Komunikasi Internal Dan Eksternal Dalam Komunikasi Bisnis
A. Komunikasi internal dan eksternal dalam komunikasi bisnis
Ruang lingkup komunikasi bisnis akan diawali dengan :
- Ruang lingkup komunikasi internal yaitu meliputi : Komunikasi dengan (1) pemilik, (2) administrasi, (3) karyawan. Tugas seorang pelaku bisnis ialah membina hubungan baik dengan pihak-pihak tersebut melalui acara komunikasi. Ketiga pihak tersebut, merupakan target komunikasi atau disebut stakeholders. Stakeholders ialah perilaku setiap kalangan yang berada di dalm maupun di luar organisasi/forum bisnis yang memiliki peran dalam kesuksesan organisasi/lembaga bisnis. Cara komunikasi yang dilakukan dalam komunikasi internal mampu berupa komunikasi verbal, goresan pena, audio-visual atau campuran ketiganya. Sedangkan arus yang terbaik ialah arus komunikasi dua arah, sehingga pelaku komunikasi bisnis harus berani untuk membuka jalan masuk komunikasi baik formal maupun informal, hyal tersebut mengenang adanya kelemahan komunikasi internal dalam komunikasi bisnis, yakni pesan biasanya didominasi oleh pihak administrasi, atau bahkan komunikasi berjenjang, sehingga kesudahannya pesan komunikasi sering terjadi pengurangan/penyimpangan.
- Ruang lingkup komunikasi eksternal yakni meliputi : Komunikasi dengan (1) pelanggan, (2) penyalur, (3) pemasok dan (4) agen regulator. Keempat kelompok yang berada di luar organisasi/forum bisnis memiliki kepentingan untuk kelancaran bisnis. Kelompok tersebut selain menghidupi juga dihidupi oleh organisasi/lembaga bisnis. Kelompok tersebut menentukan perkembangan bisnis, sehingga hubungan baik dengan kelompok ini harus dijaga dan dipertahankan dan ditingkatkan, melalui kualitas dan kuantitas komunikasi. Kelompok ini mempunyai kepentingan yang tidak sama, misalnya konsumen yang memiliki hak untuk menentukan dan menetukan produk yang akan digunakan. Sedangkan penyalur yakni kalangan yang memiliki jaringan distribusi mereka cuma mau menyalurkan produk yang diinginkan konsumen. Pemasok menginginkan adanya transaksi dengan organisasi forum bisnis yang memuaskan, sedangkan biro regulator, mengharapkan adanya kepatuhan terhadap peraturan.
B. Fungsi-fungsi komunikasi dalam komunikasi bisnis
Dalam aktivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekedar memberikan pesan terhadap khalayak bisnis internal maupun eksternal. Aktivitas ini dapat dipakai untuk fungsi informatif. Suatu fungsi yang digunakan tidak hanya untuk mengganti domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan, tetapi juga menawarkan opsi-pilihan, menghemat ketidakpastian dan mengganti keadaan bisnis yang sedang kita kerjakan begitu pula dalam menciptakan keputusan. Fungsi kedua yakni fungsi persuasif atau motivatif, dimana komunikasi dapat dipakai untuk mensugesti orang lain melalui treatment tertentu agar orang lain bertindak seperti apa yang kita inginkan. Fungsi ketiga yaitu fungsi kontrol, mengatur dan mengawasi, untuk menjalankan secara efektif fungsi ini adalah dengan membuka feed back loop atau terusan umpan balik dalam kegiatan komunikasi bisnis baik secara perorangan maupun secara organisasional bagi setiap individu yang berisikan tiga jenis yakni, umpan balik informatif, umpan balik korektif dan umpan balik peneguhan. Fungsi keempat ialah fungsi emotif, di mana komunikasi dipakai sebagai alat mulut emosi yang berorientasi terhadap penerimaan isi pesan yang disampiakna.
C. Analisis khalayak Komunikasi Bisnis
Salah satu acara komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, yang paling penting ialah mengetahui siapa khalayak komunikasi itu. Karena bila kita telah mengetahui siapa khlayak kita maka cara dan isi pesan komunikasi kita akan berlainan. Misalnya, cara Anda berkomunikasi dengan bawahan akan berlainan dengan cara berkomunikasi dengan atasan. Hal tersebut terjadi karena kita mengenali siapa khalayak kita. Hanya saja, memang tidak mungkin mengenal sepenuhnya khalayak, kalau pada komunikasi bisnis level komunikasi massa. Namun kita juga tidak mampu mengingkari, bahwa mengenal lebih banyak siapa khalayak kita akan menciptakan pesan kita jadi mampu lebih dikenali khalayak.
Perbedaan level komunikasi dengan sendirinya membedakan cara mengidentifikasi khalayak. Pada level komunikasi interpersonal identifikasi khalayak relatif lebih mudah dijalankan, bitu juga pada level komunikasi kelompok. Namun pada level komunikasi massa, identifikasi khalayak cuma bisa kita lakukan menurut kategorisasi-kategorisasi tertentu. Namun kategorisasi tersebut mampu juga digunakan untuk mengidentifikasi khalayak dalam komunikasi kelompok.
Identifikasi khalayak bisa dilakukan menurut aspek-aspek :
- Demografis
- Lokasi geografis
- Psikodemografis.
Dapat juga dilaksanakan lewat pendekatan postur mental khalayak yang lazimnya membagi khalay menjadi dua kelompok : (1) insan abstrak dan (2) manusia robot.
Untuk mengidentifikasi khalay bisa juga dikerjakan melaui motif dan keperluan khalayak yang menyaksikan manusia selaku khalayak dengan 3 bagian yaitu bagian afektif, bagian kognitif dan unsur konatif. Berdasarkan hal tersebut, lalu kita mampu mengetahui keperluan manusia yang bersifat biologis dan sosiogenis. Salah satu teori motif dan keperluan yang populer yaitu hierarki kebutuhan Abraham Maslow yang meliputi :
- Kebutuhan biologis
- Kebutuhan akan rasa aman
- Kebutuhan akan keterkaitan dan cinta kasih
- Kebutuhan akan penghargaan
- Kebutuhan akan aktualisasi diri
Sedangkan David McLeland menyaksikan ada tiga keperluan insan ialah :
- Kebutuhan untuk berprestasi
- Kebutuhan akan kasih sayang
- Kebutuhan berkuasa