengan kata lain pemilik tidak mungkin bisa terlibat pribadi dalam operasi perusahaannya. Untuk itu pemilik perusahaan perlu mengutus wewenangnya terhadap pimpinan administrasi perusahaan dan administrasi meneruskan kembali wewenang tersebut dengan menerapkan mekanisme prosedur pengendalian intern.

Pengendalian intern mencakup semua perencanaan dari suatu organisasi dan semua sistem serta prosedur yang diterapkan manajemen dalam rangka untuk:

1. Menjaga asset perusahaan dari pencurian, pembobolan, perampokan, manipulasi, korupsi yang dijalankan (fraud) oleh pihak-pihak tertentu, serta penggunaan harta kekayaan perusahaan yang tidak diotorisasi.

2. Meningkatkan akurasi dan dogma dari catatan akuntansi dengan cara mengurangi risiko kesalahan (error) dalam proses akuntansi yang dijalankan.

Meskipun banyak perusahaan yang memutuskan mekanisme pengendalian intern dengan “bahasa” aturan yang berbeda-beda, namun pada umumnya masing-masing mengandung prinsip-prinsip pokok pengendalian intern yang serupa. 

Di antara prinsip prinsip pengendalian intern tersebut adalah:

1. Pembentukan pertanggungjawaban (establishment of responsibility)

2. Adanya pemisahan tugas secara tegas (segregation of duties)

3. Prosedur dokumentasi mesti dimiliki perusahaan (documentation procedure)

4. Pengendalian secara fisik, mekanik, dan elektronik (physical, mechanical and electronic controls)

5. Verifikasi internal yang independen harus ada (independent internal verification)

– Manajemen harus memutuskan tanggung jawab secara jelas.

– Tiap orang mempunyai tanggung jawab untuk peran yang diberikan kepadanya.

– Pembentukan pertanggungjawaban mencakup otorisasi dan kesepakatan atas sebuah transaksi.

– Tanggung jawab atas pekerjaan dan peran mesti diberikan terhadap individu yang berlawanan, (contohnya pemisahan tugas antara petugas yang mengurusi penyimpanan kas dengan petugas yang mengurusi pencatatan kas).

– Tanggung jawab untuk memelihara catatan harus terpisah dengan tanggung jawab untuk mempertahankan kondisi fisik kekayaan perusahaan.

Dokumentasi yang bagus diperlukan untuk melindungi kekayaan perusahaan dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan mekanisme yang telah ditetapkan.

Dokumentasi yang bisa diandalkan akan menjadi sumber gosip yang dapat dipakai manajemen untuk memonitor kegiatan operasi perusahaan.

Ada beberapa prinsip dalam mekanisme dokumentasi, yakni:

– Semua dokumen harus diberi nama apalagi dahulu (prenumbered) yang tercetak, dan semua dokumen harus dipertanggungjawabkan.

– Dokumen sebagai bukti pencatatan akuntansi disampaikan ke bagian akuntansi untuk menyakinkan bahwa transaksi telah dicatat sempurna waktu.

Sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian secara elektro disamping cara mekanis dan fisik untuk menjaga kekayaannya. Sebagai pola penerapan pengendalian mekanis yakni penggunaan kas register, cheque protector. 

Pengendalian mekanis memakai brankas (peti besi), ruang khasanah (strong room) dan pola pengendalian elektro yakni pemakaian mesin absensi elektro sidik jari yang terhubung dengan komputer, cctv (televisi monitor), alarms elektronika,garment sensors.

Meskipun sistem pengendalian intern sudah dirancang dengan baik, kemungkinan terjadinya penyimpangan tetap saja bisa terjadi setiap ketika. Misalnya kecapekan yang terjadi terhadap karyawan mampu menjadikan prosedur-prosedur yang ditetapkan diabaikan. Untuk itu diperlukan pengkajian ulang secara teratur dan berkesinambungan supaya prosedur-mekanisme mampu dilaksanakan secara terorganisir, tertib dan benar. Proses ini harus dikerjakan oleh pemeriksa intern yang independen.

Pengendalian yang efektif mampu diraih dengan membentuk bagian verifikasi yang bertugas mereview, merekonsiliasi serta menjaga pengendalian intern. Untuk itu mesti dikerjakan:

– Verifikasi secara periodik dan secara tiba-tiba

– Verifikasi oleh petugas yang independent

– Penyampaian usulan kepada manajer untuk langkah-langkah koreksi

Keterbatasan pengendalian intern

Keterbatasan pengendalian intern adalah selaku berikut:

1. Adanya kemungkinan timbulnya beban (cost) untuk merancang pengendalian intern yang lebih besar dibandingkan faedah yang diperoleh.

2. Adanya aspek sumber daya insan

3. Besarnya ukuran perusahaan.

Hampir semua transaksi perusahaan akan melibatkan duit kas, baik itu merupakan transaksi penerimaan maupun pengeluaran kas dan transaksi-transaksi yang lain akan berakhir dengan rekening kas ini.

Kas ialah harta yang paling lancer atau likuid, paling mudah diselewengkan, maka diharapkan sebuah sistem dan mekanisme akuntansi untuk mencatat dan mengatur kas.

Kas adalah alat pertukaran yang diakui oleh masyarakat lazim dan oleh alasannya itu merupakan dasar-landasan yang berpengaruh untuk dipakai selaku alat pengukur kepada semua aktivitas ekonomi di dalam perusahaan.

Ada dua persyaratan semoga alat pembayaran mampu diklasifikasikan sebagai kas :

1. Harus dapat diterima umum selaku alat pembayaran atau diterima oleh bank sebagai tabungan sebesar nilai nominalnya.

2. Harus dapat dipakai selaku alat pembayaran untuk kegiatan sehari-hari.

Kas mencakup uang tunai dan instrumen atau alat-alat pembayaran yang diterima oleh umum, baik yang ada di dalam perusahaan maupun yang disimpan di bank (uang tunai kertas dan logam, cek, wesel cek, rekening bank yang berupa tabungan dan giro).

Kas memiliki sifat-sifat atau karakteristik:

1. Kas memiliki sifat yang aktif tetapi tidak produktif

2. Kas (uang tunai) tidak memiliki identitas kepemilikan dan mempunyai sifat yang gampang dipindahtangankan.

Dari dua sifat kas tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa komponen penyusunan rencana dan pengawasan kepada kas mesti mendapatkan perhatian yang serius bagi manajemen.

Akuntansi terhadap kas lebih dititik beratkan pada fungsi penyediaan isu untuk kepentingan administrasi terhadap kas. Secara garis besar akuntansi kepada kas mesti diarahkan terhadap dua hal yaitu : Administrative dan Accounting Control, yang secara umum berisikan:

1. Menyediakan kas yang cukup untuk operasi perusahaan sehari-hari (likuiditas)

2. Menghindarkan terjadinya kas yang menganggur (idle money)

3. Mencegah terjadinya kerugian-kerugian selaku balasan dari adanya penyalahgunaan kepada kas.

Adanya sebuah pengendalian intern yang memadai, merupakan syarat mutlak demi perlindungan dan keselamatan kepada kas. Sistem pengendalian intern meliputi semua sarana, alat dan peraturan-peraturan yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk :

1. mengamankan dan menangkal terjadinya pemborosan, penyalahgunaan dan ketidak-efisiensian dari sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.

2. Menjamin kecermatan dan mampu dipercayainya (reliability) keberadaan data operasional dan akuntansi yang dihasilkan.

3. Mendorong tercapainya efisiensi operasi dan dipatuhinya kecerdikan manajemen.

Sistem pengendalian intern tidak dirancang untuk dapat mendeteksi adanya kesalahan- kesalahan, tetapi lebih mengutamakan pada usaha-perjuangan pencegahan dan menghemat kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan. Harus ada pemisahan fungsi operasi, pencatatan dan penyimpanan dalam segala bidang aktivitas perusahaan. Berhubungan dengan kas, adanya pemisahan antara pengelola fisik duit (penerimaan,penyimpanan dan pengeluaran ) dan pengelolan administrasinya mutlak diperlukan. Dalam fungsi penerimaan kas; pengawasan mesti ditujukan supaya semua uang yang semestinya diterima, benar- benar diterima dan dicatat. Dan dalam fungsi pengeluaran kas; pengawasan harus diarahkan semoga tidak terjadi pengeluaran kas tanpa adanya otorisasi oleh pejabat yang berwenang.

Sistem pengawasan intern suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain alasannya bentuk dan jenis perusahaan beragam. Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang mampu digunakan sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kas selaku berikut:

Prosedur-mekanisme pengawasan yang mampu dipakai antara lain:

1. Harus ditunjukkan dengan terperinci fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dari setiap penerimaan kas harus secepatnya dicatat dan disetor ke bank.

2. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.

3. Diadakan pengawasan yang ketat kepada fungsi penerimaan dan pencatatan kas.

Selain itu setiap hari harus dibentuk laporan kas.

Pengeluaran duit

Beberapa prosedur pengawasan yang penting yakni selaku berikut:

1. Semua pengeluaran uang memakai cek kecuali untuk pengeluaranpengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.

2. Dibentuk dana kas kecil yang diawasi dengan ketat.

3. Penulisan cek cuma dilakukan apabila didukung bukti-bukti yang lengkap atau dengan kata lain digunakan tata cara voucher.

4. Dipisahkan antara orang-orang yang menghimpun bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.

5. Diadakan investigasi intern dengan jangka waktu yang tidak tertentu.

6. Diharuskan membuat kas harian.

Dana kas kecil atau petty cash fund yaitu duit kas yang ditawarkan untuk mengeluarkan uang pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis kalau dibayar dengan cek.

Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan kepada jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta semoga dananya ditambah.

Penambahan kas kecil kadang-kadang dilaksanakan setiap masa tertentu misalnya mingguan.

Dalam relevansinya dengan kas kecil ada dua tata cara yang dipakai yaitu:

1. Sistem Imprest

2. Metode Fluktuasi

Dalam tata cara ini jumlah dalam rekening kas kecil senantiasa tetap, adalah sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.

Cek tersebut diuangkan ke bank oleh kasir kas kecil dan uangnya digunakan untuk mengeluarkan uang pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang telah dibayar dari kas kecil, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali seperti semula. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil gres dicatat pada saat pengisian kembali.

Dalam sistem fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilaksanakan dengan cara yang sama seperti pada tata cara imprest.

Perbedaannya dengan tata cara imprest yaitu bahwa dalam tata cara fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, namun berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

Pencatatan pribadi dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran dari dana kas kecil.

Berikut ini ialah contoh pencatatan akuntansi dalam kas kecil:

Dalam sebuah perusahaan yang menyelenggarakan kas kecil berdasarkan imprest fund system, terdapat transaksi-transaksi selaku berikut:

4 Januari 2000 : Diserahkan selembar cek nomor 3542 sebesar Rp.2.000.000,00 untuk membentuk kas kecil.

5 Januari 2000 : Dibayar biaya telegram Rp. 60.000,00

7 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-alat tulis untuk kantor Rp. 96.000,00

12 Januari 2000 : Dibayar ongkos angkut sebesar Rp. 320.000,00

18 Januari 2000 : Dibayar ongkos angkut sebesar Rp. 275.000,00

19 Januari 2000 : Dibayar uang makan untuk para karyawan yang lembur Rp. 150.000,00

21 Januari 2000 : Dibeli dari kantor pos, materai dan perangko sebesar Rp.102.000,00

22 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-alat tulis kantor Rp. 70.000,00

22 Januari 2000 : Dibayar ongkos angkut sebesar Rp. 190.000,00 dan biaya upah bongkar sebesar Rp. 72.000,00

24 Januari 2000 : Dibayar untuk parkir dan ongkos serba-serbi Rp. 50.000,00

25 Januari 2000 : Dibayar biaya servis mesin-mesin kantor Rp. 80.000,00

26 Januari 2000 : Diadakan pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran lewat kas kecil dan setelah itu diterima pengganti dana dengan cek nomor 3575.

Diminta :

Catatlah transaksi-transaksi tersebut di atas dalam buku kas kecil. (untuk pencatatan dalam buku kas kecil, gunakanlah asumsi-perkiraan sebagai berikut: peralatan kantor; biaya pengangkutan; biaya serba-serbi; ongkos pos, telepon dan telegram; duit makan). Setelah itu buatlah ayat-ayat jurnal yang dibutuhkan.

Jawaban dengan metode imprest

Pencatatan transaksi dana kas kecil dengan memakai metode imprest (dana tetap):

Ayat jurnal yang mesti dibuat dalam transaksi pembentukan dana kas kecil :

Ayat Jurnal yang mesti dibuat dalam transaksi pengisian kembali kas kecil:

Jawaban dengan metode fluktuatif

Untuk sekedar membandingkan kita akan menjajal melaksanakan pencatatan transaksi dengan menggunakan tata cara fluktuatif, berikut ini pencatatannya:

Ayat jurnal yang harus dibuat dalam transaksi pembentukan dana kas kecil : (jurnal yang dibentuk identik dengan tata cara imprest)

Pengisian kembali kas kecil untuk sistem fluktuatif tidak sebesar jumlah dana kas kecil yang dikeluarkan namun sebesar usul kasir pemegang kas kecil secara bebas. Sebagai teladan jikalau jumlah yang diminta kasir kas kecil untuk pengisian kembali kas kecil sebesar Rp. 1.750.000, maka dengan demikian saldo kas kecil akan berkembang menjadi Rp. 2.285.000 (jumlah ini berbeda dengan saldo kas kecil pada ketika dibuat).

Dalam praktek dunia bisnis kadang-kadang terjadi kasir kas kecil lupa meminta pengisian kembali kas kecil pada tamat kala akuntansi sehingga akan mengakibatkan masalah yakni dana kas kecil tidak dapat digunakan lagi atau diisi lagi pada awal kurun akuntansi berikutnya.

Untuk mengatasi duduk perkara tersebut dibutuhkan teknik dengan menciptakan jurnal pembalik. Untuk membuat lebih mudah pemahaman anda maka akan saya gambarkan bagaimana cara mencatat kejadian ini dengan memakai pola soal tersebut di atas.

Ayat Jurnal yang mesti dibentuk dalam transaksi “pengisian kembali kas kecil yang lupa dilakukan”.

Dengan pembuatan ayat jurnal tersebut maka dari segi akuntansi telah tidak ada masalah alasannya adalah pos-pos pembukuan keuangan sudah mampu dipertanggung jawabkan pada akhir periode akuntansi, namun demikian jikalau kita akan melanjutkan pengelolaan dana kas kecil pada permulaan kala selanjutnya niscaya terjadi masalah alasannya jurnal penutupan dana kas kecil di atas telah tidak dapat diisi kembali secara akuntansi. 

Untuk dapat menuntaskan dilema ini yang harus kita lakukan yaitu dengan cara menciptakan jurnal pembalik agar dana kas kecil tersebut mampu diisi kembali, berikut cara pembuatannya:

Ayat Jurnal Pembalik:

Setelah ayat jurnal pembalik dibuat, berikutnya kita dapat menciptakan jurnal pengisian kembali kas kecil. Sebagai acuan pada tanggal 2 Februari 2001 dilaksanakan pengisian kembali kas kecil, maka kita tinggal menciptakan ayat jurnal pengisian kembalinya seperti biasa.

Ayat Jurnal pengisian kembali dana kas kecil:

Pemegang dana kas kecil di perusahaan adalah operator kas kecil yang bertanggung jawab kepada operasional penggunaan kas kecil dalam kegiatan pembayaran perusahaan, pemegang kas kecil bertugas melaporkan setiap penggunaan dan mempertanggung jawabkannya. Dalam praktek pemegang kas kecil kadang-kadang dihadapkan pada jumlah saldo kas kecil yang terlalu besar dan atau justru terlalu kecil. Untuk itu perlu adanya pembiasaan jumlah saldo yang dikontrol oleh pemegang dana kas kecil agar sesuai dengan kebutuhan sehari-hari.

Misalnya saldo dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp. 2.000.000, tapi pemegang kas kecil merasa jumlah kas kecil terlalu besar sehingga meminta pengurangan saldo kas kecil sebesar Rp. 500.000. Berarti saldo dana kas kecil yang baru menjadi Rp.1.500.000. Maka ayat jurnal yang dibuat ialah sebegai berikut:

Misalnya saldo dana kas kecil yang telah ditetapkan sebesar Rp. 2.000.000 dirasa terlalu kecil maka pemegang kas kecil meminta penambahan saldo kas kecil sebesar Rp. 1.000.000. Berarti saldo dana kas kecil yang baru menjadi Rp. 3.000.000. Maka ayat jurnal yang dibuat ialah sebegai berikut: