Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) Dan Proses Penciptaan Pengetahuan
Setelah periode efisiensi pada tahun 1950an dan 1960an, era kualitas pada tahun 1970an dan 1980an,serta keleluasaan dalam tahun 1980an dan 1990an, maka kini hidup dalam abad penemuan (Janszen,2000). Era penemuan ini timbul alasannya situasi bisnis saat ini dipengaruhi oleh berbagai pergantian yang berlangsung cepat dan susah diramalkan, perubahan pergeseran tersebut utamanya disebabkan oleh pesatnya perkembangan teknologi isu, terjadinya globalisasi, serta demokratisasi (Business Week,2001:Garvin,2000;Schiro 2000). Disektor pemerintah, permintaan kepada pelayanan publik dan transparansi menjadi sebuah hal yang tak mampu dihindari (Schiro,2000), oleh karena itu organisasi mesti terus menerus mencari cara untuk menciptakan dan mewujudkan nilai (value) melalui penemuan (Janszen,2000 ; Yoffie,1997).
Istilah inovasi telah didefinisikan oleh Josepth Schumpeter sebagai : komersialisasi semua variasi yang didasari oleh pemanfaatan (1) materi dan unsur baru, (2) proses gres, (3) pasar baru, dan (4) bentuk organisasi baru (Janszen,2000). Dengan kata lain, menurut definisi ini,penemuan merupakan komposit dari kedua bidang ,yakni bidang teknis dan bidang bisnis. Bila hanya melibatkan teknologi, maka Schumpeter menamakannya invensi (invention), begitu bidang bisnis dilibatkan, maka muncul penemuan (innovation).
Berbagai acuan mendukung adanya indikasi bahwa inovasi menjadi indicator adanya proses penciptaaan wawasan gres di organisasi. Nonaka dan Takeuchi (1995) mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan ialah esensi dari penemuan :
“organizational knowledge creation is the key to the distinctive ways of Japanese companies innovate. They are especially good at bringing about innovation continuously ,incrementally,and spirally”.
Pengertian Pengetahuan
Davenport dan Prusak (1998) membedakan pengertian antara data, isu dan wawasan yaitu : “knowledge is neither data nor information, though it related to both, and the differences between these terms are often a matter of degree”.
1. Data is a set of discrete,objective facts about events.
Seperti yang dicontohkan oleh Davenport dan Prusak, jikalau seseorang pelanggan datang untuk mengisi tanki mobilnya ke pompa bensin, maka transaksi yang terjadi mampu digambarkan sebagian oleh data, yakni berapa uang yang mesti dibayarkan, berapa liter bensin yang diisikan, tetapi tidak menjelaskan mengapa pelanggan itu datang ke pompa bensin, mutu pelayanan pompa bensin, dan tidak mampu meramalkan kapan lagi konsumen tersebut akan kembali ke pompa bensin. Dalam organisasi, data terdapat dalam catatan-catatan (records) atau transaksi-transaksi.
2. Information is data that makes a difference.
Kata inform sejatinya memiliki arti to give shape atau untuk memberi bentuk, dan berita ditujukan untuk membentuk orang yang mendapatkannya, yaitu untuk menciptakan supaya pandangan atau wawasan orang tersebut berlawanan (dibandingkan sebelum menemukan info). Sebagai pola pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, pernyataaan tersebut ialah info. Menurut Peter Drucker, tidak seperti data, gosip mempunyai makna (meaning) yang ditimbulkan oleh relevansi dan tujuan yang diberikan oleh penciptanya. Misalnya pembei informasi menyampaikan bahwa konsumen mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, mengandung tujuan tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan musuh bicara, atau mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan topic obrolan. Davenport dan Prusak menawarkan metode mengubah data menjadi isu lewat acara yang dimulai dengan karakter C: contextualized, calculated, corrected, dan condensed. Dalam organisasi, infomasi terdapat dalam pesan (messages).
3. Knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information,and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices, and norms.
Davenport dan Prusak memberikan metode mengganti gosip menjadi wawasan melalui aktivitas yang dimulai dengan aksara C: comparation, consequences, connections, dan conversation. Dalam organisasi, wawasan diperoleh dari individu-individu atau kelompok orang-orang yang mempunyai wawasan, atau kadang abad dalam kegiatan rutin organisasi. Pengetahuan diperoleh melalui media yang terstuktur seperti: buku dan dokumen, relasi orang-ke-orang yang berkisar dari obrolan ringan hingga ilmiah.
Dalam buku yang ditulis oleh Von Krogh, Ichiyo, serta Nonaka 2000,disampaikan ringkasan pemikiran yang mendasari pengertian tentang pengetahuan: pengetahuan ialah justified true believe.
Seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya menurut observasinya mengenai dunia. Jadi jikalau seseorang membuat pengetahuan, beliau menciptakan pemahaman atas suatu sebuah situasi gres dengan cara berpegang pada iman yang telah dibenarkan. Dalam definisi ini, wawasan merupakan konstruksi dari kenyataan, dibandingkan sesuatu yang benar secara absurd. Penciptaan wawasan tidak cuma merupakan kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang merepotkan disederhanakan atau ditiru. Penciptaaan wawasan melibatkan perasaan dan system akidah (belief systems) dimana perasaan atau system kepercayaan itu mampu tidak disadari.
2. wawasan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan (tacit).
Beberapa pengetahuan dapat dituliskan di kertas, diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat, atau diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada pula pengetahuan yang terkait dekat dengan perasaan, kemampuan dan bentuk bahasa utuh, persepsi pribadi, pengalaman fisik, isyarat mudah (rule of thumb) dan institusi. Pengetahuan terbatinkan mirip itu sulit sekali digambarkan kepada orang lain. Mengenali nilai dari wawasan terbatinkan dan mengetahui bagaimana menggunakannya ialah tantangan utama organisasi yang ingin terus menciptakan pengetahuan. penciptaan wawasan secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut.
Apa yang dimaksud dengan konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan pengetahuan yakni ruang bareng yang mampu memicu korelasi-kekerabatan yang timbul. Dalam konteks organisional, mampu berupa fisik, maya, mental atau ketiganya. Pengetahuan bersifat dinamis, relasional dan berdasarkan langkah-langkah insan, jadi wawasan berlainan dengan data dan berita, bergantung pada konteksnya. penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama, Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka (2000) bahwa penciptaan wawasan organisasional terdiri dari lima langkah utama yaitu:
1. membuatkan pengetahuan terbatinkan;
2. membuat desain;
3. membenarkan konsep;
4. membangun prototype; dan
5. melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.
Konteks Dalam Organisasi Penelitian Dan Pengembangan
Riset yaitu bagian dari upaya akademik untuk mendapatkan solusi ilmiah bagi masalah-duduk perkara manusia atau proses penciptaan wawasan baru. Di dalam aktivitas riset, terkandung sekaligus tiga aspek “ isi kognitif” dari limu wawasan, yakni foci of attention, tingkat pertumbuhan, dan isi intelektual (Cole, 1992). Ketiga aspek tersebut tercermin di kegiatan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia dalam bentuk berbagai penelitian yang memusatkan perhatian pada masalah tertentu.
Tingkat perkembangan dari masing-masing bidang observasi tentunya berbeda, antara lain diputuskan oleh jumlah hasil penelitian, paten yang dihasilkan, publikasi ilmiah yang dihasilkan baik tingkat nasional,regional dan internasional, produk-produk baru atau proses gres dan sebagainya. Demikian pula, isi intelektual dari aneka macam penelitian di LIPI akan memberikan batas dan keanekaragaman dari kegiatan riset lembaga ini. Proses observasi ditentukan oleh isi intelektual, karakteristik sosial peneliti dan proses sosial dalam hal intellectual authority. Dalam lingkup LIPI, misalnya sebuah penelitian mampu terealisasi sehabis ada proses tertentu dalam investigasi tidak saja terhadap isi penelitian itu, namun juga terhadap para penelitinya. Mengenai hal ini Coles menyampaikan bahwa proses ini sungguh dipengaruhi oleh konsensus sosial, dan bukan cuma oleh validitas keilmiahan isinya. Lebih luas lagi, proses observasi dan pengembangan sebuah ilmu dan teknologi tidak dapat dilepaskan dari kondisi tiga elemen dasarnya, ialah (1) komunitas ilmuwan dan teknologi itu sendiri, (2) metode ilmu dan teknologi yang berhubungan dengan kondisi sosial, politik, ekonomi dan budaya tempat ilmu dan teknologi itu berkembang, serta (3) organisasi yang menjadi semacam katalis bagi komunitas untuk berkembang kembang di dalam sistem yang lebih luas ini, baik dalam bentuk organisasi besar semacam LIPI, maupun yang lebih kecil seperti forum-forum riset,unit-unit riset, organisasi profesi dan sebagainya (Constant II, 1993).
Kondisi LIPI sebagai bagian organisasional yang memiliki karakteristik korelasi sosial
tertentu, dengan demikian, ialah salah satu titik kunci pertumbuhan observasi. Khususnya untuk LIPI, maka kondisi ini ialah salah satu aspek yang ditumbuh kembangkan, termasuk dalam upaya menciptakan kondisi yang mendukung observasi ini, ialah pengembangan fasilitas fisik, peralatan laboratorium, perlengkapan teknologi gosip, dan sebagainya. Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan administrasi pengetahuan (knowledge management) KM dilingkungan LIPI dalam bentuk :
• proses mengkoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasi,dan berbagi isu/wawasan ke seluruh unit di organisasi semoga informasi/pengetahuan itu memiliki kegunaan bagi siapa yang memerlukannya;
• kebijakan, mekanisme dan teknologi yang dipakai untuk mengoperasikan pangkalan data yang terhubungkan dalam jaringan intranet LIPI semoga tetap uptodate;
• menggunakan teknologi informasi untuk menangkap wawasan yang terdapat didalam anggapan para peneliti, pegawai sehingga pengetahuan itu mampu secara mudah dipakai bareng di dalam organisasi. KM bermaksud menghimpun pengetahuan yang benar-benar diperlukan oleh peneliti atau pegawai di dalam sebuah tempat penyimpanan terpusat (server besar), dan mencampakkan isu atau wawasan yang tidak perlu;
• memastikan adanya lingkungan yang lengkap untuk pengembangan penggunaan expert systems;
• mengorganisasikan dan menganalisis info dalam database lembaga sehingga pengetahuan dari hasil analisis tersebut mampu segera digunakan bersama oleh forum;
• mengidentifikasi kategori wawasan yang dibutuhkan untuk mendukung keseluruhan program penelitian, sinergi acara/acara observasi, taktik observasi, monitoring dan penilaian hasil penelitian yang terhimpun di forum, dan mentransformasi basis wawasan yang ketika ini ada ke basis yang gres yang lebih mapan dengan mengisi knowledge gaps mungkin terjadi atau digital devide;
• mengkombinasikan pengindeksan, pencarian wawasan dan teknologi isu untuk membantu forum mengorganisasi data, informasi dan pengetahuan yang tersimpan di banyak sekali sumber, sehingga yang disajikan adalah info atau wawasan yang berhubungan saja;
• mengorganisasikan dan menawarkan know-how yang penting, kapan dan bilamana dibutuhkan. Ini meliputi proses, mekanisme, paten, materi acuan, formula, best practices, ramalan dan cara-cara menanggulangi problem. Secara teknologis, intranet, groupware, data warehouses, bulletin boards, dan sebagainya yaitu fasilitas yang memungkinkan forum menyimpan dan membuatkan wawasan;
• memetakan sumber wawasan (knowledge mapping) baik secara online maupun offline, pelatihan, penuntunan, dan peralatan untuk akses pengetahuan.
Pengembangan infrastruktur informatika dan telekomunikasi (telematika) mirip diatas mengandung akidah kepada potensi teknologi info untuk mendukung komunikasi ilmiah (scientific communication). Infratruktur ini diharapkan untuk menciptakan teladan gres yang lebih efektif – efisien terutama dalam hal tukar-menukar gosip atau pengetahuan dalam memecahkan dilema dalam suatu penelitian, penyimpanan dan inovasi kembali (storage and retrieval) gosip atau pengetahuan ilmiah. Sebagai kesatuan observasi (observasi terpadu), teknologi isu (intranet) yang ada di LIPI memungkinkan pengembangan jaringan kerja yang mampu mempelancar pengorganisasian kegiatan observasi terpadu. Potensi ini beringgungan dengan konteks organisasional sehingga infrastuktur telematika tidak dapat disebut selaku alat (tools) saja, melainkan yakni sebuah “socio-technical networks”, sehingga pengembangan infrastuktur ini ialah pengembangan social informatics (Kling,2000).
Pengembangan metode KM-LIPI, dengan demikian,bukan semata pemasangan jaringan fisik infrastruktur, melainkan pengembangan suatu jaringan sosio-teknis yang secara spefisik diarahkan bagi pengembangan suatu forum riset. Kegiatan penelitian di LIPI umumnya ,dan di penelitian Coastal Hinterland Interaction Programme (CHIP) terutama, ialah kesatuan informatika-sosial. Di dalam kesatuan ini, terdapat bagian teknologi telematika maupun proses sosial yang menghipnotis dan dipengaruhi oleh foci of attention, perkembangan kegiatan, maupun kandungan intelektual dari penelitianpenelitian wacana metode CHIP yang menyangkut berbagai disiplin ilmu (multi disiplin) untuk memecahkan suatu dilema atau sebuah solusi dari sebuah urusan.
Dasar Pemikiran: Strategi Mengelola Pengetahuan
Hansen, Nohria dan Tierney (1999) mengemukakan pada dasarnya bagaimana seni manajemen organisasi mengurus pengetahuan terbagi atas dua ekstrim : seni manajemen kodifikasi ( codification strategy) dan strategi personalisasi (personalization strategy). Bila pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (codified) dan disimpan dalam basis data sehingga para pencari wawasan yang membutuhkannya mampu mengakses pengetahuan tersebut, maka cara mengorganisir seperti ini dikatakan menganut taktik kodifikasi. Namun pengetahuan tidak terdiri dari cuma eksplisit saja, melainkan juga pengetahuan terbatinkan. Pengetahuan terbatinkan amat sungguh susah Di terjemahkan ke dalam bentuk eksplisit. Oleh alasannya adalah itu pengetahuan-wawasan dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui hubungan personal yang intensif, jadi disini fungsi utama jaringan komputer (intranet atau internet) disini bukan saja untuk menyimpan wawasan melainkan juga untuk memfasilitasi kemudian lintas atau komunikasi di antara individu atau peneliti dalam organisasi yang sedang melaksanakan kegiatan penelitian baik mencari berita atau mempergunakan pengetahuan-pengetahuan baru untuk menunjang acara penelitiannya.
Peran perpustakaan,dokumentasi gosip
Berdasarkan dasar aliran diatas, ditambah dengan hasil studi dari Szulanski (1996) yang mendiskusikan tentang persoalan dalam proses pengalihan pengetahuan dari orang/golongan ke orang/kelompok lain, serta pengamatan empiris dari tugas perpustakaan, sentra info atau pusat dokumentasi dalam proses penciptaan pengetahuan, maka dapat disampaikan selaku berikut:
1. Akses pada gosip. Diketahui bahwa kesanggupan penciptaan pengetahuan organisisaional bergantung pada kemampuan semua individu dalam organisasi untuk dapat kanal pada gagasan, gosip, dan pengalaman karyawan lain atau pihak lain diluar organisasi pada faktor ini ada dua tugas perpustakaan,dokumentasi dan informasi, yaitu :
1. kenaikan terusan lewat pencarian aneka macam gosip dan wawasan dari berbagai sumber dan secara proaktif, berdasarkan analisis historis undangan para pengguna, menyampaikan berita dan pengalaman tersebut pada pengguna.
2. peningkatan akses lewat dukungan saran alternatif cara mendapatkan dan bentuk info serta pengalaman yang dibutuhkan pengguna.
2. Refleksi atas tindakan periode lalu . Seperti kita pahami bareng bahwa kesanggupan penciptaan pengetahuan organisasi juga bergantung pada evaluasi pengalaman kala kemudian oleh karyawan, yang menimbulkan peningkatan pemahamannya atas bagaimana sebuah insiden dan akibat pengalaman masa lalu berfaedah pada abad kini pada faktor ini peran nya yakni meningkatkan kemungkinan untuk terjadinya refleksi melalui pinjaman induksi berupa berita dan pengalaman pihak lain pada pengguna/peneliti internal untuk dipakai dalam proses menggugat dan merekonstruksi perspektif, keputusan, dan pengalaman selama ini.
3. Kemampuan menyerap. Diketahui bahwa kesanggupan mengasimilasikan pengetahuan baru bergantung pada kenyataan apakah individu-individu telah mempunyai pengetahuan yang berkaitan dengan wawasan yang gres diterima sehingga memungkinkan mereka untuk mengetahui dan menyerap informasi gres yang dipindahkan pada mereka tugas perpustakaan yaitu meningkatkan kemampuan perembesan pengetahuan lewat secara proaktif memperlihatkan info dan pengalaman orang lain yang relevan dengan bidang kompetensi yang sedang didalami oleh pengguna/peneliti saat ini.
4. Kemampuan berguru. Rekombinasi produktif yang terjadi di organisasi bergantung pada kesanggupan karyawan berguru dari pergantian-pergeseran dan pengetahuan yang sudah dikembangkan oleh karyawan dalam organisasi. Bila karyawan terus menerus belajar dan senantiasa mengikuti perubahan-pergeseran teknologi atau pengetahuan pada aspek ini adalah mengembangkan kesanggupan belajar individu-individu lewat pemberian gosip dan pengalaman pihak lain yang terkini (up to date) atau (current information) pada para pengguna.
5. Persepsi bahwa kegiatan pertukaran dan variasi wawasan ialah berharga. Tidak semua peneliti atau karyawan aktif mencari info, bahkan informasi yang sudah tersediapun belum tentu dibaca, maka kalau peneliti atau karyawan memakai berita yang mampu diakses, maka karyawan/peneliti harus percaya bahwa sesuatu yang berharga akan dihasilkan dari upayanya mengkombinasikan dan mempertukarkan wawasan pada aspek ini memajukan motivasi para pengguna untuk mempergunakan seluruh kemudahan perpustakaan yang ada dan memperlihatkan bahwa pemanfaatan jasa perpustakaan akan memajukan mutu dan kelancaran kerja para pengguna.
Seperti telah dikatakan oleh Prusak perpustakaan, sentra dokumentasi tidak akan dapat mengerjakan kiprahnya tersebut bila tidak dikontrol oleh pustakawan yang secara proaktif mendukung terselenggaranya taktik organisasi melalui pemahamannya atas kompetensi inti dan seni manajemen organisasi, serta infomasi dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk memperkokoh kompetensi inti organisasi dan terselenggaranya strategi organisasi.