Makalah Sistem Isu Akuntansi (Siklus Pengeluaran)

SIKLUS PENGELUARAN

Pendahuluan 

Dalam melakukan aktivitas sehari–hari, perusahaan memerlukan aneka macam aktiva atau perangkat, barang atau supplies dan jasa yang berasal dari pihak atau perusahaan lain. Untuk menemukan barang atau jasa dari pihak lain, perusahaan perlu memiliki siklus pengeluaran.

Di dalam siklus pengeluaran ini terdapat banyak sekali keputusan penting yang diambil oleh manajemen, misalnya ialah banyaknya unit barang yang harus dibeli, penyeleksian penyedia yang baik, penentuan waktu pembayaran semoga perusahaan menerima penggalan pemasaran yang menguntungkan, dan penentuan waktu pembelian. Apabila manajemen salah dalam menciptakan keputusan –keputusan tersebut, perusahaan akan gampang mengalami kerugian alasannya siklus pengeluaran ialah siklus yang mewajibkan perusahaan untuk mengeluarkan uang kas kepada pihak lain.

Siklus pengeluaran juga digunakan oleh perusahaan untuk mempertahankan hubungan baik dengan para penyedia , alasannya harga rendah saja dan kualitas elok saja tidak menjadi jaminan lancarnya acara perusahaan, namun diperlukan juga hubungan baik dengan para penyedia , dengan adanya korelasi baik, perusahaan mampu berbelanja barang dengan lebih percaya pada kuliatas dan lebih yakin dengan kecukupan barang yang dibutuhkan perusahaan. Tanpa kekerabatan baik, bisa jadi perusahaan mendapat harga ramah biaya dan barangnya relatif baik, tapi mungkin tidak dapat dijamin kapan barang tersebut ada persediaannya.

Demikian juga dengan pembelian barang atau supplies,  perusahaan harus memperhitungkan ketersediaan barang di pemasok, harga beli dan ongkos pembelian yang paling irit serta waktu penyimpanan yang tidak terlampau usang sehingga barang tidak rusak. Hal ini juga harus dikerjakan dengan baik oleh siklus pengeluaran.

Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) yakni rangkaian acara bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa acara yang berhubungan dengan pembelian materi mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini yakni untuk mempermudah pertukaran kas dengan para penyedia untuk barang dan jasa yang diperlukan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

a.       Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai kebutuhan

b.      Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut yakni valid dan benar

c.       Menjaga barang tersebut hingga dibutuhkan

d.      Memastikan bahwa faktur yang bekerjasama dengan barang dan jasa ialah valid dan benar

e.       Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan sempurna

f.       Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam asumsi penyuplai yang sempurna di dalam buku besar utang usaha

g.      Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas bekerjasama dengan pengealuran yang sudah diotorisasi

h.      Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang dibutuhkan yang berafiliasi dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

a.       Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

b.      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

c.       Memastikan validitas keharusan pembayaran

d.      Menyiapkan pengeluaran kas

e.       Mengelola utang usaha

f.       Memposkan transaksi ke dalam buku besar biasa

g.      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan administrasi yang diharapkan

Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran

Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) ialah selaku berikut :

1.    Aktivitas undangan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.

2.     Aktivitas reservasi barang dan jasa yang hendak dibeli

3.    Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

4.    Aktivitas persetujuan faktur dari supplier

5.    Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

1.      Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa

Aktivtas undangan pembelian barang dan jasa dilakukan dengna memakai dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar reservasi yang, mencakup tujuan pengantaran barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas reservasi. Prosedurnya yaitu tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

Hal ini dijalankan supaya kebutuhan tiap-tiap departemen mampu tercukupi dan juga ialah pengendalian perusahaan semoga mampu tidak terjadi penggandaan reservasi barang ke supplier.

2.      Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang mau dibeli

Aktivitas reservasi barang dan jasa yang akan dibeli dilaksanakan dengan menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang seruan atas barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya yakni departemen pembelian barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada yang mempunyai harga paling rendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan tata cara pengiriman yang sempurna, depertemen pembelian akan melaksanakan pemesanan dengan mengantarkan Purchase Order.    

Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan supaya barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.

3.      Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilaksanakan dengan memakai dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi ihwal pengukuhan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.

Pada kegiatan ini dikerjakan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengenali apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan yang dikirim melampaui kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan terhadap Supplier yang bersangkutan. Pada kegiatan ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan menciptakan dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang menurut faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang menurut Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai pribadi dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan supaya dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.

4.      Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier

Aktivitas kesepakatan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang sudah diterima menurut Source Document yang ada mencakup Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada kegiatan ini dijalankan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengenali apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang mesti dibayar terhadap Supplier. Hal ini ialah pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang mesti dibayar sesuai dengan jumlah barang yang sudah diterima sesuai dengan kenyataannya

5.      Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang sudah dijalankan dengan memakai dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang mesti dibayar, beserta nomor Faktur. Pada dikala jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini ialah pengendalian perusahaan semoga dapat mengenali jumlah pengeluaran kas perusahaan

Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran

            Siklus Pengeluaran yang hendak dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yakni :

1.      Sistem Pembelian

2.      Sistem Pengeluaran Kas

3.      Sistem Pembayaran Gaji

1.      Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini mencakup :

·         Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan reservasi dari penjual dan meng input nya ke komputer

·         Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke penyedia , sehingga dapat dikenali jumlah hutang terhadap masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

·         Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan menciptakan laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap mendapatkan tagihan.

·         Bagian hutang, yang bertugas mendapatkan faktur penjualan atau tagihan dari penyedia .

·         Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk mengeluarkan uang hutang kepada penyedia sesuai dengan masa penggalan sehingga perusahaan mampu menemukan pecahan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang dipakai dalam metode akuntansi pembelian ini terdiri atas :

a)      Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen permulaan dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

b)      Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang dipakai dalam prosedur kompetisi tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

c)      Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, mutu dan kuantitas atau info lain atas barang atau jasa yang akan dibeli.

d)     Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang memberikan tanggal barang diterima, nomor purchase order, isyarat dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas

e)      Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga tergolong ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang berhubungan .

Prosedur transaksi pembelian mencangkup (Flowchart yang terlampir) :

a.       Bagian gudang mengajukan seruan pembelian ke fungsi pembelian

b.      Bagian pembelian meminta penawaran harga dari aneka macam penyuplai

c.       Bagian pembelian mendapatkan penawaran harga dari banyak sekali penyuplai dan melaksanakan pemilihan penyuplai

d.      Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih

e.       Bagian penerimaan mengusut dan mendapatkan barang yang dikirim oleh penyuplai

f.       Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima terhadap fungsi gudang untuk disimpan

g.      Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang terhadap bab akuntansi

h.      Bagian akuntansi mendapatkan faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

2.      Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh tata cara pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah mendapatkan jumlah jumlah terutang yang benar saat kewajiban jatuh tempo. Jika metode tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melupakan penghasilan bunga yang mampu dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika keharusan dibayar telat perusahaan akan kehilangan potongan harga pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Dokumen yang dipakai dalam metode akuntansi pengeluaran kas ini ialah:

a.       Bukti kas keluar

b.      Cek

c.       Permintaan cek

Bagian yang terkait dalam tata cara pengeluaran kas ini yakni :

a.       Bagian yang memerlukan pengeluaran kas

b.      Bagian kas

c.       Bagian akuntansi

d.      Bagian investigasi intern

Prosedur dari tata cara pengeluaran kas ini ialah (Flowchart terlampir) :

a.       Proses utang dagang mempelajari file utang jualan untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran

b.      Proses pembayaran kas merencanakan dan mendistribusikan cek ke penyuplai. Salinan cek-cek tersebut dikembalikan ke utang jualan selaku bukti bahwa lewajibannya dibayar dan akun utang dagangnya diperbaharui untuk memindahkan kewajiban tersebut

c.       Pada tamat kala, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang jualan mengirimkan rangkuman berita ke buku besar info ini direkonsiliasi dan sdiposkan ke akun kontorl kas dan utang jualan .

3.   Sistem penggajian

Bagian yang terkait dalam system pengeluaran ialah :

a.       Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan gres, menyeleksi kandidat karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menciptakan surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan kelompok gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

b.      Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : mengadakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan

c.       Bagian pembuat daftar honor & upah, bertanggung jawab : menciptakan daftar honor dan upah

d.      Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam keterkaitannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan

e.       Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran honor dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan duit tersebut ke amplop honor dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan

Dokumen yang digunakan dalam tata cara penggajian dan pengupahan adalah :

a.       Dokumen pendukungan pergantian gaji dan upah

b.      Kartu jam hadir

c.       Kartu jam kerja

d.      Daftar gaji dan daftar upah

e.       Rekap honor dan rekap upah

f.       Surat pernyataan gaji dan upah

g.      Amplop honor dan upah

h.      Bukti kas keluar

Prosedur dari metode penggajian dan pengupahan (flowchart terlampir) :

a.       Pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bermaksud untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar hadir lazimatau menggunakan kartu hadir (clock card). Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk menentukan honor dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk memilih apakah karyawan mendapatkan honor penuh atau tidak, memilih apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam lazimatau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan meneriman honor saja atau meneriman sumbangan lembur.

b.      Pencatatn waktu kerja

Prosedur ini umumnya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya menurut pada pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang melakukan pekerjaan di bab buatan untuk keperluan distribusi ongkos, upah karyawan terhadap produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini akan digunakan sebagai dasar pembebanan ongkos tenaga kerja langusng kepada produk yang diproduksi.

c.       Pembuatan daftar honor dan upah

Dalam mekanisme ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai dan upah karyawan. Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan daftar honor ialah surat keputusan perihal pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.

d.      Distrubusi ongkos gaji dan upah

Dalam mekanisme ini distribusi ongkos honor dan upah, ongkos tenaga kerja didistribusikan terhadap departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi ongkos tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian ongkos dan penghitungan harga pokok produk.

e.       Pembayaran honor dan upah

Prosedur pembayaran honor dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bab l=keuangan. Bagian akuntansi menciptakan perintah pengeluran kas terhadap bagian keuangan untuk menulis cek guna pembayaran honor dan upah. Bagian keuangan lalu menuangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan duit ke dalam amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah mampu dilakukan dengan membagikan cek dan upah.

Resiko dan Sistem Pengendalian Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran menghadapi resiko dan bahaya, baik secara memiliki peluang timbul dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Risiko – risiko dan bahaya – bahaya tersebut harus dikurangi dan jika memungkinkan ditiadakan. Untuk menyingkir dari resiko dan bahaya, mesti dipraktekkan metode pengendalian yang baik.

Pengendaliam biasa yang mesti diterapkan ke dalam sistem pengeluaran, yakni

·         Adanya planning kerja, budget dan acara bikinan yang dirancang bersama dan dikoordinasikan dengan pihak-pihak atau bagian-bab terkait.

·         Adanya tata cara pencatatan yang baik (semestinya memakai tata cara komputer) dengan menerapkan aneka macam teknologi yang mendukung, contohnya teknologi instruksi bar (barcode)

·         Adanya metode otorisasi, sehingga setiap ada undangan barang (atau juga jasa) mesti disetujui oleh atasan nya

·         Penugasan karyawan yang mahir untuk mencatat dan mengatasi persediaan

·         Pemantauan kinerja karyawan oleh pimpinan, sehingga kalau ada dilema secepatnya dapat diatasi bareng .

            Resiko, ancaman dan metode pengendalian yang perlu diterapkan dalam berbagai mekanisme yang ada pada siklus pengeluaran mampu dilihat pada tabel berikut :