Efisiensi dan efektivitas merupakan konsep manajemen dan manajemen yang perlu mendapat perhatian dalam setiap perjuangan koordinasi manusia. Kedua desain ini merupakan indikator penting yang digunakan untuk menganggap kesuksesan administrasi dan administrasi. Di samping itu, rasionalitas juga ialah indikator penting yang lain, alasannya adalah rasionalitas memilih apakah keberadaan sesuatu itu mampu diterima oleh logika sehat atau tidak, atau apaka logis atau tidak.
Seperti dikenali bahwa setiap organisasi memiliki tujuan tertentu yang inging dicapai. Pencapaian tujuan itu, tentu tidak asal tercapai melainkan harus ada ukuran-ukuran yang dijadikan patokan untuk dapat dinilai sukses atau tidak. Di dalam manajemen dan administrasi ukuran-ukuran yang dijadikan selaku standar keberhasilan pencapaian tujuan adalah rasionalitas, efisiensi, dan efektivitas.
Ketiga kreteria tersebut akan diterangkan sebagai berikut:
1. Rasionalitas.
Istilah rasionalitas dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan selaku pertimbangan yang menurut ajaran yang bersistem dan logis atau bedasarkan aliran-pedoman dan pertimbangan yang tepat dengan akal. Kalau pemahaman yang demikian itu dibawah kepada aktivitas-kegiatan administrasi, maka aktivitas-aktivitas manajemen dan manajemen yang rasional itu adalah yang mampu diterima oleh nalar sehat, atrau yang logis. Misalnya,adanya kegiatan-aktivitas manajemen atau administrasi yang dilandasi pembagian kerja yang sistematis atau teratur, tidak tumpang tindih.
2. Efisiensi.
Efisiensi berdasarkan H. Emerson dalam Handayaningrat (1982) yaitu perbandingan yang terbaik antara input dan output, antara laba dan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yanfg dipergunakan), seperti halnya juga hasil maksimum yang dicapai dengan penggunaan sumber-sumber yang terbatas.
Untuk mampu mengadakan pengukuran efisiensi, terlebih dahulu perlu diketahui ruang lingkup perumpamaan input dan output itu. Input sebagaimana dikemukakan oleh Handayaningrat (1982), yaitu semua sumber (resources), berupa sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses produksi barang dan jasa. Sarana atau sumber-sumber mencakup : tenaga kerja (nan), biaya (money), bahan-materi pokok (materials), peralatan atau mesin) (machine, cara kerja (methods), penjualan atau pelayanan (market atau service), tergolong di dalamnya waktu (time). Dan input lainnya adalah prasarana, misalnya: gedung, pabrik, gudang, alat transport dan sebagainya.
Sedang, output di dalam proses produksi yaitu hasil prodeksi berupa barang dan jasa.
Dari penjelasan mirip di atas Handayaningrat menciptakan suatu rumusan tentang efisiensi seperti di bawah ini untuk mempermudah mengingatnya.
Input > Output = Tidak efisien
Output > Input = Efisien
Pendapat lain tentang efisiensi yaitu yang dikemukakan oleh Arifin Abdulrachman. Beliau melihat efisiensi selaku ukuran antara planning dengan hasil. Apabila karenanya lebih dari rencana dengan daya dan dana sama dengan planning, maka itu yakni efisien. Juga efisien apabila alhasil sama dengan rencana, sedangkan daya dan dana yang dipakai ialah kurang dari planning. Sebaliknya, yaitu in-efisiensi bila balasannya kurang dari planning sedang daya dan dana yang dikeluarkan sesuai dengan planning. Atau karenanya sama dengan rencna, dengan penggunaan daya dan dana lebih dari rencana. Untuk membuat lebih mudah mengingatnya rumusan di atas mampu ditulis dalam bentuk symbol selaku berikut :
Efisien jika, H > R dengan Dy & Dn = R
Efisien jika, H = R dengan Dy & Dn < R
InEfisien jikalau, H < R dengan Dy & Dn = R
In Efisien jika, H = R dengan Dy &Dn > R
Keterangan: H = Hasil
R = Rencana
Dy = Daya
Dn = Dana
Abdulrachman mengingatkan bahwa efisiensi perlu dikaitkan dengan rasa kepuasan baik dari administrasi maupun para pelaksana alasannya justru dengan adanya kepuasan ini aktivitas manajemen mampu diteruskan. Efisiensi yang tidak memperhatikan aspek kepuasan dinamakan efisiensi irit, sedangkan efisiensi yang disertai dengan rasa kepuasan dari manusia yang terkait dalam manajemen dinamakan efisiensi administrasi atau efisiensi manajerial.
3. Efektivitas.
Menurut H. Emerson ,” efektivitas yakni pengukuran dalam arti tercapainya target atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Handyaningrat, 1982). Sedang, menurut Arifin Abdulrachman, efektif adalah mendapat hasil kerja sesuai yang sudah dijadwalkan.